Zoom のホストと管理者が安全なミーティング体験を実現する主な方法

Zoom のビデオ ファーストのユニファイド コミュニケーション プラットフォームは、多彩な機能を搭載しています。そのため、重要なミーティングを保護するツールがあることにユーザーが気づいていない可能性があります。Zoom ミーティングの開始前、実施中、さらには終了後でさえ、ホストと共同ホストに強力なコントロールを提供しているため、Zoom ユーザーはあらゆるミーティングのプライバシーとセキュリティを強化できます。しかも各組織の Zoom 管理者はこれらのオプションの多くは、アカウント、グループ、またはユーザーレベルで設定・強制できます。ここでは Zoom を利用して確実に安全なミーティング体験を提供する方法をご紹介します。

Zoom ユーザーは、ミーティングが始まる前にも、機密情報を誤って共有したり部外者にミーティングへのアクセスを許したりしないよう防御策を講じることができます。ミーティングが始まる前にホストが有効にしておける機能に、ミーティングのパスワード保護があります。この機能では、新規のスケジュール ミーティング、インスタント ミーティング、パーソナル ミーティング ルーム、既存のスケジュール ミーティング、電話経由の参加者にパスワードを設定できます。このパスワードは自動生成され、カレンダーの招待状内に埋め込まれます。参加者がリンクをクリックしてミーティングに参加する場合、パスワードは必要ありません。ただしミーティング ID を手動で入力してミーティングに参加する場合、デフォルトでパスワード入力のダイアログが表示されます。この機能は Zoom が提供するすべての Zoom クライアントと Zoom Rooms で有効です。

[ホストの前に参加] を無効にする — ミーティングをスケジュール作成する場合、出席者がホストより先に参加することを許可または禁止するという選択肢があります。参加者には「ミーティングはホストの参加を待っています」というポップアップ メッセージが表示されます。このダイアログによって、パーソナル ミーティング ルームを中心にコントロールとセキュリティを強化できます。

待機室 — ミーティング ホストはこの Zoom プラットフォーム機能により、参加者がいつミーティングに参加するかを自由にコントロールできるほか、カスタム設定を作成し、どの参加者がいつミーティングに参加するかをさらに細かくコントロールできます。（後日、このサイトで Zoom の待機室のメリットを詳しく取り上げた別のブログ投稿をご覧ください。）

サインイン ユーザーのみ参加 + 指定したドメインのみ - 管理者には、ミーティングの参加者を Zoom にサインイン ユーザーに限定するオプションがあります。管理者は、参加条件をさらに絞り込み、特定のメールアドレス ドメインのサインイン ユーザーにのみ参加を許可することもできます。このオプションを有効にしている場合、特定の Zoom クライアントのサインイン ユーザーのみがミーティングに参加できます。さらに、Zoom 管理者はホワイトリストのドメインを指定できます。この場合、指定されたドメインから Zoom クライアントにサインイン ユーザーのみがセッションに参加できます。

Zoom のインターフェースは直感的で、ホストと共同ホストはミーティングを完全にコントロールできます。これにより、効率的で充実したミーティング体験を提供できるだけでなく、招待者以外のユーザーからセッションへのアクセスを拒否できます。また、これらのミーティング中のセキュリティ管理により、ホストが機密情報や個人情報を誤って共有する事故を防ぎます。いくつか機能の具体例をあげましょう。ミーティングをロック — ホストと共同ホストは、この機能により、ミーティング ID とパスワードを持っているユーザーの参加すらブロックできます。ミーティングが中断されるのを防ぎたい場合、機密情報が共有される恐れがある場合には、この機能が最適です。参加者を削除する機能 — ミーティング ホストには、ミーティングから参加者を削除する機能が与えられており、部外者を排除できます。外部参加者を特定する — Zoom アカウントに登録されたホストとユーザーは、参加者リストをチェックして Zoom アカウント外のユーザーがミーティングに参加していないか確認することができます。この機能を有効にしておくと、サインインしていないユーザー、またはホストとは別のメールドメインからサインインしているユーザーは、参加者リストで名前の表示に薄いオレンジ色の背景が付きます。一つのアプリケーションのみ共有画面にする機能 — 参加者が画面を共有するとき、画面全体または選択したアプリケーションのみを共有する機能があります。この機能を使用すると、ミーティング中に誤って機密情報が開示されるのを防ぎ、意図した情報だけを共有できます。管理者はミーティング ホストや参加者からのデスクトップ共有を制限することもできます。

Zoom はミーティング体験をコントロールするユーザー機能が非常に充実しています。ホストと出席者は、使用デバイスに関係なく、機密情報の保護と安全なコミュニケーションに必要なセキュリティを確保できます。Zoom の待機室機能が皆様のミーティング全般向けに追加の保護を提供する仕組みについては、後日このサイトを確認し、別のブログでご確認ください。