Guida completa alle app per le comunicazioni di gruppo

La comunicazione chiara ed efficace è diventata di particolare importanza via via che i team diventano sempre più dislocati tra uffici e luoghi di lavoro remoti, come aree di lavoro condivise e uffici da remoto. Ecco dove le app per le comunicazioni di gruppo possono essere d'aiuto. Sia che si tratti di gestire team remoti o di coordinare progetti tra reparti diversi, questi applicativi uniscono senza problemi le persone e il lavoro che svolgono insieme. 

In questa guida completa, approfondiremo l'importanza di selezionare le app per le comunicazioni di gruppo per le aziende moderne, le funzionalità chiave da considerare e come la suite di applicazioni di Zoom eccelle nel supportare il lavoro di squadra. 

Alcune app di lavoro offrono un solo modo per comunicare, ad esempio la messaggistica istantanea. Le app per le comunicazioni di gruppo, invece, permettono ai membri del team di interagire in più modi all'interno di un'unica soluzione: messaggi, e-mail, chiamate, SMS di gruppo, videoconferenze, condivisione di file e una rubrica aziendale centralizzata.

Tutti queste app di gruppo rendono più facile la connessione fra aree di lavoro e la possibilità di restare in contatto tra colleghi, condividere idee, aggiornamenti e materiali. La comunicazione in tempo reale, in particolare, aiuta a risolvere i problemi più rapidamente e a prendere decisioni in tempi brevi. Questo tipo di immediatezza riduce i rallentamenti dovuti a risposte tardive e aiuta i team a mantenere il ritmo sui progetti.

Negli ambienti di lavoro distribuiti in cui i team possono essere distribuiti in fusi orari e sedi diversi, il ruolo delle app per le comunicazioni di gruppo diventa ancora più importante. Le app di gruppo di Zoom sono state pensate per supportare la collaborazione in ufficio e da remoto, consentendo ai team di mantenere un alto livello di coinvolgimento indipendentemente dalla loro posizione e distanza fisica. 

Che si tratti di videochiamate pianificate o di messaggi spontanei nella chat di gruppo, i membri del team possono connettersi e comunicare in modo efficace grazie a Zoom, promuovendo una cultura di collaborazione e innovazione. L'investimento nelle migliori app di gruppo contribuisce a garantire la connessione e la creatività nel tuo team, indipendentemente da dove si trovano le persone.

Per aiutare il tuo team a rimanere connesso e produttivo, è importante cercare app di gruppo facili da usare, accessibili, sicure e affidabili.

Interfaccia intuitiva e facilità d'uso

Ricerca soluzioni di comunicazione di gruppo progettate pensando alla semplicità, che consentono alle persone con qualsiasi livello di competenza tecnica di orientarsi facilmente tra diverse app. Per noi di Zoom, l'attenzione all'usabilità significa che il team può dedicare meno tempo a districarsi tra funzionalità complesse e più tempo a conversazioni incisive.

Piattaforma accessibile all-in-one

Un altro aspetto da considerare è la possibilità di accedere a tutte le app del proprio gruppo di lavoro da un'unica piattaforma. Ad esempio, Zoom unifica videoconferenze, messaggistica, telefono, condivisione di file e altro ancora in un'unica piattaforma di lavoro, con il risultato che l'ambiente è coese e le persone migliorano la produttività. L'accessibilità di Zoom si estende anche al di fuori dell'organizzazione, facilitando la comunicazione tra contatti interni ed esterni utilizzando le stesse app. 

Questo approccio all-in-one elimina la necessità di spostarsi da un'applicazione all'altra, semplificando i flussi di lavoro e consentendo ai team di focalizzarsi sulla collaborazione per raggiungere obiettivi condivisi. 

Funzionalità di sicurezza e protezione dei dati

La sicurezza delle tue comunicazioni è la nostra principale priorità. Cerca app di gruppo che integrano i protocolli di crittografia avanzati, misure di sicurezza affidabili e impostazioni di controllo degli accessi per proteggere le informazioni sensibili. Sia che tu stia organizzando una normale riunione di gruppo o una nuova importante chiamata di lavoro, grazie a Zoom puoi avere la certezza che i tuoi dati siano protetti con gli standard di sicurezza leader del settore. Questo impegno verso la sicurezza non solo favorisce la fiducia all'interno del tuo team, ma rassicura anche i clienti che le loro informazioni siano in mani sicure.

Affidabilità e tempo di attività della piattaforma

Quando dipendi da app per videoconferenze, telefono e messaggistica per ogni aspetto della tua attività, dalle riunioni quotidiane alle chiamate con i clienti, qualsiasi interruzione del servizio potrebbe comportare un impatto significativo sull'attività e danneggiare i rapporti professionali. L'eccezionale affidabilità della piattaforma Zoom e uno SLA del tempo di attività del 99,999% per il telefono ne fanno un punto di riferimento per le comunicazioni aziendali moderne, aiutando i team a connettersi senza interruzioni ogni volta che è necessario.

