Wat is VoIP en hoe werkt het? Een gids voor moderne bedrijven

Traditionele telefoonsystemen kunnen rompslomp met zich meebrengen. Ze zijn vaak duur en inflexibel, en missen de moderne functies die bedrijven tegenwoordig nodig hebben. De tijd dat we alleen traditionele telefoonsystemen gebruikten om te communiceren, is al lang voorbij. Voice over Internet Protocol (VoIP) heeft een revolutie in onze manier van communiceren veroorzaakt door een flexibel, kosteneffectief alternatief met tal van functies te bieden dat spraakgegevens via het internet verzendt in plaats van via fysieke telefoonlijnen.

Of je een startup bent die kosten wil besparen of een grote onderneming die de efficiëntie wil verhogen, VoIP heeft je iets te bieden. In dit artikel bespreken we alle essentiële informatie over VoIP, zoals wat VoIP is, hoe het werkt, de voor- en nadelen en de belangrijkste kenmerken waar je op moet letten bij het kiezen van een VoIP-systeem.

VoIP is een technologie waarmee je kunt bellen via het internet in plaats van via traditionele telefoonlijnen. Anders dan gewone telefoons, die fysieke bedrading gebruiken, zet VoIP je stemgeluid om in gegevens en verstuurt deze via het internet naar de persoon met wie je telefoneert. Het lijkt op het verzenden van een e-mail, maar gebruikt je stem in plaats van tekst. 

In een VoIP-opstelling beheert en onderhoudt de organisatie doorgaans haar eigen VoIP-systeem, dat bestaat uit de benodigde hardware, software en infrastructuur. In het geval van gehoste VoIP beheert de provider het systeem. Beide opties kunnen communicatie goedkoper en flexibeler maken voor bedrijven.

Je weet dat je met Voice over IP kunt bellen via het internet in plaats van via traditionele telefoonlijnen. Maar hoe werkt VoIP eigenlijk? Hieronder gaan we dieper in op de details.

1. Digitalisering van spraaksignalen: het VoIP-systeem zet gesproken woorden (analoge spraaksignalen) om in digitale gegevens. Vanwege deze omzetting kunnen de spraakgegevens worden verzonden via het internet, in een indeling die computers en andere digitale apparaten gemakkelijk kunnen verwerken.
2. Packetization van gegevens: nadat je stem is gedigitaliseerd, wordt deze opgesplitst in kleinere stukjes die pakketten worden genoemd. Elk pakket bevat je spraakgegevens en informatie over waar ze vandaan komen en waar ze naartoe gaan. Deze 'packetization' zorgt ervoor dat je spraakgegevens efficiënt kunnen worden verzonden via het internet.
3. Overdracht via het internet: nu je spraakgegevens zijn verpakt in pakketten, zijn ze klaar voor verzending via het internet. Deze pakketten verplaatsen zich door verschillende netwerkapparaten, waaronder routers en switches, die ze naar hun bestemming helpen leiden.
4. Weer in elkaar zetten van de pakketten: nadat de pakketten op hun bestemming zijn aangekomen, worden ze in de juiste volgorde weer in elkaar gezet, als het in elkaar zetten van een puzzel om het volledige plaatje te laten verschijnen. Zodra alle pakketten zijn samengesteld, wordt het originele spraaksignaal gereconstrueerd. Hoewel dit signaal in kleinere, afzonderlijke pakketten wordt verzonden, hoort de ontvanger een naadloze en heldere audio-overdracht, net als bij een traditioneel telefoongesprek.

VoIP can kan je zakelijke communicatie transformeren, en wel om de volgende redenen:

• Kosteneffectiviteit: VoIP is een budgetvriendelijke optie vergeleken met traditionele telefoonsystemen. Door het internet te gebruiken voor telefoongesprekken, dalen de kosten voor gesprekken over lange afstanden en bespaar je je bedrijf geld.
• Flexibiliteit en schaalbaarheid: VoIP-systemen kunnen gemakkelijk worden aangepast aan wat jouw bedrijf nodig heeft. Of je nu nieuwe gebruikers wilt toevoegen of je eigen provider wilt meenemen, VoIP kan gemakkelijk worden geschaald om aan je eisen te voldoen. 
• Tal van functies: VoIP biedt een breed scala aan nuttige functies, zoals het doorschakelen van oproepen, voicemail naar e-mail en videovergaderen. Deze functies verbeteren de communicatie en productiviteit in je bedrijf.
• Draagbaarheid en toegankelijkheid: met VoIP ben je niet gebonden aan een fysieke telefoonlijn. Je kunt overal bellen en gebeld worden als je een internetverbinding hebt, waardoor je flexibeler bent in hoe en waar je werkt.
• Integratiemogelijkheden: VoIP-systemen kunnen worden geïntegreerd met andere zakelijke tools en toepassingen, wat je workflows stroomlijnt en het gemakkelijker maakt om je communicatie naast andere taken te beheren.
• HD-spraakkwaliteit: VoIP ondersteunt high-definition-spraakkwaliteit (HD) voor heldere, natuurlijk klinkende telefoongesprekken die de algehele communicatie-ervaring verbeteren.
• Milieuvoordelen: met VoIP is minder fysieke infrastructuur en hardware nodig, wat kan zorgen voor een lager energieverbruik en een kleinere milieu-impact van je bedrijf.

