Panduan akhir perencanaan dan penyelenggaraan acara virtual

Acara online dan hibrida memberi Anda fleksibilitas untuk menjangkau lebih banyak orang secara interaktif. Gunakan panduan langkah demi langkah kami untuk merencanakan dan menjalankan acara virtual yang berhasil dengan segala ukuran dan skala.

 

 

Pembicara pada rapat virtual

Mengapa menyelenggarakan acara virtual?

Baik Anda terpengaruh oleh perjalanan atau hanya ingin menghadirkan acara ke audiens yang lebih besar sekaligus menghemat waktu dan biaya, ada sejumlah alasan untuk menyelenggarakan acara virtual.

 

Saat pembicara dan peserta dapat bergabung dari mana saja, peluang luar biasa akan tercipta untuk berjejaring, berbagi pengetahuan, mengajar dan belajar, dan terhubung pada tingkat yang lebih personal.

 

Jika Anda menyelenggarakan acara tatap muka, Anda masih dapat menambahkan komponen virtual untuk memperluas jangkauan. Acara hibrida menciptakan pengalaman yang dapat dinikmati bersama oleh audiens perorangan dan virtual.

93%

pemasar berencana untuk beralih dari acara tatap muka ke acara virtual.1

Acara online terbaik adalah...

Meningkatkan keterlibatan

85%

pemasar percaya bahwa video menghasilkan pengembalian investasi yang baik 2

Perencanaan

diskusi di papan tulis

Ajukan pertanyaan yang tepat

Mengajukan pertanyaan yang tepat akan memungkinkan Anda membangun dasar yang kuat untuk membuat perencanaan dan mengambil keputusan, mulai dari pemilihan pembicara yang tepat hingga mencari tahu cara dan di mana Anda akan mempromosikan acara Anda. Berikut daftar pertanyaan untuk memulai.

Siapa peserta target saya?

Mengetahui peserta target akan membantu Anda membentuk seluruh pengalaman acara Anda, mulai dari agenda dan jadwal hingga konten yang Anda sediakan.

 

Mengapa peserta saya harus hadir?

Pertimbangkan nilai yang dapat Anda berikan kepada peserta dari segi konten, jaringan, dan peluang lainnya.

 

Sasaran apa yang ingin dicapai dari acara ini?

Apakah Anda ingin mendidik pelanggan saat ini atau menemukan prospek potensial, pahami tujuan dan sasaran Anda dan buat strategi untuk mencapainya.

 

Pengalaman apa yang Anda inginkan untuk didapatkan audiens?

Imersif, interaktif, kolaboratif — pikirkan tentang bagaimana Anda menginginkan peserta berinteraksi dengan konten, pembicara, dan pengunjung acara lainnya. Apakah Anda ingin menyelenggarakan pengalaman webinar satu arah atau membuatnya lebih interaktif, seperti gaya rapat? Atau apakah Anda berencana menyelenggarakan konferensi dengan beberapa sesi dan trek yang dapat dipilih oleh audiens Anda?

 

Berapa banyak waktu yang saya butuhkan untuk merencanakan acara virtual?

Untuk perencana acara virtual pemula, sebaiknya alokasikan waktu tidak kurang dari empat hingga enam minggu untuk sebagian besar acara. Alokasikan waktu setidaknya 12 minggu untuk acara online beberapa hari yang besar dengan trek bersamaan.

 

Jenis dukungan teknologi apa yang saya butuhkan?

Libatkan tim TI Anda (atau rekrut pakar teknologi sejak dini — Zoom Events menawarkan pakar acara untuk membantu pelanggan melakukan penyiapan, perencanaan, latihan, dan dukungan langsung) dan ikut sertakan mereka dalam semua rapat untuk mengidentifikasi kelemahan teknologi, merekomendasikan solusi, menguji, dan memperbaiki masalah.

 

Berapa anggaran acara virtual saya?

Alokasikan anggaran untuk akuisisi dan pemasaran peserta, pengembangan konten, biaya pembicara, hadiah peserta, serta peralatan video dan audio.

 

Bagaimana saya akan mengukur keberhasilan acara?

Metrik akan bervariasi bergantung pada tujuan acara, ukuran audiens, industri, dan jenis acara.

 

Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan:

  • Jumlah pendaftaran dan peserta
  • Persentase pendaftar yang hadir
  • Prospek pemasaran baru dihasilkan untuk penjualan
  • Hasil survei peserta
  • NPS sesi dan acara virtual
  • Jumlah demo yang dipesan dari webinar
  • Pendapatan yang dihasilkan

 

Pastikan Anda menyiapkan cara untuk melacak metrik yang paling penting bagi Anda.

