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如何召開有效的線上腦力激盪會議

來自斯坦福大學的 Delia Davila 和 Megan Pearse 分享對於如何讓線上腦力激盪會議更加有效的秘訣和洞見。
5 閱讀分鐘

更新日期 May 13, 2024

發佈日期 September 25, 2023

Virtual Brainstorm

線上腦力激盪會議的優勢為何?

Pearse:我們現在有如此多的工具可利用,所以我認為從多方面來看,線上腦力激盪會議比現場會議的效果更好。 當召開現場會議時,大家同在一個空間可能會產生同志精神,並且有利於觀察視覺線索,但是大家也都要同時擠在一個白板前,爭著將自己的便利貼貼到白板上,對彼此造成阻礙。 而利用視訊,我們可以分享畫面或是直接使用 MURAL 應用程式。

Davila:在虛擬環境中,可隨意使用網際網路,因此可以上 Google 快速搜索找出一段影片或是動畫,放進您的線上腦力激盪文件中,來說明您的想法和強調重點。 針對我們的即時設計思考工作階段,我們團隊人員使用 Google Slides 來當做工作表,讓與會者可用來與彼此即時互動,分享意見、筆記、影像和影片。

如何克服線上腦力激盪會議的挑戰?

Davila:網際網路連線會是一個很實在的障礙。 我有很多在印度的與會者經歷到網路問題,因此我們嘗試幫助他們盡量避開這些執行上的問題,並提高體驗,例如:讓他們利用電話傳遞音訊,然後在筆記型電腦上打開 Google Slides 來傳達意見想法。

Pearse:我們在腦力激盪時都體驗過對話從開始到最後變得一團亂的經歷。 一個好的組織人員可以在讓大家保持正軌和專注於腦力激盪之間找到平衡點,同時又能鼓舞大家放下防衛心,自由發揮創意。 您需要有人可以帶動大家開口並一起討論,尤其是在一個虛擬空間中。

從一開始就正確進行線上腦力激盪會議的最佳方式為何?

Pearse:在啟動會議階段設立目標和意向。 如果您要讓群組全部的人都集中在一起,尤其是準備使用分組討論將人員分成不同小組時,要確保每個人都圍繞同一主題展開討論。 簡要說明腦力激盪的進行方式並設立規則和指南。 當人們感到有自信並且有明確的預期時,他們就比較容易成功。

Davila:在進行腦力激盪時,所有的想法都應一視同仁,不管想法有多瘋狂或怪異。 鼓勵大家提出想法,因為我們可以由此來創造結果。 避免否定任何想法或是立即打斷。

我會從低風險的腦力激盪會議開始進行。 例如,要求大家想像登上月球,並分享這種感覺為何。 可提醒與會者答案沒有對錯,您可由此開始看到不同的觀點出現,這也是一件趣事。

如何召開有包容性,且確保大家的聲音都被聽見的線上腦力激盪會議?

Davila:如果您發現有人愛發言,而有人傾向不出聲,您就需要扮演一個積極的角色,鼓勵大家出聲,並讓所有的聲音都被聽見。 其中一個可以發揮作用的方式是使用非語言功能,例如「是」、「不是」和「舉手」,如此組織人員即可點名與會者,或是調整從一個意見轉到另一個意見時的速度要有多快。

分組討論是另一個特色功能,有助於讓對於在眾人面前講話感到不自在的與會者發言。 我已看過有組織人員刻意使用分組討論,將與會者分成 2 到 3 人一組,如此每個人就都有機會將他們的意見分享出來。

Pearse:使用輪流發言的方式也有助於確保每個人的聲音都可以平等地被聽見。您可在一開始即設定這個期望,例如:「讓虛擬會議室中的每個人都輪流發表想法。」

如何讓腦力激盪變得更具執行力且及時跟進團隊創造的想法?

Pearse:藉由投票來確認腦力激盪中最受認可的主要想法為何。 您可使用 Zoom 的投票功能來提供即時投票結果。 讓每一名與會者都有一定的票數,如此可加重他們選擇的份量,有如「我只在選我的前三名」。

及時跟進很重要。 發送白板或是所收集的便利貼,讓每一個人都能夠看到內容。 在線上儲存和分享意見非常輕鬆,讓大家可回頭瀏覽,甚至持續提供想法。

Davila:儲存每一個項目確實都很簡單,如此我就不必煩惱是否要將所有的便利貼都拍照下來,如同參加現場腦力激盪會議時的做法這樣。 我只要回頭看一下投影片或是白板就可以了。
想要了解更多的秘訣嗎? 請參閱我們的部落格,瞭解有關發掘分組討論的所有可能性,並成功管理遠距團隊的所有須知內容。

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