バーチャル イベントの計画・主催に関する完全版ガイド

ターゲットとする視聴者は誰か？

ターゲットとしている視聴者を把握すると、アジェンダやスケジュールから提供するコンテンツまで、イベントの体験全体をイメージしやすくなります。

視聴者はなぜ出席したほうがいいのか？

コンテンツ、ネットワーク作り、別の機会の観点から、視聴者に提供できる価値を検討してみてください。

このイベントにどのような目標を設定したいか？

現在のお客様に啓蒙活動を行いたい場合も、潜在的な見込み客を見つけたい場合も、目標や目的を理解して、それらを達成するための戦略を立案してください。

視聴者にどのような体験をさせたいか？

イマーシブかつインタラクティブなイベントで有意義なコラボレーションを行えるようにしましょう。出席者がコンテンツ、スピーカー、ほかのイベント関係者とどのように関わるかを考える必要があります。主催するのは、一方向コミュニケーションのウェビナー体験ですか？それともミーティング スタイルなどを拡張した、よりインタラクティブなウェビナーですか？それとも、視聴者の選択できるセッションとトラックが複数あるカンファレンスを計画しますか？

バーチャル イベントを計画するために必要な時間はどれほどか？

バーチャル イベントを初めて企画する場合、大半のイベントには 4～6 週間以上の時間をかけるようおすすめします。同時進行のトラックを含む大規模で複数日にわたるオンライン イベントの場合、12 週間以上を準備期間として確保してください。

どのような種類の技術サポートが必要か？

IT チームを参加させてください。（または早い段階から技術の専門家を採用してください。Zoom Events は、設定、計画、リハーサル、ライブ配信のサポートを支援するイベントの専門家をお客様に派遣することができます）すべてのミーティングに参加してもらい、技術的な制限の特定、ソリューションの推奨、テスト、問題の修正を行えるようにしてください。

バーチャル イベントの予算は？

出席者の獲得やマーケティング、コンテンツの作成、スピーカーへの謝礼、出席者へ配布するノベルティ、ビデオやオーディオの装置のための予算を割り当ててください。

イベントが成功したかどうかをどう判断するのか？

イベントの目標、聴衆者の規模、業界、イベントの種類に応じて、基準は異なります。

いくつか考慮すべき点を挙げます。

もっとも重要な基準を追跡する方法は、必ず設定してください。

定員

Zoom Events

Zoom Meetings と Zoom Webinars を組み合わせたもので、出席者にはチケット 1 枚が付与され、交流のためのロビーを利用することができます。

視聴者の交流

社内外の視聴者

マーケティングの自動化

コンテンツの配布

収益化

• 大規模な視聴者を予期している場合は、パネリストと調整するか、ほかのホストを参加させて、イベント中に質問に答えられるようにしてください。
• チームのメンバーを指定し、Q＆A の管理を任せて、プレゼンターは話に集中できるようにするのも、よいアイデアです。Q＆A チームがオーディオやビデオに参加していない場合、音声参加者を非表示にする機能により、ビデオのフィードを非表示にできます。
• 出席者から質の高い質問が出なかった場合に備えて、Q＆A に割り当てられている時間を有効活用するために、思考を促すような質問を用意しておいてください。
• Q＆A の設定時には視聴者に配慮し、混乱を招く言動や不適切な言動の潜在的可能性がないか考慮してください。社内の視聴者の場合は、質問や応答を表示するとき、背景情報を比較的多めに開示するとよいかもしれませんが、不特定多数が参加する大規模イベントの場合には Q＆A の設定に制限が必要かもしれません。
• ウェビナーの最中に Q＆A 設定を調整して、匿名の質問を許可したり無効にしたりできます。また、出席者が質問を表示したり、質問にコメントしたり、賛成票を投じたりできるかも変更できます。
• ウェビナー後に Q＆A レポートを確認して、ライブ配信で質問の回答が得られなかった出席者に対してフォローアップを行います。
  

少なくとも 2 週間前か 3 週間前にオンライン イベントの宣伝を開始して、登録者数を増やしましょう。ウェビナーの登録サイトにアクセス元追跡リンクを設け、どのマーケティング行為がもっとも効果的かを確認するのも、忘れないでください。

メール マーケティング

既存のデータベースを活用して、イベントに興味がありそうなユーザーを対象にマーケティング メールを送信します。Zoom Sessions / Zoom Events をご利用のお客様は、カスタマイズされたマーケティング メールをイベント プラットフォームから直接送信できます。この連携により、イベント プロセス全体でブランドの一貫性を確保し、ツールを統合できるため、コミュニケーション上の行き違いが起こるリスクを軽減し、時間の節約にもつながります。

ブログの記事

コンテンツ マーケティングを利用すると、イベントにまつわるストーリーを伝えたり、情報を提供したり、メールより込み入ったコミュニケーションができます。適切なキーワードを使用して、オーガニック トラフィックを増やしてください。

PR による支援

著名なスピーカーやほかの魅力ある詳細を強調するプレスリリースとメディアによる支援は、イベントをより多くの人の目に触れさせることができます。業界紙のメディアリストをまとめて、似たようなイベントを取り上げているメディアを探して、ターゲット視聴者にリーチしてください。興味を持っている記者にライブ配信されるイベントへの招待状を必ず送ってください。

