¿Qué es VoIP y cómo funciona? Una guía para las empresas modernas

Los sistemas de telefonía tradicionales pueden ser una molestia. Suelen ser caros e inflexibles y carecen de las funciones modernas que necesitan las empresas actuales. Por suerte, los días en que se confiaba únicamente en los sistemas de telefonía tradicionales para comunicarse han quedado atrás. La Voz sobre Protocolo de Internet (VoIP) ha revolucionado la forma en que nos conectamos, ofreciendo una alternativa flexible, rentable y con muchas funciones que envía datos de voz por internet en lugar de a través de líneas telefónicas físicas.

Tanto si se trata de una empresa emergente que busca reducir costes como de una gran empresa que busca aumentar la eficiencia, la VoIP tiene algo que ofrecer. En esta publicación, exploraremos toda la información esencial sobre VoIP, incluyendo qué es, cómo funciona, pros y contras y las características clave que debes buscar en un sistema VoIP.

VoIP es una tecnología que permite realizar llamadas telefónicas utilizando Internet en lugar de las líneas telefónicas tradicionales. A diferencia de los teléfonos normales, que dependen de cables físicos, VoIP convierte su voz en datos y los envía a través Internet a la persona a la que llama. Funciona de forma similar al envío de un correo electrónico, pero utiliza la voz en lugar del texto. 

En una configuración de VoIP, la organización suele gestionar y mantener su propio sistema de VoIP, que incluye el hardware, el software y la infraestructura necesarios. En el caso de la VoIP alojada, el proveedor gestiona el sistema. Ambas opciones pueden hacer que la comunicación sea más económica y flexible para las empresas.

Sabe que la voz sobre IP le permite hacer llamadas por internet en lugar de utilizar las líneas telefónicas tradicionales, pero ¿cómo funciona el VoIP en realidad? Veamos los detalles.

1. Digitalización de señales de voz: el sistema de VoIP convierte las palabras habladas (señales de voz analógicas) en datos digitales. Este proceso de conversión permite transmitir los datos de voz a través de Internet en un formato que los equipos y otros dispositivos digitales pueden procesar fácilmente.
2. Paquetización de datos: una vez que se digitaliza su voz, se divide en fragmentos más pequeños llamados paquetes. Cada paquete contiene los datos de voz e información sobre su origen y destino. Este empaquetado ayuda a que los datos de voz viajen de manera eficiente por Internet.
3. Transmisión a través de Internet: ahora que sus datos de voz están agrupados en paquetes, están listos para viajar por internet. Estos paquetes pasan a través de varios dispositivos de red, como enrutadores y conmutadores, que los guían hacia su destino.
4. Reensamblado de paquetes: una vez que los paquetes llegan a su destino, se reensamblan en el orden correcto. Es como unir las piezas de un rompecabezas para revelar la imagen completa. Una vez ensamblados todos los paquetes, se reconstruye la señal de voz original. A pesar de transmitirse en paquetes más pequeños y discretos, el destinatario escucha una transmisión de audio clara y optimizada, como en una llamada telefónica tradicional.

La VoIP puede transformar la comunicación de su empresa. A continuación, le explicamos cómo:

• Rentabilidad: VoIP es una opción económica en comparación con los sistemas de telefonía tradicionales. Al usar Internet para las llamadas, se reducen los cargos de larga distancia y puede ahorrarle dinero a su empresa.
• Flexibilidad y escalabilidad: los sistemas de VoIP se pueden adaptar fácilmente a las necesidades de su empresa. Tanto si está añadiendo nuevos usuarios como si desea conservar su operador, VoIP se puede escalar según sus necesidades. 
• Múltiples características: VoIP ofrece una amplia gama de características útiles, como desvío de llamadas, correo de voz a correo electrónico y videoconferencia. Estas características mejoran la comunicación y la productividad de su empresa.
• Portabilidad y accesibilidad: con VoIP, no está ligado a una línea telefónica física. Puede realizar y recibir llamadas desde cualquier lugar con conexión a Internet, lo que le da más flexibilidad en cuanto a cómo y dónde trabajar.
• Capacidades de integración: los sistemas de VoIP se pueden integrar con otras herramientas y aplicaciones empresariales, lo que optimiza sus flujos de trabajo y facilita la gestión de su comunicación junto con otras tareas.
• Calidad de voz HD: VoIP admite calidad de voz de alta definición (HD), lo que proporciona llamadas claras y con un sonido natural que mejora la experiencia de comunicación general.
• Beneficios medioambientales: VoIP reduce la necesidad de infraestructura física y hardware, lo que puede disminuir el consumo de energía y reducir el impacto medioambiental de su empresa.