Hoewel VoIP vele voordelen heeft, kent het ook een paar nadelen en beperkingen. We bespreken een paar nadelen waarmee je te maken kunt krijgen:

• Afhankelijkheid van internetverbinding: VoIP is afhankelijk van een stabiele internetverbinding. Als je internet uitvalt of last heeft van jitter, kan dit de kwaliteit en betrouwbaarheid van je telefoongesprekken beïnvloeden.
• Kwaliteitsproblemen vanwege een slechte internetverbinding: een lage bandbreedte of netwerkcongestie kunnen leiden tot afgebroken telefoongesprekken, vertragingen en slechte gesprekskwaliteit, vooral tijdens piekuren.
• Beperkte mogelijkheden voor noodoproepen: VoIP biedt mogelijk niet hetzelfde betrouwbaarheidsniveau voor noodoproepen als een traditioneel telefoonsysteem. Factoren zoals stroomuitval of internetstoringen kunnen van invloed zijn op de mogelijkheid om noodoproepen te doen.
• Compatibiliteitsproblemen: VoIP is mogelijk niet compatibel met bepaalde apparaten of services, met name oudere hardware of bedrijfseigen systemen. Dit kan uitdagingen opleveren bij het integreren van VoIP met bestaande infrastructuur of het communiceren met partijen buiten de organisatie.
• Regelgevingskwesties: VoIP is gebonden aan unieke wettelijke eisen en nalevingsnormen, die per regio verschillen.

Ben je op zoek naar een VoIP-telefoonsysteem dat voldoet aan al je eisen op het gebied van communicatie? Hier een paar functies die je bedrijfscommunicatie gemakkelijker kunnen maken:

Geïntegreerde communicatie

Stel je voor dat je alle communicatiemiddelen op één plek hebt. Unified Communications biedt een naadloze integratie van vergaderingen, telefonie en teamchat. Hiermee beschik je over een superkrachtig commandocentrum voor de samenwerking van je team.

Automatische receptionist

Je mist nooit meer telefoontjes dankzij een virtuele receptionist die bellers professioneel begroet en ze doorleidt naar de juiste persoon of afdeling. Het is een handige assistent die 24/7 je gesprekken beheert en klanten routeert naar de diensten die ze nodig hebben.

Compatibiliteit met desktop en mobiel

Blijf verbonden terwijl je onderweg bent dankzij compatibiliteit met desktop- en mobiele apparaten. Of je nu aan uw bureau zit of onderweg bent, je VoIP-telefoonsysteem is vanaf elk compatibel apparaat toegankelijk, zodat je nooit meer belangrijke telefoontjes mist.

Encryptie en beveiliging

Bescherm je gevoelige communicatie met encryptie en robuuste beveiligingsmaatregelen. Je hebt als het ware een veilige kluis voor je telefoontjes die je gesprekken privé en vertrouwelijk houdt.

Gespreks- en audiokwaliteit

Geniet van kristalheldere gesprekskwaliteit die je het gevoel geeft dat je gesprekspartner tegenover je zit. Met high-definition-audio communiceer je duidelijk en vol vertrouwen, waardoor elk telefoongesprek een peulenschil wordt.

Dankzij de uitgebreide reeks belfuncties van Zoom Phone geniet je van de voordelen van een flexibel en mobiel cloudtelefoonsysteem, zonder compromissen. Je kunt zelfs je workflows stroomlijnen met naadloze integraties, je productiviteit verhogen met AI-gestuurde tools zoals samenvattingen na het telefoongesprek en extractie van taken uit voicemails. Ook kun je kristalhelder communiceren met HD-spraakkwaliteit.

Daarnaast wordt het beheren van je bedrijfscommunicatie gemakkelijker dan ooit dankzij opname van telefoongesprekken, transcriptie van voicemails en toegang tot mobiele apps.

