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Como um anotador de IA ajuda o senhor a economizar tempo e manter o foco

Conheça os benefícios de usar a IA para transcrever reuniões e resumir informações, para que o senhor possa automatizar a tomada de notas com o AI Companion.

8 minutos de leitura

Publicado em 21 de novembro de 2023

Mulher sorridente sentada em um laptop em um escritório.

Neste blog

01 Como funcionam os anotadores de IA - Jumplink to Como funcionam os anotadores de IA
02 Por que usar uma IA que faz anotações na sua reunião? - Jumplink to Por que usar uma IA que faz anotações na sua reunião?
03 Usando o AI Companion, "Minhas notas" e resumos da reunião para anotações pessoais - Jumplink to Usando o AI Companion, "Minhas notas" e resumos da reunião para anotações pessoais

Robin Bunevich

Gerente de marketing de produtos do Zoom AI

Robin Bunevich é gerente de marketing de produto no Zoom. Ela supervisiona o marketing e a estratégia do Zoom AI. Após liderar por três anos o marketing de produtos da solução de evento do Zoom e lançar um dos produtos que mais cresce no Zoom, o Zoom Events, ela agora está focada em ajudar as organizações a adotarem a IA de forma transparente em seus fluxos de trabalho. Antes de trabalhar no Zoom, ela realizava marketing para eventos ao vivo no The New York Times e foi fundamental para ajudar a organização a realizar, em março de 2020, a transição para um programa de eventos totalmente virtuais. No Zoom, Robin usa sua experiência de mais de 15 anos em marketing e publicidade para criar conscientização e gerar adoção das soluções de IA do Zoom.

Se você já ficou responsável por fazer anotações durante uma reunião, sabe a dificuldade disso. Você está tentando escrever com precisão o que cada pessoa disse, mas se desvia a atenção apenas por um segundo, pode perder um detalhe importante. É mais difícil participar de uma discussão se você está ocupado em ouvir e digitar. Então, após a reunião, é preciso fazer uma limpeza nas anotações, coletar os próximos passos importantes e enviar o resumo para o restante da equipe. Todas essas tarefas acabam com sua capacidade de ser produtivo e podem tornar a colaboração muito lenta.Mas a ajuda chegou: uma IA que faz anotações é a ferramenta de que você precisa.

Muitas pessoas estão adotando aplicativos e ferramentas de reunião com IA para automatizar as anotações e resumir as informações da reunião. É como ter um assistente de IA ao seu lado durante as reuniões, fazendo anotações e acompanhando os itens da discussão, para que você possa se concentrar na conversa. Sem mencionar que, com um resumo da reunião com os pontos principais para consulta, fica muito mais fácil escrever o e‑mail de acompanhamento.

Veja como o senhor pode se beneficiar de uma ferramenta de IA para fazer anotações e por que ela pode se tornar sua nova melhor amiga nas reuniões.

Os modelos de IA generativa talvez sejam mais conhecidos por gerar mensagens com base em um prompt, mas também são ótimos para resumir informações. Eles usam o processamento de linguagem natural (NLP) para sintetizar mensagens mais longas em resumos curtos que incluem pontos-chave sobre o texto.

Um anotador de IA transcreve a conversa de uma reunião e utiliza a transcrição como entrada de texto para gerar um resumo dos assuntos discutidos na reunião. Muitos aplicativos de anotações também identificam pontos-chave e itens de ação com base no contexto da chamada.

Alguns aplicativos de IA que fazem anotações precisam da gravação completa de uma reunião para gerar um resumo.Se você não quiser que a reunião seja gravada, procure por uma ferramenta que não exija essa gravação, como por exemplo, o Zoom AI Companion, que pode gerar um resumo da reunião sem gravá-la.