Memilih solusi acara yang tepat

Kotak perangkat

Zoom Events, Zoom Meetings, Zoom Webinars & integrasi

Memilih teknologi yang tepat sangat krusial untuk keberhasilan acara virtual Anda. Ada berbagai opsi yang tersedia di pasaran, masing-masing dengan serangkaian fitur dan manfaatnya sendiri. Secara umum, hal tersebut terbagi menjadi dua kategori:

 

  1. Produk webinar mandiri: Fokus utamanya adalah menyelenggarakan pengalaman webinar virtual satu kali.
  2. Platform manajemen acara all-in-one: Platform ini menawarkan serangkaian alat lengkap untuk merencanakan, mempromosikan, dan melaksanakan acara virtual dan terkadang tatap muka.

 

Saat memilih platform, pertimbangkan faktor-faktor seperti:

  • Kemudahan penggunaan bagi penyelenggara dan peserta
  • Skalabilitas untuk mengakomodasi ukuran acara Anda
  • Fitur interaktif untuk berinteraksi dengan audiens
  • Kemampuan integrasi dengan alat yang sudah ada
  • Efektivitas biaya dan struktur harga

 

Perlu diingat, alat terbaik adalah alat yang tidak hanya memenuhi kebutuhan Anda sebagai penyelenggara tetapi juga memberikan pengalaman yang lancar bagi para peserta. Idealnya, sebaiknya gunakan platform yang sudah dikenali audiens Anda, sehingga meminimalkan kurva pembelajaran dan potensi masalah teknis.

Solusi acara virtual Zoom

Zoom menawarkan berbagai produk yang dapat menangani berbagai jenis acara virtual, dari webinar sederhana hingga konferensi hibrida yang kompleks. Sebagai platform yang telah dipercaya dan digunakan oleh jutaan orang, platform ini menyediakan antarmuka yang familier bagi banyak peserta.

Portofolio kami meliputi:

  1. Zoom Webinars:  Ideal untuk satu host webinar yang membutuhkan alat manajemen sederhana.
  2. Zoom Sessions: Selenggarakan lebih banyak webinar atau rapat bermerek dengan fitur-fitur yang disempurnakan seperti pendaftaran lanjutan, analitik mendetail, branding kustom, dan alat kolaborasi tim.
  3. Zoom Events: Platform komprehensif untuk mendukung acara virtual yang canggih, menampilkan beberapa sesi bersamaan, peluang berjejaring, dan opsi sponsor.

 

Opsi Harga Fleksibel

Kami memahami bahwa setiap organisasi memiliki kebutuhan acara yang berbeda-beda. Itulah sebabnya kami menawarkan paket harga yang fleksibel:

 

  1. Paket langganan berdasarkan jumlah peserta: Ideal untuk tim yang menyelenggarakan acara rutin dan menginginkan biaya yang dapat diprediksi berdasarkan jumlah audiens tipikal mereka.
  2. Paket harga per peserta: Sangat sesuai bagi mereka yang menyelenggarakan acara tidak rutin dan lebih memilih membayar berdasarkan kehadiran aktual.

 

Opsi tersebut memungkinkan Anda memilih paket yang paling sesuai dengan kebutuhan frekuensi acara dan anggaran.

Perlu diingat, kuncinya adalah memilih alat yang selaras dengan tujuan acara dan memberikan nilai bagi peserta Anda. Baik Anda memilih Zoom maupun platform lain, fokuslah untuk menciptakan pengalaman yang menarik dan lancar bagi audiens virtual Anda.

Zoom Meetings vs. Zoom Webinars

Memutuskan apakah akan menggunakan Zoom Meetings or Zoom Webinars untuk sesi individual adalah pilihan penting. Solusi yang tepat akan memungkinkan Anda merancang pengalaman yang memenuhi tujuan Anda dan pada akhirnya menghasilkan acara yang sukses. Pengguna Zoom Events dapat dengan mudah memilih mana yang akan digunakan untuk sesi individual dalam acara Anda.

 

Saat merencanakan sesi yang lebih besar, sebaiknya Anda menggunakan opsi webinar untuk pembicara utama, pembicara tamu, dan hiburan (pikirkan tahap utama) dan opsi rapat untuk pelacakan diskusi dan diskusi meja bundar yang lebih kecil.

 

Pertimbangkan tiga faktor penting ini saat memilih antara format rapat atau webinar:

Kapasitas

Mengharapkan lebih dari 1.000 tamu? Gunakan Zoom Webinars atau Zoom Events, yang memungkinkan hingga 100.000 peserta.
 

