Principales herramientas con las que los administradores y anfitriones de Zoom pueden garantizar una experiencia de reunión segura

La plataforma de comunicaciones unificadas centradas en la tecnología de vídeo cuenta con una amplia gama de características, por lo que es probable que desconozca la existencia de todas las herramientas que tiene a su disposición para proteger sus importantes reuniones. Al ofrecer al anfitrión y al coanfitrión un control inigualable antes, durante e incluso después de una reunión de Zoom, los usuarios de Zoom pueden mejorar la privacidad y la seguridad de cualquier reunión. Su administrador de Zoom también puede establecer y aplicar gran parte de estas opciones a nivel de cuenta, grupo o usuario. Aquí le detallamos cómo puede garantizar una experiencia de reunión segura utilizando Zoom:

Los usuarios de Zoom pueden llevar a cabo determinadas acciones antes de comenzar una reunión para asegurarse de que no compartirán información confidencial de manera accidental ni permitirán el acceso a sus reuniones por parte de terceros. Algunas características que los anfitriones pueden habilitar antes de que comience una reunión incluyen las siguientes: Reuniones protegidas mediante contraseña: se pueden establecer contraseñas para reuniones recientemente programadas, reuniones instantáneas, salas de reuniones personales, reuniones ya programadas y para participantes que se unan telefónicamente. Esta contraseña se genera automáticamente en la invitación del calendario. Si los participantes se unen a sus reuniones al hacer clic en un enlace, no es necesaria una contraseña. Sin embargo, si introducen de forma manual una ID de reunión para unirse, se les pedirá, de forma predeterminada, que introduzcan una contraseña. Esta características está disponible para todos nuestros clientes de Zoom y Zoom Rooms.

Opción «Unirse antes que el anfitrión» deshabilitada: cuando los anfitriones programan una reunión tienen la opción de permitir o no permitir que se unan asistentes a la reunión antes de la llegada del anfitrión. Los participantes verán un cuadro de diálogo emergente con el mensaje: «La reunión está esperando a que el anfitrión se una». Esta función proporciona seguridad y control adicionales para las reuniones, especialmente en salas de reunión personal. 

Sala de espera : esta característica de la plataforma de Zoom ofrece libertad al anfitrión de la reunión para controlar el momento en el que un participante se une a la reunión. Asimismo, les permite crear configuraciones personalizadas que les proporcionan un mayor control sobre qué participante se une a la reunión y cuándo lo hace. (Consulte aquí otra publicación en blog que profundiza en las ventajas de las salas de espera de Zoom.)

Solamente los usuarios registrados pueden entrar y Dominios especificados: los administradores de Zoom tienen la opción de restringir la participación en la reunión a usuarios que hayan iniciado sesión en Zoom. Los administradores también pueden restringir aún más la participación, permitiendo el acceso solo a usuarios que hayan iniciado sesión desde un conjunto específico de dominios de dirección de correo electrónico. Si esta opción está habilitada, solo los usuarios que hayan iniciado sesión en su cliente de Zoom pueden unirse a la reunión. Asimismo, los administradores de Zoom pueden especificar dominios incluidos en la lista blanca y solo los usuarios que hayan iniciado sesión en su cliente de Zoom con el dominio especificado pueden unirse a la sesión.

La intuitiva interfaz de Zoom ofrece a los anfitriones y coanfitriones un completo control de las reuniones, lo cual no solo proporciona una experiencia más eficiente y efectiva, sino que también evita que usuarios no invitados se unan a la sesión. Estos controles de seguridad durante la reunión también garantizan que los anfitriones no compartan información confidencial ni personal de forma accidental. Las características incluyen las siguientes. Bloqueo de reunión: esta característica permite que anfitriones y coanfitriones impidan que otras personas se unan a la reunión, incluso si tienen el ID de reunión y la contraseña. Esta opción es ideal para reuniones en las que los anfitriones deseen evitar interrupciones o en las que se pueda compartir información confidencial. Capacidad para expulsar a participantes: los anfitriones de reuniones tienen la capacidad de expulsar participantes de las sesiones, lo que les permite expulsar a toda persona que no pertenezca a la reunión. Identificar participantes invitados: los anfitriones de Zoom y otros usuarios en la cuenta pueden comprobar la lista de participantes para consultar si personas externas a su cuenta de Zoom se han unido a la reunión. Si esta característica está habilitada, todo invitado que no haya iniciado sesión, o que haya iniciado sesión desde un dominio de correo electrónico distinto del anfitrión, aparecerá en la lista de participantes con un fondo de color anaranjado claro detrás de su nombre. Capacidad de compartir pantalla de una única aplicación: cuando los participantes comparten sus pantallas, tienen la capacidad de compartir la pantalla completa o únicamente la aplicación que deseen. Esto evita que los participantes revelen información confidencial de manera accidental durante una reunión y garantiza que solamente comparten lo que desean compartir. Los administradores también pueden limitar el intercambio de pantallas de los participantes y anfitriones de la reunión.