Conseils techniques pour les petites entreprises : le guide pour gagner en productivité avec Zoom Workplace

En tant que propriétaire d’une petite entreprise, vous devez faire preuve de pugnacité. Vous devez trouver des moyens de vous démarquer sur un marché saturé, notamment en touchant de nouveaux publics, en automatisant les processus, en gagnant en efficacité et en en faisant plus avec moins, sans pour autant surcharger votre équipe. La bonne technologie peut vous donner accès à tout cela, et plus encore. 

Une étude réalisée en 2024 par la Chambre de commerce des États-Unis a montré que 99 % des propriétaires de petites entreprises utilisent au moins une plateforme ou un outil technologique pour gérer leur entreprise, 47 % d’entre eux ou elles utilisant quatre plateformes ou plus. Deux propriétaires de petites entreprises sur cinq (40 %) ont déclaré utiliser l’IA générative, soit près du double du pourcentage d’utilisateurs et utilisatrices de l’IA générative en 2023 (23 %).

Cependant, certain·es ne se rendent peut-être pas compte qu’ils ou elles n’ont besoin que d’une seule plateforme intégrant l’IA générative et agentique pour leurs besoins de communication et de collaboration. Zoom Workplace doté d’AI Companion rassemble le téléphone, le chat de groupe, la fonction de tableau blanc, les réunions, les documents intelligents et les intégrations tierces prises en charge en une seule expérience utilisateur. 

Que vous cherchiez à gagner en productivité pour votre clientèle actuelle ou à développer activement votre entreprise, consultez les conseils ci-dessous pour découvrir comment Zoom Workplace peut vous aider à libérer du temps tout en profitant du meilleur rapport qualité-prix.

L’enquête de la Chambre de commerce des États-Unis auprès des petites entreprises indique que 91 % d’entre elles déclarent être optimistes quant au fait que l’IA aiderait leur entreprise à se développer. Cependant, 22 % des entreprises qui n’utilisent pas l’IA citent les préoccupations liées au coût comme un obstacle à son adoption.

Alors que certaines entreprises facturent des frais par utilisateur·rice pour les fonctions reposant sur l’IA, Zoom AI Companion est inclus sans frais supplémentaires dans votre forfait Zoom payant éligible*. 

Il suffit de cliquer sur l’icône aux deux étoiles scintillantes d’AI Companion pendant une réunion Zoom. Cela vous permet d’activer la synthèse de réunion ou de poser une question comme « Tenez-moi au courant » pour obtenir les détails des points abordés jusqu’alors. 

En plus de proposer la synthèse de réunion, AI Companion peut vous aider à rédiger des e-mails et des messages instantanés, à faire du brainstorming et à organiser vos contenus sur un tableau blanc, à hiérarchiser vos messages vocaux et à résumer les appels téléphoniques sur Zoom Phone. Vous pouvez demander à AI Companion d’extraire des informations pertinentes de vos transcriptions de réunion afin de démarrer rapidement un brief de projet, un article de blog ou tout autre contenu dans Zoom Docs. Vous n’avez plus besoin de passer du temps à consulter les calendriers de vos collègues pour programmer votre prochain point : AI Companion peut vérifier les disponibilités et programmer cette réunion pour vous.

Ces fonctions vous permettent de gagner en efficacité pour ainsi consacrer votre temps précieux à des tâches plus pertinentes. Consultez notre page dédiée à AI Companion pour découvrir concrètement comment votre petite entreprise peut utiliser l’IA pour améliorer votre journée de travail.

Vous connaissez peut-être Zoom Workplace en tant qu’application servant à participer aux réunions Zoom. Toutefois, Zoom Workplace, c’est bien plus que ça :

• Discutez avec vos collègues sur Zoom Team Chat, service inclus dans tous les comptes Zoom : créez des canaux avec des groupes de personnes ou envoyez des messages individuels directs. Vous pouvez même ajouter des contacts externes et discuter avec eux, pour une communication qui semble plus simple, plus rapide et mieux organisée que par e-mail.
• Connectez votre calendrier Google ou Microsoft à votre compte Zoom pour voir toutes vos réunions dans l’onglet Calendrier. Vous pourrez participer à une réunion Zoom en quelques clics (plus besoin de rechercher le lien de la réunion !), programmer des réunions directement dans l’application Zoom Workplace en utilisant AI Companion, et plus encore.
• Reliez votre compte de messagerie Google ou Microsoft à votre compte Zoom (ou configurez une adresse e-mail gratuite avec Zoom Mail) pour accéder facilement aux e-mails sans avoir à changer d’application. Vous pouvez même utiliser AI Companion pour vous aider à rédiger des e-mails.
• Si vous avez Zoom Phone, utilisez l’interface du téléphone logiciel dans l’application Zoom Workplace pour passer des appels, consulter et écouter des messages vocaux, envoyer des SMS, etc. AI Companion peut également s’avérer utile avec des synthèses post-appel et la possibilité de hiérarchiser et d’extraire des tâches de vos messages vocaux.
• Accédez à une suite d’outils de productivité intégrés pour créer des notes, des clips vidéo et des tableaux blancs, que vous pouvez facilement partager avec vos collègues.
• Si vous avez Workvivo, vous pouvez y accéder directement dans l’application pour consulter les publications de vos collègues, féliciter un coéquipier, lire les actualités de l’entreprise et explorer différents espaces de services.

