Como um anotador de IA ajuda o senhor a economizar tempo e manter o foco

Se você já ficou responsável por fazer anotações durante uma reunião, sabe a dificuldade disso. Você está tentando escrever com precisão o que cada pessoa disse, mas se desvia a atenção apenas por um segundo, pode perder um detalhe importante. É mais difícil participar de uma discussão se você está ocupado em ouvir e digitar. Então, após a reunião, é preciso fazer uma limpeza nas anotações, coletar os próximos passos importantes e enviar o resumo para o restante da equipe. Todas essas tarefas acabam com sua capacidade de ser produtivo e podem tornar a colaboração muito lenta. Mas a ajuda chegou: uma IA que faz anotações é a ferramenta de que você precisa.

Muitas pessoas estão recorrendo a aplicativos e ferramentas de reunião com IA para automatizar a tomada de notas e resumir as informações da reunião. É como ter um assistente de IA ao seu lado durante as reuniões, fazendo anotações e acompanhando os itens da discussão para que o senhor possa se concentrar na conversa. Sem mencionar que ter um resumo da reunião com os principais pontos a serem consultados facilita muito a redação do e-mail de acompanhamento.

Veja como o senhor pode se beneficiar de uma ferramenta de IA para fazer anotações e por que ela pode se tornar sua nova melhor amiga nas reuniões.

Os modelos de IA generativa talvez sejam mais conhecidos por gerar mensagens com base em um prompt, mas também são ótimos para resumir informações. Eles usam o processamento de linguagem natural (NLP) para sintetizar mensagens mais longas em resumos curtos que incluem pontos-chave sobre o texto.

Um anotador de IA transcreve uma conversa de reunião e usa a transcrição como entrada de texto para gerar um resumo da reunião sobre o que foi discutido. Muitos aplicativos de anotações também identificam pontos-chave e itens de ação com base no contexto da chamada. 

Alguns anotadores de IA, como Fathom, Fellow e Otter.ai, são aplicativos independentes. Essas soluções de terceiros se juntam à sua videoconferência como um participante de IA separado para gerar uma transcrição para o resumo da reunião. Outros, como o Zoom AI Companion, são um recurso integrado da plataforma de reunião, o que facilita o uso e o compartilhamento.

Muitos aplicativos de anotações de IA exigem uma gravação completa da reunião para gerar um resumo da reunião. Se o senhor não quiser que sua reunião seja gravada, procure uma ferramenta que não exija isso - por exemplo, o Zoom AI Companion pode gerar um resumo da reunião sem gravação.

Fazer anotações durante as reuniões e compartilhar anotações e itens de ação com os colegas pode tomar um bom tempo no trabalho. De acordo com uma pesquisa realizada pela Morning Consult*, quase 75% dos líderes de equipe disseram que realizam essas tarefas pelo menos algumas vezes por semana, e 48% dos líderes pesquisados disseram que passam mais tempo do que gostariam fazendo anotações.

Uma IA que faz anotações pode ajudar você a economizar tempo, mas ela vai além disso. Aqui estão algumas vantagens de usar um aplicativo de IA que faz anotações:

Não é preciso mais se dedicar a multitarefas durante a reunião

Quando você está fazendo anotações, está concentrado na tarefa, não em contribuir para discussão. Deixe que a IA faça as anotações, enquanto você participa plenamente da reunião.

Não perca mais nenhum detalhe 

O senhor já teve que se afastar de uma reunião por um segundo e acabou perdendo um detalhe importante? Um anotador de IA não precisa fazer pausas, portanto, o senhor pode ter certeza de que as anotações da reunião serão completas. Além disso, algumas ferramentas permitem que o senhor faça perguntas ao aplicativo de anotações sobre a reunião em tempo real, para que não precise dizer: "O senhor pode repetir isso?"

Um uso mais eficiente do tempo

Leva tempo para limpar suas anotações e organizá-las após cada chamada antes de poder compartilhá-las com outras pessoas. As anotações de reunião com tecnologia de IA estão prontas para serem compartilhadas assim que são geradas, para que o senhor possa levar esses insights à sua equipe com mais rapidez. Algumas ferramentas automatizam esse processo enviando o resumo diretamente aos participantes em um e-mail de acompanhamento ou bate-papo assim que a reunião termina.

Colocar em dia as reuniões perdidas

Se você tem uma agenda cheia com compromissos sobrepostos, não se preocupe. Em vez de pedir aos colegas para atualizá-lo (e ter que confiar nas anotações feitas por eles, que podem estar incompletas), um resumo da reunião gerado por IA pode ajudar você a se atualizar em relação ao que perdeu.

Melhorar o ROI

Participar de reuniões e fazer anotações pode resultar em horas de perda de produtividade por semana. Um aplicativo de anotações com IA poderia ajudá-lo a economizar tempo, liberando sua agenda para se concentrar em tarefas mais importantes e de maior impacto. Uma calculadora de ROI pode ajudar o senhor a quantificar a possível economia de custos da implementação de um aplicativo de anotações com IA com base no número de funcionários e nas horas economizadas em uma semana.

A boa notícia é que o senhor já pode ter os recursos deanotações com IA de que precisa para receber anotações automáticas na sua caixa de entrada após cada reunião Zoom. Se tiver um plano Zoom pago elegível, o senhor já tem acesso ao AI Companion (se não tiver um plano elegível, faça o upgrade hoje mesmo).

O AI Companion usa uma transcrição de reunião para gerar um resumo detalhado da reunião, para que o senhor não precise gravar a reunião se não quiser. Ele organiza o resumo da reunião por tópico para que o senhor possa ler sobre o que foi discutido e quem disse o quê. O mais importante é que ele também identifica as próximas etapas ou itens de ação com base no conteúdo da reunião. E se o senhor quiser apenas um parágrafo curto sobre o que foi a reunião, confira a recapitulação rápida na parte superior para obter uma versão resumida.