Конференции и чаты ИИ

How an AI note taker helps you save time and stay focused

Zoom My Notes ведет заметки за вас: автоматически расшифровывает конференции и составляет сводки.

8 мин. на чтение

Опубликовано: 21 ноября 2023 г.

Улыбающаяся женщина сидит за ноутбуком в офисе.
Robin Bunevich
Робин Буневич
Менеджер по маркетингу продукции, Zoom AI

Робин Буневич (Robin Bunevich) — менеджер по маркетингу продуктов компании Zoom. Она управляет маркетингом продуктов и стратегией в отношении Zoom AI. Робин Буневич в течение трех лет руководила маркетингом продуктов Zoom для проведения мероприятий и выпустила Zoom Events — один из продуктов Zoom, быстро набирающих популярность, а сейчас помогает организациям беспрепятственно внедрять ИИ в рабочие процессы. До работы в Zoom она отвечала за маркетинг мероприятий в реальном времени газеты The New York Times и сыграла важную роль в переходе организации на программу полностью виртуальных мероприятий в марте 2020 года. В Zoom Робин применяет свой более чем 15-летний опыт работы в области маркетинга и рекламы для повышения осведомленности об ИИ-решениях Zoom и их внедрения.

If you’ve ever been assigned to take notes in a meeting, you know the struggles. You’re trying to write down what every person said accurately, but if your attention shifts for just a moment, you might miss an important detail. It’s harder to participate in the discussion fully if you’re occupied with listening and typing. Then after your meeting, you need to clean up your notes, capture crucial next steps, and send your summary to the rest of the team. All these tasks eat away at your ability to be productive and can stop collaboration in its tracks. But help is at hand: an AI note taker is just the tool you need.

Many people are turning to AI meeting apps and tools to automate note taking and summarize meeting information. It’s like having an AI assistant by your side during meetings, taking notes, and keeping track of discussion items so you can focus on the conversation. Not to mention, having a meeting summary with key points to refer back to makes writing that follow-up email much easier.

See how you can benefit from an AI note taking tool — and why it just might become your new best friend in meetings.

Как работают ИИ-стенографисты

Генеративные модели ИИ, пожалуй, наиболее известны тем, что генерируют сообщения на основе подсказок, но они также отлично справляются с обобщением информации. Они используют обработку естественного языка (NLP) для синтеза длинных сообщений в короткие резюме, включающие ключевые моменты текста.

ИИ-стенографист автоматически расшифровывает разговор на конференции, а затем на основе полученной расшифровки формирует краткий итог обсуждения. Многие приложения для заметок тоже умеют выделять ключевые тезисы и задачи с учетом контекста беседы.

Для создания сводки конференции некоторым приложениям на базе ИИ требуется полная запись конференции. Если вы не хотите, чтобы конференция записывалась, найдите инструмент, которому это не требуется — например, Zoom My Notes может создать сводку конференции без записи.

Почему стоит использовать инструмент для ведения заметок на базе ИИ на конференции?

Ведение записей во время конференций и последующее обсуждение этих записей и задач с коллегами может занимать немало времени на работе. Согласно опросу 2023 года , проведённому Morning Consult*, почти 75% руководителей команд заявили, что выполняют эти задачи как минимум несколько раз в неделю, а 48% опрошенных руководителей тратят на заметки больше времени, чем хотят.
ИИ-инструмент для ведения заметок поможет вам сэкономить время, но это далеко не всё. Вот несколько преимуществ использования приложения для ведения заметок на базе ИИ:
 

Больше не нужно выполнять несколько задач во время конференции

При ведении заметок на некоторых конференциях вы можете больше сосредоточиться на текущей задаче, а не на участии в обсуждении. Переложите эту работу на ИИ-стенографиста, чтобы полноценно участвовать в конференции.
 

Больше никаких упущенных деталей

Бывало ли у вас, что вы на секунду отвлеклись — и в этот момент прозвучала важная информация? ИИ-стенографист работает без перерывов, поэтому можно не сомневаться: сводки ваших конференций будут исчерпывающими. Кроме того, некоторые инструменты позволяют задавать приложению для ведения заметок вопросы о ходе конференции в режиме реального времени, чтобы вам не приходилось прерывать разговор вопросом: «Вы могли бы повторить?»
 

Используйте время эффективнее

Нужно время, чтобы доработать и организовать свои заметки после каждого вызова, прежде чем ими можно будет поделиться с другими. Сводки конференций на базе ИИ часто готовы к просмотру и публикации сразу после генерации, чтобы вы могли быстрее передать эти идеи своей команде. Некоторые инструменты могут автоматизировать этот процесс, отправляя сводку напрямую участникам через электронную почту или чат сразу после окончания конференции.
 

Догоните пропущенные встречи

Если у Вас плотное расписание и у совсем нет времени, не волнуйтесь. Вместо того, чтобы просить коллег о свежей информации (и полагаться на их заметки, которые могут быть неполными), некоторые продукты могут присоединяться к конференциям от Вашего имени — в зависимости от платформы для конференции — и генерировать сводку конференции, чтобы помочь Вам наверстать упущенное.

