バーチャル イベントとハイブリッド イベントの普及 - Zoom の究極ガイドで計画を立てよう

2020 年に、イベント プランナーたちは対面式の体験からバーチャル イベント体験に移行する方法を急いで学ぶ必要に迫られました。では、2021 年以降のイベント業界はどうなるでしょうか？旅行や大人数参加イベントが制限されているため、多くの主催者が当面はバーチャルまたはハイブリッド形式で開催すること、言い換えると、将来的にはバーチャルな構成要素を取り入れることを検討しています。

幸いなことに、活躍中のイベント プランナー達は、対面での体験に匹敵する素晴らしいデジタル体験を作成するために、より多くのリソースを用意しています。 プランニングし、準備を整え、創造性をはたらかせることで、1 ~ 2 年前に私たちが想像していた「バーチャル イベント」のあり方の限界を伸ばす体験をデザインすることができます。

Zoom は「バーチャル イベントの計画・主催に関する完全版ガイド」をまとめ、成功を収める有意義なオンライン イベントを主催するために知っておく必要のあることを網羅しました。以下に抜粋した要点を確認し、ガイド全文にアクセスして便利なチェックリスト、順を追った説明などもご確認ください！

そのイベントは、Zoom Meetings と Zoom Webinars のどちらで主催すべきでしょうか？その答えは、オーディエンスの規模、目指す相互交流のレベル、出席者をどれだけよく知っているかなど、いくつかの要因によって異なります。Zoom のガイドでは、各ソリューションの最適なユースケースを分類し、イベントに最適なものを選択するうえで役立つヒントを記しています。また、より効率的なイベント運営に役立つ人気アプリとの連携についても、例をあげて説明しています。

相互交流する機会があり、出席者の退席が少ないイベントをデザインします。 以下はガイドから抜粋したヒントです。

• 参加者を開始から終了まで引き付ける、短いアジェンダを計画する。 
• セッションに視聴以外の参加方法を用意する — オーディエンスにアンケートを取ったり、ライブで質問に応じたり、ブレイクアウト ルームやチャットを使用する。 
• オーディエンス イベントの記念品、フード デリバリー ギフトカード、または他の楽しいアイテムを直接送付する。

コンテンツの調整からウェビナーの適切な設定の有効化まで、シームレスなバーチャル イベントの計画には多くの要素が関わっています。当日までに一人ひとりが何をしなくてはならないかを確実に把握できるように、Zoom が制作、技術、およびプレゼンテーション チーム向けのチェックリストをご用意しました。

オーディエンスが知る必要のあるすべてを記載したイベントのウェブサイトまたはランディング ページを公開します — 日付、時刻、講演者情報、セッションの詳細、登録情報、およびよくある質問への回答などを記しましょう。 次に、メール、ブログ記事、ソーシャル メディア、メディアを通じて、イベント情報を広めます。 また、パートナー、スポンサー、スピーカーに、それぞれが持つネットワークでイベント情報を伝えるよう依頼することを忘れないでください。 

スピーカーと制作チームがリハーサル チェックリストに目を通し、技術的問題またはコンテンツの問題に事前に対処する時間をスケジュールします。

ライブ配信する準備が整ったら、イベントガイドを手元に用意することで、直前にどのような作業が必要かがわかります。マイクとカメラをテストし、出席者が参加できるようにセッションを早めに開き、レコーディングとライブストリームの設定をチェックして、正しく機能していることを確認します。

イベント後に実行するアクションは、イベント自体とほぼ同じくらい重要です。 イベント調査でフィードバックを収集し、レポートを分析し、レコーディングされたコンテンツを利用できるようにし、マーケティング リードをフォローアップします。 また、チームで集まり、報告を行い、イベント目標を評価し、次回の改善のための計画を立てる必要があります。

Zoom のガイドで、うえにあげた各セクションの詳細情報をご確認ください。投票、ブレイクアウト ルーム、ライブストリーミングといった人気のイベント機能の使用方法も記載されています。