Los eventos en línea e híbridos le ofrecen flexibilidad para llegar a más personas de maneras interesantes. Utilice nuestra guía paso a paso para planificar y ejecutar un evento virtual exitoso de cualquier tamaño o escala.
Tanto si se ve afectado por viajes como si simplemente desea llevar su evento a una audiencia más amplia y ahorrar tiempo y dinero, existen varias razones para organizar eventos virtuales.
Cuando los oradores y los asistentes pueden unirse desde cualquier lugar, se crean grandes oportunidades para establecer contactos, compartir conocimientos, enseñar, aprender y conectar a un nivel más personal.
Si está organizando eventos presenciales, aun así, puede añadir un componente virtual para ampliar su alcance. Los eventos híbridos crean una experiencia que la audiencia presencial y la virtual pueden disfrutar juntas.
de los especialistas en marketing planean cambiar los eventos presenciales por eventos virtuales.1
Las experiencias en directo son más interactivas que los contenidos pregrabados, lo que da lugar a mejores oportunidades de conexión.
Desarrolle la experiencia en torno a las necesidades y preferencias exclusivas de su audiencia.
La Marche du Film - Festival de Cine de Cannes se hizo virtual utilizando la API y el SDK de Zoom.
Haga que su evento sea una realidad con la ayuda de la IA.
Deje que el formato y el contenido de su evento transmitan su marca a las personas a las que les gusta.
La narración y la conversación forman parte fundamental de los eventos en línea de TEDxMelbourne.
Mejore la participación
de los especialistas en marketing creen que el vídeo genera un buen retorno de la inversión 2
Hacer las preguntas correctas le permite crear una base sólida para la planificación y la toma de decisiones, desde la elección de los oradores adecuados hasta la determinación de cómo y dónde debe promocionar su evento. Aquí tiene una lista de preguntas para empezar.
Conocer a su audiencia objetivo le ayudará a dar forma a la experiencia completa del evento, desde la agenda y el programa hasta la oferta de contenidos.
Considere el valor que puede aportar a su audiencia en términos de contenido, establecimiento de contactos y demás oportunidades.
Tanto si quiere educar a los clientes actuales como encontrar clientes potenciales, entienda sus metas y objetivos y cree una estrategia para alcanzarlos.
Inmersiva, interactiva, colaborativa: piense en cómo quiere que sus asistentes interactúen con el contenido, los oradores y el resto de asistentes al evento. ¿Quiere organizar una experiencia de seminario web unidireccional o hacerla más interactiva, como un estilo de reunión? ¿O está planeando una conferencia con varias sesiones y actividades para que su audiencia elija?
Para aquellos que organicen eventos virtuales por primera vez, recomendamos no menos de cuatro a seis semanas para la mayoría de los eventos. Tómese al menos 12 semanas para preparar un gran evento en línea de varios días con temáticas simultáneas.
Haga participar a su equipo de TI (o contrate a un experto en tecnología desde el principio; Zoom Events ofrece los servicios de expertos en eventos para ayudar a los clientes con su configuración, planificación, ensayo y soporte en directo) e inclúyalos en todas sus reuniones para identificar las limitaciones tecnológicas, recomendar soluciones, realizar pruebas y solucionar problemas.
Asigne un presupuesto para la captación de asistentes y marketing, el desarrollo de contenidos, los honorarios de los oradores, los regalos para los asistentes y el equipo de audio y vídeo.
Los parámetros varían en función de los objetivos del evento, el tamaño de la audiencia, el sector y el tipo de evento.
Algunos que deben considerarse son los siguientes:
Asegúrese de establecer formas de seguimiento de las métricas más importantes para usted.
La selección de la tecnología adecuada es fundamental para el éxito de su evento virtual. Hay distintas opciones en el mercado, cada una con su propio conjunto de características y beneficios. Por lo general, estas se dividen en dos categorías:
A la hora de elegir una plataforma, tenga en cuenta factores como los siguientes:
Recuerde que la mejor herramienta es aquella que no solo satisface sus necesidades como organizador, sino que también ofrece una experiencia optimizada a sus asistentes. Lo ideal es que tenga una plataforma que su público ya conozca, que minimice la curva de aprendizaje y los posibles problemas técnicos.
