O que é VoIP e como ele funciona? Um guia para as empresas modernas

Os sistemas de telefonia tradicionais podem ser um problema. Eles costumam ser caros e inflexíveis, e carecem dos recursos modernos de que as empresas de hoje precisam. Felizmente, já se foi o tempo em que dependíamos exclusivamente desses sistemas de telefonia para nos comunicar. O Protocolo de voz sobre IP (VoIP) revolucionou a forma como nos conectamos, oferecendo uma alternativa flexível, econômica e repleta de recursos, que envia dados de voz pela internet em vez de linhas telefônicas físicas.

Seja você uma startup em busca de redução de custos ou uma grande empresa que deseja aumentar a eficiência, o VoIP tem algo a oferecer. Neste artigo, exploraremos todas as informações essenciais sobre VoIP, incluindo o que é, como funciona, seus prós e contras e os principais recursos a considerar em um sistema VoIP.

O VoIP é uma tecnologia que permite a realização de chamadas telefônicas usando a internet em vez das linhas telefônicas tradicionais. Ao contrário dos telefones comuns, que dependem de fios físicos, o VoIP transforma sua voz em dados e a envia pela internet para a pessoa para quem você está ligando. Funciona de forma semelhante ao envio de um e-mail, mas usa sua voz em vez de texto. 

Na configuração do VoIP, a organização normalmente gerencia e mantém o próprio sistema do VoIP, que inclui o hardware, o software e a infraestrutura. No caso do VoIP hospedado, o provedor gerencia o sistema. Ambas as opções podem deixar a comunicação mais barata e flexível para as empresas.

Você já sabe que o VoIP permite fazer chamadas pela internet em vez de usar linhas telefônicas tradicionais, mas como isso funciona? Veja mais detalhes abaixo.

1. Digitalização de sinais de voz: o sistema VoIP converte palavras faladas (sinais de voz analógicos) em dados digitais. Esse processo de conversão permite que os dados de voz sejam transmitidos pela Internet em um formato que computadores e outros dispositivos digitais possam processar facilmente.
2. Empacotamento de dados: após sua voz ser digitalizada, ela é dividida em partes menores chamadas de pacotes. Cada pacote contém seus dados de voz e informações sobre de onde vem e para onde vai. Esse pacote ajuda seus dados de voz a trafegarem com eficiência pela internet.
3. Transmissão pela internet: agora que seus dados de voz estão em pacotes, eles estão prontos para viajar pela internet. Esses pacotes se movem por vários dispositivos de rede, como roteadores e switches, que ajudam a levá-los até o destino.
4. Remontagem dos pacotes: após os pacotes chegarem ao destino, eles são remontados na ordem correta. É como juntar as peças de um quebra-cabeça para revelar a imagem completa. Após todos os pacotes serem montados, o sinal de voz original é reconstruído. Apesar de ser transmitido em pacotes menores e discretos, o destinatário ouve uma transmissão de áudio perfeita e clara, como em uma chamada telefônica tradicional.

O VoIP pode transformar sua comunicação corporativa. Saiba como:

• Custo-benefício:o o VoIP é uma opção econômica em comparação com os sistemas telefônicos tradicionais. Ao usar a Internet para chamadas, ele reduz as tarifas de longa distância e pode economizar dinheiro para sua empresa.
• Flexibilidade e dimensionamento:os sistemas VoIP podem se adaptar facilmente às suas necessidades corporativas. Se você está incluindo novos usuários ou quer usar o recurso traga sua própria operadora (BYOC), o VoIP pode ser dimensionado de acordo com suas necessidades. 
• Funcionalidades repletas de recursos: o VoIP oferece uma ampla variedade de recursos úteis, como encaminhamento de chamadas, correio de voz para e-mail e videoconferência. Esses recursos melhoram a comunicação e a produtividade da sua empresa.
• Portabilidade e acessibilidade: com o VoIP, você não está vinculado a uma linha telefônica física. Você pode fazer e receber chamadas de qualquer lugar, bastando ter uma conexão à internet, oferecendo mais flexibilidade em relação a como e onde você trabalha.
• Capacidades de integração: os sistemas VoIP podem se integrar a outras ferramentas e aplicativos corporativos, simplificando seus fluxos de trabalho e facilitando o gerenciamento de sua comunicação juntamente com outras tarefas.
• Qualidade de voz HD:o o VoIP suporta qualidade de voz de alta definição (HD), oferecendo chamadas claras e com som natural que melhoram a experiência geral de comunicação.
• Benefícios ambientais:o o VoIP reduz a necessidade de infraestrutura física e hardware, o que pode diminuir o consumo de energia e reduzir o impacto ambiental da sua empresa.

