Czym jest oprogramowanie do współpracy nad dokumentami?

Oprogramowanie do współpracy nad dokumentami umożliwia wielu osobom wspólną pracę nad dokumentami cyfrowymi w czasie rzeczywistym lub asynchronicznie. Kluczowe aspekty oprogramowania do współpracy nad dokumentami obejmują: Edycja w czasie rzeczywistym, gdzie wiele osób może pracować jednocześnie Historia wersji Uwagi i komentarze Kontrola dostępu i uprawnienia Przechowywanie i synchronizacja w chmurze Oceniając oprogramowanie do współpracy nad dokumentami, należy wybrać aplikację, która umożliwia tworzenie dokumentów pomagających zespołowi zaoszczędzić czas i zwiększyć produktywność. Na przykład Zoom Docs oferuje wbudowane narzędzia do współpracy , wstępnie wypełnione szablony i bloki treści, które można wstawić do dokumentu. Umożliwia również korzystanie z Zoom AI Companion do pobierania podsumowań i informacji ze spotkań Zoom do dokumentu.

Maksymalizacja wydajności zespołu dzięki współpracy nad dokumentami

Czym jest współpraca nad dokumentami?

Współpraca nad dokumentami to proces, w którym wiele osób współpracuje nad jednym, żywym dokumentem w celu organizowania projektów i współpracy między członkami zespołu. Umożliwiając wszystkim członkom pisanie, edytowanie i komentowanie w tym samym dokumencie, oprogramowanie do współpracy nad dokumentami pomaga ułatwić pracę zespołową, zwiększyć produktywność oraz umożliwić wydajne tworzenie treści i udostępnianie ich współpracownikom, którzy mogą znajdować się w tym samym biurze lub w hybrydowym środowisku pracy.

W przeciwieństwie do innych narzędzi do współpracy nad dokumentami, Zoom Docs idzie o krok dalej. W ramach płatnych planów Zoom Workplace, ma on wplecione funkcje Zoom AI Companion, aby pomóc Państwu w szybkim rozpoczęciu tworzenia dokumentów. Zoom AI Companion może pobierać treści ze spotkań do Zoom Docs, umożliwiając płynne tworzenie dokumentów podsumowujących kluczowe punkty i działania z rozmowy. Zapewnia również wstępnie wypełnione szablony i bloki treści typu "przeciągnij i upuść" dla tabel, wykresów i obrazów, które przekształcają proste dokumenty tekstowe w angażujące narzędzia do współpracy, które wspierają pracę zespołu.

Jak współpraca nad dokumentami zwiększa wydajność zespołu

Korzystanie z funkcji współpracy nad dokumentami w Zoom Docs daje zespołom możliwość wspólnej pracy w czasie rzeczywistym. Eliminuje również powszechne wyzwanie, jakim jest przesyłanie wielu różnych wersji dokumentów pocztą elektroniczną. Zoom Docs jest wpleciony w środowisko Zoom Workplace, co oznacza, że zespoły mogą:

Szybkie rozpoczynanie i planowanie spotkań Zoom lub tworzenie wydarzeń z poziomu Docs.
Twórz, udostępniaj i współedytuj dokumenty bezpośrednio podczas spotkań lub w aplikacji, pracując w czasie rzeczywistym, aby wszyscy byli zgodni.
Proszę uporządkować informacje, osadzając tablicę Zoom w dokumencie.
Jedno miejsce na dokumenty, wiki i narzędzia do śledzenia projektów pozwala być na bieżąco z zadaniami i ograniczyć nadmiar informacji.
Udostępnianie dokumentów na czacie zespołu za pomocą kilku prostych kliknięć w celu poinformowania współpracowników i interesariuszy, zwiększenia widoczności i zmniejszenia silosów.
Proszę używać Zoom AI Companion do podsumowywania spotkań, generowania szkiców dokumentów, przeprowadzania burzy mózgów, dostosowywania długości kopii i nie tylko.

Jak współpraca nad dokumentami zwiększa wydajność zespołu

Korzyści ze współpracy nad dokumentami dzięki Zoom Docs

Zoom Docs to elastyczne, oparte na sztucznej inteligencji dokumenty , które dostosowują się do różnych potrzeb zespołu i projektu, aby zwiększyć produktywność; umożliwiają członkom zespołu łatwe tworzenie i edytowanie udostępnionych dokumentów; oraz lepszą współpracę między zespołami, lokalizacjami i strefami czasowymi. Współpraca nad dokumentami w Zoom Docs pomoże Państwu:

Niech Państwa zespół będzie na tej samej stronie (dosłownie)

Podczas spotkania można uzyskać zgodność w czasie rzeczywistym, udostępniając istniejący dokument (lub tworząc nowy), podczas gdy uczestnicy śledzą widok dokumentu i / lub współedytują w tym samym czasie. Przeglądanie i praca w tym samym żywym dokumencie usprawnia współpracę podczas spotkań.