Zoom Events

Kombinasi Zoom Meetings dan Zoom Webinars dengan satu tiket untuk peserta dan Lobi jaringan.

 

Interaksi audiens

Apakah Anda ingin peserta saling berinteraksi, atau apakah Anda ingin fokus pada presenter?

 

Jika Anda ingin audiens ada di video, berbicara, atau berbagi layar, gunakan Zoom Meetings.

 

Jika Anda ingin menjadikan acara ini hanya melihat, tempat host mengontrol yang dilihat dan didengar peserta, gunakan platform webinar.

 

Audiens internal atau eksternal

Peserta yang Anda kenal (misalnya, karyawan atau pelanggan) sering menimbulkan risiko gangguan yang lebih kecil dan mungkin menginginkan interaksi yang ditawarkan Zoom Meetings. Zoom Webinars adalah pilihan yang lebih baik untuk acara tempat Anda menangani peserta yang tidak dikenal dalam jumlah besar, karena memberi Anda lebih banyak kontrol atas beberapa faktor seperti siapa yang dapat berbicara dan berada di kamera.

Gunakan Zoom Meetings untuk:

Sesi diskusi
Meja bundar peserta
Grup fokus
Pelatihan interaktif yang lebih kecil
Sesi jejaring

Gunakan Zoom Webinars untuk:

Pembicara utama
Presentasi tahap utama
Hiburan acara langsung
Demonstrasi produk ke audiens besar
Panel bergaya balai kota

Zoom Webinars vs. Zoom Events

Zoom Webinars sangat bagus untuk presentasi satu-ke-banyak sesi tunggal. Jika membeli lisensi Zoom Events, Anda juga mendapatkan semua manfaat Zoom Webinars dan banyak lagi.

 

Anda dapat memilih untuk menyelenggarakan Webinar dari portal web vs. menyiapkan acara di Zoom Events. Atau gunakan Zoom Events untuk menambahkan kemampuan Zoom Webinars untuk menghubungkan beberapa sesi webinar dan menggabungkannya dengan Zoom Meetings untuk pengalaman virtual yang lebih lama dan lebih interaktif. Zoom Events meliputi manajemen acara lengkap dengan fitur seperti hub acara bermerek, daftaran dan penjualan tiket, serta pelaporan yang disempurnakan. Lihat Tanya Jawab Umum untuk Zoom Webinars khusus.

 

Beberapa contoh yang perlu dipertimbangkan saat menyelenggarakan Zoom Webinars dari portal web meliputi pelatihan, presentasi, dan acara sesi tunggal/satu hingga banyak acara.

 

Gunakan Zoom Events untuk acara yang lebih lama dan lebih interaktif terlibat seperti penjualan perdana, acara pelanggan, balai kota, dan orientasi karyawan.

Memanfaatkan integrasi Zoom

Integrasikan Zoom dengan infrastruktur teknologi yang ada untuk menjalankan acara online Anda dengan lebih efisien.

 

Kunjungi Zoom App Marketplace untuk 1.000+ integrasi!

Otomatisasi pemasaran

Integrasikan dengan platform pemasaran seperti MarketoPardot, dan HubSpot untuk menangkap peserta Zoom Webinars secara otomatis sebagai prospek.

 

Distribusi konten

Integrasi Kaltura and Panopto memungkinkan Anda mentransfer rekaman Zoom dan membagikannya dengan audiens yang lebih luas.

 

Monetisasi

Ingin mengenakan biaya untuk acara Anda? Gunakan Zoom Events dan hubungkan dengan PayPal atau Stripe untuk menyederhanakan proses pembayaran.

Membangun pengalaman interaktif

Agen dukungan pelanggan
Merancang dunia acara Anda

Apa yang membuat acara yang baik? Semuanya menyangkut pengalaman yang Anda berikan kepada audiens.

 

Acara online bisa lebih dari sekadar duduk di depan komputer sambil melihat umpan atau video langsung. Jika Anda mengikuti acara yang biasanya perorangan dan mengubahnya menjadi pengalaman virtual, jadilah kreatif dan bijaksana dalam menghadirkan elemen interaktif tersebut secara online.

 

Dari persiapan pra-acara hingga pengalaman langsung, lihat bagaimana Anda dapat membangun interaktivitas dan keterlibatan dalam acara Anda.