ИИ-функции, My Notes и сводки конференций для личных заметок

Сводки конференций в Zoom Meetings предоставляют надежные и точные итоги, сгенерированные ИИ. Создание заметок с помощью искусственного интеллекта скоро станет еще лучше благодаря функции My Notes: пользователи смогут приглашать личного помощника для заметок на конференции в Zoom, на сторонних платформах и личные конференции. Независимо от того, находитесь ли вы за столом или в дороге, приложение My Notes работает на всех устройствах, поэтому вы никогда не пропустите ни одной детали.

С помощью «My Notes» Вы сможете делать собственные заметки во время конференции, а функции Zoom AI дополнят их расшифровкой для более полного контекста конференции.

Если у вас есть подходящий платный тарифный план Zoom Workplace, вы уже имеете доступ к функциям искусственного интеллекта в Zoom (если у вас нет подходящего тарифного плана, вы можете перейти на него уже сегодня). Возможно, Вам потребуется попросить своего администратора Zoom включить некоторые функции.

Подумайте, как вы можете использовать ведение заметок с помощью функций ИИ до, во время и после ваших конференций:

Делайте заметки на ходу в «My Notes» на мобильном устройстве

«My Notes» на мобильных устройствах расширяет возможности создания ИИ-заметок за пределы настольных компьютеров, позволяя вам записывать разговоры и использовать полученные данные, где бы вы ни работали.

  • Записывайте где угодно: используйте приложение Zoom на телефоне для транскрибирования и создания заметок на конференциях Zoom или в личных беседах — ноутбук не требуется.
  • Действуйте в моменте: Расшифровка в реальном времени позволяет отслеживать беседу и отмечать ключевые моменты по мере их возникновения, улучшая концентрацию внимания и запоминание.
  • Оставайтесь на связи на разных устройствах: Заметки и расшифровки синхронизируются с приложением Zoom для ПК, поэтому вы можете начать работу на мобильном устройстве и завершить редактирование или публикацию позже, не теряя контекста.

Используйте своё время после конференции максимально эффективно

После окончания конференции приложение «My Notes» поможет Вам превратить заметки в полезную информацию и организованную работу.
 
  • Подробные сводки без записи: функция My Notes генерирует сводки непосредственно из расшифровки, структурируя их по наиболее интересующей вас теме.
  • Запись не требуется: сохраняйте конфиденциальность разговоров, одновременно фиксируя, что обсуждалось, и кто что сказал.

Важные функции, которые помогут Вам быстрее приступить к работе

  • Создайте Zoom Canvas на основе сводки конференции, чтобы систематизировать пункты обсуждения, задачи и дальнейшие шаги. Встроенные шаблоны для конференций помогут вам форматировать в зависимости от ее типа — обновления информации по проекту, мозговые сеансы или регистрации команды.
  • Используйте Personal Workflows для автоматизации повседневных задач, таких как планирование последующих встреч или обмен обновлениями в Zoom Workplace, используя готовые шаблоны, которые помогают оптимизировать повторяющиеся процессы.
  • С лёгкостью определяйте дальнейшие шаги и приоритеты в сводках конференции. Благодаря сводкам, документам, чату и задачам, подключённым к Zoom Workplace, Вы можете найти то, что Вам нужно, и сразу же приступить к действиям.

Автоматизируйте работу с заметками с помощью рабочих процессов в My Notes

Зачем ограничиваться кратким изложением, если заметки могут обеспечить дальнейшее сопровождение? Благодаря встроенным в My Notes рабочим процессам вы можете автоматически запускать задачи после конференции — например, отправлять электронные письма с кратким обзором, обновлять CRM-систему** или создавать списки дел — непосредственно из заметок о конференции, пока детали еще свежи в памяти.

  • Превратите заметки в действия: прикрепите к заметкам о конференциях рабочие процессы, чтобы автоматически запускать последующие задачи — например, отправку итоговых писем, обновление CRM-системы или создание списков дел — прямо из My Notes.
  • Доступно для всех участников с включённой функцией My Notes: поскольку рабочие процессы интегрированы с My Notes, а не с самой конференцией, любой организатор или участник, у которого есть My Notes, может прикреплять и запускать рабочие процессы на основе своих собственных заметок.
  • Гибкость и расширяемость: прикрепляйте несколько рабочих процессов — до пяти на каждую конференцию — чтобы автоматизировать последующие действия и следующие шаги.
  • Удобные точки входа: получайте доступ к рабочим процессам при планировании новой конференции («Прикрепить рабочий процесс») или из документа My Notes после конференции — это позволяет легко автоматизировать последующие действия в самый важный момент.

Наши клиенты нас любят

Okta
Nasdaq
Rakuten
Logitech
Western Union
Autodesk
Dropbox

Zoom — единая платформа для совместной работы