5 mẹo cộng tác trên nền tảng Zoom Workplace mới để nâng cấp ngày làm việc của bạn

Một trong những thách thức lớn nhất khi cộng tác trong môi trường làm việc nhiều khía cạnh ngày nay chính là khả năng theo dõi tất cả các thông tin được trao đổi qua lại giữa các nhóm và dự án khác nhau. Quá nhiều công cụ cộng tác và kênh giao tiếp riêng biệt khiến mọi người khó cập nhật thông tin. 

Tin tốt là việc cộng tác với đồng nghiệp, đối tác và khách hàng của bạn giờ đây trở nên dễ dàng hơn rất nhiều với Zoom Workplace! Giờ đây, bạn có thể thúc đẩy ngày làm việc của mình bằng một ứng dụng duy nhất bao gồm Zoom AI Companion,trợ lý AIcủa chúng tôi, giúp bạn giảm việc chuyển đổi ngữ cảnh, thời gian tìm kiếm thông tin và giao tiếp sai. 

AI Companion được tích hợp trong toàn bộ Zoom Workplace, hỗ trợ bạn soạn tin nhắn trong cuộc trò chuyện hoặc email, sắp xếp các ý tưởng trên bảng trắng, và tóm tắt cuộc họp, cuộc gọi điện thoại và tin nhắn trò chuyện. Không chỉ giúp tiết kiệm thời gian qua các khả năng như ưu tiên hộp thư thoại trên Zoom Phone, AI Companion còn có thể giúp bạn thống nhất mọi người bằng cách xác định các bước tiếp theo trong cuộc họp, cho phép tinh gọn cách thức làm việc và tối đa hóa năng suất trên khắp nền tảng.

Sức mạnh thực sự của Zoom Workplace nằm ở khả năng giúp bạn sắp xếp ngày làm việc xoay quanh hoạt động cộng tác hiệu quả, cho phép kết nối tốt hơn với những người và dự án mà công việc của bạn có liên quan chặt chẽ. Sau đây là năm điều bạn có thể làm để tận dụng tốt nhất trải nghiệm mới này.

Với một nhóm hoặc dự án thì các cuộc họp chính là yếu tố then chốt cho hoạt động cộng tác. Bạn có thể tổ chức cuộc họp định kỳ hàng tuần với cùng một nhóm người để thảo luận về tiến độ của dự án cụ thể, cũng như cần theo dõi diễn biến trong khoảng thời gian giữa các cuộc họp. 

Lần tới, khi tạo cuộc họp mới (hoặc chuỗi cuộc họp định kỳ), hãy nhớ bật tùy chọn kích hoạt trò chuyện cuộc họp liên tục. Điều này sẽ tạo ra kênh trò chuyện liên tục gắn với ID cuộc họp đó.

Bạn có thể trò chuyện trước với nhóm, tiếp tục trò chuyện khi cùng nhau tham gia cuộc họp, cũng như duy trì thảo luận giữa các cuộc gọi. Tất cả tài liệu, hình ảnh và tệp được chia sẻ trong cuộc họp có thể được thêm vào thẻ Tài nguyên của phần trò chuyện cuộc họp liên tục và sắp xếp theo loại tài nguyên để mọi người dễ dàng tìm thứ họ cần.

Trong thẻ Calendar và Meetings mới được sắp xếp tinh gọn trong Zoom Workplace, bạn có thể nhấp vào từng thẻ cuộc họp để hiển thị đầy đủ thông tin chi tiết của cuộc họp đó. Tại đây, bạn có thể tải lên các mục bổ sung cho cuộc họp, bao gồm chương trình họp và bảng trắng để người dự thính khác biết nơi tìm những mục này. Bạn cũng có khả năng truy cập mục trò chuyện cuộc họp liên tục tại đây, bắt đầu trò chuyện hoặc gửi email tới người được mời từ thẻ cuộc họp.

Để dùng thử chế độ xem mới này, hãy nhấp vào Cài đặt trong cổng tài khoản trực tuyến. Bật cài đặt để kích hoạt trải nghiệm thẻ Meetings mới (đảm bảo đã kết nối lịch Google hoặc Microsoft 365 hoặc bắt đầu với Zoom Mail và Zoom Calendar). Sau đó, nhấp vào thẻ Calendar trong Zoom Workplace để xem lịch trình và thêm hoặc truy cập các tài nguyên cho cuộc họp sắp tới.