Fazer anotações durante as reuniões e, em seguida, compartilhar essas anotações e os itens de ação com os colegas pode tomar um bom tempo. De acordo com uma pesquisa feita pela Morning Consult de 2023,* cerca de 75% dos líderes de equipes afirmaram que realizam este tipo de tarefa pelo menos algumas vezes durante a semana, enquanto 48% dos líderes entrevistados disseram que gastam mais tempo do que desejam fazendo anotações.

Uma IA que faz anotações pode ajudar você a economizar tempo, mas ela vai além disso. Aqui estão algumas vantagens de usar um aplicativo de IA que faz anotações:

Chega de multitarefas durante a sua reunião

Quando você está fazendo anotações em certas reuniões, está concentrado na tarefa, não em contribuir para discussão. Deixe que a IA faça as anotações, enquanto você participa plenamente da reunião.

Não perca mais nenhum detalhe

Você já teve que sair de uma reunião por um segundo e acabou perdendo um detalhe importante? Uma IA que faz anotações não precisa de intervalos, então você pode ter certeza de que os resumos da sua reunião estarão completos. Além disso, algumas ferramentas permitem que você faça perguntas ao aplicativo de anotações sobre a reunião em tempo real, evitando que você interrompa a discussão para perguntar: "Pode repetir isso?"

Um uso mais eficiente do tempo

Leva tempo para limpar e organizar as anotações, antes de poder compartilhá-las com outras pessoas. Já os resumos de reuniões gerados por IA ficam prontos para revisão e compartilhamento assim que são criados, permitindo que você forneça esses insights à sua equipe de forma muito mais rápida. Algumas ferramentas ainda automatizam o processo, enviando o resumo diretamente aos participantes por e-mail ou chat de prosseguimento assim que a reunião termina.

Colocar em dia as reuniões perdidas

Se você tem uma agenda cheia com compromissos sobrepostos, não se preocupe. Em vez de pedir aos colegas uma atualização (e depender das anotações deles, que podem estar incompletas), alguns produtos podem participar das reuniões em seu nome — dependendo da plataforma de reunião — e gerar um resumo da reunião para ajudar você a se atualizar sobre o que perdeu.

Embora o AI Companion já ofereça resumos da reunião de IA precisos e confiáveis, a tomada de notas com o AI Companion vai ficar ainda melhor com o recurso "Minhas notas". Com ele, você tem um anotador pessoal para reuniões com terceiros, reuniões do Zoom e reuniões presenciais. Com o "Minhas notas", você pode fazer as próprias anotações durante a reunião, e o AI Companion pode aprimorá-las com a transcrição da reunião para um contexto mais completo.

Se você tem um plano Zoom pago elegível, já tem acesso ao AI Companion (se não tiver um plano elegível, faça upgrade hoje mesmo). Talvez seja necessário pedir ao administrador do Zoom para ativar alguns recursos.

Pense em como você pode implementar anotações com o AI Companion antes, durante e depois de suas reuniões:

Aproveite ao máximo o seu tempo após a reunião

Após o término da reunião, o AI Companion ajuda você a transformar anotações em insights práticos e trabalho organizado.

Resumos detalhados sem gravação: O "Minhas notas" gera resumos diretamente da transcrição, organizados com base no tópico que mais lhe interessa.
Nenhuma gravação necessária: mantenha as conversas privadas enquanto captura o que foi discutido e quem disse o quê.

Recursos importantes para você passar mais rápido ao trabalho

Crie um Zoom Doc com base no resumo da reunião para organizar pontos de discussão, itens de ação e próximos passos. Modelos pré-criados ajudam a formatar com base no tipo de reunião — atualizações de projetos, sessões de brainstorming ou check-ins da equipe.
Use os fluxos de trabalho pessoais para automatizar tarefas diárias, como agendar prosseguimentos ou compartilhar atualizações no Zoom Workplace, com modelos prontos para uso que ajudam a simplificar processos repetitivos.
Identifique facilmente seus próximos passos e prioridades com base nos resumos das reuniões. Com resumos, documentos, chat e tarefas todos conectados no Zoom Workplace, você encontra o que precisa e pode agir imediatamente.