Zoom ofrece una gama de productos que pueden manejar distintos tipos de eventos virtuales, desde simples seminarios web hasta complejas conferencias híbridas. Al ser una plataforma en la que ya confían y que utilizan millones de personas, proporciona una interfaz familiar para muchos asistentes.
Nuestra cartera de productos incluye lo siguiente:
Opciones de precios flexibles
Entendemos que diferentes organizaciones tienen diferentes necesidades en materia de eventos. Por ese motivo ofrecemos planes de precios flexibles:
Estas opciones le permiten elegir el plan que mejor se adapte a la frecuencia de sus eventos y a los requisitos de presupuesto.
Recuerde que la clave es seleccionar una herramienta que se adapte a los objetivos de su evento y aporte valor a sus asistentes. Tanto si elige Zoom como otra plataforma, concéntrese en crear una experiencia atractiva y optimizada para su audiencia virtual.
Decidir si usar Zoom Meetings o Zoom Webinars para una sesión individual es una elección importante. La solución adecuada le permitirá diseñar una experiencia que satisfaga sus objetivos y que, en última instancia, se traduzca en un evento satisfactorio. Los usuarios de Zoom Events pueden elegir fácilmente cuál utilizar para una sesión individual dentro de su evento.
Al planificar una sesión más grande, es posible que desee utilizar la opción de seminario web para las ponencias principales, oradores invitados y espectáculos (piense en el escenario principal) y la opción de reuniones para temas de debate en grupos pequeños y mesas redondas más reducidas.
Tenga en cuenta estos tres factores clave a la hora de elegir entre un formato de reunión o de seminario web:
Combinación de Zoom Meetings y Zoom Webinars con una entrada para los asistentes y un lobby para el establecimiento de contactos.
¿Quiere que los participantes interactúen entre sí, o desea que la atención se centre en los presentadores?
Si desea que la audiencia aparezca en vídeo, hable o comparta su pantalla y, luego, opte por Zoom Meetings.
Si desea que el evento sea de solo visualización, en el que el anfitrión controla a qué asistentes se ve o se oye, opte por la plataforma de seminario web.
Los asistentes que usted conoce (por ejemplo, empleados o clientes) suelen tener menos riesgo de crear interrupciones y es posible que deseen la interacción que ofrece Zoom Meetings. Zoom Webinars es una mejor opción para eventos en los que participan grandes grupos de asistentes desconocidos, ya que le da más control sobre factores, tales como quién puede hablar y salir en cámara.
Sesiones de grupos pequeños
Mesas redondas de asistentes
Grupos de discusión
Sesiones de formación interactiva a menor escala
Sesiones de establecimiento de contactos
Ponencias clave
Presentaciones en escenario principal
Espectáculos en eventos en directo
Demostraciones de productos ante una audiencia numerosa
Paneles de tipo foros públicos
Zoom Webinars es perfecto para presentaciones de una sola sesión en la que una persona realiza una exposición para varias personas. Si compra una licencia de Zoom Events, también obtendrá todos los beneficios de Zoom Webinars y más.
Puede optar por organizar seminarios web desde el portal web en lugar de configurar el evento en Zoom Events. O utilice Zoom Events para añadirlo a las capacidades de Zoom Webinars a fin de conectar varias sesiones de seminarios web y combinarlas con Zoom Meetings y, de esta manera, brindar experiencias virtuales más prolongadas e interactivas. Zoom Events incluye una administración de eventos completa con características, como hubs de eventos, registro y emisión de entradas con su marca, así como una generación de informes mejorada. Revise las preguntas frecuentes exclusivas sobre Zoom Webinars.
Algunos ejemplos en los que puede considerarse la posibilidad de organizar una sesión de Zoom Webinars desde el portal web incluyen sesiones de formación, presentaciones y eventos de una sola sesión o en los que una persona realiza una exposición para varias personas.
Utilice Zoom Events para eventos más largos y que requieran una mayor participación, como lanzamientos de ventas, eventos para clientes, foros públicos e incorporación de empleados.
