ZoomMate入門ガイド
ZoomMateの使用開始に必要な機能、つまりノート、検索、ワークフロー、AIツールのすべてを、Zoom Workplace内で利用できます。
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公開日 2026年8月17日
AIアシスタントとは、人工知能がユーザーの質問や指示に対応し、日常生活や業務をサポートするシステムです。メールや資料の作成、問い合わせ対応など、幅広い業務を効率化できることから、多くの企業や自治体で導入が進んでいます。
この記事では、AIアシスタントの仕組みや種類、主な機能、活用するメリットを詳しく解説します。おすすめのAIアシスタントサービスもご紹介しているので、ぜひ最後までご覧ください。
AIアシスタントとは、人工知能を活用してユーザーの業務や作業を支援するシステムです。ユーザーが入力したテキストや音声を解析し、その意図を理解したうえで、質問への回答や情報検索、文章作成などのタスクを実行します。
AIアシスタントは、主に以下の3つの技術によって成り立っています。
音声認識は、人の話した言葉をテキストデータへ変換する技術です。この技術により、ユーザーの話した内容を正確に認識します。
自然言語処理（NLP）は、人が日常的に使用する言葉を理解・処理する技術です。曖昧な表現でも会話の文脈を考慮しながらユーザーの意図を把握し、適切な回答を生成します。近年は、大規模言語モデル（LLM）の活用が進んでおり、より自然で高度な対話が可能です。
また、AIアシスタントには機械学習も活用されています。機械学習とは蓄積したデータからパターンや傾向を学習し、精度を高めていく技術です。過去のデータや利用履歴を分析することで、ユーザーの傾向に合わせた回答や提案を行えます。
最近注目されているAIエージェントとAIアシスタントは混同されやすい言葉です。それぞれの違いを簡単にまとめました。
| 用語 | 役割 | 自律性の範囲 | 具体例 |
|---|---|---|---|
| AIエージェント | ユーザーが設定した目標に応じて業務を代行する | 目標達成に向けて状況を判断しながら複数のタスクを自律的に実行する | 会議内容を踏まえて、資料作成やネクストアクションの整理などを行う |
| AIアシスタント | ユーザーの指示に基づいて業務をサポートする | 受けた指示に対して情報提供や作業支援を行う | 会議内容を文字起こしする |
AIエージェントとは、ユーザーが設定した目標を達成するために、自律的に行動するAIシステムです。目標達成までに複数のタスクが生じる場合でも、状況に応じて判断しながら一連の作業を進められます。
一方、AIアシスタントは、ユーザーからの質問や指示に応じたタスクの実行が主な役割です。例えば、文章の作成や情報検索、文字起こしなど、個別の業務の支援に適しています。
つまり、目標達成まで自律的に動けるのがAIエージェント、都度の指示に応えるのがAIアシスタントです。
AIアシスタントは、使い方や用途に応じてさまざまな種類があります。ここでは、AIアシスタントの主な種類をご紹介します。
対話型は、ユーザーからのテキストや音声で入力された質問や指示に、自然な会話形式で回答するAIアシスタントです。文章作成や質問への回答など、幅広い用途に活用できます。
会話の流れまで汲み取って応答するため、単なる質疑応答だけでなく、企画の壁打ちや思考の整理にも役立ちます。
音声型は、ユーザーの声による指示だけでタスクを実行するAIアシスタントです。スマートフォンやスマートスピーカーに搭載されており、以下のような使い方があります。
ハンズフリーで操作できるため、朝の身支度中や料理中など、手が離せない場面でもスムーズに使えます。
業務統合型は、ビジネスツールに組み込まれたAIアシスタントです。会議の議事録作成やメールの作成、スケジュール管理など、日常業務を効率化する機能を備えています。
また、複数の業務ツールと連携できるため、ツールを切り替えることなく必要な情報の取得やタスクを実行することが可能です。
AIアシスタントには、主に以下の4つの機能が搭載されています。
| 主な機能 | 概要・解説 |
|---|---|
| 音声認識 |
人間の声を高精度でテキストに変換する機能。 会議のリアルタイム文字起こしや音声操作に活用される。 |
| 自然言語処理（NLP） |
文脈や言葉の裏にある意図を理解し、人間同士のような自然な対話や文章生成を実現する機能。 近年は大規模言語モデル（LLM）の活用により精度が大きく向上している。 |
| タスクの管理と自動化 |
スケジュールの調整やアクション項目の抽出、リマインド設定などを代行し、業務の抜け漏れを防ぐ。 |