Si bien VoIP ofrece numerosos beneficios, también tiene algunos inconvenientes y limitaciones. Exploremos algunos de los desafíos a los que puede enfrentarse:

• Dependencia de la conexión a internet: la VoIP depende de una conexión a internet estable. Si su internet falla o experimenta jitter, esto puede afectar la calidad y fiabilidad de las llamadas.
• Problemas de calidad con una conexión a Internet deficiente: un ancho de banda bajo o la congestión de la red pueden provocar llamadas interrumpidas, retrasos y mala calidad de las llamadas, sobre todo en las horas de mayor uso.
• Capacidades limitadas de llamadas de emergencia: a diferencia de los sistemas de telefonía tradicionales, es posible que VoIP no proporcione el mismo nivel de fiabilidad para las llamadas de emergencia. Factores como los cortes de electricidad o el tiempo de inactividad de Internet pueden afectar su capacidad para realizar llamadas de emergencia.
• Problemas de compatibilidad: es posible que VoIP no sea compatible con determinados dispositivos o servicios, especialmente con hardware antiguo o sistemas patentados. Esto podría plantear desafíos a la hora de integrar VoIP con la infraestructura existente o comunicarse con partes externas.
• Consideraciones normativas: la VoIP está sujeta a requisitos reglamentarios y estándares de cumplimiento únicos, que varían según la región.

¿Busca un sistema de telefonía VoIP que satisfaga todas sus necesidades de comunicación? A continuación, se indican algunas características que pueden facilitar la comunicación en su empresa:

Comunicaciones unificadas

Imagine tener todas sus herramientas de comunicación en un solo lugar. Con las comunicaciones unificadas, obtiene una integración perfecta de reuniones, llamadas y chats en equipo. Es como tener un centro de mando potenciado para los esfuerzos de colaboración de su equipo.

Contestador automático

Despídase de las llamadas perdidas y dé la bienvenida a un recepcionista virtual que saluda a las personas que llaman de manera profesional y los dirige a la persona o departamento adecuados. Es un asistente útil que administra sus llamadas las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y enruta a los clientes a los servicios que necesitan.

Compatibilidad con equipos de escritorio y dispositivos móviles

Manténgase conectado en todo momento gracias a la compatibilidad con equipos de escritorio y dispositivos móviles. Tanto si está en su escritorio como fuera de él, puede acceder a su sistema de telefonía VoIP desde cualquier dispositivo compatible, para no perder ninguna llamada importante.

Cifrado y seguridad

Proteja sus comunicaciones confidenciales con cifrado y sólidas medidas de seguridad. Es como una bóveda segura para sus llamadas, que mantiene sus conversaciones privadas y confidenciales.

Calidad de llamada y de audio

Disfrute de una calidad de llamada nítida que suena como si estuviera hablando cara a cara. Con audio de alta definición, puede comunicarse con claridad y confianza, lo que hace que cada conversación sea muy sencilla.

Con el conjunto completo de características de llamadas de Zoom Phone, puede disfrutar de los beneficios de un sistema de telefonía en la nube flexible y móvil sin concesiones. Incluso puede optimizar sus flujos de trabajo con integraciones perfectas, mejorar la productividad con herramientas impulsadas por IA como resúmenes posteriores a la llamada y extracción de tareas de correo de voz, y experimentar comunicaciones nítidas con calidad de voz HD.

Además, con características como la grabación de llamadas, la transcripción del correo de voz y el acceso a aplicaciones móviles, gestionar las comunicaciones de su empresa nunca ha sido tan fácil.