Embora o VoIP ofereça vários benefícios, ele também apresenta algumas desvantagens e limitações. Vamos conhecer alguns dos desafios que você pode encontrar:

• Dependência da conexão com a internet: o VoIP depende de uma conexão estável. Caso sua conexão caia ou apresente jitter, isso pode afetar a qualidade e a confiabilidade das suas chamadas.
• Problemas de qualidade quando a conexão de internet é ruim: uma baixa largura de banda ou o congestionamento da rede podem causar quedas de chamadas, atrasos e baixa qualidade das chamadas, especialmente durante os horários de pico de uso.
• Recursos limitados para chamada de emergência: ao contrário dos sistemas telefônicos tradicionais, o VoIP pode não fornecer o mesmo nível de confiabilidade para chamada de emergência. Fatores como falta de energia ou inatividade da internet podem afetar a capacidade de fazer uma chamada de emergência.
• Problemas de compatibilidade: o VoIP pode não ser compatível com determinados dispositivos ou serviços, especialmente hardware mais antigo ou sistemas proprietários. Isso pode ser um desafio ao integrar o VoIP à infraestrutura existente ou na comunicação com partes externas.
• Considerações regulatórias: o VoIP está sujeito a requisitos regulatórios e padrões de conformidade exclusivos, que variam de acordo com a região.

Procurando um sistema de telefonia VoIP que atenda a todas as suas necessidades de comunicação? Aqui estão alguns recursos que podem facilitar a comunicação da sua empresa:

Comunicações unificadas

Imagine ter todas as suas ferramentas de comunicação em um só lugar. Com comunicações unificadas, você tem acesso a uma integração perfeita de reuniões, telefonia e chat em equipe. É como ter um centro de comando avançado para as atividades de colaboração da sua equipe.

Recepcionista automático

Diga adeus às chamadas perdidas e dê as boas-vindas a um recepcionista virtual que cumprimenta seus clientes com profissionalismo e os direciona para a pessoa ou departamento certo. O assistente gerencia suas chamadas 24 horas por dia, 7 dias por semana, e encaminha os clientes para os serviços de que precisam.

Compatibilidade com computador e dispositivo móvel

Esteja sempre conectado em qualquer lugar graças à compatibilidade com computadores e dispositivos móveis. Independentemente de você estar em sua mesa ou fora de casa, é possível acessar seu sistema de telefonia VoIP usando qualquer dispositivo compatível e, assim, não perder chamadas importantes.

Criptografia e segurança

Proteja suas comunicações confidenciais com criptografia e medidas de segurança sólidas. É como se fosse um cofre seguro para as chamadas, mantendo suas conversas privadas e confidenciais.

Qualidade de vídeo e áudio

Experimente uma qualidade de chamada nítida que parece que você está conversando pessoalmente. Com áudio de alta definição, você pode se comunicar com clareza e confiança, fazendo com que cada conversa seja tranquila.

Com o pacote completo de recursos para chamadas do Zoom Phone, é possível aproveitar as vantagens de um sistema de telefonia em nuvem flexível e móvel sem qualquer prejuízo. Você pode até mesmo otimizar seus fluxos de trabalho com integrações perfeitas, aumentar a produtividade com ferramentas centradas em IA, como resumos após as chamadas e extração de tarefas do correio de voz, além de experimentar comunicações cristalinas com qualidade de voz HD.

Além disso, nunca foi tão fácil gerenciar suas comunicações corporativas usando recursos como gravação de chamadas, transcrição de correio de voz e acesso a aplicativos móveis.

