クラウド コラボレーションで業務改革

組織の規模が拡大し、分散化が進むとともに、デジタル コミュニケーションはあらゆる規模の企業にとって重要なツールとなっています。電話やメールは、離れていても人と人とがつながることのできるデジタル コミュニケーションの定番です。しかし、従業員があらゆる場所で働けるようになった現在、企業に必要なのは、チームがリアルタイムで連携できる最新のコミュニケーション ソリューションです。

ここで、力を発揮するのがクラウド コラボレーションです。

クラウド コラボレーションとは、デジタル空間においてリアルタイムで連携し、共同タスクに取り組むことです。コミュニケーションは、効果的なコラボレーションの重要な要素です。しかし、クラウド コラボレーションは、基本的なコミュニケーションでは届かない高みを目指しています。クラウド コラボレーションでは、距離や場所に関係なく、シームレスにファイルを共有し、リアルタイムでドキュメントに注釈を付けて編集し、ワークフローを効率化することができます。この投稿では、現代の組織がクラウドベースのコラボレーションを実現する方法を紹介します。

最新のチームチャット ソフトウェアを使うことで、従業員はデジタル空間でインスタントに連絡を取り合い、ファイルやドキュメントを簡単に共有し、情報をすばやく交換するだけでなく、1 対 1 またはグループで会話を始めることができます。

ビデオ会議ソリューションでは、ユーザーはビデオでミーティングを行い、画面を共有し、文書やファイルを送信するほか、ほかの出席者の反応や振る舞いを確認することができます。電話やチャットの議論だけでは伝えきれない詳細情報を共有する必要がある場合、ビデオ カンファレンスは効果的なクラウド コラボレーションを実現する重要なツールになります。

ファイル共有ソリューションがあれば、従業員は同じアプリケーションを使って文書を保存、あるいはアクセスできるだけでなく、編集、注釈、公開コメントも可能です。一人ひとりがどこにいても、複数の従業員で同じドキュメントやファイルに対するリアルタイムの共同作業ができるので、コラボレーションを効率化できます。

クラウド コラボレーションは、教育機関からスモール ビジネス、非営利団体、病院、エンタープライズ企業など、あらゆる種類の組織で幅広く利用されています。 ここでは、組織でクラウド コラボレーションを活用する方法をご紹介します。

プロジェクト マネージャーや関係者は、ドキュメント、カレンダー、ファイルなどのコンテンツを瞬時に共有し、リアルタイムで編集し、意見を調整して重要な意思決定を下せるため、全員の期待値を統一し、効果的な計画を立てることができます。ビデオ、電話、チャットで瞬時にコミュニケーションが取れるため、マネージャーはプロジェクトを推進し、全員の足並みをそろえることができます。

ドキュメントの編集、ビデオのレビュー、リアルタイムの画像作成、見取図の調整など、コンテンツの確認の可能性は無限に広がります。また、ミーティング中に画面に表示されているアプリケーションを共有することもできるため、ワークスペース ツール内でのチームとのコラボレーションを簡単に効率化できます。

どんな組織でも、明確でダイナミックなコミュニケーションやコラボレーションが必要な場面があります。対外関係における危機への対応、重要な製品の発売に伴うマーケティング活動の調整、顧客問題のトラブルシューティングなど、Zoom は自分を含む、チームの作業をリアルタイムで調整し、迅速かつ効率的に業務を推進することができます。

複雑な製品や機械の設計や組み立てを大きなスケールで管理するには、コラボレーションが不可欠です。 Zoom を活用することで、メーカーは重要な関係者やチームとデジタル空間で素早く連携し、デザインの制作や製造プロセスの確認などを行うことができます。 

リアルタイムでドキュメントの編集、コメント、注釈ができるので、学生が教師とファイルをコラボレーションする、グループ プロジェクトや学習活動のために仲間とファイルを共同で作成するなど、ハイブリッドとオンラインの動的な学習体験を実現できます。

医師や看護師を含む医療従事者は、患者の大切な医療記録（カルテ）を安全なデジタル環境で閲覧できます。事業提携契約を締結することで HIPAA に準拠したプログラムを実現し、患者と共同で、治療に関する重要な意思決定を下すことができます。

