Cinq façons d’améliorer votre productivité grâce aux outils de rédaction basés sur l’IA

Nous avons tous certaines tâches que nous repoussons inlassablement au lendemain. Pour beaucoup, la rédaction de communications professionnelles en fait partie, qu’il s’agisse d’e-mails destinés aux clients ou aux prospects, d’un compte rendu de projet ou même de l’ordre du jour d’une réunion d’équipe. Si la vue d’une fenêtre de chat ou d’e-mail vide suffit à vous décourager, ou si vous estimez consacrer trop de temps à la composition de messages, les outils de rédaction optimisés par l’IA sont une solution efficace pour améliorer votre productivité.

L’intelligence artificielle peut vous faire gagner beaucoup de temps en rédigeant des brouillons de messages à votre place. Avant que vous n’utilisiez certaines des applications disponibles, nous allons vous expliquer comment elles fonctionnent et comment elles peuvent vous aider. Découvrez les fondamentaux des outils de rédaction basés sur l’IA et les avantages qu’ils peuvent vous apporter. 

Pour mieux comprendre le fonctionnement et l’utilité des outils de rédaction basés sur l’IA, il est préférable de maîtriser des notions telles que l’IA générative et les grands modèles de langage. Dans les grandes lignes :

• L’IA générative est un type d’intelligence artificielle permettant de générer de nouveaux contenus, comme des messages, des images, de la musique, et bien plus encore. Les modèles sur lesquels repose l’IA générative sont entraînés avec des données existantes. La variété des contenus d’origine explique comment l’IA générative parvient à s’adapter à différents types de formats.
• Un grand modèle de langage (Large Language Model, LLM) est un type de modèle utilisé par l’IA générative pour créer des textes. Ces LLM sont entraînés avec d’énormes quantités de données pour générer des textes qui semblent être écrits par de vraies personnes en prédisant le mot qui suit dans une séquence en fonction du contexte. ChatGPT est l’un des LLM les plus connus, mais il en existe beaucoup d’autres.

Les outils de rédaction basés sur l’IA exploitent les LLM pour générer des textes en fonction des demandes des utilisateurs. En d’autres termes, il suffit de décrire (saisir) le type de message souhaité au modèle d’IA pour que le système assemble des mots et forme un message (texte) correspondant à votre demande.

Il existe une multitude d’outils basés sur l’IA générative qui peuvent vous aider à rédiger n’importe quel type de message, qu’il s’agisse de textes courts (comme une annonce, une publication sur les réseaux sociaux ou un e-mail) ou de textes plus longs (comme une lettre à votre assurance ou des communications professionnelles). Voici quelques exemples d’utilisation de l’IA pour vous aider à créer des contenus de qualité.

1. Gagner du temps dans la rédaction d’un brouillon

Parfois, le plus dur, c’est de commencer. En particulier face à une page blanche. Les outils de rédaction basés sur l’IA peuvent générer un premier jet en quelques secondes. Ainsi, même si le résultat obtenu ne correspond pas exactement à ce que vous souhaitez, vous disposez d’une base pour commencer à travailler. Retoucher un brouillon peut paraître moins intimidant que de partir de zéro. Vous pouvez également modifier votre demande initiale et générer un autre brouillon.

2. Réaliser des tâches répétitives ou ennuyeuses

Rédiger des e-mails de prospection à froid ou des messages de suivi pour des discussions instantanées peut prendre des heures. Ces messages répétitifs peuvent efficacement être délégués à un assistant de rédaction basé sur l’IA, qui composera et adaptera en un rien de temps le contenu des messages en fonction du destinataire.

3. Trouver le bon ton

Nous n’employons pas le même registre quand nous nous adressons à un collègue de travail ou au PDG d’une entreprise avec qui nous sommes en pleine négociation. Même si le fond du message est identique, la forme peut être légèrement différente. C’est pourquoi le ton du message a toute son importance. Les outils de rédaction basés sur l’IA ne se contentent pas de générer du texte : ils choisissent des termes adaptés au ton recherché. Ainsi, vous pouvez préciser dans votre demande si vous souhaitez un ton « plus sérieux » ou au contraire « plus chaleureux », ou encore paraître « plus persuasif » en fonction de votre destinataire ou de la situation.