Si vous ne l’avez pas déjà fait, téléchargez la dernière version de l’application Zoom Workplace et parcourez les onglets de la barre de navigation supérieure pour découvrir comment tirer davantage parti de Zoom quand vous travaillez. 

Les applications de prise de rendez-vous peuvent aider votre équipe à réduire le temps passé à organiser des réunions avec des prospects et des clients. Au lieu d’échanger des e-mails pour prendre rendez-vous, il suffit à votre client de cliquer sur un lien de programmation et de sélectionner une date et une heure qui lui conviennent afin de réserver un créneau sur votre calendrier. 

Si vous disposez d’un compte Zoom Workplace Affaires ou Affaires Plus, vous avez accès à Zoom Scheduler directement dans votre application de bureau ou mobile, sans frais supplémentaires. Zoom Scheduler se synchronise avec votre calendrier Google, Microsoft ou Zoom pour faciliter la réservation, et vous n’avez pas à vous soucier d’envoyer un e-mail avec un lien de réunion Zoom. Tout est pris en charge automatiquement.

Si votre forfait Zoom Workplace n’inclut pas Scheduler, vous pouvez l’ajouter à un prix inférieur à celui d’autres applications de programmation comme Calendly. En savoir plus sur les fonctionnalités de Zoom Scheduler par rapport à Calendly.

Les conversations importantes ne se terminent pas lorsqu’une réunion Zoom prend fin. En fait, de nombreuses actions, discussions et prises de décision essentielles se produisent une fois que vous quittez votre appel Zoom. Apprendre à utiliser Zoom Workplace tout au long du cycle de vie de la réunion (le temps que vous passez avant, pendant et après vos réunions) est essentiel pour utiliser votre temps plus efficacement.

Lorsque vous programmez une réunion dans l’application Zoom Workplace, cliquez sur l’option permettant d’activer le chat de réunion en continu. Cela vous permet de démarrer à l’avance une discussion de groupe avec les participants à la réunion pour vous aligner sur les points de l’ordre du jour ou partager des documents en amont pour examen. Une fois la réunion commencée, vous pouvez vous référer à ces messages et continuer à discuter dans la réunion. Lorsque la réunion prend fin, poursuivez la conversation dans le chat d’équipe. Vous pouvez partager la synthèse de la réunion AI Companion et consulter à nouveau les fils de discussion pour boucler la boucle sur les points en suspens.

Selon une enquête Morning Consult menée en 2024 à la demande de Zoom, 82 % des propriétaires de petites entreprises interrogé·es ont déclaré utiliser le téléphone pour rester connecté·es, contre 70 % des personnes interrogées dans des entreprises de plus de 1 000 employé·es**. Même à l’ère numérique, la communication téléphonique reste essentielle, mais elle doit s’adapter au mode de travail mobile ou hybride de votre entreprise.

Zoom Phone intègre vos communications téléphoniques dans le cloud, ce qui vous permet, à vous et à vos employé·es, d’accéder à votre téléphone professionnel à partir de l’application de bureau ou mobile Zoom Workplace. Ainsi, vous pouvez passer et recevoir des appels sur n’importe quel appareil compatible, que vous soyez au bureau, à la maison ou en déplacement. Vous pouvez conserver vos téléphones de bureau compatibles existants si vous le souhaitez, ou choisir auprès de nos principaux partenaires fabricants de matériel des téléphones de bureau et de conférence pris en charge.

Voici quelques-unes des façons dont Zoom Phone contribue à améliorer la communication entre vos employés et vos clients :

• Les employé·es peuvent gagner du temps en tirant parti d’AI Companion pour Zoom Phone afin de résumer les appels et les SMS, de hiérarchiser les messages vocaux, etc.
• Vous pouvez utiliser vos outils professionnels préférés conjointement avec Zoom Phone. Notre solution téléphonique s’intègre à des applications essentielles telles que Salesforce, Google G-Suite, ServiceNow et HubSpot.
• Il est facile d’ajouter et de gérer des utilisateurs dans Zoom Phone. Cela rend cet outil particulièrement intéressant pour les propriétaires de petites entreprises qui sont susceptibles de porter de nombreuses casquettes et de manquer de ressources informatiques pour gérer une solution plus complexe.
• Vous pouvez configurer des files d’attente pour les appels afin de réduire les temps de réponse. Répartissez et traitez les demandes des clients en acheminant les appels vers un groupe d’utilisateurs désigné, tel qu’une équipe de vente ou d’assistance, afin que la première personne disponible puisse répondre au téléphone.
• Les employé·es peuvent être au téléphone et vouloir dessiner un croquis rapide ou afficher un document pour le partager avec leur interlocuteur·rice. Grâce à Zoom Workplace, ils ou elles peuvent facilement passer d’un appel téléphonique à une réunion vidéo lorsque la situation l’exige, ce qui leur laisse plus de possibilités d’avoir une conversation productive.

Si vous souhaitez obtenir d’autres conseils pour gérer votre petite entreprise avec Zoom, consultez notre webinaire à la demande qui présente les 10 principales fonctionnalités de Zoom Workplace pour aider les petites entreprises à gagner du temps et à améliorer leur façon de travailler.