I prodotti per la comunicazione e la collaborazione di Zoom interagiscono perfettamente nell'app Zoom Workplace, rendendo più facile per i team connettersi e ottenere risultati migliori. I team possono lavorare da qualsiasi luogo accedendo all'app desktop e per dispositivi mobili Zoom Workplace o a Zoom web portal. Inoltre, Zoom è una piattaforma di lavoro basata sull'IA: Zoom AI Companion* 2.0 individua le informazioni più importanti nelle tue app Zoom, aiutandoti a dare priorità a ciò che conta e trasforma ogni interazione in azione per aiutarti ad affrontare la giornata.

Zoom Meetings: soluzione di videoconferenze per riunioni virtuali di alta qualità in tempo reale. 

Zoom Phone: un sistema telefonico VoIP moderno e facile da usare per organizzazioni di ogni dimensione.

Zoom Team Chat: un'app di messaggistica istantanea per chattare con persone, team, canali e contatti esterni.

Zoom Mail e Calendar: collega gli account dei tuoi provider di e-mail di terze parti all'app Zoom Workplace. In questo modo potrai utilizzare il servizio di posta elettronica e calendario esistente insieme alle altre app per gruppi di lavoro in un unico luogo.

Zoom Scheduler: uno scheduler per gli appuntamenti online che facilita la condivisione della sua disponibilità e la prenotazione di appuntamenti con persone esterne alla tua organizzazione.

Zoom Rooms: Zoom Rooms migliora le riunioni nelle sale conferenze consentendo ai partecipanti di persona e remoti di interagire in tempo reale. Perfettamente integrata nell'app Zoom Workplace, Zoom Rooms semplifica l'avvio di una riunione e la condivisione di documenti, lavagne e altri contenuti Zoom sullo schermo.

App per la produttività: oltre agli applicativi di comunicazione, Zoom offre soluzioni che rendono la tua giornata lavorativa più produttiva risparmiando tempo, dando l'avvio alla creatività e semplificando i flussi di lavoro. Queste app includono Zoom Docs, Zoom Whiteboards, Zoom Clips, Zoom Surveys e Zoom Tasks. 

Zoom App Marketplace: esplora migliaia di Zoom Apps e integrazioni Zoom pronte all'uso per ampliare l'eccellenza di Zoom Workplace.

Leggi queste storie di successo su come i clienti usano insieme le app Zoom Workplace per aiutare i team a comunicare e a svolgere il lavoro nella giornata.

Grazie all'unificazione su Zoom Workplace Lake|Flato Architects risparmia 100 ore a settimana

Lago|Flato Architects ha implementato una suite completa di prodotti Zoom per supportare la sua forza lavoro ibrida, con il risultato per cui ogni soluzione opera perfettamente insieme. L'azienda ha convertito tutte le sale conferenze in Zoom Rooms con doppi display: uno per la condivisione dei contenuti e l'altro dedicato a mostrare i partecipanti remoti, facendo sentire tutti ugualmente inclusi, indipendentemente dalla posizione. "Quando visualizziamo un modello di analisi energetica o una planimetria sullo schermo, tutti i presenti possono vederlo perché il display è proprio davanti a loro. Ma, cosa ancora più importante, i partecipanti remoti sono sempre presenti sul secondo schermo dedicato", ha dichiarato Dan Stine, direttore della tecnologia di progettazione Lake|Flato.

Il team utilizza quotidianamente Zoom Whiteboard per le presentazioni ai clienti e la collaborazione con i consulenti, utilizzando funzionalità come votazioni, note e schizzi, sfruttando anche le funzionalità di AI Companion per ricevere un aiuto nella preparazione delle presentazioni. Hanno integrato Zoom Phone per semplificare le comunicazioni, prevenendo in automatico le interruzioni delle chiamate durante le riunioni. Inoltre fornisce utili trascrizioni della segreteria telefonica per un rapido triage. Inoltre, l'azienda utilizza AI Companion per aumentare la produttività attraverso riepiloghi delle riunioni automatizzati e funzionalità "che mi aggiornano", risparmiando ai membri del team fino a otto ore alla settimana per le attività relative alle riunioni. Leggi il caso di studio.

TOX PRESSOTECHNIK ottiene un aumento dell'efficienza globale con Zoom

TOX PRESSOTECHNIK, leader mondiale della produzione con 1500 dipendenti in 40 Paesi, ha trasformato il suo sistema di comunicazione frammentato implementando Zoom Workplace come soluzione unificata. L'azienda utilizza diversi prodotti Zoom, tra cui Zoom Phone come sistema telefonico su cloud principale, che si integra perfettamente con la piattaforma Salesforce, consentendo ai dipendenti di effettuare chiamate, documentare le conversazioni e gestire le informazioni dei clienti in un unico luogo. 

Oltre a Zoom Phone, utilizzano Meetings, Team Chat e Whiteboard per consentire la collaborazione in tempo reale tra i membri del team. La piattaforma di lavoro all-in-one di Zoom ha migliorato significativamente la collaborazione globale, consentendo ai dipendenti di TOX di contattare più facilmente i colleghi, ridurre i tempi del coordinamento e pianificare le riunioni in modo più efficiente, soprattutto per i team che lavorano oltre i confini nazionali. Leggi il caso di studio.