Como um anotador de IA ajuda o senhor a economizar tempo e manter o foco

Se você já ficou responsável por fazer anotações durante uma reunião, sabe a dificuldade disso. Você está tentando escrever com precisão o que cada pessoa disse, mas se desvia a atenção apenas por um segundo, pode perder um detalhe importante. É mais difícil participar de uma discussão se você está ocupado em ouvir e digitar. Então, após a reunião, é preciso fazer uma limpeza nas anotações, coletar os próximos passos importantes e enviar o resumo para o restante da equipe. Todas essas tarefas acabam com sua capacidade de ser produtivo e podem tornar a colaboração muito lenta. Mas a ajuda chegou: uma IA que faz anotações é a ferramenta de que você precisa.

Muitas pessoas estão adotando aplicativos e ferramentas de reunião com IA para automatizar as anotações e resumir as informações da reunião. É como ter um assistente de IA ao seu lado durante as reuniões, fazendo anotações e acompanhando os itens da discussão, para que você possa se concentrar na conversa. Sem mencionar que, com um resumo da reunião com os pontos principais para consulta, fica muito mais fácil escrever o e‑mail de acompanhamento.

Veja como o senhor pode se beneficiar de uma ferramenta de IA para fazer anotações e por que ela pode se tornar sua nova melhor amiga nas reuniões.

Os modelos de IA generativa talvez sejam mais conhecidos por gerar mensagens com base em um prompt, mas também são ótimos para resumir informações. Eles usam o processamento de linguagem natural (NLP) para sintetizar mensagens mais longas em resumos curtos que incluem pontos-chave sobre o texto.

Um anotador de IA transcreve a conversa de uma reunião e utiliza a transcrição como entrada de texto para gerar um resumo dos assuntos discutidos na reunião. Muitos aplicativos de anotações também identificam pontos‑chave e itens de ação com base no contexto da chamada. 

Muitos aplicativos de IA que fazem anotações precisam da gravação completa de uma reunião para gerar um resumo. Se você não quiser que a reunião seja gravada, procure por uma ferramenta que não exija essa gravação, como por exemplo, o Zoom AI Companion que pode gerar um resumo da reunião sem gravá‑la.

Fazer anotações durante as reuniões e depois compartilhá-las, junto com os itens de ação, pode consumir bastante tempo. De acordo com uma pesquisa feita pela Morning Consult,* quase 75% dos líderes de equipe afirmaram realizar esse tipo de tarefa pelo menos algumas vezes por semana, enquanto 48% dos entrevistados disseram gastar mais tempo do que gostariam com anotações.

Uma IA que faz anotações pode ajudar você a economizar tempo, mas ela vai além disso. Aqui estão algumas vantagens de usar um aplicativo de IA que faz anotações:

Não é preciso mais se dedicar a multitarefas durante a reunião

Quando você está fazendo anotações, está concentrado na tarefa, não em contribuir para discussão. Deixe que a IA faça as anotações, enquanto você participa plenamente da reunião.

Não perca mais nenhum detalhe 

Você já teve que sair de uma reunião por um segundo e acabou perdendo um detalhe importante? Uma IA que faz anotações não precisa de intervalos, então você pode ter certeza de que os resumos da sua reunião estarão completos. Além disso, algumas ferramentas permitem que você faça perguntas ao aplicativo de anotações sobre a reunião em tempo real, evitando que você interrompa a discussão para perguntar: "Pode repetir isso?"

Um uso mais eficiente do tempo

Leva tempo para limpar e organizar as anotações, antes de poder compartilhá-las com outras pessoas. Já os resumos de reuniões gerados por IA ficam prontos para revisão e compartilhamento assim que são criados, permitindo que você forneça esses insights à sua equipe de forma muito mais rápida. Algumas ferramentas ainda automatizam o processo, enviando o resumo diretamente aos participantes por e-mail ou chat de acompanhamento assim que a reunião termina.

Colocar em dia as reuniões perdidas

Se você tem uma agenda cheia com compromissos sobrepostos, não se preocupe. Em vez de pedir aos colegas para atualizá-lo (e ter que confiar nas anotações feitas por eles, que podem estar incompletas), um resumo da reunião gerado por IA pode ajudar você a se atualizar em relação ao que perdeu.

Melhorar o ROI

Participar de reuniões e fazer anotações pode resultar em horas de produtividade perdida por semana. Um anotador de IA pode te ajudar a economizar tempo, liberando sua agenda para se concentrar em tarefas mais importantes e de maior impacto. Uma calculadora de retorno sobre o investimento (ROI) pode te ajudar a quantificar as economias potenciais de custos ao implementar um aplicativo de anotações de IA, com base no número de funcionários e horas economizadas em uma semana.

A boa notícia é que talvez você já tenha as capacidades de anotações com tecnologia de AI Companion necessárias para receber notas automáticas em sua caixa de entrada após cada reunião Zoom. Se você tiver um plano Zoom pago elegível, já tem acesso ao AI Companion (se não tiver um plano elegível, pode atualizar hoje mesmo). Pode ser necessário pedir ao administrador do Zoom para ativar alguns recursos. Com o add‑on AI Companion personalizado, você poderá levar o AI Companion para reuniões de terceiros, como Microsoft Teams e Google Meet, com suporte Webex em breve.

O AI Companion usa uma transcrição da reunião para gerar um resumo detalhado da sua reunião, para que você não precise gravar a reunião se não quiser. Ele organiza o resumo da sua reunião por tópico para que você possa acompanhar facilmente o que foi discutido e quem disse o quê. Fundamentalmente, ele também identifica quaisquer próximos passos ou itens de ação com base no conteúdo da reunião. E se você quiser apenas um pequeno parágrafo sobre o tema da reunião, confira a recapitulação rápida na parte superior para obter uma versão abreviada do resumo. 

Quando você usa o AI Companion, você recebe modelos predefinidos para os resumos da reunião. Com o add‑on AI Companion personalizado, você pode até mesmo personalizar seus resumos da reunião com modelos personalizados e práticos, projetados especificamente para refletir o tom, a estrutura e o foco da sua reunião.