クラウド コラボレーションは、あらゆる規模の組織にとって強力なツールです。 従業員がオフィスに出勤、リモート勤務、あるいはハイブリッドな勤務のいずれの場合も、クラウド・コラボレーションは、目標達成や共同作業の効率化に役立つメリットを提供します。

ここでは、クラウド コラボレーションが組織にもたらすメリットの一部を紹介します。

一刻を争うプロジェクトで、メールの返事を待ったり、電話で成果物の詳細を聞いたりする必要はありません。ほかの関係者と簡単に連絡を取り合い、情報を交換することができるうえ、画面共有などの機能を使えば、面倒なやり取りをせずにリアルタイムのコラボレーションによってプロジェクトを推進できます。

ハイブリッド ワークモデルに移行する組織が増えていますが、リモート勤務者がオフィス勤務者と同じ条件で、ミーティングやプロジェクトに参加する機会を確保することは困難です。クラウド コラボレーションを利用すれば、リモート勤務者もミーティングに積極的に参加し、自分の意見を伝えることができます。

ビデオ会議テクノロジーを活用することで、従業員はデスクにいなくても、効率的に作業を進めることができます。 インターネットに接続されたデバイスがあれば、低帯域の環境でも、ミーティングに参加できます。 つまり、空港でも、ホテルの部屋でも、プールサイドでくつろいでいる間も、チームと一緒にプロジェクトを進めることができるのです。 

従業員は、場所を問わず、すぐに連絡を取り合い、仕事の調整やファイルの共有、状況の報告などをスムーズに行うことができます。

現在、さまざまなクラウド コラボレーション ソリューションが市販されています。ソリューションを最大限に活用するには、直感的な操作でワンランク上の体験ができる最先端の機能に加え、ミーティングやコミュニケーションを保護するセキュリティと信頼性が必要です。

Zoom のユニファイド コミュニケーション プラットフォームは、コラボレーション セッションを効率的に行う豊富な機能を備え、高い信頼性とセキュリティ オプションにより、安全でスムーズなミーティングを実現します。 

チームのコラボレーションをより効果的にする Zoom の機能の一部を紹介します。

Zoom の画面共有機能は、ほかのユーザーが自分の画面を操作したり、マルチ画面ディスプレイで共有する画面を選択したり、ホワイトボードのコンテンツを共有するなど、独自の機能を豊富に備えています。

ミーティング内チャットは、個別のミーティング参加者あるいは参加者全員にメッセージを送信できるので、スピーカーの邪魔をすることなく、重要なポイントやコメントを確実に伝えることができます。 

Zoom のユニファイド コミュニケーション プラットフォームを使えば、電話形式の通話を Zoom Phone からそのまま Zoom ミーティングに昇格させ、すばやく画面を共有したり、情報を視覚的に示したりできるようになります。

エンタープライズ レベルのコミュニケーション ソリューションは、他のワークスペース ソリューションとシームレスに連携する必要があります。 Zoom は、さまざまな主流アプリケーションやコラボレーション プラットフォームと連携しており、ミーティングを合理化し、さまざまな共同作業を可能にします。

Zoom と連携するアプリの数々を紹介します。

Zoom は Google Workspace と連携し、Gmail や Google カレンダー内のミーティング管理、ミーティングへの添付ファイルやトピックの追加、ミーティング オプションのカスタマイズなどがシームレスに行えます。 

Microsoft Teams との連携により、Teams のチャット チャネル内で、@Zoom のメンションを使って、即座に Zoom Meetings を開始することができます。 また、テキスト ボックスの Zoom ボタンを使って、1 対 1 のチームチャット、グループ チャット、チャネル チャットでミーティングを予約、あるいは開始することができます。 

Gong.io との連携により、レコーディングした通話を簡単に検索し、実用的なインサイトを得ることができます。G Suite や Office 365 でスケジュールされた通話はすべて、Zoom でレコーディング、分析、文字起こしができます。Gong.io アナリティクスを使ってセールス パフォーマンスを分析し、チームとコラボレーションして、有意義なフィードバックを提供し、売上を伸ばすこともできます。

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