Nếu là người quản lý nhóm, bạn có thể giúp đồng nghiệp dễ dàng tham gia vào tất cả các cuộc trò chuyện phù hợp. Tạo không gian chung trong Team Chat và thêm tất cả các thành viên trong nhóm, sau đó thêm tất cả các kênh trò chuyện mà họ cần biết, từ kênh của toàn phòng ban đến các cuộc trò chuyện theo dự án — tất cả mọi người trong không gian này sẽ tự động được thêm vào kênh mà họ chưa tham gia. Khi nhóm mở rộng, bạn có thể dễ dàng thêm thành viên mới vào không gian chung để tiết kiệm thời gian hướng dẫn nhập môn bằng cách cấp quyền truy cập vào tất cả các kênh họ cần, thay vì thêm họ vào từng kênh riêng lẻ theo cách thủ công.

Để bắt đầu, hãy truy cập thẻ Team Chat và nhấp vào biểu tượng dấu +, rồi chọn Không gian chung. Bạn có thể đặt tên không gian, thêm thành viên (thậm chí thêm kênh có sẵn) và tùy chỉnh các tùy chọn. Sau khi tạo không gian, hãy tiếp tục thêm thành viên và các kênh dựa trên nhu cầu của nhóm.

Cuộc họp video đóng vai trò cốt lõi trong cách các nhóm giao tiếp và cộng tác, đặc biệt là khi nhân viên, khách hàng, đối tác và nhà cung cấp ở nhiều địa điểm khác nhau. Tuy nhiên, trải nghiệm cuộc họp truyền thống, lặp đi lặp lại có thể hơi nhàm chán và khiến người dự thính không muốn tương tác.

Trải nghiệm Zoom Meetings mới của chúng tôi giúp việc cộng tác trở nên dễ dàng hơn và có thể thực hiện ngay khi bạn cần. Giờ đây, bạn có thể chia sẻ và cùng chỉnh sửa bảng trắng và ghi chú, cũng như cộng tác trên tài liệu từ Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox, Box và Microsoft Sharepoint, ngay trong cuộc họp — không phải chuyển qua lại giữa cửa sổ cuộc họp và tài liệu đang mở. Hãy thử trải nghiệm tính năng này bằng cách nhấp vào Chia sẻ và chọn thẻ Tài liệu. 

Ngoài những khả năng cộng tác hữu ích này, trải nghiệm cuộc họp mới còn có:

• Thanh công cụ được tinh giản, giúp bạn dễ dàng bật AI Companion, chia sẻ màn hình và tìm công cụ cho người chủ trì.
• Chế độ xem nhiều diễn giả mới, mang đến góc nhìn sinh động hơn về những người đang phát biểu tích cực.
• Các tùy chọn để thêm giao diện mới mẻ với màu chủ đề tùy chỉnh mới và chỉnh sáng chân dung, giúp làm mờ nền, đồng thời giúp bạn trở nên nổi bật trong cuộc họp. Người chủ trì cũng có thể thêm ảnh nền cho cuộc họp.
• Chất lượng âm thanh tốt hơn trong môi trường mở nhờ khả năng tách lọc âm thanh được cá nhân hóa, giúp âm thanh giọng nói của bạn rõ hơn trong cuộc họp và loại bỏ tạp âm nền. 

Với những nhân viên làm việc theo hình thức kết hợp hoặc tại văn phòng, đặt chỗ ngồi đang trở thành một điều thường thấy trong trải nghiệm nơi làm việc. Nếu bạn hiện đang sử dụng Đặt trước không gian làm việc trên điện thoại hoặc trong cổng tài khoản Zoom trực tuyến để đặt chỗ, thì giờ đây bạn có thể làm điều này ngay trong ứng dụng Zoom Workplace sử dụng thẻ Không gian làm việc mới. 

Bạn còn được hỗ trợ thêm trong việc chọn không gian làm việc qua các đề xuất thông minh của chúng tôi. Trong thẻ Không gian làm việc, hãy nhấp vào biểu tượng robot ở bên trái để nhận đề xuất được hỗ trợ bởi AI về những ngày thích hợp nhất để đi làm tại văn phòng (tùy thuộc vào thời gian mà những người bạn cộng tác nhiều nhất đặt chỗ) và vị trí ngồi tốt nhất (tùy thuộc vào sở thích và khoảng cách gần với những người bạn cộng tác thường xuyên nhất).

Bạn rất nóng lòng muốn bắt đầu với Zoom Workplace? Hãy cập nhật Ứng dụng Zoom dành cho máy tính lên phiên bản 6.0 trở lên để bắt đầu sử dụng các khả năng và trải nghiệm mới đã nêu ở trên. 

Đón chờ các tính năng sắp tới mà chúng tôi sẽ triển khai trong vài tháng nữa như Hỏi AI Companion, giúp tập hợp thêm nhiều khả năng trên nền tảng cho bạn.

Ghi chú của biên tập viên: Blog này được xuất bản lần đầu vào tháng 7 năm 2016 và được cập nhật vào tháng 4 năm 2024 với các sản phẩm và tính năng cộng tác mới nhất của Zoom.