| 情報検索と生成 |
膨大なデータから必要な情報を見つけ出し、文章作成や要約、アイデア出しなどを支援する。 |
AIアシスタントは、これらの機能を組み合わせることで、会話から情報収集、資料作成まで幅広い業務をひとつのツールでサポートします。
次に、ビジネスでAIアシスタントを活用するメリットをご紹介します。
情報収集や文章作成、データ整理などの定型業務は、AIアシスタントの活用によって効率化できます。これまで人が担っていた業務の一部をAIがサポートすることで、作業時間を短縮でき、従業員はより付加価値の高いコア業務に集中しやすくなるでしょう。
また、業務効率化によって残業時間や人的コストの削減も期待でき、企業全体の生産性向上につながります。
AIアシスタントは、カスタマーサポートや問い合わせ対応にも活用されています。定型的な問い合わせには24時間365日対応できるチャットボットを導入すれば、営業時間外でも顧客を待たせることなく、迅速な一次対応が可能です。
また、FAQや製品資料などをもとに回答を生成できるほか、過去の問い合わせ履歴を活用すれば、回答の精度が上がります。顧客対応のスピードと質が高まり、待ち時間が短縮されることは、顧客満足度や顧客体験（CX）の向上につながります。
CX向上に必要な考え方や具体的な改善ステップについては、以下の記事で詳しく解説しています。
>>CX（顧客体験）向上に必要なこととは？重要性から具体的な改善ステップ・成功事例まで徹底解説
AIアシスタントは、新しい企画やアイデアを考える際の壁打ち相手として活用できます。
例えば「新商品の企画を5つ提案して」「このキャッチコピーを改善してほしい」といった指示を出すことで、多角的な視点からアイデアを得られます。人だけでは思いつかなかった発想を取り入れられるため、企画立案やコンテンツ制作の質を高めやすくなるでしょう。
AIアシスタントは、ヒューマンエラーを防ぎ、成果物の品質向上に役立ちます。具体的には以下のような使い方があります。
繁忙期や複数の業務を並行して進める場面では、確認漏れや入力ミスが発生しやすくなります。AIアシスタントによる機械的なチェックを取り入れることで、メールや提案書などの品質を維持しやすくなり、取引先や顧客からの信頼につながります。
AIアシスタントは、社内マニュアルや業務資料などの必要な情報を読み込ませることで、従業員の学習支援やナレッジ共有に活用できます。
例えば、専門用語の意味を初歩から確認したい人にはかみ砕いた説明を、ある程度知識のある人には要点だけを、といった形で、同じ質問でも相手に応じた返し方が可能です。上司や先輩などに聞きにくい基本的な疑問も、AIアシスタントになら気軽に質問できるため、自己学習のハードルを下げられます。
新入社員の教育にも活用できるため、オンボーディングを効率化し、早期の業務習得の実現をサポートします。
続いて、ビジネスシーンにおけるAIアシスタントの具体的な活用例をご紹介します。
Web会議の普及により、場所を問わずに会議を実施できるようになりました。一方で、会議後の情報整理や議事録の作成には多くの時間と手間がかかります。
Web会議に対応したAIアシスタントを活用すれば、会議内容を発言者ごとに区別しながら、リアルタイムで文字起こしすることが可能です。また、決定事項やネクストアクション、重要なポイントなどを自動で抽出・要約するため、会議後に取るべき行動をスムーズに把握できます。
議事録作成の自動化により担当者の作業負担を軽減できるだけでなく、参加者がメモを取る手間に煩わされなくなり、議論に集中しやすくなるでしょう。
議事録の書き方の基本やAIを活用したポイント、AI議事録自動作成ツールでできることについては、以下の記事で詳しく解説しています。
>>議事録の書き方のコツやポイントを紹介！含めるべき基本構成とAI活用について
>>AI議事録自動作成ツールでできることとは？活用メリットやおすすめのツールも紹介
AIアシスタントは、取引先への丁寧なメール文面の作成や、社内チャットでの適切な返信案の作成に役立ちます。
伝えたい内容を入力するだけでメールを作成できるほか、受信メールの内容を理解し、適切な返信文を提案することも可能です。ツールによっては、過去のやり取りや文脈を考慮し、相手や用途に合わせたトーンで文章を生成できます。
文面作成に要する時間を短縮するだけでなく、誤字脱字もチェックできるため、コミュニケーションにかかる負担が軽減されます。
AIアシスタントは、長文のマニュアルやPDF資料、Excelファイルなどの大量データから、必要な情報や要点を短時間で抽出できます。また、データの傾向分析や仮説整理にも対応しており、市場動向や顧客アンケートの分析結果を、新規戦略やマーケティング施策の立案に活用することも可能です。