Cuando se trata de opciones de comunicación para su empresa, VoIP y los servicios de telefonía tradicionales son dos contendientes destacados. Veamos con más detalle cómo se comparan.

• Costo: por lo general, la VoIP ofrece un ahorro de costes en comparación con los servicios de telefonía tradicionales, con tarifas mensuales más bajas y cargos de larga distancia reducidas. Sin embargo, puede haber costes iniciales de configuración de equipos e infraestructura.
• Características: VoIP ofrece una amplia gama de capacidades avanzadas, como desvío de llamadas, correo de voz a correo electrónico y videoconferencia. Los servicios de telefonía tradicionales, aunque son fiables, pueden tener menos características disponibles.
• Flexibilidad: VoIP es muy flexible y escalable, lo que facilita la adición o eliminación de usuarios y el ajuste de las características según las necesidades. Los servicios de telefonía tradicionales pueden ser más rígidos y menos adaptables a las necesidades cambiantes de la empresa.
• Confiabilidad: Los servicios telefónicos tradicionales son conocidos por su confiabilidad, con una infraestructura y sistemas de respaldo establecidos. La confiabilidad de VoIP puede variar en función de factores tales como la estabilidad de la conexión a Internet y la confiabilidad del proveedor de servicios.

Al diseñar un modelo de trabajo flexible, quiere mejorar la conectividad de su equipo y acortar cualquier distancia que se cree físicamente. Eso significa utilizar el software de comunicación adecuado. De hecho, los teléfonos fijos tradicionales se están eliminando gradualmente en los EE. UU., por lo que es una buena idea considerar cambiarse a VoIP ahora. 

Zoom Phone, nuestro servicio de telefonía VoIP basado en la nube, optimiza los flujos de trabajo con una plataforma unificada para teléfono, chat, reuniones y mucho más en dispositivos móviles y de escritorio. Además, las características impulsadas por IA, incluidos los resúmenes posteriores a las llamadas, la extracción de tareas del correo de voz y la priorización del correo de voz, optimizan los flujos de trabajo, priorizan las tareas y mejoran la gestión de las comunicaciones.  

Zoom Phone también se integra con otras herramientas en Zoom Workplace, una plataforma de colaboración centrada en la IA. Póngase en contacto hoy para descubrir cómo Zoom Phone puede transformar la conectividad y la colaboración de su negocio.

¿Aún tiene preguntas sobre la VoIP? ¡Tenemos las respuestas! Profundicemos en algunas de las consultas más frecuentes.

¿Cuánto cuesta el servicio de VoIP?

Los costes de la voz sobre IP varían en función de factores como el proveedor de servicios, las características y el número de usuarios. Por lo general, la VoIP ofrece un ahorro de costes en comparación con los servicios de telefonía tradicionales, con tarifas mensuales más bajas y cargos de larga distancia reducidos. Sin embargo, puede haber costes iniciales de configuración de equipos e infraestructura.

¿Los teléfonos celulares pueden usar VoIP?

Sí, muchos teléfonos celulares pueden usar VoIP para la comunicación de voz con aplicaciones como Zoom Workplace. Cuando un teléfono celular está conectado a Wi-Fi, estas aplicaciones aprovechan la tecnología VoIP para realizar llamadas a través de Internet, en lugar de las redes celulares tradicionales, lo que ofrece un posible ahorro de costos y características mejoradas.

¿Puede conservar su número de teléfono actual con VoIP? 

En la mayoría de los casos, sí. Los proveedores de VoIP suelen ofrecer servicios de portabilidad de números, lo que le permite transferir su número de teléfono actual al sistema de VoIP. Esto significa que puede conservar su número de teléfono familiar mientras disfruta de los beneficios de VoIP. De manera similar, al portar a un número de Skype, esta función le permite conservar sus contactos existentes sin interrupciones, lo cual es esencial para garantizar la continuidad en sus comunicaciones personales o profesionales.

¿VoIP es más segura que los teléfonos tradicionales?

Las medidas de seguridad de VoIP pueden variar según el proveedor de servicios y la implementación. Si bien VoIP ofrece características de cifrado y seguridad para proteger sus comunicaciones, es importante implementar las prácticas recomendadas, como mantener el software actualizado.