4. Trouver l’inspiration et sortir des sentiers battus

Si les objets et les corps de vos e-mails manquent d’originalité, votre assistant de rédaction basé sur l’IA peut vous aider à les reformuler. Optez pour des demandes plus originales, comme « écrire des objets d’e-mails comprenant des jeux de mots sur ABC Widgets » ou « rédiger un e-mail de suivi pour un client amateur de snowboard ». Le résultat peut vous donner des idées pour reformuler votre demande ou vous orienter vers un nouveau style de communication.

5. Préserver votre énergie créative

Consacrer une grande partie de sa journée à des tâches ennuyeuses peut être épuisant mentalement. En confiant la rédaction à un générateur de contenu optimisé par l’IA, vous libérez du temps que vous pouvez ainsi consacrer à des tâches qui nécessitent créativité et pensée critique, des compétences propres à l’être humain.

L’outil de rédaction idéal est celui qui s’intègre parfaitement à votre manière de travailler et qui vous fait gagner en productivité. En fonction de votre activité, il est préférable d’opter pour une application ou un outil spécifiquement conçu pour votre type de communication. Il existe des outils d’IA spécialisés dans la rédaction pour les blogs, les publicités, les descriptions de produits, les campagnes marketing, et même les événements. 

Toutefois, si vous recherchez un outil pour vos communications ordinaires, telles que les e-mails et discussions instantanées, vous pouvez vous contenter d’un assistant IA. S’il est intégré à des outils que vous utilisez déjà au quotidien, c’est encore mieux. 

Beaucoup d’outils de rédaction basés sur l’IA fonctionnent de la même façon. Ils se présentent sous la forme d’une zone de texte, dans laquelle vous devrez saisir votre demande, et d’une fenêtre, qui servira à afficher le texte généré. Souvent, il suffit de suivre les quelques étapes ci-dessous pour obtenir le message souhaité :

1. Commencez par saisir quelques instructions dans la zone de texte, en précisant le sujet et le ton du message. Par exemple : « Rédiger un e-mail pour un prospect afin de programmer une réunion sur notre nouveau produit, ABC Widgets. Employer un ton chaleureux et professionnel. » 
2. L’outil utilisera l’intelligence artificielle pour générer un contenu correspondant à votre demande. Lisez le message et vérifiez qu’il répond à vos attentes. Formule-t-il une demande de rendez-vous ? Utilise-t-il le bon ton ? 
3. Relisez le message et adaptez-le à votre style de rédaction. Remplacez certains mots pour que le message vous ressemble davantage ou pour corriger certains détails. Si vous souhaitez modifier le message, ajoutez des instructions ou des informations à votre demande. Vous pouvez, par exemple, exiger un message plus long ou un ton plus informel.
4. Quand vous êtes satisfait du message, appuyez sur Envoyer (ou copiez-le pour le coller dans l’application de votre choix).

Si vous souhaitez améliorer vos communications et votre productivité, Zoom AI Companion peut générer des messages à votre place dans Zoom Mail et Zoom Team Chat. Vous pouvez ainsi consacrer moins de temps au traitement des messages dans votre boîte de réception et votre application de chat.

Comme AI Companion est compris dans les forfaits disponibles pour la plateforme Zoom et qu’il ne s’agit pas d’un outil distinct, vous n’avez qu’à rechercher l’icône AI Companion dans Team Chat ou dans Zoom Mail pour commencer. Cliquez sur l’icône aux deux étoiles scintillantes d’AI Companion pour qu’il vous aide à rédiger des messages basés sur votre invite et sur le contexte de chats ou d’e-mails précédents Notre approche fédérée en matière d’IA consiste à employer différents LLM en fonction de la tâche demandée afin de garantir des résultats de grande qualité.

Vous pouvez relire votre brouillon et modifier la longueur du texte, changer le ton ou apporter votre touche personnelle.

Laissez l’intelligence artificielle de Zoom réduire votre charge de travail et vous libérer du temps pour vous consacrer aux tâches les plus importantes. 

Si vous débutez avec AI Companion, consultez notre guide de prise en main de votre assistant IA. Vous n’avez pas encore essayé AI Companion ? Les utilisateurs du forfait Zoom Workplace Basique peuvent souscrire un forfait payant éligible.*

* Remarque : AI Companion peut ne pas être disponible dans toutes les régions ni pour tous les secteurs d’activité