これまで人手で数時間かかっていた情報収集やデータ分析の時間を短縮し、迅速かつ精度の高い意思決定をサポートします。
AIによる業務効率化の具体的な活用方法や導入事例については、以下の記事で詳しく解説しています。
AIアシスタントは業務効率化に役立つ一方で、導入時にはセキュリティやコンプライアンスなどのリスクを考慮する必要があります。
ここでは、企業がAIアシスタントを導入する際に押さえておきたい注意点を解説します。
AIアシスタントを導入する際は、社内の機密情報や顧客の個人情報の取り扱いについて確認することが重要です。サービスによっては入力データがAIの学習に利用される場合があり、思わぬ形で情報漏洩につながるリスクが生じます。
そのため、「入力データをAIの学習に利用しない」と明示しているサービスや、学習への利用を管理者が設定できるサービスを選ぶと安心です。
参考：自治体におけるAIの利用に関するワーキンググループ（第4回）｜総務省
AIアシスタントを業務で活用する際は、ハルシネーションが発生する可能性を理解しておくことが重要です。
ハルシネーションとは、AIが事実とは異なる内容を正しい情報であるかのように生成する現象を指します。例えば、プレゼンテーション資料や社外向け文書にAIの回答をそのまま使用すると、誤った情報を発信してしまう恐れがあります。
AIが生成した内容をそのまま盲信するのではなく、公式資料や信頼できる情報源と照らし合わせて、人が最終確認を行う運用を徹底することが大切です。
参考：令和6年版 情報通信白書 特集② 進化するデジタルテクノロジーとの共生｜総務省
AIアシスタントは、文章や画像などを生成できますが、生成物が既存の著作物と類似してしまうことがあります。そのため、AIの生成物をそのまま利用すると、意図せずに第三者の著作権を侵害するリスクがあります。
こうしたリスクを防ぐには、社内でAI利用に関するガイドラインを策定し、適切な運用ルールを定めることが重要です。例えば、以下のような項目をガイドラインに盛り込むとよいでしょう。
あわせて、AIの適切な利用方法や著作権に関する社内教育を実施することで、従業員のコンプライアンス意識が高まります。
参考：AIと著作権｜文化庁
各社からさまざまなAIアシスタントが提供されているため、自社の業務や目的に合ったサービスを選ぶことが重要です。
ここでは、AIアシスタントを選ぶ際に見るべきポイントを解説します。
AIアシスタントの効果を最大限に引き出すには、日常的に利用しているツールと連携できるかを確認しましょう。
例えば、チャットツールやメール、Web会議システムと連携できれば、各ツールでAIを呼び出せるため、メールの返信や議事録の作成などを効率的に行えます。ツールを切り替える手間が減ることで、現在の業務フローを大きく変更することなく業務効率化を図れます。
企業でAIアシスタントを利用する場合は、セキュリティ機能の確認が欠かせません。具体的には、以下のような機能に対応しているかを確認しましょう。
シングルサインオンとは、一度の認証で複数のシステムやサービスに自動ログインできる仕組みです。サービスごとに異なるパスワードを管理する必要がなくなり、利便性が向上します。
また、部署や役職ごとのアクセス権限を細かく設定できるか、入力したデータがAIの学習に利用されない仕組みになっているかも重要なポイントです。セキュリティ要件をクリアしたサービスであれば、安心して運用しやすくなります。
シングルサインオンの仕組みや導入のメリット・デメリットについては、以下の記事で詳しく解説しています。
>>シングルサインオン（SSO）とは？仕組みや導入のメリット・デメリット、注意点までを徹底解説
AIアシスタントには無料で利用できるサービスもありますが、企業で本格的に活用する場合は、有料プランを導入するケースが一般的です。
多くのサービスでは、ユーザー数に応じた月額ライセンス制を採用しています。そのため、全社展開を想定した場合の総コストを確認しておくことが重要です。また、既存ツールとの連携に追加費用が発生するかどうかなど、基本料金以外に必要となる費用も確認しておきましょう。
そのうえで、価格だけで判断するのではなく、機能やサポート体制なども含めて総合的に比較し、自社にとって費用対効果の高いサービスを選ぶことが大切です。
ビジネスシーンで活用されているおすすめのAIアシスタントサービスは、以下の5つです。
|
サービス名 |
提供元 |
主な特徴・強み |
こんな企業・業務におすすめ |
|
ChatGPT |
OpenAI |
高い知名度と汎用性。高度な推論と自然な文章生成 |