Pra-acara

Mendesain halaman arahan acara

 

Halaman arahan acara adalah hub dari upaya promosi Anda. Halaman ini adalah brosur digital Anda, kesan pertama yang akan didapat oleh calon peserta acara tentang acara Anda. Secara historis, membuat halaman acara yang menarik memerlukan tim profesional — penulis untuk konten, desainer untuk visual, dan pengembang web untuk menggabungkan semuanya. Proses ini tidak hanya memakan waktu tetapi juga biaya.

 

Untungnya, maraknya pembuat situs web tanpa kode memudahkan pengguna nonteknis untuk membuat halaman acara yang mengesankan. Akan tetapi, platform ini sering kali memiliki kurva pembelajaran dan biaya tersendiri.

 

Di Zoom, kami baru saja meluncurkan pembuat halaman acara di platform Zoom Events untuk memberdayakan pemasar acara dalam membuat halaman acara yang profesional dan bermerek menggunakan fungsi seret-dan-lepas yang sederhana. Tidak diperlukan keterampilan pengodean!

 

Fitur utama pembuat halaman Zoom Events:

 

  • Antarmuka seret-dan-lepas yang intuitif
  • Templat yang dapat disesuaikan agar sesuai dengan merek Anda
  • Zoom AI Companion yang terintegrasi untuk membuat teks dan gambar
  • Penggabungan detail acara dan proses pendaftaran yang mulus

 

 

 

Dengan memanfaatkan alat-alat ini, Anda dapat memastikan bahwa olah pesan, detail, ajakan bertindak, gambar, dan desain halaman acara semuanya sesuai dengan merek dan menampilkan personalitas unik acara Anda. Hasilnya? Sebuah halaman yang tidak hanya memberikan informasi tetapi juga membuat calon peserta bersemangat, meningkatkan pendaftaran, dan menyiapkan panggung untuk acara yang sukses.

Keterlibatan acara

Mengaktifkan T&J

Fitur T&J memungkinkan peserta webinar mengirimkan pertanyaan untuk ditanggapi langsung atau secara tertulis selama sesi. Berikut ini beberapa tips menggunakan T&J selama webinar:

  • Jika Anda menangani audiens besar, koordinasikan dengan panelis atau hadirkan host lain untuk membantu menjawab pertanyaan selama acara berlangsung.
  • Anda mungkin ingin menetapkan anggota tim untuk mengelola T&J sehingga presenter dapat fokus pada bicara. Jika tim T&J Anda tidak berpartisipasi dalam audio atau video, Anda dapat menyembunyikan umpan video mereka melalui fitur Sembunyikan Peserta Nonvideo.
  • Siapkan beberapa pertanyaan mendalam, jika tidak ada pertanyaan yang cukup berkualitas dari peserta untuk mengisi waktu yang diberikan untuk T&J.
  • Pertimbangkan audiens dan potensi perilaku yang mengganggu atau tidak pantas saat menyiapkan T&J. Untuk audiens internal, sebaiknya Anda lebih transparan dengan menampilkan pertanyaan dan tanggapan, sementara acara penerimaan umum berskala besar mungkin memerlukan pengaturan T&J yang lebih terbatas.
  • Anda dapat menyesuaikan pengaturan T&J selama webinar untuk mengaktifkan atau menonaktifkan pertanyaan anonim, atau mengubah apakah peserta dapat melihat, berkomentar, atau mengajukan pertanyaan.
  • Tinjau laporan T&J setelah webinar dan tindak lanjuti dengan peserta yang pertanyaannya belum
    dijawab secara langsung.

 

Poling

Dapatkan umpan balik real-time dari audiens atau ukur tingkat pemahaman mereka dengan materi yang dipresentasikan saat acara dan luncurkan polling yang ditetapkan sebelumnya selama sesi.

 

Keterlibatan tambahan

Gunakan alat seperti SlidoKahoot!, atau "roda nama" untuk menghadirkan lebih banyak kesenangan dan interaktivitas ke acara.

 

Ruang Diskusi

Biarkan peserta saling berinteraksi dalam grup yang lebih kecil selama acara Anda. Anda dapat menetapkan peserta ke Ruang Diskusi secara real time, menetapkan peserta terlebih dahulu, atau mengizinkan mereka memilih sendiri ruang yang ingin diikuti dan bergerak bebas antar ruang.

Hal-hal yang perlu diketahui tentang Ruang Diskusi Zoom.

 

Meminta umpan balik

Kirim survei pasca-acara untuk mengumpulkan umpan balik setelah acara. Jika menggunakan Zoom Webinars, Anda dapat menyiapkan survei untuk diluncurkan secara otomatis setelah tamu keluar dari sesi.