Integre Zoom con su pila tecnológica existente para ejecutar su evento en línea de manera más eficiente.
Visite el Zoom App Marketplace para encontrar más de 1000 integraciones.
¿Desea cobrar su evento? Utilice Zoom Events y conéctese con PayPal o Stripe para agilizar el proceso de pago.
¿Qué hace que un evento sea bueno? Se trata de la experiencia que ofrece a su audiencia.
Un evento en línea puede ser mucho más que estar sentado frente a un equipo viendo una transmisión en directo o un vídeo. Si toma un evento que suele ser presencial y lo transforma en una experiencia virtual, sea creativo y reflexivo a la hora de poner en línea algunos de estos elementos interactivos.
Desde la preparación del evento hasta la experiencia en directo, vea cómo puede desarrollar interactividad y participación en su evento.
Diseñe la página de inicio del evento
La página de inicio de su evento es el eje central de sus iniciativas de promoción. Es el folleto digital de su fiesta, la primera impresión que los asistentes potenciales tendrán de su evento. Históricamente, la creación de una página de eventos atractiva requería un equipo de profesionales: un escritor para el contenido, un diseñador para los elementos visuales y un desarrollador web para reunirlo todo. Este proceso no solo llevaba mucho tiempo, sino que también era costoso.
Afortunadamente, el auge de los creadores de sitios web sin código ha permitido a los usuarios sin conocimientos técnicos crear páginas de eventos impresionantes. Sin embargo, estas plataformas a menudo vienen con sus propias curvas de aprendizaje y costos.
En Zoom, recientemente lanzamos un creador de páginas de eventos en la plataforma Zoom Events para permitir a los profesionales del marketing de eventos crear páginas de eventos profesionales con su marca mediante la simple función de arrastrar y soltar. No es necesario tener conocimientos de programación.
Características principales del creador de páginas de Zoom Events:
Al aprovechar estas herramientas, puede asegurarse de que los mensajes, los detalles, las llamadas a la acción, las imágenes y el diseño de la página del evento se adecuen a la marca y muestren la personalidad singular de su evento. ¿El resultado? Una página que no solo informa, sino que entusiasma a los posibles asistentes, impulsa las inscripciones y prepara el escenario para un evento exitoso.
Habilite la sesión de preguntas y respuestas
La característica de Preguntas y respuestas permite a los asistentes de un seminario web hacer preguntas que se responden en directo o por escrito durante la sesión. A continuación, se ofrecen algunos consejos para utilizar la sesión de preguntas y respuestas en un seminario web:
Reciba comentarios en tiempo real de su audiencia, o mida su nivel de comprensión del contenido que presente en el evento e inicie votaciones configuradas previamente durante la sesión.
Utilice herramientas, como Slido, Kahoot! o una «rueda de nombres», para que el evento sea más divertido e interactivo.
Deje que los asistentes interactúen entre sí en grupos más pequeños durante el evento. Puede asignar asistentes a salas para grupos pequeños en tiempo real, asignar asistentes previamente o permitirles que seleccionen ellos mismos a qué sala quieren unirse y que se muevan libremente entre estas.
Todo lo que tiene que saber sobre salas para grupos pequeños de Zoom.
Envíe una encuesta posterior al evento para recopilar los comentarios de los asistentes. Si utiliza Zoom Webinars, puede configurar la encuesta para que se inicie automáticamente después de que los invitados salgan de la sesión.
Regístrese en el seminario web de Introducción a Zoom Events
Solicite una demostración con un experto de Zoom.
Llevar a cabo un evento en línea exitoso es un esfuerzo de equipo. Tendrá que preparar a sus oradores y coordinar al equipo del evento para asegurarse de que todo funcione sin problemas. Repase nuestras listas de verificación de eventos para asegurarse de que no se le escape nada.
Designe al productor o a los productores que se encargarán de todo lo relacionado con la producción.
Aproveche Zoom Team Chat para crear canales exclusivos con el equipo que planifica el evento virtual para mantenerse al tanto de las tareas y los elementos de acción. Zoom Team Chat le permite colaborar en tiempo real con miembros de equipos tanto internos como externos.
