Rapat di perjalanan: 5 hal yang boleh dan tidak boleh dilakukan

Rata-rata hari kerja bukan berarti Anda berada di meja kerja selama delapan jam berturut-turut. Hidup terus berjalan — Anda harus keluar untuk membuat janji temu atau mengajak anjing Anda jalan-jalan. Atau, Anda dapat meluangkan waktu sepanjang hari untuk bertemu dengan pelanggan, menghadiri konferensi, atau menjalin ikatan dengan rekan kerja.

Hanya karena Anda jauh dari meja kerja, bukan berarti kolaborasi harus terhenti. Anda masih harus dapat melakukan panggilan penting tersebut dan berbagi informasi dengan kolega. Namun, bagaimana Anda melakukan hal tersebut saat berada di jalan sambil tetap aman dan menjaga komunikasi Anda tetap profesional dan lancar? Mulailah dengan mengikuti lima hal yang boleh dan tidak boleh dilakukan berikut. 

Baik saat Anda sedang menuju ke rapat pelanggan atau menjemput anak dari sekolah, Anda mungkin sering berada di dalam mobil selama hari kerja. Oleh karena itu, produsen mobil kini menawarkan sistem informasi dan hiburan yang didesain untuk mencerminkan fitur perangkat seluler populer, sehingga membantu pengemudi berkomunikasi dengan cara yang aman dan efektif menggunakan layar mobil mereka.

Kami telah menambahkan dukungan untuk Android Auto™, sehingga mempermudah pengemudi agar tetap terhubung saat dalam perjalanan.  Pengguna Android™ kini dapat memulai dan bergabung ke panggilan konferensi hanya melalui audio* dan menjelajahi jadwal rapat dari layar mobil mereka yang kompatibel. Panggilan aktif dikelola melalui Android Auto, sehingga Anda dapat membisukan mikrofon jika diperlukan dan mengakhiri panggilan ketika selesai.

Android Auto bekerja sama dengan Mercedes Benz, Tesla, Apple CarPlay, dan lainnya dalam mendukung kolaborasi yang lebih aman saat dalam perjalanan dengan Zoom.

Android dan Android Auto adalah mereka dagang Google LLC. Agar dapat menggunakan Android Auto di layar mobil, Anda memerlukan ponsel Android yang menjalankan Android 8 atau versi lebih baru, paket data aktif, dan aplikasi Android Auto.

*Ketika Anda terhubung ke Android Auto, video Anda akan otomatis nonaktif.

Tidak ada hal yang lebih buruk daripada menyela panggilan karena mikrofon Anda tidak sengaja menyala, kecuali jika itu terjadi saat kamera menampilkan Anda dari sudut yang tidak menarik. Namun, jika Anda berkolaborasi saat bepergian, hal ini cenderung lebih sering terjadi. 

Anda dapat mengatur agar kamera dan mikrofon dinonaktifkan saat Anda memulai dan bergabung ke rapat di pengaturan Zoom Meeting, sehingga membantu Anda menghindari situasi yang mungkin canggung. Pengaturan ini juga berlaku untuk setiap rapat yang Anda ikuti dari perangkat seluler, yang akan membantu Anda tetap profesional meskipun Anda menerima panggilan dari jalur penjemputan sekolah.  

Terkadang, mengaktifkan video tidak memungkinkan pada situasi tertentu — misalnya jika Anda ingin menghindari gangguan yang tidak perlu saat mengemudi — atau Anda hanya perlu berbicara empat mata dengan seseorang melalui telepon untuk mendapatkan informasi yang Anda perlukan. Di situlah solusi komunikasi suara seperti Zoom Phone berguna. Anda dapat melakukan panggilan Zoom Phone dari ponsel dengan aplikasi seluler Zoom saat Anda sedang bepergian tanpa harus mengorbankan privasi nomor pribadi Anda dalam prosesnya. Selain itu, Anda dapat mengirim SMS ke kontak Anda jika ingin menyampaikan detail singkat setelah Anda keluar dari mobil. 

Ingin memastikan orang tahu bahwa Anda sedang dalam perjalanan sebelum mereka menelepon Anda? Di Zoom Team Chat, Anda dapat mengatur pesan status yang menampilkan catatan sebagai bagian dari profil Anda. Status tersebut dapat dilihat orang lain ketika mereka memilih kontak Anda atau mengobrol dengan Anda. Anda dapat memberi tahu bahwa Anda sedang menghadiri janji temu, akan lambat memberikan respons, atau sedang tidak berada di kantor pada hari itu. Anda juga dapat mengatur pesan status agar kedaluwarsa pada waktu tertentu — misalnya pada akhir hari atau masa cuti Anda.

Anda juga dapat mengalihkan status kehadiran — titik berwarna hijau, merah, atau abu-abu di samping ikon Anda dalam obrolan — untuk menunjukkan bahwa Anda tersedia, sibuk, atau sedang tidak di kantor. 

Terkadang Anda tidak perlu bertemu jika obrolan sederhana sudah cukup. Jika seperti itu, Anda dapat dengan mudah menjaga komunikasi tetap berjalan ketika tidak sedang mengemudi dan dapat merespons dengan aman.

Jika perlu menjawab pertanyaan atau menyampaikan detail singkat dengan rekan kerja, Anda dapat menggunakan aplikasi obrolan seperti Zoom Team Chat di perangkat seluler Anda. Anda dapat menyampaikan detail penting dalam sekejap, dan bahkan berbagi file, foto, atau dokumen apa pun yang tersimpan di perangkat seluler Anda. Anda bahkan dapat mengetik obrolan dan menjadwalkannya untuk dikirim pada lain waktu. 

Jika Anda menghadiri rapat saat dalam perjalanan dan tidak dapat merespons sepenuhnya pada saat itu, Anda selalu dapat menutup rapat tersebut dengan obrolan rapat berkelanjutan, sehingga Anda dapat menindaklanjutinya dengan peserta rapat yang sama melalui grup khusus di Zoom Team Chat. Jika diaktifkan, fitur ini akan mengirim obrolan dalam rapat ke saluran grup tersebut saat dikirim dalam rapat, sehingga membantu Anda mengikuti percakapan setelah rapat berakhir dan merespons dengan tepat. 

Hari kerja modern tidak seperti dulu. Kita sekarang berkomunikasi dari lebih banyak tempat dibandingkan sebelumnya — dari kantor, rumah, jalan, dan sebagainya. Anda membutuhkan teknologi yang membantu Anda berbagi informasi kapan saja dan di mana saja.

Platform Zoom dirancang untuk membantu Anda melakukan hal tersebut. Dengan Zoom, Anda mendapatkan satu tempat terpusat yang memungkinkan Anda berkomunikasi dengan kolega dan pelanggan di seluruh saluran pilihan Anda. Hal ini juga berlaku pada mobil dan perangkat seluler Anda, jadi Anda tidak perlu khawatir bahwa perjalanan akan mengganggu komunikasi. Dengan Zoom, kolaborasi dapat dilakukan di mana saja Anda berada. 

Siap menyatukan semua solusi ini di satu tempat? Mulai gunakan Zoom Workplace sekarang juga.