Als je op zoek bent naar communicatieopties voor je bedrijf, zijn VoIP en traditionele telefoondiensten allebei prominente kanshebbers. Laten we ze eens goed vergelijken.

• Kosten: VoIP is over het algemeen voordeliger dan traditionele telefoondiensten, met lagere maandelijkse kosten en lagere kosten voor telefoongesprekken over lange afstanden. Wel kunnen er instapkosten zijn voor apparatuur en infrastructuur.
• Kenmerken: VoIP biedt een breed scala aan geavanceerde mogelijkheden, zoals het doorschakelen van oproepen, voicemail naar e-mail en videovergaderen. Traditionele telefoondiensten zijn weliswaar betrouwbaar, maar bieden minder functies.
• Flexibiliteit: VoIP is uitermate flexibel en schaalbaar, waardoor het gemakkelijk is om gebruikers toe te voegen of te verwijderen en functies aan te passen als dat nodig is. Traditionele telefoondiensten zijn vaak minder flexibel en kunnen minder eenvoudig worden aangepast wanneer de zakelijke behoeften veranderen.
• Betrouwbaarheid: traditionele telefoondiensten staan bekend om hun betrouwbaarheid, met een gevestigde infrastructuur en back-upsystemen. De betrouwbaarheid van VoIP kan variëren, afhankelijk van factoren zoals de stabiliteit van de internetverbinding en de betrouwbaarheid van de serviceprovider.

Bij het ontwerpen van een flexibel werkmodel wil je de connectiviteit van je team verbeteren en de afstand die door fysieke scheiding ontstaat overbruggen. Dat betekent dat je de juiste communicatiesoftware moet gebruiken. Sterker nog, traditionele vaste lijnen worden in de VS uitgefaseerd, dus het is een slim idee om nu over te stappen op VoIP. 

Zoom Phone, onze cloudgebaseerde VoIP-telefoondienst, optimaliseert workflows met een uniform platform voor bellen, chatten, vergaderingen en meer, zowel op desktop- als mobiele apparaten. Bovendien stroomlijnen de AI-gestuurde functies, zoals samenvattingen na gesprekken, het extraheren van taken uit voicemails en het prioriteren van voicemail, workflows, geven ze prioriteit aan taken en verbeteren ze het communicatiebeheer.  

Zoom Phone integreert ook met andere tools in Zoom Workplace, een AI-first samenwerkingsplatform. Neem vandaag nog contact op om te zien hoe Zoom Phone de connectiviteit en samenwerking van jouw bedrijf kan transformeren.

Heb je nog vragen over VoIP? Wij hebben de antwoorden! Hieronder vind je enkele veelgestelde vragen en de bijbehorende antwoorden.

Hoeveel kost VoIP?

De kosten van Voice over IP variëren afhankelijk van factoren zoals de serviceprovider, de functies en het aantal gebruikers. Over het algemeen is VoIP voordeliger dan traditionele telefoondiensten, met lagere maandelijkse kosten en lagere kosten voor telefoongesprekken over lange afstanden. Wel kunnen er instapkosten zijn voor apparatuur en infrastructuur.

Kunnen mobiele telefoons gebruikmaken van VoIP?

Ja, veel mobiele telefoons kunnen VoIP gebruiken voor spraakcommunicatie via apps zoals Zoom Workplace. Wanneer een mobiele telefoon is verbonden met wifi, gebruiken deze apps VoIP-technologie om te bellen via internet in plaats van traditionele mobiele netwerken, wat kosten kan besparen en toegang kan geven tot betere functies.

Kan ik mijn huidige telefoonnummer behouden als ik overstap op VoIP? 

In de meeste gevallen wel! VoIP-providers bieden doorgaans diensten voor nummerportering, zodat je je bestaande telefoonnummer kunt overzetten naar het VoIP-systeem. Dit betekent dat je je vertrouwde telefoonnummer kunt behouden terwijl je geniet van de voordelen van VoIP. Zo stelt deze functie je ook in staat om bij het porteren naar een Skype-nummer je bestaande contacten naadloos te behouden, wat essentieel is voor het waarborgen van continuïteit in je persoonlijke of professionele communicatie.

Is VoIP veiliger dan traditionele telefoonsystemen?

VoIP-beveiligingsmaatregelen kunnen variëren, afhankelijk van de serviceprovider en de implementatie. Hoewel VoIP encryptie- en beveiligingsfuncties biedt om je communicatie te beschermen, is het belangrijk om best practices toe te passen, zoals het up-to-date houden van software.