Ingin mengetahui cara kerja fitur ini?

Daftar ke webinar Pengenalan Acara Zoom Events

Minta demo dengan pakar Zoom.

Minta Demo

Mempromosikan Acara Anda

kalender

Siapkan tim Anda

Keberhasilan acara online adalah upaya tim! Anda perlu mempersiapkan pembicara dan menyelaraskan tim acara untuk memastikan semuanya berjalan lancar. Jalankan daftar periksa acara kami untuk memastikan Anda tidak melewatkan apa pun.

 

Daftar periksa tim produksi

 

  • Sederhanakan tim produksi Anda

    Tunjuk produser yang akan bertanggung jawab atas segala hal yang terkait dengan produksi.

  • Buat saluran Zoom Team Chat

    Manfaatkan Zoom Team Chat untuk membuat saluran khusus dengan tim Anda yang merencanakan acara virtual agar tetap selaras dengan tugas dan item tindakan. Dengan Zoom Team Chat, Anda dapat berkolaborasi secara real-time dengan anggota tim internal dan eksternal.

  • Membuat jadwal produksi

    Jadwal produksi Anda harus menyertakan linimasa semua sesi, informasi presenter, transisi, prosedur, dan jeda, serta kapan semua ini terjadi.

  • Membuat alur kerja acara

    Tentukan dan visualisasikan secara jelas pengalaman acara virtual Anda disertai spesifikasi teknis setiap sesi, opsi streaming langsung, dan detail lain untuk menyelaraskan produser dengan tim teknis dan presentasi.

Daftar periksa tim teknis

 

  • Menyiapkan pengaturan rapat dan/atau webinar

    Bekerja sama dengan tim presentasi untuk menentukan dan mengaktifkan secara jelas pengaturan untuk setiap sesi — misalnya, apakah T&J diaktifkan atau apakah peserta dapat mengobrol.

  • Mengaktifkan sesi latihan

    Saat menjadwalkan webinar, pastikan untuk memilih “Aktifkan sesi latihan” agar host dan panelis dapat bergabung ke platform webinar lebih awal untuk menyiapkan.

  • Mengundang panelis

    Jika Anda menggunakan Zoom Webinar, setiap pembicara harus login menggunakan tautan unik yang dikirimkan kepada mereka melalui email. Setelah memilih pembicara dan menjadwalkan webinar Anda, kirimkan mereka tautan undangan dan pastikan mereka menerimanya.

  • Jadwalkan gladi bersih

    Lakukan gladi bersih dengan presenter untuk menguji kamera, mikrofon, pencahayaan, dan pengaturan lain, dan berlatih pidato pengantar, materi, dan transisi. Anjurkan mereka untuk bergabung dengan gladi bersih menggunakan peralatan yang akan digunakan pada hari acara.

    Dapatkan daftar periksa gladi bersih Anda

  • Menyiapkan streaming langsung

    Putuskan apakah Anda ingin melakukan streaming langsung ke Facebook LiveYouTube Live, layanan khusus, atau beberapa platform sekaligus menggunakan restream.io.

     
  • Rencanakan siapa saja yang akan merekam acara

    Putuskan siapa yang akan bertanggung jawab atas proses ini dan bagaimana hal itu akan dilakukan. Mungkin Anda ingin merekam di cloud atau secara lokal.

Daftar periksa tim presentasi

 

  • Persiapkan presenter Anda

    Kirimi presenter sumber daya cara menggunakan Zoom dan memastikan kualitas audio dan video sebelum acara.

  • Buat jadwal panelis

    Jika ada beberapa pembicara yang memberikan presentasi selam sesi, buat jadwal dan beri tahu setiap presenter tentang durasi yang diberikan.

  • Kumpulkan materi pembicara

    Minta pembicara menyerahkan materi presentasi, biografi, dan pertanyaan audiens (untuk polling langsung atau T&J) di awal.

  • Sambungkan koneksi internet kabel

    Ini akan membantu Anda menghindari masalah teknis apa pun dengan koneksi Wi-Fi yang tidak stabil, yang dapat memengaruhi kualitas audio dan pengalaman peserta secara keseluruhan. Dorong presenter virtual Anda untuk melakukan hal yang sama.

  • Minimalkan kebisingan latar belakang

    Gunakan mikrofon mandiri atau headset yang bagus untuk kualitas audio terbaik. Atur pengaturan audio Anda untuk menekan kebisingan latar belakang.

  • Optimalkan video

    Buka pengaturan video Anda untuk mengaktifkan HD, menyesuaikan dengan pencahayaan rendah, dan memperbaiki penampilan Anda jika diperlukan.

