新しい AI アシスタント、Zoom AI Companion が登場！
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公開日 2026年6月29日
会議が終わるたびに議事録の作成に時間を取られ、本来の業務がなかなか進まないと感じていませんか。
議事録は決定事項やタスクを正確に残し、チームの認識をそろえるための重要な業務です。とはいえ、決まった型を持たずに自己流で書き続けると、肝心の要点が読み手へ伝わりにくくなってしまいます。
この記事では、議事録の基本的な書き方や効率よく作成するコツ、AIを活用した作成方法などを解説していきます。
議事録は会議の内容を書き留めただけのメモではなく、決定事項や次の行動を関係者へ正確に届け、業務を円滑に進めるための文書です。ここでは、議事録の目的と役割を詳しく説明します。
会議後の振り返りで大切なのが、「何が決まったのか」を整理することです。決定事項を明文化したうえで「誰が・いつまでに・何をするか」というタスクまで落とし込むことで、参加者一人ひとりが次に取るべきアクションを明確にできます。
会議の成果を具体的な行動につなげるためにも、決定事項とタスクを整理して共有することが重要です。
議事録は、会議に欠席したメンバーへ決定事項や議論の経緯をスピーディーに共有する手段としても機能します。
加えて、後日「なぜその結論に至ったのか」を振り返るためのナレッジ（備忘録）としての役割も担っています。判断の背景や議論の流れが記録として残っていれば、チームの貴重な知見として後から活用ができます。
「そのような話は聞いていない」という認識の違いは、社内外を問わずトラブルになる可能性があります。とりわけクライアントとの商談では、合意した条件をめぐる行き違いが信頼関係を揺るがすこともあるでしょう。
議事録は、このような「言った・言わない」のトラブルを防ぐ証拠（エビデンス）としても働きます。日時や合意内容が記録として残ることで、社内外での信頼を担保し、いざというときの客観的な根拠になります。
会議の全容を誰もが短時間で把握できるように、標準的な議事録の型を用意しておくと便利です。下記の項目を押さえておけば、抜け漏れの少ない議事録に仕上がります。
| 項目 | 記載する内容 |
|---|---|
| 基本情報 | 会議の日時、場所（オンラインURL）、参加者名、作成者名 |
| 目的・アジェンダ | 会議のゴール（何を決める場か）、当日の議題 |
| 決定事項 | 会議で合意に至った事項、結論（最重要項目のため上部に配置） |
| 未決定事項 | 結論が出ず、次回以降に持ち越しとなった保留事項 |
| Next Action （タスク） |
誰が・いつまでに・何をするか |
| 発言録・経緯 | 決定に至った理由、重要な意見やアイデアのメモ |
重要な決定事項は文書の上部に配置しましょう。読み手は冒頭の数行で結論を確認し、詳しい経緯が必要なときだけ、下へ読み進めれば済みます。
続いて、会議前の準備や書き方、共有のタイミングなど、現場ですぐに活かせるノウハウを順に見ていきましょう。
質の高い議事録の作成は、会議の前から始まっています。基本情報やアジェンダの欄をあらかじめ埋めておくだけで、当日の記録作業の負担は少なくなります。
また、組織内でフォーマットやテンプレートを統一しておくのも効果的です。書式がそろっていれば誰が作成しても一定の品質が保たれ、読む側も見慣れたフォーマットのため内容を確認しやすくなります。
その会議が報告の場なのか、意思決定の場なのかを事前に把握しておくことも大切です。目的が違えば、重点的に記録すべきポイントも変わってきます。
また、ゴールを理解していれば会議中にどの発言をメモすべきかを判断しやすくなります。すべてを書き取ろうとして議論に集中できなくなる事態を避けるうえでも、事前確認は重要です。
議事録は、要点がひと目で伝わるよう簡潔にまとめることが大切です。一文が長くなるほど、読み手は必要な情報を探しにくくなります。