幅広い業務の効率化、アイデア出しの壁打ち |
|
Microsoft Copilot |
Microsoft |
WordやExcel、TeamsなどMicrosoft 365製品との連携 |
Officeドキュメント作成やデータ分析の自動化 |
|
Gemini |
|
Google Workspaceとの連携。最新情報の検索と処理に強い |
情報収集、リサーチ、スプレッドシートなどの活用 |
|
Claude |
Anthropic |
長文読解性能と安全性の高さ |
膨大なマニュアルの分析、自然で丁寧な文章作成 |
|
ZoomMate |
Zoom |
会話内容を理解し、タスクの検索・実行・資料作成まで行う |
会議での決定事項を、ツールを切り替えずに自動で成果物へつなげたい企業 |
ここからは、各サービスの特徴や活用シーンを詳しく解説します。
ChatGPTは、OpenAIが開発した代表的なAIアシスタントです。高い汎用性を備えており、さまざまな業務に活用できます。
主な活用例は以下のとおりです。
高度な推論能力や自然な文章生成能力が強みで、複雑な指示や文脈を理解して正確な回答を生成できます。
継続的なモデルアップデートにより、自然な対話や複雑な指示への対応能力が向上しており、文章作成や情報整理、分析など幅広い業務を支援できます。
Microsoft Copilotは、Microsoft 365製品に統合されたAIアシスタントです。各製品と連携し、以下のように日常業務を効率化します。
|
使用製品 |
主な活用方法 |
|
Word |
文章の自動生成・書き換え・要約 |
|
Excel |
データ分析、グラフ作成、数式・関数の生成 |
|
Teams |
Web会議やチャットの要約、アクション項目の抽出 |
Microsoft 365製品を日常的に利用している企業であれば、既存の業務フローを大きく変えることなくAIを活用できます。普段利用しているシステム上で、文章作成やデータ分析、会議内容の要約などを行えるため、ツールを切り替える手間を減らしながら業務を効率化できるでしょう。
Geminiは、Googleが提供するマルチモーダル対応のAIアシスタントです。テキストだけでなく、画像や音声、動画など、複数の情報を組み合わせて処理できます。
Google Workspaceとの連携にも対応しており、GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシート、GmailなどでAI機能を活用することが可能です。例えば、スプレッドシートでのグラフ作成や、Gmailでメールの返信文作成などを効率化できます。
また、Google検索との連携機能を利用できる環境では、最新情報を踏まえた情報収集にも活用できます。
Claudeは、Anthropicが開発したAIアシスタントです。Anthropicは、元OpenAIの研究者らによって設立された企業であり、安全性を重視したAIの開発に取り組んでいます。
Claudeは、長文の読解や要約を得意としており、大量のドキュメントを扱う業務で高い性能を発揮します。契約書や社内マニュアル、報告書などの長文を一度に読み込み、必要な情報を抽出・要約できるため、情報整理に役立ちます。
また、自然で洗練された文章を生成できることから、ビジネス文章の作成やコンテンツ制作にも活用しやすいでしょう。
ZoomMateは、Zoomが提供するエージェント型AIアシスタントです。会議やチャットなどの会話内容を理解し、情報整理やタスク実行を支援することで、業務を効率化します。
例えば、ミーティングやチャットの内容からAIが決定事項やタスクを整理し、必要なアクションにつなげる支援ができます。議事録を自動作成するだけでなく、会議後の業務までサポートするため、チーム全体の業務効率化につながります。
また、SalesforceやJira、Google Driveなどの外部システムと連携することも可能です。必要な顧客情報やプロジェクト情報を横断的に取得・活用できるため、情報収集をスムーズに進められます。
AIアシスタントを業務に取り入れることで、メールや資料作成、情報収集などの日常業務を効率化できます。業務全体の生産性を高めたい場合は、複数のツールと連携できる業務統合型AIアシスタントがおすすめです。
ZoomMateは、Zoom Workplaceに組み込まれたエージェント型AIプラットフォームです。会議の内容を理解し、議事録作成だけでなく、決定事項やタスクの抽出・割り当てまでサポートします。
会議後の情報整理やタスク管理、書類作成まで一貫して効率化したい方は、ぜひZoomMateの導入をご検討ください。