Su programa de producción debe incluir un calendario de todas las sesiones, información sobre presentadores, transiciones, procedimientos y descansos, y el momento en que tendrán lugar.
Defina claramente y visualice la experiencia del evento en línea con especificaciones técnicas de cada sesión, opciones de transmisión en directo y demás detalles para coordinar a los encargados de producción con equipos técnicos y de presentación.
Colabore con el equipo de presentación para definir claramente y habilitar la configuración de cada sesión, por ejemplo, si se habilitan las preguntas y respuestas o si los asistentes pueden chatear.
Cuando programe el seminario web, asegúrese de seleccionar «Habilitar sesión de práctica» para que los anfitriones y los panelistas puedan unirse a la plataforma del seminario web con antelación para prepararse.
Si utiliza Zoom Webinars, cada panelista debe unirse utilizando un enlace exclusivo que se le envía por correo electrónico. Cuando se hayan elegido los oradores y se haya programado el seminario web, envíe un enlace de invitación y asegúrese de que lo hayan recibido.
Realice un ensayo con los presentadores para probar las cámaras, los micrófonos, la iluminación y demás ajustes, y practique las presentaciones, el contenido y las transiciones. Anímelos a participar en el ensayo con el equipo que vayan a utilizar el día del evento.
Decida si desea transmitir en directo a Facebook Live, YouTube Live, un servicio personalizado o varias plataformas a la vez utilizando restream.io.
Decida quién es el responsable de este proceso y cómo se llevará a cabo. Es posible que quiera grabar en la nube o de forma local.
Envíe a los presentadores recursos de instrucción sobre cómo utilizar Zoom y asegurar la calidad de audio y vídeo con antelación.
Si la sesión cuenta con la participación de varios oradores, elabore un programa y comunique a cada uno de ellos el tiempo del que dispondrán.
Pida a los oradores que envíen el contenido de sus presentaciones, sus biografías y las preguntas de la audiencia (para votaciones en directo o preguntas y respuestas) con bastante antelación.
Esto le ayudará a evitar problemas técnicos con una conexión wifi inestable, que pueda afectar a la calidad de audio y a la experiencia general de los asistentes. Anime a los presentadores virtuales a hacer lo mismo.
Utilice un micrófono independiente o unos buenos auriculares para conseguir la mejor calidad de audio. Ajuste la configuración de audio para eliminar el ruido de fondo.
Abra su configuración de vídeo para habilitar la alta definición, ajustar a condiciones de poca luz y retocar su aspecto si es necesario.
Puede crear un fondo virtual con su marca para todos los presentadores que muestre su nombre, empresa y cargo. Si prefiere no utilizar un fondo virtual, asegúrese de que el fondo real esté limpio y despejado.
Elija colores lisos en lugar de rayas o estampados pequeños y recargados. Si utiliza una pantalla verde, asegúrese de que lo que lleva puesto sea de otro color.
Consejo de experto
Envíe a los oradores un kit con todo lo que necesiten: un micrófono/auricular, cable de ethernet, un anillo de luz y una cámara web. Prepare una carpeta de recursos digitales con una plantilla de fondo virtual, gráficos del evento y ejemplos de publicaciones en redes sociales, para que puedan promocionar la sesión en su red.
Puede diseñar la experiencia de evento más increíble del mundo, pero si no dedica tiempo a promocionarla, la audiencia objetivo no la conocerá. Cree recursos que le permitan comercializar su evento de forma eficaz y atraer a los asistentes a su sitio web para obtener más información.
La página de inicio o sitio web del evento debe proporcionar a los visitantes toda la información que necesitan para registrarse y asistir al evento. También debe comunicar el valor que su evento aportará a los visitantes: qué les aporta y por qué no pueden perdérselo.
¿De qué trata? ¿Para quién es? Dé a los asistentes una idea de lo que pueden esperar en uno o dos párrafos breves.
No se olvide de la zona horaria.
Incluya una corta descripción de cada sesión.
Incluya una foto y una breve biografía para promover las credenciales de sus oradores.
Muestre a los patrocinadores que apoyan su evento con logotipos e información de la empresa.
