操作說明 遠端工作

成功管理遠端團隊的 5 個秘訣

Succesfully managing teams in a 100% work-from-home environment can be an adjustment. Here are some best practices for managing remote teams using Zoom!
6 閱讀分鐘

更新日期 June 24, 2024

發佈日期 September 25, 2023

Zoom - Managing Remote Teams

1. 鞏固團隊後勤支援

您的團隊從共享辦公室過渡到遠端工作空間時,一些後勤支援專案有助於確保成功。  首先,請考量您的團隊進行遠端辦公所需的設備。許多員工只需要一台筆記型電腦 (配備網路攝影機) 和正常的網際網路連線。可靠的網際網路非常重要,這是因為,如果網路需求相當大,例如家中的其他使用者也在進行視訊會議 (或觀看 Netflix),許多家庭無線系統完全無法妥善擴展。Zoom 的優點是會優先考量語音而不是視訊,我們鼓勵客戶使用客戶音訊或 VoIP。  不過,請鼓勵員工花時間將家裡的適當地點佈置成專用工作空間 (並透過社群網絡與我們分享!)。 其他一些後勤支援秘訣:
  • 確保員工確實瞭解如何使用 Zoom 和其他應用程式。鼓勵員工參加線上訓練或者在需要協助時詢問問題。
  • 提醒您的團隊在這段時間內可以使用的工具,並強調如何使用這些工具來達成目標。
  • 在每週的會議中排程快速同步、透過聊天祝賀成就等等。 

專業指示

找出團隊技術和公司需求的聯絡點,以便知道發生問題、錯誤或中斷時應該聯絡哪些人。這有助於您擺脫「遠端 IT」的負擔。

 2. 時刻待命並排程報到時間 

團隊轉換到遠端辦公的型態時,專案和計畫很容易在混亂中失去控制。務必維持團隊的向心力,同時確保專案按計畫進行。領導者必須重申團隊規劃,並確保就優先事項達成一致。而且,由於您無法在一般會議室中召集團隊,因此視訊會議可以用來挽救局面!  為了確保就優先事項達成一致並及時瞭解專案進展,請透過 Zoom Meetings 排程一致的報到。為了簡化計畫,請使用 Zoom 的排程整合

專業指示

透過排程團隊在早上喝咖啡或午餐時間左右開會,使會議變得有趣,鼓勵團隊成員分享自己的工作過程、遠端辦公秘訣,以及團隊能夠在本週為成員提供什麼支援。 

3. 親身示範

視訊可提高信任度、參與度和工作效率。在溝通的過程中,您的音調、臉部表情和肢體語言與您所說的話一樣重要。因此,請務必開啟攝影機親身示範。 即使在您沒有心情上班的時候,也要知道「修飾我的外表」功能將始終保持您的最佳樣貌。社交聯絡現在比以往更重要,這對於團隊的幸福感極為重要。好好享受虛擬背景的樂趣!  每個人都就位後,沒有什麼比在團隊報到時為每個人的虛擬背景和咖啡因飲料評分更能表現「我們都到齊了!」。在團隊聊天中分享新辦公桌的相片或談談午餐吃什麼也很有趣。帶領團隊啟發樂趣,並鼓勵團隊一起享受樂趣,談談寵物和一切有趣的事物!

專業指示

不要小看上述團隊報到提示的效用!您的團隊成員讓您參觀他們的家,這有助於建立更個人化的聯絡方式。您也可以使用視訊來協助團隊成員解決可能遇到的任何工作場所設置問題。

4. 保持明確

從遠端領導團隊時,透明度是ㄧ個關鍵。如果任何成員對策略、可達成的成果或優先事項感到疑惑,整個計畫就會蒙受損失。透過開誠佈公的溝通建立團隊的信任和信心,促使團隊成員在遠端辦公時感到安心。透過團隊聊天、例行的 Zoom Meetings 和頻繁的電話通話進行達到凝聚力的溝通,使一切步入正軌。領導者能夠以開放和明確的方式指導團隊成員,因為無論所處的環境如何,這些平台都有助於促進彼此聯繫。

專業指示

鼓勵團隊堅持進行從整理穿著儀表到從事例行工作的晨間一般活動。鼓勵採取一些簡單的動作,例如在上午 9 時「準時上班」 並安排午餐休息時間,這有助於支援工作流程並協助團隊注重本身的職責。 

5. 增進樂趣

雖然整個團隊不在同一個辦公室,但不代表您不是團隊的一員。如以上的秘訣 2 所述,為了促進樂趣而適時進行提升效率的活動,藉以減少遠端辦公的潛在孤獨感並增進友情。我們最喜歡的虛擬活動包括喝咖啡休息時間、Sli.do 票選、伸展運動和瑜伽課,以及「星期三虛擬午餐」,我們藉此選出誰吃的午餐最美味!

專業指示

不要忘記在團隊同步中宣導自我照顧策略,例如出門休息、補充水份,以及打電話與其他人保持聯絡。 保持輕鬆

其他資源 

調整為遠端管理

維持團隊工作場所的日常習慣可以緩解失調的感覺,這完全取決於這些遠端團隊的管理人員帶頭示範的效果。組織調整為遠端辦公時,我們鼓勵您為自己、團隊、客戶、客戶和社群注入創造力、創新和同理心。我們同舟共濟! 立即開始使用 Zoom,或聯絡 Zoom 產品專家瞭解如何有效使用 Zoom 管理遠端團隊。

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