そこで役立つのが「いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように」という5W1Hの視点です。この6つを意識して情報を整理すると、必要事項が過不足なくそろい、簡潔でありながら誤解を生みにくい文章になります。
また、箇条書きを適度に活用すると、内容を整理しやすくなり、読みやすさの向上にもつながります。
議事録を読みにくくなる理由の一つが、結論と発言録を混在させることです。決まった内容と、そこへ至るまでの議論の流れは、明確に分けて記載しましょう。
重要な「結論」を独立した見出しでまとめ、その下に「理由・発言録」を添える構成にすると、読み手は要点を把握しやすくなり、必要に応じて背景を確認できます。情報に優先順位を持たせる工夫が、わかりやすい議事録になります。
議事録はあくまで客観的な記録であり、作成者の感想を書き残す場ではありません。事実と推測が入り混じると、あとから読んだ人が何を信じてよいかわからなくなってしまいます。
どうしても所感を残したい場合は「所感」という欄を別に設け、事実と切り離して記載しましょう。記録の本体と個人的な意見を区別しておけば、議事録の信頼性を保てます。
議事録の作成は、会議終了後できるだけ早く着手しましょう。記憶が鮮明なうちに着手するほど、内容は正確になり作成にかかる時間も短く済みます。
理想は、会議終了から24時間以内の共有です。次のアクションを止めないためにも、できるだけ早く関係者へ展開するスピード感を大切にしてください。
ひと口に議事録といっても、会議の目的によって重点を置く項目は変わります。代表的な3つのシーンを取り上げ、それぞれの書き方とフォーマットをご紹介します。
定例会議では、前回からの進捗状況と新たに生じた課題、そして次回までのネクストアクションが記録の中心です。
状況の変化を時系列で追える構成にすると、見返したときに流れを把握しやすくなります。
【記載例】
|
■ 基本情報 日時：202X年X月X日 10:00〜11:00 場所：Zoomミーティング（URL：https://zoom.us/j/xxxxxxx） 参加者：〇〇、〇〇、〇〇（作成者：〇〇） ■ 本日のアジェンダ
■ 決定事項（結論）
■ 前回からの進捗・報告事項
■ 新たな課題と対策 課題：Aプロジェクトの開発リソース不足。 対策：別チームからエンジニアを1名アサインする方向で調整。 ■ Next Action（タスク） [〇〇] Aプロジェクトのスケジュール引き直し（X月X日まで） [〇〇] エンジニア増員の社内調整（X月X日まで） |
ブレスト会議では、絞り込まれた結論だけでなく、そこへ至るまでに出たアイデアにも価値があります。
採用しなかった案も含めてカテゴリ別に残しておくと、後日、なぜ見送ったのかをたどりやすくなります。
【記載例】
|
■ 基本情報 日時：202X年X月X日 14:00〜15:30 場所：Zoomミーティング（URL：https://zoom.us/j/xxxxxxx） 参加者：〇〇、〇〇、〇〇（作成者：〇〇） ■ 会議のゴール（テーマ）
【SNS活用系】
【オフライン連動系】
■ Next Action（タスク） [〇〇] 決定した2案の概算見積もり作成（X月X日まで） [〇〇] 次回ブレスト会議のリスケジュール（本日中） |
商談では、合意した条件や顧客からの要望、次回アポイントを正確に残すことが、認識の齟齬を未然に防ぎます。自社の持ち帰り事項を明記しておくと、対応漏れの防止にもつながります。
【記載例】
|
■ 基本情報 日時：202X年X月X日 13:00〜14:00 場所：Zoomミーティング（URL：https://zoom.us/j/xxxxxxx） 参加者： （自社）〇〇、〇〇（作成者） （先方）株式会社△△ 〇〇様、〇〇様 ■ 商談目的