ソーシャル メディア

イベントのハッシュタグ、グラフィックス、ソーシャル メディア キャンペーンを使ってフォロワーに広めてもらいましょう。オーガニック リーチの枠を越えるには、広告や投稿の宣伝も必要です。

パートナーとスピーカーのマーケティング

名前とセッションの情報を追加して調整できるグラフィック テンプレートなど、パートナーとスピーカーが簡単に利用できるビジュアル アセットとソーシャル投稿例を作成してください。

ポッドキャストでの告知

必要に応じて、業界向けのポッドキャストでイベントを宣伝します。

コミュニティ エンゲージメント

関連するオンライン コミュニティやフォーラムでイベント情報を共有します。

インフルエンサーとのパートナーシップ

業界のインフルエンサーの協力を得て、イベントを宣伝します。

有料広告

イベントの注目度を高めるため、ターゲットを絞った広告を展開して幅広い視聴者にリーチすることをご検討ください。

従業員のアドボカシー

簡単に共有できるテンプレートを使用し、チームのネットワークを活用してイベントを告知してもらうよう促し、参加率を高めます。

1. 予行演習/服の確認を行う

制作チーム、イベント ホスト、スピーカー、アクティブな役割を担っている人全員を呼んで、イベントの 1 週間ぐらい前に予行演習をスケジュールして、イベント当日の前に問題に対処してください。

予行演習のチェックリスト: 調べる必要のあるものすべて

2. スピーカーがうまくスピーチを行えるように設定する

スピーカーとパネリストに技術的設定のヒントを提供して、最高の形で参加できるように準備を整えてもらいます。

3. 練習セッションに参加する

ウェビナー練習セッションでは、ホストがウェビナーを開始するとパネリストと共同ホストのみが参加できます。イベント開始の 10 分前から 20 分前には参加できるようにスピーカーに通話の時間を与え、ライブ配信前の練習セッションに参加してもらい、そこでオーディオとビデオをテストして、ライブ配信前の最終的なトラブルシューティングを行えるようにします。

1. 早めに開始する

ウェビナーは定刻より数分早く始めるようにすると、出席者がプログラム開始前から参加できます。歓迎の音楽を流す場合は、ロイヤリティ フリーであることを確認してください。

2. 設定をチェックする

出席者が参加しているときは、ミーティングまたはウェビナーの設定が適切であるか確認する絶好の機会です。適切なプラットフォームにレコーディングとライブストリーミングが行われているかを確認します。自動的に有効にならない場合は、ライブストリームを開始してください。また、Q＆A の設定が適切に有効になっていて、パネリストと共同ホストが適切な権限を保持していることを確認してください。

3. 開始の挨拶

手短な事務連絡でイベントを開始して、ウェビナーはレコーディングされているか、どのように質問を提出したらよいか、ウェビナーの内容は何かを出席者が把握できるようにします。スピーカーとスポンサーに感謝の意を伝えることも忘れないでください！

4. イベントのトラブルシューティング

Zoom Events、Zoom Webinars、Zoom Meetings のサポートページを開いたままにして、問題をすぐにトラブルシューティングできるようにしておいてください。パネリストが問題に直面した場合、Zoom クライアント、Zoom モバイルアプリまたはセッション内非公開チャット機能を使って、パネリストと個人的にチャットで連絡をとります。

イベント後の調査

よかった点や改善点について、出席者からフィードバックをもらいましょう。アンケートを利用して、出席者からイベント全体と各セッションに関するネット プロモーター スコア（顧客推奨度）を収集してください。

イベント コンテンツハブ

レコーディングと文字起こしを編集し、ウェブサイトやイベントページで利用できるようにしましょう。必要に応じ、レコーディングにアクセスする視聴者からユーザーデータを収集するきっかけとしてコンテンツを利用できます。Zoom Events では、オンライン コンテンツ ハブを作成し、ユーザーが簡単にアクセスできる一元的な場所でオンデマンド イベント コンテンツを見せたり、以後のイベントのプロモーションに活用したりもできます。

レコーディングされたコンテンツ

レコーディングと字幕を編集し、ウェブサイトやイベントページで利用できるようにしてください。レコーディングにアクセスする視聴者からユーザーデータを収集するきっかけとして、適宜コンテンツを利用することもできます。

出席者のフォローアップ

イベントのレコーディングや追加のリソースへのリンクがあるメールを出席者に送信してください。

イベントのレポート

Zoom Events を使用する場合は、イベントの概要ダッシュボードを確認し、登録と投票に関するデータを提供するミーティングのレポートを生成するか、登録、出席者、Q＆A、投票、イベントのパフォーマンスに関するデータを提供するウェビナーのレポートを生成してください。

見込み客のマーケティング

レポートのインサイトを利用して、見込み客を特定し、上記の主な連携を利用して、見込み客を絞り込み、売上につなげてください。

評価

うまくいった点、うまく行かなかった点を評価することで、次回のオンライン イベントを最後に行われたイベントよりよい形で実行できるようにします。出席者のデータ、ならびにレポート、スピーカー、パネリストのフィードバックを利用し、コンテンツやほかのイベントの特徴とのエンゲージメントを追跡してください。