Quando falamos de opções de comunicação para sua empresa, o VoIP e os serviços de telefonia tradicionais são dois concorrentes proeminentes. Vamos ver como eles se comparam.

• Custo: o VoIP normalmente oferece economia de custos em comparação aos serviços de telefonia tradicionais, com taxas mensais mais baixas e tarifas reduzidas de longa distância. Porém, pode haver custos iniciais de configuração de equipamentos e infraestrutura.
• Recursos: o VoIP oferece uma grande variedade de recursos avançados, como encaminhamento de chamadas, correio de voz para e-mail e videoconferência. Os serviços de telefonia tradicionais, embora confiáveis, podem ter menos recursos disponíveis.
• Flexibilidade: o VoIP é altamente flexível e dimensionável, facilitando a inclusão ou exclusão de usuários e o ajuste de recursos conforme necessário. Os serviços de telefonia tradicionais podem ser mais rígidos e menos flexíveis em relação às mudanças nas necessidades corporativas.
• Confiabilidade: os serviços de telefonia tradicionais são conhecidos por sua confiabilidade, com infraestrutura sólida e sistemas de backup prontamente disponíveis. A confiabilidade do VoIP pode variar dependendo de fatores como estabilidade da conexão com a internet e confiabilidade do provedor de serviço.

Ao desenvolver um modelo de trabalho flexível, é muito importante ter uma conectividade estável e confiável para resolver problemas causados pelo distanciamento físico entre os membros da sua equipe. Para tal, é necessário usar o software de comunicação certo. Note que as linhas telefônicas fixas tradicionais estão sendo desativadas gradualmente nos EUA, então agora é o momento ideal para planejar sua migração para o sistema VoIP. 

Zoom Phone, nosso serviço de telefonia VoIP baseado em nuvem, otimiza os fluxos de trabalho por meio de uma plataforma unificada para telefone, chat, reuniões e muito mais, em dispositivos desktop e móveis. Além disso, seus recursos com tecnologia de IA, como resumos pós-chamada, extração de tarefas a partir do correio de voz e priorização do correio de voz, otimizam os fluxos de trabalho, priorizam tarefas e melhoram a gestão da comunicação.  

O Zoom Phone também pode ser integrado a outras ferramentas do Zoom Workplace, uma plataforma de colaboração centrada em IA. Fale conosco hoje mesmo para descobrir como o Zoom Phone pode transformar a conectividade e a colaboração da sua empresa.

Ainda tem dúvidas sobre o VoIP? Nós temos as respostas! Vamos esclarecer algumas dúvidas comuns.

Quanto custa o VoIP?

Os custos de voz sobre IP variam de acordo com fatores como o provedor de serviços, os recursos e o número de usuários. Normalmente, o VoIP oferece economia de custos em comparação aos serviços de telefonia tradicionais, com taxas mensais mais baixas e tarifas reduzidas de longa distância. No entanto, pode haver custos iniciais de configuração de equipamentos e infraestrutura.

Os celulares podem usar VoIP?

Sim, muitos celulares podem usar VoIP para comunicação por voz com aplicativos como o Zoom Workplace. Quando um telefone celular está conectado ao Wi-Fi, esses aplicativos utilizam a tecnologia VoIP para fazer chamadas pela internet em vez de usar as redes celulares tradicionais, oferecendo possíveis economias de custos e recursos avançados.

É possível manter seu número de telefone atual com o VoIP? 

Na maioria dos casos, sim! Os provedores de VoIP geralmente oferecem serviços de portabilidade de número, permitindo que você transfira seu número de telefone existente para o sistema VoIP. Isso quer dizer que você pode manter seu número de telefone conhecido e ainda aproveitar as vantagens do VoIP. Da mesma forma, ao portar para um número do Skype, esse recurso permite manter seus contatos existentes sem interrupções, o que é crucial para garantir a continuidade das suas comunicações pessoais ou profissionais.

O VoIP é mais seguro do que os telefones tradicionais?

As medidas de segurança do VoIP podem variar dependendo do provedor de serviço e da implementação. Embora o VoIP ofereça recursos de criptografia e segurança para proteger suas comunicações, é importante implementar melhores práticas, como manter o software atualizado.