Elabore una lista de recursos, como publicaciones en blog o sitios web para obtener más información, o un canal de chat del evento en Zoom para los asistentes.
Responda a preguntas habituales, como «¿Cuánto cuesta asistir?» y «¿Podré ver las sesiones grabadas después del evento?»
Atraiga a su público y promocione su marca con recursos visuales que persuadan a los clientes potenciales a asistir.
Zoom Events y Zoom Webinars le permiten personalizar la página de registro con preguntas personalizadas y la imagen de marca de su organización.
Un vídeo de presentación también puede ayudar a generar expectación sobre su evento en las redes sociales y en otras actividades de marketing.
Comience a promocionar su evento en línea con al menos dos o tres semanas de antelación para aumentar el número de registros. No olvide crear enlaces de seguimiento de origen del registro en el seminario web para ver qué actividades de marketing son más eficaces.
Utilice su base de datos existente para enviar un correo electrónico de marketing dirigido a las personas que puedan estar interesadas en su evento. Si es cliente de Zoom Sessions o Events, puede enviar correos electrónicos de marketing personalizados directamente desde la plataforma de eventos. Esta integración contribuye a garantizar la coherencia de la marca durante todo el recorrido del evento y consolida sus herramientas, lo que ahorra tiempo y reduce el riesgo de errores de comunicación.
El marketing de contenidos le permite contar la historia de su evento, proporcionar información y profundizar más que un correo electrónico. Utilice las palabras clave adecuadas para aumentar el tráfico orgánico.
Una nota de prensa y una divulgación en los medios de comunicación que resalte a los oradores más destacados y otra información convincente pueden hacer que su evento llegue a más personas. Elabore una lista de medios de comunicación con publicaciones del sector y busque medios que cubran eventos como el suyo para llegar a su audiencia objetivo. Asegúrese de ofrecer a los periodistas interesados invitaciones para el evento en directo.
Atraiga el interés de sus seguidores con un hashtag del evento, gráficos y una campaña en redes sociales. No se olvide de anuncios y promoción de publicaciones para ir más allá del alcance orgánico.
Cree recursos visuales y ejemplos de publicaciones en redes sociales que los socios y oradores puedan utilizar fácilmente, como, por ejemplo, una plantilla gráfica que puedan modificar para añadir su nombre y la información de la sesión.
Si es pertinente, puede promocionar su evento en podcasts del sector.
Comparta información en comunidades o foros en línea relevantes.
Recurra a personas influyentes del sector para promocionar su evento.
Considere la posibilidad de publicar anuncios dirigidos para llegar a un público más amplio para celebrar un evento de alto perfil.
anime a su equipo a difundir el evento entre sus contactos utilizando plantillas fáciles de compartir para impulsar la participación.
Ha llevado a cabo la planificación y preparación. Es el momento de ir al grano: organizar el evento. Desde el ensayo general (que es absolutamente necesario) hasta el gran día, es fundamental mantener la coherencia de la marca que ha establecido en sus actividades promocionales. Esto es lo que debe tener en cuenta.
Programe un ensayo general una semana antes del evento con su equipo de producción, los anfitriones del evento, los oradores y cualquier otra persona con un rol activo, para abordar cualquier problema antes del gran día.
Lista de verificación del ensayo general: todo lo que debe repasar
Ofrezca a sus oradores y panelistas consejos de configuración técnica para que estén preparados para dar lo mejor de sí mismos.
Las sesiones de práctica de seminarios web permiten al anfitrión iniciar el seminario web y solo permiten unirse a los panelistas y coanfitriones. Indique a los oradores que se unan entre 10 y 20 minutos antes de que comience el evento para que puedan unirse a la sesión de práctica, probar su audio y vídeo y solucionar los problemas de última hora antes de transmitir en directo.
Consejo de experto
Solo los anfitriones y los coanfitriones pueden hacer clic en el botón Iniciar seminario web durante una sesión de práctica. Esta acción no se puede deshacer, por lo que solo haga clic en el botón una vez que todo el mundo esté listo para salir en directo.
