Как ИИ-блокнот поможет Вам сэкономить время и не отвлекаться от работы

Если вам когда-либо приходилось вести заметки на конференции, вы знаете, как это сложно. Вы стараетесь точно записать то, что говорит человек, но, если вы на мгновение отвлечетесь, вы можете упустить важную деталь. Более того, вам сложнее полноценно участвовать в обсуждении, если вы слушаете и вводите текст. Затем после конференции вам нужно отредактировать заметки, выделить важные дальнейшие шаги и отправить сводку остальным участникам коллектива. Все эти задачи снижают вашу продуктивность и могут препятствовать коллективной работе. Однако помощь уже на подходе: инструмент для ведения заметок на базе ИИ — это именно то, что вам нужно.

Сегодня многие обращаются к инструментам и приложениям для видеосвязи на базе ИИ с целью автоматизации заметок и создания сводок по итогам конференций. ИИ в этом случае выполняет роль ассистента, который всегда под рукой и готов вести заметки и отслеживать обсуждаемые вопросы, позволяя вам сосредоточиться на самой беседе. Не говоря уже о том, что краткий конспект с ключевыми моментами существенно облегчит написание электронного письма в продолжение разговора.

Узнайте, какую пользу Вы можете извлечь из инструмента для ведения заметок с искусственным интеллектом - и почему он может стать Вашим новым лучшим другом на совещаниях.

Генеративные модели ИИ, пожалуй, наиболее известны тем, что генерируют сообщения на основе подсказок, но они также отлично справляются с обобщением информации. Они используют обработку естественного языка (NLP) для синтеза длинных сообщений в короткие резюме, включающие ключевые моменты текста.

Приложение для ведения заметок на базе ИИ транскрибирует разговор на конференции и использует расшифровку в качестве текстового ввода для создания сводки конференции. Многие приложения для ведения заметок также определяют ключевые моменты и задачи, основываясь на контексте звонка. 

Для генерирования сводки конференции многим приложениям для ведения заметок требуется полная запись конференции. Если вы не хотите, чтобы ваша конференция записывалась, найдите инструмент, которому это не требуется — например, Zoom AI Companion может создать сводку конференции без записи.

Процесс ведения заметок во время конференций и последующее распределение задач между коллегами нередко занимает немало рабочего времени. Согласно опросу, проведенному компанией Morning Consult,* почти 75% руководителей команд сообщили, что выполняют эти задачи как минимум несколько раз в неделю, а 48% признались, что тратят на ведение заметок больше времени, чем хотелось бы.

Инструмент для ведения заметок на базе ИИ может помочь вам сэкономить время, но этим его роль не ограничивается. Далее описано несколько преимуществ использования приложения для ведения заметок на базе ИИ.

Сосредоточьтесь только на конференции

При ведении заметок вы концентрируетесь на конкретной задаче, а не на участии в обсуждении. Переложите эту работу на инструмент для ведения заметок на базе ИИ, чтобы полноценно участвовать в конференции.

Не упускайте ни одной детали 

Бывало ли у вас, что вы на секунду отвлеклись — и в этот момент прозвучала важная информация? Благодаря инструменту на базе ИИ вы получите полную и непрерывную сводку конференции — даже если что-то упустили лично. А еще вы можете задать вопрос прямо во время конференции — без необходимости перебивать разговор.

Используйте время эффективнее

Прежде чем поделиться заметками с коллегами, каждый раз требуется время на их редактирование и упорядочивание. Сводки конференций, созданные с помощью ИИ, готовы к просмотру и публикации сразу после конференции — чтобы вы могли быстрее поделиться важными выводами с командой. Некоторые инструменты автоматизируют этот процесс, отправляя сводку участникам сразу после встречи — по электронной почте или в чате.

Догоните пропущенные встречи

Если у вас плотный график и запланировано несколько дел одновременно, без паники! Вместо того чтобы расспрашивать коллег о новостях (и полагаться на их заметки, которые, к тому же, могут оказаться неполными), наверстайте упущенное с помощью сводки конференции, сгенерированной ИИ.

Повысьте рентабельность инвестиций

Участие в конференциях и ручное ведение заметок может отнимать несколько часов продуктивного времени еженедельно. Инструмент на базе ИИ поможет сэкономить это время и сосредоточиться на более важных задачах. Калькулятор ROI позволит рассчитать потенциальную экономию средств при использовании ИИ-инструмента для заметок — с учетом количества сотрудников и сэкономленного времени.

Хорошая новость заключается в том, что, возможно, у вас уже есть инструменты ведения заметок на базе ИИ, необходимые для автоматической доставки заметок в папку «Входящие» после каждой конференции Zoom. Если у вас есть подходящий платный план Zoom, у вас уже есть доступ к AI Companion (если у вас нет соответствующего тарифного плана, вы можете перейти на него уже сегодня). Возможно, вам придется попросить администратора Zoom включить некоторые функции. С помощью дополнения Настраиваемый AI Companion вы сможете использовать AI Companion на сторонних конференциях, таких как Microsoft Teams и Google Meet, а в ближайшее время появится поддержка Cisco Webex.

AI Companion использует расшифровку конференции для создания детализированной сводки, так что вам не нужно записывать конференцию, если вы этого не хотите. Он упорядочивает сводку по темам, чтобы вы могли легко понять, что обсуждалось и кто что сказал. Важно отметить, что он также определяет дальнейшие шаги и задачи на основе содержания встречи. А если вам нужен лишь короткий абзац про то, о чем шла речь на конференции, обратите внимание на быстрый обзор в верхней части для создания сокращенной версии сводки. 

При использовании AI Companion вы получаете предустановленные шаблоны для сводок ваших конференций. С помощью дополнения «Настраиваемый AI Companion» можно даже настраивать сводки конференций с помощью индивидуальных, практичных шаблонов, специально разработанных для отражения тона, структуры и фокуса конференции.