Oszczędność czasu dzięki komunikacji w dokumencie

Oznaczaj współpracowników i interesariuszy w swoich dokumentach @ wzmiankami i reakcjami oraz udostępniaj dokumenty bezpośrednio na Team Chat, aby utrzymać konwersację w jednym miejscu. Proszę przydzielać zadania i terminy ich wykonania, aby utrzymać odpowiedzialność członków zespołu.

Spotkania powinny być bardziej praktyczne

Proszę skorzystać z funkcjonalności Zoom Docs opartej na sztucznej inteligencji, aby wypełnić dokumenty elementami dyskusji ze spotkań Zoom i szybko tworzyć nowe dokumenty. Proszę osadzić swoją tablicę Zoom, aby zachować notatki z burzy mózgów i plany uporządkowane wraz z informacjami o spotkaniu.

Ustanowienie standardu współpracy nad plikami

Bądź na bieżąco z projektami i zmniejsz przeciążenie informacjami dzięki jednemu miejscu na dokumenty, pliki, foldery, listy rzeczy do zrobienia, tablice, kalendarze, briefy projektowe, wiki i nie tylko, a wszystko to w aplikacji komputerowej lub mobilnej Zoom Workplace.

60%

Łatwe w użyciu funkcje współpracy nad dokumentami i konfigurowalna zawartość Zoom Docs

Rozpoczynanie i planowanie spotkań bezpośrednio w dokumencie. Proszę kliknąć ikonę wideo, aby "Spotkać się teraz" i dodać uczestników lub "Zaplanować spotkanie", aby znaleźć czas.

Dodawanie konfigurowalnych bloków treści

Szybkie wstawianie tekstu, list kontrolnych, tabel, cytatów, kolumn i innych elementów w celu zwiększenia funkcjonalności i zabawy.

Osadzanie obrazów, audio, wideo (w tym YouTube) i kart internetowych w celu stworzenia pięknej, interaktywnej przestrzeni.

Popraw widoczność, dodając komentarze w dokumencie, oznaczając współpracowników @ wzmiankami, aby powiadamiać kanały i osoby za pośrednictwem poczty e-mail lub czatu Zoom Team Chat, a także wyświetlając edycje innych współpracowników na żywo w dokumencie.

Mogą Państwo rozpocząć tworzenie dokumentów i uzyskać treści w odpowiednim formacie, wybierając spośród gotowych szablonów, takich jak agendy spotkań i dokumenty propozycji.

Formatowanie dokumentów w stylu zarządzania projektami do użytku osobistego i zespołowego, aby śledzić zadania i daty, w tym tablice Kanban, tablice kalendarza i osi czasu i nie tylko.

Proszę przetłumaczyć kopię w dokumentach

Proszę skorzystać z Zoom AI Companion, aby przetłumaczyć tekst w maksymalnie 16 obsługiwanych językach bez opuszczania dokumentu (koniec z kopiowaniem i wklejaniem do innej aplikacji).

Zarządzanie dostępem do dokumentów poprzez zapraszanie kanałów Zoom Team Chat lub wybieranie indywidualnych kontaktów oraz ustawianie uprawnień do współpracy z dostępem do przeglądania, komentowania i edytowania.

Umożliwienie płynniejszego przepływu pracy i ograniczenie przełączania aplikacji dzięki dokumentom, które pobierają zawartość z Zoom Meetings, Zoom Team Chat i Zoom Whiteboard.

Jak współpracować nad dokumentem

Niezależnie od tego, czy Państwa zespół musi zaplanować wprowadzenie nowego produktu na rynek, czy przygotować propozycję biznesową, być może chcieliby Państwo wiedzieć, jak współpracować nad dokumentem? Proszę wykonać poniższe kroki, aby rozpocząć:

Otworzyć nowy dokument

Proszę zacząć od pustego dokumentu, wybrać szablon, użyć Zoom AI Companion, aby wygenerować go ze spotkania lub zaimportować plik z aplikacji innej firmy.
Proszę udostępnić dokument

Zapraszanie współpracowników do wyświetlania, edytowania, komentowania lub współwłasności dokumentu. Proszę powiadomić ich przez e-mail, Zoom Team Chat lub udostępniając link.
Proszę edytować dokument

Proszę zacząć tworzyć! Nawet 100 współpracowników może jednocześnie dodawać treści i komentować bezpośrednio dokumenty.

