バーチャル全社ミーティングを主催する際の
ベスト プラクティス

つながりを構築したい場合でも、会社の最新情報を通知したい場合でも、適切なテクノロジーを選択することで、従業員の体験を価値あるものにできます。

Zoom Meetings と Zoom Webinars では、あらゆる規模の企業が有意義かつ魅力的な全社ミーティングを主催できる機能を用意しています。一方 Zoom Events では過去および現在の従業員向けイベントに関するハブを作成できます。

Zoom Meetings、Zoom Webinars、Zoom Events の比較

出席者の体験の種類と従業員に求めるインタラクションのレベルは、どのテクノロジーを選択するかを決定するうえで重要な要素となります。

Zoom Meetings の価値は人と人とをつなげることです。従業員はオーディオとビデオにアクセスできるだけでなく、チャット、フィルタ、リアクション、投票、デジタル ホワイトボード、挙手などの機能を利用して柔軟にエンゲージメントを図ることができます。ホストが機能を有効にすれば、画面共有やブレイクアウト ルームへの参加も可能です。

Zoom Webinars を使用すると、ホストは出席者の体験をよりきめ細かく制御できます。出席者にはオーディオ / ビデオの使用や画面共有の権限がないため、進行が乱される可能性を抑制できます。一方で、Q＆A パネル、ウェビナー チャット、投票、リアクション、ウェビナー後のアンケートなどの機能が利用できるので、これらによって従業員のエンゲージメントを高めることができます。以上のことから、Zoom Webinars は、全社に向けた最新情報のアナウンス、経営幹部によるパネル ディスカッションの主催、大規模トレーニングに最適です。ホストは、セッション ブランディングを使用して、全社ミーティングの外観や印象を個別にカスタマイズすることもできます。

Zoom Events では、Zoom Meetings または Zoom Webinars による個別セッションを主催できます。上に挙げたインタラクティブな機能に加えてネットワーキングや EXPO などの機能も使用できます。デジタル コンテンツ ディレクトリとして機能するハブからレコーディングを簡単に保存、管理、共有することもできます。

従業員にとって最大限有益な時間となり、従業員が参加したくなるような全社ミーティングにすることが重要です。以下のベスト プラクティスを活用すれば、自信を持ってプロフェッショナルでインパクトのある全社ミーティングを主催できます。

スライドの共有

コンテンツやトークトラックについてよく理解している人を指名して、スライド共有を依頼するほか、各発言者にスライド コントロールを任せ、ミーティング中に発言者自身がスライドを進められるようにもできます。

練習すれば必ず効果があります。イベントの前に、すべてのスピーカーと予行演習をスケジュールし、オーディオ、ビデオ、照明、インターネット接続をテストしましょう。技術チームにとって、予行演習は、スライドやビデオの共有、投票の実施などライブイベント中に行うすべてを練習する機会となります。

ここでは、予行演習で万全の準備を整え、開催できる状態かどうかを確認するのに役立つチェックリストをご紹介します。

全社ミーティングの前（1〜2 週間前）

全社ミーティング前（約 1 週間前）

全社ミーティング中

全社ミーティング後

全社ミーティングを成功に導くには、組織の構成や従業員のニーズを考慮する必要がありますが、成功の方法は一つではありません。以下、従業員にとってもっとも価値ある全社ミーティングにするためのヒントをご紹介します。

イベント前のアンケート

全社ミーティングは、従業員を巻き込んで、組織の一員としてのエンゲージメントを高める絶好の機会となります。従業員の耳に入れておくべき重要な情報を共有する機会を提供し、イベントの前に投票やアンケートを実施することで、全社ミーティングのアジェンダを調整します。

Zoom Webinars の Q＆A 機能を使用すると、出席者はイベント中に質問を送信してライブ / 書き込みによる回答を得られます。Q＆A 機能を使用する際のヒントをいくつかご紹介します。