小型企业技术技巧：Zoom Workplace 高效办公指南

作为小型企业所有者，您必须具备拼搏精神。您需要在当今竞争激烈的市场中找到突破口——触达新受众、自动执行流程、提高效率并实现“事半功倍”，同时避免团队负担过重。正确的技术有助于解决这些问题，甚至还能让您受益匪浅。

美国商会的一项 2024 年研究显示，99% 的小型企业所有者至少使用一种技术平台或工具来经营企业，其中 47% 的人使用四种或多种平台。五分之二的小型企业所有者 (40%) 表示其正在使用生成式 AI，这一比例几乎是 2023 年生成式 AI 用户比例 (23%) 的两倍。

但有的人可能仍未意识到，只需借助一个平台即可满足其通信和协作需求，并内置生成式和代理式 AI。Zoom Workplace 搭载 AI Companion，将电话、团队聊天、白板、会议、智能文档和支持的第三方集成整合至单一用户体验中。

无论您是希望为现有客户群提供更多服务，还是致力于积极拓展业务，不妨通过以下技巧了解 Zoom Workplace 如何助您节省更多时间，同时实现投资回报最大化。

美国商会的小型企业调查报告显示，91% 的企业表示，他们对 AI 在未来帮助企业发展方面持乐观态度。然而，22% 没有使用 AI 的企业认为，成本问题是采用 AI 的障碍。

虽然有些公司会对每位用户的AI功能收取额外费用，但 Zoom AI Companion 已包含在您符合条件的付费 Zoom 计划中，无额外费用。* 

只需在主持 Zoom 会议时点击 AI Companion 火花图标即可。这样，您就可以开启会议摘要功能，也可以提出类似于“跟上进度”的问题，了解到目前为止讨论的细节。 

除了总结会议内容外，AI Companion 还可以帮助您撰写电子邮件和聊天消息、在白板上进行头脑风暴和整理内容，并在 Zoom Phone 上优先处理语音邮件和总结电话内容。您可以让 AI Companion 从会议转写文字中提取信息，以便在 Zoom Docs 中快速启动项目简报、博客文章或其他内容。您无需花费时间查看同事的日历来安排下次会议——AI Companion 可以查看可用时间并代表您安排会议。

这些功能使您能够更高效地工作，这意味着您可以将宝贵的时间用于更有意义的工作。访问我们的 AI Companion 页面，了解您的小型企业利用 AI 提升工作效率的具体方法。

您或许对 Zoom Workplace 并不陌生，这款应用可用于加入 Zoom Meetings。但是，您还可以通过 Zoom Workplace 桌面应用来完成更多任务：

• 通过 Zoom Team Chat 与团队成员交流，该功能已包含在所有 Zoom 账户中——您可以创建包含多个成员的频道，或发送一对一私信。您甚至可以添加外部联系人并与其聊天，这种沟通方式相比电子邮件更加便捷、迅速且条理清晰。
• 将您的 Google 或 Microsoft 日历连接到 Zoom 账户，以便通过 Calendar 选项卡查看所有会议。只需点击几下，即可加入 Zoom Meetings（再也不用寻找会议链接了！），您还可以在 Zoom Workplace 应用中借助 AI Companion 直接安排会议，或解锁更多功能。
• 将您的 Google 或 Microsoft 电子邮件账户与您的 Zoom 账户连接（或通过 Zoom Mail 设置免费电子邮件地址），以便轻松访问电子邮件消息而无需导航到其他应用。您甚至可以使用 AI Companion 协助撰写电子邮件。
• 如果您已配置 Zoom Phone，则可使用 Zoom Workplace 应用中的软电话界面拨打电话、查看和收听语音信箱内容、发送短信等。AI Companion 也能助您一臂之力，实现通话后摘要生成、语音信箱智能排序和任务提取等功能。
• 使用一套内置的生产力工具来创建笔记、视频剪辑和白板，并可轻松地与同事共享。
• 如果您拥有 Workvivo，您可以直接在应用中访问，查看同事的帖子，为队友点赞，阅读公司新闻，并探索不同的部门空间。

