Zoom Team Chat でミーティングとメール疲れに対処する方法

メールやビデオ ミーティングなどのコミュニケーション ソリューションは、人々が離れていてもつながり、コラボレーションする方法に革命をもたらしました。しかし、スケジュールが詰まり、受信箱がメールで溢れた状態では、実際に作業を行う時間を確保できません。

リアルタイムでのコラボレーションを可能にする Zoom Team Chat などのツールにより、「メールでよかったのでは？」と思わせるような不要なミーティングを回避し、メールは優先度の高い長文でのコミュニケーションにのみ活用することができます。

チームとコミュニケーションをとり、現在のプロジェクトやキャンペーンの状況を把握してもらうことは不可欠です。 しかし、進捗報告、ブレインストーミング セッション、さまざまなチームとの確認作業のために頻繁にミーティングを行うと、実際に仕事をする時間がなくなってしまいます。

以下ではカレンダーに空き時間を作り、時間を確保するための Zoom Team Chat 活用法について説明します。

• ミーティングを合理化する: チームチャット チャネルを使用すると、進捗報告のミーティング時間を短縮できます。作業進捗に関する報告ではなく説明、疑問点の解消に時間を使えるようになります。

• チャットから始める: プロジェクトや作業ごとにミーティングの予定を立てるのではなく、チャット チャネルや簡単なメッセージからコミュニケーションを始めることができます。 さらなる説明が必要だったり、質問がある人がいる場合は、後ほどミーティングをスケジュールすることや、ビデオアイコンを使用して、チャットから直接ミーティングを開始することも可能です。

• 整理する: チームやプロジェクトのミーティング用に、事前にチャット チャネルでアジェンダを共有します。 これにより、全員が準備万端の状態で参加して、ミーティング開始直後に本題に入ることが可能となり、ミーティング全体にかかる時間が短縮されます。

受信箱に溢れるメールを確認する場合、無限に広がるメールのスレッドに目を通し、返信しようとするうちに、貴重な時間が奪われてしまいます。 チャットを使用すると、メッセージを簡単に開き、自分宛のアイテムを見分け、必要な情報をすぐに見つけることができます。

チャットがメールの代わりとして優れている理由は次のとおりです。

• 早くて効果的: メールの代わりにチャットを使用することは、ボイスメールの代わりにテキスト メッセージを使ってコミュニケーションするようなものです。長いメッセージを確認して必要な情報を探すのではなく、本題に関するメッセージをすぐに確認できます。

• すぐに遅れを取り戻せる: 不在中の遅れを取り戻したり、不慣れなプロジェクトの進捗を分析するにあたって、特にメールだけで行うと骨の折れる作業になります。 チャットでは、会話全体を一目で確認したり、進捗状況を正確に把握したりでき、すぐにプロジェクトの進捗を把握することや、仕事の遅れを取り戻すことができます。

• 容易に整理: メールを複数のフォルダーに振り分け、受信箱のメールをすべてトラッキングすることは困難です。 チャットでは、チャネル、ブックマーク、メンション機能を使用して整理することで、最小限の労力で必要な情報を確認できます。

• 通知のカスタマイズが可能: メールを受信した際、直接メールを開き、メッセージを読むことなくその緊急性を判断することはほとんど不可能です。 チャットを使用することで、通知をカスタマイズして、作業を優先しながら重要なメッセージにすぐ返答することができます。たとえば、特定のチャネルや個人からメッセージを受信した場合や、メンションされた場合のみに通知を受け取るよう設定できます。

Zoom Team Chat を使用すると、成功に必要となる貴重な時間を取り戻して連携し、さらに多くの仕事を完遂できます。Zoom がチャットに対するお客様のニーズにお応えし、ワークフローの合理化をお手伝いする方法の詳細情報については、Zoom の月次ウェビナーにご参加ください。