  • Siapkan latar belakang

    Anda dapat membuat latar belakang virtual bermerek untuk semua presenter yang menampilkan nama, perusahaan, dan jabatan mereka. Jika Anda memilih untuk tidak menggunakan latar belakang virtual, pastikan latar belakang Anda yang sebenarnya jelas dan rapih.

  • Berpakaian agar mengesankan

    Pilih warna yang solid di atas garis-garis atau pola kecil yang sibuk. Centang Saya memiliki layar hijau jika Anda memiliki layar hijau fisik yang telah disiapkan!

Tips pro
Tips pro

Kirim kit kepada pembicara dengan segala sesuatu yang mereka butuhkan: mikrofon/headset, kabel ethernet, lampu cincin, dan webcam. Taruh semuanya dalam folder aset digital dengan templat latar belakang virtual, grafis acara, dan contoh salinan posting media sosial, agar mereka dapat mempromosikan sesi ke jaringannya.

Mempromosikan acara Anda

Gambar membuka amplop

Mendorong kehadiran

Anda dapat merancang pengalaman acara paling menakjubkan di dunia, namun jika Anda tidak meluangkan waktu untuk mempromosikannya, audiens target tidak akan mengetahuinya. Buat aset yang memungkinkan Anda memasarkan acara secara efektif dan mengarahkan peserta ke situs web Anda untuk mempelajari selengkapnya.

 

Situs web acara

 

Halaman pendaratan atau situs web acara Anda harus berisi semua informasi yang pengunjung butuhkan untuk mendaftar dan menghadiri acara. Ini juga harus menyampaikan nilai yang bisa didapatkan pengunjung dari acara — apa manfaatnya bagi mereka, dan mengapa mereka tidak boleh melewatkannya.

Yang harus disertakan dalam situs web acara:

 

  • Gambaran singkat tentang acara

    Tentang apa ini? Untuk siapa ini? Berikan peserta gambaran tentang apa yang diharapkan dalam satu atau dua paragraf pendek.

  • Agenda dan jadwal

    Jangan lupa zona waktu!

  • Informasi sesi

    Sertakan deskripsi singkat setiap sesi.

  • Bagian pembicara

    Sertakan foto dan biografi singkat untuk mempromosikan kredensial pembicara.

  • Peserta pameran dan sponsor

    Tampilkan sponsor yang mendukung acara Anda dengan logo dan info perusahaan.

  • Sumber Daya

    Gabungkan daftar sumber daya, seperti postingan blog atau situs web untuk bacaan lebih lanjut, atau saluran obrolan acara di Zoom bagi pengunjung acara.

  • Tanya Jawab Umum

    Jawab pertanyaan umum seperti “Berapa biaya untuk hadir?” dan “Apakah saya dapat melihat sesi rekaman setelah acara?”

  • Gambar yang menarik

    Tarik perhatian audiens dan promosikan merek audiens dengan aset visual yang bisa meyakinkan prospek target untuk hadir.

  • Halaman pendaftaran

    Zoom Events dan Zoom Webinars memungkinkan Anda menyesuaikan halaman pendaftaran dengan branding organisasi dan pertanyaan yang disesuaikan.

  • Cuplikan video

    Video promosi pendek juga dapat membantu memicu ketertarikan dengan acara Anda di media sosial dan dalam upaya pemasaran lainnya.

Memasarkan acara Anda

Mulai promosikan acara online Anda setidaknya dua hingga tiga minggu sebelumnya untuk mendorong jumlah pendaftaran. Jangan lupa untuk membuat tautan pelacakan sumber untuk pendaftaran webinar untuk mengetahui upaya pemasaran yang paling efektif.

 

Pemasaran melalui email

Manfaatkan database Anda yang ada untuk mengirimkan email pemasaran tertarget kepada orang-orang yang mungkin tertarik dengan acara Anda. Jika Anda adalah pelanggan Zoom Sessions atau Zoom Events, Anda dapat mengirim email pemasaran yang disesuaikan langsung dari platform acara. Integrasi ini membantu memastikan konsistensi merek di seluruh perjalanan acara dan mengonsolidasikan alat Anda, sehingga menghemat waktu dan mengurangi risiko miskomunikasi.

 

Artikel blog

Pemasaran konten memungkinkan Anda menceritakan kisah acara, memberikan informasi, dan mendalami lebih jauh daripada email. Gunakan kata kunci yang tepat untuk meningkatkan lalu lintas organik.