■ 決定事項・合意事項 導入時期：202X年X月X日を目標に進行することで合意。 対象プラン：スタンダードプラン（月額X万円）で決定。 ■ 先方からの要望・懸念点 【要望】導入時の初期設定サポートをつけてほしい。 【懸念】既存システムからのデータ移行に不安があるとのこと。 ■ 自社の宿題事項（持ち帰り確認） データ移行を自社で代行した場合の追加費用について、社内で確認し見積もりを提出する。 ■ 次回アポイント 日時：202X年X月X日 10:00〜 アジェンダ：追加見積もりの提示、契約書の確認 ■ Next Action（タスク） [自社/〇〇] 追加見積書・提案書の作成と送付（X月X日まで） [先方/〇〇様] 社内での稟議・決裁の進行（X月X日目処） |
ここまで紹介したコツを実践すれば議事録の質は高まりますが、手作業である以上、作成にかかる時間そのものは大きく減りません。そこで近年広がっているのが、AIを使った議事録作成の自動化です。
手書きやタイピングで議事録を取る場合、想像以上に時間や手間がかかります。特に、記録に集中するあまり、会議中の議論に十分参加できなくなることは少なくありません。
また、会議後には議事録の整理や清書が必要になり、その作業に多くの時間を費やす場合もあります。こうした負担が積み重なると、本来注力すべき業務に使える時間が減ってしまうでしょう。
さらに、議事録作成のノウハウが特定の担当者に依存すると、担当者の不在時や異動時に業務が滞るリスクも生じます。
議事録づくりは「人間がゼロから作成する」ものから、「AIがまとめた下書きを人が確認する」スタイルへと変化しつつあります。AIは会議の音声をリアルタイムでテキスト化し、要点を自動でまとめることが可能です。
こうした機能を活用すると、担当者はメモを取る負担を軽減し、会議中の議論に集中しやすくなります。会議後も、要約内容の確認や必要に応じた修正が中心となるため、議事録作成にかかる工数の削減が期待できるでしょう。
結果、これまで議事録作成に費やしていた時間を、ほかの業務へ充てやすくなります。
数あるAIツールのなかでも、すでにZoomを利用している企業にとって導入のハードルが低いのが、Zoom Workplaceに搭載されたZoomのAI機能です。有料のZoom Workplaceプランであれば追加料金なしで利用でき、会議の記録からその後の業務までを一気通貫で支援します。
Zoom Workplaceは、Web会議だけでなくチャットや電話、メール、ホワイトボードなどを一つに束ねた統合プラットフォームです。
標準搭載のAI機能により、会議で生まれた情報をそのままチームの作業へ流し込むことが可能です。ツールを行き来する手間が減り、議事録を起点とした業務全体がスムーズに行えます。
Zoom Workplaceについては、ぜひ以下のリンクよりご確認ください。
会議が終わると、AIが内容を自動で要約し、話題ごとにチャプター分けされたレポートを生成します。ネクストアクションも自動で抽出されるため、ToDoを書き出す必要はありません。
さらに便利なのは、会議に遅れて参加した際の機能です。それまでの議論の流れをAIへ質問すれば、要点を確認したうえで議論へ合流できます。生成された要約は、共同編集できるドキュメントへ連携し、チームでそのまま活用ができます。
会議の音声を扱うAIツールでは、データの取り扱い方針も確認しておきたいポイントです。
Zoomは、顧客の音声やビデオ、チャットなどのデータをAIモデルの学習に使用しません。機密性の高い情報を扱う企業でも活用しやすいよう、プライバシーやセキュリティへの配慮を行っています。
データの取り扱いに関する詳細は公式サイト内で公開しているため、ぜひ導入前にご確認ください。
議事録の書き方には、目的の理解や基本構成の徹底、読み手を意識した簡潔な表現など、おさえておくとよい基本の型があります。決定事項とタスクを明確にし、経緯と切り分けて記録するだけでも、議事録の伝わりやすさは大きく変わるでしょう。
一方で、手作業による作成には時間のロスや属人化といった課題があります。質を保ちながら負担を減らしたい場合は、AIによる自動化がおすすめです。
ZoomMateは議事録の生成から要約、タスク抽出までを任せられます。会議運用の見直しを検討している方は、ぜひ導入をご検討ください。
