Cómo dirigir una tormenta de ideas virtual eficaz

Incluso los directivos más experimentados pueden cometer errores cuando se trata de facilitar una sesión eficaz de tormenta de ideas virtual. Muchos de los obstáculos de las tormentas de ideas presenciales, por ejemplo, cuando nadie habla durante una hora o cuando los que hablan más alto hacen imposible la conversación, se vuelven más evidentes en un entorno virtual, donde surgen problemas como la latencia y una menor presencia del lenguaje no verbal que nos facilite la comprensión.

No obstante, también existe un enorme potencial en el desarrollo virtual de tormentas de ideas, gracias a la gran cantidad de herramientas y plataformas que tenemos a nuestro alcance y a la posibilidad de reunir a participantes de cualquier parte del mundo. El intercambio virtual de ideas es una parte fundamental del programa en línea «Learn, Engage, Accelerate, Disrupt» (LEAD) de la Graduate School of Business (GSB) de la Universidad de Stanford.

La directora de aprendizaje en línea de la GSB de Stanford, Delia Davila, y la directora adjunta de cursos ejecutivos en línea, Megan Pearse, comparten consejos e ideas para que su próxima sesión de tormenta de ideas virtual sea más eficaz.

Pearse: tenemos tantas herramientas disponibles que creo que una tormenta de ideas virtual es mejor que una presencial, en muchos sentidos. Si se desarrollan de forma presencial se puede tener la sensación de trabajo en común por compartir un espacio y también se pueden descifrar mejor las señales visuales; sin embargo, los participantes suelen agolparse frente a la pizarra para colocar un pósit antes de que lo haga otro. Con vídeo, puede compartir la pantalla o acceder a una aplicación de MURAL.

Davila: en un entorno virtual, tiene Internet a su disposición, así que puede hacer una rápida búsqueda en Google y utilizar un vídeo o un GIF que ilustre su punto de vista y añadirlo a su documento de tormenta de ideas virtual para captar la idea. Para nuestras sesiones de ideas de diseño en directo, nuestro profesorado utiliza Google Slides como cuadernos de trabajo, que utilizan los participantes para interactuar entre ellos en tiempo real y compartir ideas, notas, imágenes y vídeos.

Davila: la conexión a Internet puede ser un verdadero obstáculo. Tengo muchos participantes en India con problemas con Internet, así que intentamos ayudarles a integrarse en la experiencia de la mejor manera posible pese a los problemas logísticos, como usar su teléfono para el audio y tener Google Slides abierto en su portátil para aportar sus ideas.

Pearse: todos hemos asistido a alguna sesión de tormenta de ideas en la que la conversación empieza a perderse. Un buen facilitador puede lograr el equilibrio entre mantener a la gente en el buen camino y centrada en el tema de la tormenta de ideas, mientras anima a los participantes a expresarse libremente y dejar que las ideas fluyan. Se necesita a alguien que pueda incitar a la gente a empezar a hablar y trabajar juntos, sobre todo en un espacio virtual. 

Pearse: comenzar la sesión con unos objetivos e intenciones. Si va a reunir a todo un grupo, y sobre todo si va a utilizar las salas para grupos pequeños para reducir el número de participantes, asegúrese de que todos estén en la misma sintonía. Describa cómo va a proceder y establezca normas y directrices. Los resultados serán mucho más satisfactorios si los participantes se sienten seguros y entienden lo que se puede prever de la sesión.

Davila: en el desarrollo de una tormenta de ideas, todas son válidas, por muy locas o absurdas que sean. Anime a todo el mundo a exponer ideas porque estas pueden desarrollarse. Evite decir no a cualquier idea o rechazarla en el momento.

Me gusta empezar con una tormenta de ideas en el que los riesgos de que fluyan conceptos erróneos seas escasos. Por ejemplo, pida a todos que se imaginen que van a la luna y que compartan cómo es esa experiencia. Esta propuesta hace recordar a los participantes que no existe una respuesta correcta o incorrecta, y lo más divertido es que enseguida comienzan a aparecer diferentes perspectivas.

Davila: si uno sabe que hay personas muy ruidosas y otras que tienden a no participar en una conversación, es necesario desempeñar un rol activo para animar e invitar a todos a participar. Una forma de mantener el pulso es utilizar elementos no verbales, como «Sí», «No» o «Levantar la mano», para que los facilitadores puedan instar a la participación o adaptar la rapidez con la que se pasa de una idea a otra. 

Las salas para grupos pequeños son otra función interesante para ayudar a los participantes que no se sientan cómodos hablando en la sala principal. He visto a facilitadores utilizar las salas para grupos pequeños con una intención muy clara, agrupando a los participantes con una o dos personas más de manera que todos tengan la oportunidad de que se escuchen sus ideas. 

Pearse: las rondas de participación también pueden ayudar a asegurar que todas las ideas se escuchen por igual; se puede generar esa expectativa al comienzo, con frases como «vamos a recorrer la sala virtual presentando una idea por turnos».

Pearse: identificar las mejores ideas generadas por la tormenta de ideas mediante un proceso de votación. Se podría utilizar las características de Votaciones de Zoom para obtener resultados en tiempo real. Dé a cada participante un número determinado de votos para que sus elecciones tenga peso, como cuando «solo se eligen a los tres mejores».

El seguimiento es fundamental. Envíe la pizarra o colección de pósits para que todo el mundo la vea. Es mucho más fácil guardar y compartir las ideas virtualmente, de manera que la gente pueda volver a consultarlas, e incluso seguir aportando novedades.

Davila: Eso es, guardar todo es muy fácil, por lo que no tengo que preocuparme de hacer una foto a los pósits como en el caso de una tormenta de ideas presencial. Puedo volver a consultar las diapositivas o la pizarra. 

¿Desea recibir más consejos? Consulte nuestro blog para obtener información sobre todo lo que necesita saber sobre cómo liberar el potencial de las salas para grupos pequeños y gestionar de forma satisfactoria a su equipo remoto.