 

Jangkauan PR

Siaran pers dan jangkauan media yang menyoroti pembicara ternama dan detail yang menarik lainnya dapat membuat acara Anda menonjol. Gabungkan daftar media dengan publikasi industri dan cari outlet yang meliput acara seperti acara Anda untuk menjangkau audiens target. Pastikan untuk memberikan undangan kepada wartawan yang tertarik ke acara langsung.

 

Media sosial

Minta pengikut untuk mengumumkan menggunakan hashtag acara, grafis, dan kampanye media sosial. Jangan lupa tentang iklan dan postingan yang ditingkatkan untuk melampaui jangkauan organik.

 

Pemasaran mitra dan pembicara

Buat aset visual dan contoh postingan sosial yang dapat digunakan dengan mudah oleh mitra dan pembicara, seperti templat grafis yang dapat diubah untuk menambahkan namanya dan informasi sesi.

 

Sebutan podcast

Jika relevan, promosikan acara Anda di podcast industri.

 

Keterlibatan komunitas

Bagikan di komunitas atau forum online yang relevan.

 

Kemitraan dengan influencer

Libatkan influencer industri untuk mempromosikan acara Anda.

 

Iklan berbayar

Pertimbangkan untuk menjalankan iklan bertarget guna menjangkau audiens yang lebih luas untuk acara penting.

 

Promosi oleh karyawan

Dorong tim Anda untuk membagikan acara kepada jaringan mereka menggunakan templat yang mudah dibagikan untuk mendorong partisipasi

 

Menyelenggarakan acara

Tampilan pembicara galeri

Waktunya pertunjukan!

Anda telah menyelesaikan perencanaan dan persiapan. Sekarang waktunya memasuki intinya: menyelenggarakan acara. Dari gladi bersih (sangat diperlukan!) hingga hari H, sangat penting untuk menjaga konsistensi merek yang telah Anda bangun dalam upaya promosi Anda. Berikut adalah hal-hal yang perlu diperhatikan.

Bersiap-siap

 

1. Adakan gladi bersih / gladi resik

Jadwalkan gladi bersih kira-kira satu minggu sebelum acara dengan tim produksi, host acara, pembicara, dan orang lain yang berperan aktif untuk menangani masalah sebelum hari besar.

Daftar periksa gladi bersih: Semua hal yang perlu diperiksa

 

2. Siapkan pembicara agar berhasil

Berikan tips penyiapan teknis kepada pembicara dan panelis agar mereka siap memberikan yang terbaik.

 

3. Gabung ke sesi latihan

Sesi latihan webinar memungkinkan host memulai webinar dan hanya mengizinkan panelis dan co-host untuk bergabung. Berikan waktu panggilan kepada pembicara untuk bergabung 10 hingga 20 menit sebelum acara dimulai agar mereka dapat bergabung ke sesi latihan, menguji audio dan video, dan memecahkan masalah di menit terakhir sebelum menyiarkan langsung.

Tips pro
Tips pro

Hanya host dan co-host yang dapat mengeklik tombol Mulai Webinar selama sesi latihan. Tindakan ini tidak dapat dibatalkan, jadi jangan klik tombol ini sebelum semua orang siap untuk siaran langsung!

Siaran langsung

 

1. Buka pintu lebih awal

Coba mulai rapat atau webinar Anda beberapa menit lebih awal agar peserta memiliki waktu untuk bergabung sebelum program dimulai. Jika ingin memutar musik sambutan, pastikan musik ini bebas royalti.

 

2. Periksa pengaturan

Waktu yang tepat untuk memastikan pengaturan rapat atau webinar sudah benar adalah saat peserta akan bergabung. Periksa untuk mengetahui apakah Anda merekam dan melakukan streaming langsung ke platform yang tepat, dan mulai streaming langsung jika tidak diaktifkan secara otomatis. Pastikan juga bahwa pengaturan T&J sudah diaktifkan dengan benar dan panelis serta co-host memiliki izin yang tepat.

 

3. Skrip pembuka

Mulai acara Anda dengan pengumuman pembenahan singkat yang memberi tahu peserta apakah acara akan direkam, cara mengajukan pertanyaan, dan topik yang dibahas dalam webinar. Jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih kepada pembicara dan sponsor!

 

4. Pemecahan masalah acara

Tetap buka halaman dukungan Zoom EventsZoom Webinars, atau Zoom Meetings untuk memecahkan masalah dengan cepat. Jika panelis mendapati masalah apa pun, bicarakan secara pribadi dengan mereka di klien Zoom atau fitur obrolan privat dalam sesi.