Często zadawane pytania

Oprogramowanie do współpracy nad dokumentami umożliwia wielu osobom wspólną pracę nad dokumentami cyfrowymi w czasie rzeczywistym lub asynchronicznie. Kluczowe aspekty oprogramowania do współpracy nad dokumentami obejmują:

Edycja w czasie rzeczywistym, gdzie wiele osób może pracować jednocześnie
Historia wersji
Uwagi i komentarze
Kontrola dostępu i uprawnienia
Przechowywanie i synchronizacja w chmurze

Oceniając oprogramowanie do współpracy nad dokumentami, należy wybrać aplikację, która umożliwia tworzenie dokumentów pomagających zespołowi zaoszczędzić czas i zwiększyć produktywność. Na przykład Zoom Docs oferuje wbudowane narzędzia do współpracy, wstępnie wypełnione szablony i bloki treści, które można wstawić do dokumentu. Umożliwia również korzystanie z Zoom AI Companion do pobierania podsumowań i informacji ze spotkań Zoom do dokumentu.

Kiedy ludzie odnoszą się do współpracy nad dokumentami lub mówią, że pracują wspólnie nad dokumentem, oznacza to, że wiele osób pracuje razem nad tym samym dokumentem, prezentacją lub arkuszem kalkulacyjnym w tym samym czasie. Współpraca nad dokumentami ułatwia grupom osób wspólne tworzenie, przeglądanie i udoskonalanie dokumentów bez martwienia się o takie kwestie, jak kontrola wersji (korzystanie z nieaktualnej wersji dokumentu) lub konieczność dzielenia się opiniami na temat treści za pośrednictwem poczty elektronicznej lub innych form komunikacji. Proces współpracy nad dokumentami poprawia komunikację i wydajność oraz pomaga zapewnić, że każdy wkład jest brany pod uwagę.

Współpraca nad plikami to inny termin określający współpracę nad dokumentami i odnosi się do rozwiązania lub procesu, który umożliwia wielu osobom współpracę nad plikiem lub dokumentem w celu stworzenia jednej ostatecznej wersji. Można to robić w czasie rzeczywistym w różnych lokalizacjach i strefach czasowych, ponieważ dostęp do żywych dokumentów jest możliwy za pośrednictwem Internetu i są one zapisywane w chmurze. Korzystanie z procesów współpracy i udostępniania plików pomaga utrzymać zespoły w zgodzie z projektami, wspierając asynchroniczną komunikację i zwiększając widoczność.

Wiele narzędzi do współpracy nad dokumentami umożliwia członkom zespołu udostępnianie dokumentu z jego wnętrza za pomocą przycisku "Udostępnij" lub bezpośrednio z listy tytułów dokumentów. Aby udostępnić dokument, który każdy może edytować w Zoom Docs, należy kliknąć "Udostępnij" w prawym górnym rogu otwartego dokumentu, wprowadzić nazwy kontaktów, którym chce się udostępnić dokument, i ustawić je jako "Edytorów" w ustawieniach uprawnień.

W Zoom Docs można wybrać powiadomienie współpracowników dokumentu za pośrednictwem poczty e-mail, czatu zespołowego lub poprzez skopiowanie i wklejenie linku do innej aplikacji.

Współpraca nad dokumentami online w czasie rzeczywistym ma miejsce, gdy wiele osób pracuje nad dokumentem cyfrowym w tym samym czasie. Współpraca nad dokumentami online jest powszechnie stosowana w środowiskach biznesowych, w których członkowie zespołu są rozproszeni w różnych lokalizacjach, ale muszą wspólnie przygotować jeden dokument. Korzystanie z żywego dokumentu (takiego, który jest zawsze aktualny i automatycznie zapisywany) umożliwia współpracownikom jednoczesną pracę z dowolnego miejsca.

Na przykład, zespół marketingowy z wieloma pracownikami zdalnymi w różnych strefach czasowych może wspólnie przygotować dokument planowania kampanii, w którym każdy członek będzie odpowiedzialny za inną część planu. W ciągu dnia można pisać tekst i dodawać wykresy, tabele, obrazy, osie czasu i terminy, podczas gdy inni współpracownicy również znajdują się w tym samym dokumencie, pisząc i dodając treści.

Wspólna edycja dokumentów jest łatwiejsza i bardziej wydajna, gdy Zoom Docs i Zoom Meetings są używane razem. Podczas pracy nad dokumentem można szybko spotkać się ze współpracownikami, aby omówić pracę, którą należy wykonać. Po udostępnieniu dokumentu bezpośrednio na spotkaniu, uczestnicy mogą wyświetlać, edytować i dodawać zawartość w tym samym czasie (w zależności od indywidualnych ustawień uprawnień).

Oto kilka sposobów na wykorzystanie Zoom Docs i Zoom Meetings do bardziej efektywnej współpracy nad dokumentami.

Przed spotkaniem: Proszę utworzyć agendę spotkania w Docs. Następnie proszę rozpocząć lub zaplanować spotkanie z poziomu Docs.

Podczas spotkania: Twórz, udostępniaj i współedytuj dokumenty bezpośrednio podczas spotkań lub w aplikacji Zoom Workplace, pracując w czasie rzeczywistym, aby wszyscy byli zgodni.

Po spotkaniu: Edytuj i udostępniaj podsumowania spotkań wygenerowane przez Zoom AI Companion w Docs.