Intente lanzar su seminario web unos minutos antes para que los asistentes tengan tiempo de unirse antes de que comience el programa. Si desea poner música de bienvenida, asegúrese de que esté libre de regalías.
Mientras los asistentes se unen, es el momento perfecto para asegurarse de que la configuración de su reunión o seminario web es correcta. Compruebe si está grabando y transmitiendo en directo a las plataformas adecuadas, e inicie la transmisión en directo si no está habilitada automáticamente. Asegúrese también de que la configuración de las preguntas y respuestas esté correctamente habilitada y de que los panelistas y los coanfitriones tengan los permisos adecuados.
Inicie su evento con un breve anuncio que permita a los asistentes saber si el seminario web se grabará, cómo enviar preguntas y de qué trata este seminario web. No olvide dar las gracias a los oradores y patrocinadores.
Mantenga abiertas las páginas de soporte de Zoom Events, Zoom Webinars o Zoom Meetings para solucionar problemas rápidamente sobre la marcha. Si los panelistas se encuentran con algún problema, hable en privado con ellos en el cliente de Zoom o en la característica de chat privado durante la sesión.
Zoom Events ofrece varias características para mejorar su experiencia de evento en directo:
¡Eso es todo! El hecho de que su evento haya finalizado, no significa que el trabajo se haya completado. Tome algunas medidas adicionales para recopilar comentarios, aprovechar grabaciones y hacer un seguimiento de los clientes potenciales, de modo que pueda sacar el máximo provecho del evento que tanto le ha costado llevar a cabo.
Recopile comentarios de los asistentes sobre lo que ha funcionado bien y los aspectos que se pueden mejorar. Utilice la encuesta para recopilar el Net Promoter Score de los asistentes para el evento en general y para cada sesión.
Edite las grabaciones y transcripciones, y póngalas a disposición en su sitio web o en la página del evento. Si lo desea, puede compartir el contenido mediante registro para recopilar datos de usuarios que acceden a las grabaciones. Con Zoom Events, puede crear un hub de contenido en línea donde el contenido de su evento a petición puede alojarse y utilizarse para promocionar futuros eventos en una ubicación de fácil acceso.
Edite las grabaciones y transcripciones, y póngalas a disposición en su sitio web o en la página del evento. Si lo desea, puede compartir el contenido para recopilar datos de usuarios que acceden a las grabaciones.
Envíe un correo electrónico a los asistentes con un enlace a las grabaciones del evento y recursos adicionales.
Si utiliza Zoom Events, revise el panel de control de Resumen de evento, genere informes de reuniones, que proporcionan datos sobre el registro y la votación, o informes de seminarios web, que proporcionan datos sobre el registro, los asistentes, las preguntas y respuestas, las votaciones y el rendimiento del evento.
Aproveche la información de los informes para calificar a los clientes potenciales y utilice las integraciones clave indicadas anteriormente para canalizar los clientes potenciales hacia ventas.
Haga que su próximo evento en línea sea aún mejor que el anterior evaluando lo que ha funcionado y lo que no. Utilice los datos de asistentes y los comentarios de los informes, así como de los oradores y panelistas, y realice un seguimiento de la interacción con el contenido y otras características del evento.
Crear una experiencia de evento con imagen de marca que sorprenda a su audiencia de principio a fin no es una tarea sencilla. Requiere una planificación cuidadosa, mensajes coherentes y las herramientas adecuadas para ejecutar su visión. Zoom Events proporciona una solución completa que simplifica este proceso, al permitirle hacer lo siguiente:
Al aprovechar estas capacidades, puede crear eventos virtuales que no solo cumplan las expectativas, sino que las superen, lo que fomenta conexiones significativas e impulsa los resultados comerciales en la era digital.
Recuerde que la clave del éxito de todo evento virtual está en los detalles. Desde el primer clic en la página de su evento hasta el último correo electrónico de seguimiento, cada punto de contacto es una oportunidad para reforzar su marca y ofrecer valor a su audiencia. Con Zoom Events, tiene las herramientas necesarias para que cada paso de este recorrido sea memorable e impactante.
¿Desea obtener más información? Visite el Centro de aprendizaje de Zoom Events.