 

Zoom Events menawarkan beberapa fitur untuk meningkatkan pengalaman acara langsung Anda:

  • Wallpaper pembicara kustom: Tekankan merek dan tema acara Anda.
  • Latar belakang acara: Ciptakan pengalaman visual yang kohesif bagi para peserta.
  • Berbagi sumber daya: Sediakan materi yang relevan di lobi acara.
  • Studio Produksi Zoom: Tingkatkan acara Anda dengan produksi berkualitas TV, termasuk adegan yang disesuaikan, gaya batas, dan rasio aspek.

 

Tindak lanjut pasca-acara

Monitor multilayar

Memanfaatkan konten & melibatkan peserta

Selesai! Setelah acara selesai, tidak berarti pekerjaan telah selesai. Ambil beberapa langkah tambahan untuk mengumpulkan umpan balik, memanfaatkan rekaman, dan menindaklanjuti dengan prospek agar Anda dapat memaksimalkan acara yang telah Anda jalankan dengan sungguh-sungguh.

 

Survei pasca-acara

Dapatkan umpan balik dari peserta tentang apa saja yang berfungsi dengan baik dan hal-hal yang perlu diperbaiki. Gunakan survei untuk mengumpulkan Skor Promotor Bersih dari peserta untuk keseluruhan acara dan setiap sesi.

 

Hub konten acara

Edit rekaman serta transkrip, dan sediakan di situs web atau halaman acara Anda. Jika mau, Anda dapat membuka gerbang konten untuk mengumpulkan data pengguna dari pemirsa yang mengakses rekaman. Dengan Zoom Events, Anda dapat membuat hub konten online tempat konten acara sesuai permintaan Anda dapat ditayangkan dan digunakan untuk mempromosikan acara mendatang di satu lokasi yang mudah diakses.

 

 

Konten yang direkam

Edit rekaman dan transkrip, dan sediakan di situs web atau halaman acara Anda. Jika menginginkannya, Anda dapat membuka gerbang konten untuk mengumpulkan data pengguna dari pemirsa yang mengakses rekaman.

 

Tindak lanjut peserta

Kirim email kepada peserta disertai tautan ke rekaman acara dan sumber daya tambahan.

 

Laporan acara

Jika menggunakan Zoom Events, tinjau dasbor Ringkasan Acara, buat laporan rapat, yang menyediakan data tentang pendaftaran dan polling, atau laporan webinar, yang menyediakan data tentang pendaftaran, peserta, T&J, polling, dan kinerja acara.

 

Prospek pemasaran

Manfaatkan analisis dari laporan untuk memenuhi persyaratan prospek dan gunakan integrasi utama yang disebutkan di atas untuk menyalurkan prospek ke penjualan.

 

Evaluasi

Buat acara online Anda berikutnya lebih baik daripada sebelumnya dengan menilai yang berhasil dan yang tidak. Manfaatkan data peserta dan umpan balik dari laporan, serta pembicara dan panelis, dan lacak keterlibatan dengan konten Anda dan fitur acara lainnya.

Ikuti acara Anda berikutnya secara online

Menciptakan pengalaman acara bermerek yang memukau audiens Anda dari awal hingga akhir bukanlah hal mudah. Dibutuhkan perencanaan yang matang, olah pesan yang konsisten, dan alat yang tepat untuk mewujudkan visi Anda. Zoom Events menyediakan solusi komprehensif yang menyederhanakan proses ini, sehingga memungkinkan Anda untuk:

 

  • Membuat halaman acara bermerek yang menakjubkan dengan mudah
  • Mempromosikan acara Anda secara efektif melalui alat pemasaran terintegrasi
  • Memberikan pengalaman acara langsung yang profesional dan kohesif
  • Memperluas dampak acara Anda dengan manajemen konten terpusat

 

Dengan memanfaatkan kemampuan ini, Anda dapat membuat acara virtual yang tidak hanya memenuhi ekspektasi tetapi bahkan melampauinya, membina hubungan yang bermakna, dan mendorong hasil bisnis di era digital.

 

Ingat, kunci keberhasilan acara virtual terletak pada detailnya. Dari klik pertama di halaman acara Anda hingga email tindak lanjut terakhir, setiap titik kontak adalah kesempatan untuk memperkuat merek Anda dan memberikan nilai kepada audiens. Dengan Zoom Events, Anda dapat membuat setiap langkah perjalanan ini berkesan dan berdampak.

 

Ingin mempelajari selengkapnya? Kunjungi Hub Pembelajaran Zoom Events!