如果您还未完成应用部署，请下载 Zoom Workplace 应用的最新版本，然后浏览顶部导航栏中的选项卡，了解如何在工作中充分利用 Zoom 的丰富功能。

预约安排应用可以帮助您的团队减少安排与潜在客户、客户和大客户会面所需的时间。您的客户只需点击安排链接，选择适合他们的日期和时间，即可在您的日历上预约一个时段，而无需通过来回发送电子邮件来安排预约。 

如果您拥有 Zoom Workplace 商业版或商业版 Plus 账户，那么您可以直接在桌面或移动应用中使用 Zoom Scheduler，而无需支付额外费用。Zoom Scheduler 与您的 Google、Microsoft 或 Zoom 日历同步来使预订变得简单，而且您无需担心发送包含 Zoom 会议链接的电子邮件的问题 — 一切都会自动处理。

如果您的 Zoom Workplace 套餐不附带 Scheduler，您可以添加它，且价格低于 Calendly 等其他安排应用。了解更多有关 Zoom Scheduler 与 Calendly 的比较的信息。

重要对话不会随着 Zoom 会议的结束而终止。事实上，很多关键待办事项、讨论和决策都发生在 Zoom 通话结束之后。了解如何在整个会议生命周期（会前、会中和会后所花费的时间）中使用 Zoom Workplace 是高效利用时间的关键所在。

在 Zoom Workplace 应用中安排会议时，点击启用持续会议聊天的选项。这样，您就可以事先与会议参会者开始群聊，以协调议程项目或分享会前材料以供审阅。会议开始后，您可以回看这些消息，并在会议中继续聊天。会议结束后，则可以在 Team Chat 中继续对话。您可以分享 AI Companion 会议摘要，并重新访问讨论话题，以结束未完成项目的讨论。

根据 Zoom 委托进行的 2024 年 Morning Consult 调研，82% 的受访小型企业所有者表示其使用电话保持联系，而在员工人数超过 1,000 人的公司中，这一比例为 70%。**即使在数字时代，电话通信仍然至关重要，但它需适应企业的移动或混合办公模式。

Zoom Phone 将您的电话通信带入云端，让您和您的员工可以从 Zoom Workplace 桌面或移动应用访问您的业务电话。这意味着，无论您身处办公室、家中还是移动场景，都可以通过任何兼容设备拨打和接听电话。您也可以根据需要保留现有的兼容座机，或从我们领先的硬件合作伙伴处选择受支持的桌面电话和会议电话。

以下是 Zoom Phone 帮助改善员工和客户之间沟通的几种方式：

• 员工可借助 Zoom Phone 的 AI Companion 功能节省时间，实现通话与短信摘要生成、语音邮件智能分级等操作。
• 您可以将最喜欢的业务工具与 Zoom Phone 结合使用。我们的电话解决方案与 Salesforce、Google G-Suite、ServiceNow 和 HubSpot 等重要应用程序集成。
• 在 Zoom Phone 中添加和管理用户非常简单。因此，对于那些身兼数职、缺乏 IT 资源来管理更复杂解决方案的小型企业所有者来说，它尤其适用。
• 您可以设置呼叫队列，帮助缩短响应时间。通过将呼叫路由到指定的用户群组（例如销售或支持团队），以便第一个有空的人员及时接听电话，从而对客户咨询进行分类和管理。
• 员工在通话时可能需要快速绘制草图或调取文档，以便与通话对象共同审阅。借助 Zoom Workplace，员工可以在需要时从电话通话轻松切换为视频会议，解锁更多高效沟通方式。

如果您想了解更多使用 Zoom 经营小型企业的技巧，请查看我们的点播网络研讨会，其中详细介绍了 Zoom Workplace 十大省时功能，可帮助像您这样的小型企业领导者提升工作效率。