5 consejos de colaboración para subir el nivel de su jornada laboral con el nuevo Zoom Workplace

Uno de los mayores desafíos de colaborar en el multifacético trabajo de hoy en día es hacer un seguimiento de toda la información que circula entre los diferentes equipos y proyectos. Las múltiples herramientas de colaboración y los canales aislados de comunicación hacen difícil mantener a todo el mundo informado. 

La buena noticia es que colaborar con sus compañeros, socios y clientes es ahora mucho más fácil con Zoom Workplace. Ahora puede potenciar su jornada laboral con una única aplicación que incluye Zoom AI Companion, nuestroasistente de IA, que le ayudará a reducir los cambios de contexto, el tiempo dedicado a buscar información y los errores de comunicación. 

AI Companion está incorporado en todo Zoom Workplace, lo que lo ayuda a redactar mensajes en chat o correo electrónico; organizar sus ideas en una pizarra; y resumir reuniones, llamadas telefónicas y mensajes de chat. No solo puede ayudarlo a ahorrar tiempo con capacidades, como la priorización del correo de voz en Zoom Phone, sino también a hacer que todo el mundo esté alineado al identificar los siguientes pasos en una reunión, lo que le permite agilizar su forma de trabajar y maximizar su productividad en toda la plataforma.

El verdadero poder de Zoom Workplace reside en la manera en que lo ayuda a organizar su día de trabajo en torno a una colaboración eficaz, lo que le permite conectarse de forma más eficiente con las personas y los proyectos con los que trabaja estrechamente. A continuación, le presentamos cinco acciones que puede poner en práctica para aprovechar al máximo esta nueva experiencia.

Las reuniones suelen ser un punto fundamental de colaboración para un grupo o proyecto. También es posible que tenga una reunión recurrente con las mismas personas todas las semanas para debatir el avance de un proyecto en particular y necesite mantener pestañas activas sobre lo que sucede en medio de esas reuniones. 

La próxima vez que cree una nueva reunión (o serie de reuniones recurrentes), asegúrese de que la opción para habilitar el chat continuo de la reunión esté activada. Esta acción crea un canal de chat continuo adjunto a ese ID de reunión.

Puede chatear con el grupo de antemano, continuar la conversación cuando se sumen a la reunión juntos y mantener el debate en medio de llamadas. Todos los documentos, imágenes y archivos compartidos durante la reunión se pueden añadir a la pestaña Recursos de su chat continuo de la reunión, organizado por tipo de activo para que todos puedan encontrar fácilmente lo que necesitan.

En las nuevas pestañas optimizadas de calendario y reuniones en Zoom Workplace, puede hacer clic en cada tarjeta de reunión para abrir todos los detalles de esa reunión. Aquí, puede cargar elementos suplementarios para la reunión, incluidas las agendas y las pizarras, para que otros asistentes sepan dónde encontrarlos. Puede acceder al chat continuo de la reunión aquí, así como iniciar un chat o enviar un correo electrónico a los invitados desde una tarjeta de reunión.

Para probar esta nueva vista, haga clic en Configuración en el portal de su cuenta en línea. Active la configuración para habilitar la nueva experiencia de la pestaña Reuniones (asegúrese de que su Google Calendar o su calendario de Microsoft 365 esté conectado o se haya iniciado con Zoom Mail & Calendar). Luego, haga clic en la pestaña Calendario en Zoom Workplace para ver su programación, y añada activos o acceda a ellos para sus próximas reuniones.

Si administra un equipo, puede facilitarles la tarea a sus compañeros para que estén al tanto de todas las conversaciones que correspondan. Cree un espacio compartido en Zoom Team Chat y añada a todos los miembros de su equipo; luego, añada todos los canales de chat sobre los que podrían necesitar información, desde canales de todos los departamentos hasta conversaciones basadas en proyectos; todas las personas en el espacio se añadirán automáticamente a los canales de los que aún no forman parte. A medida que su equipo crece, puede añadir fácilmente nuevos miembros al espacio compartido, lo que le ahorrará tiempo en el proceso de incorporación al darles acceso a todos los canales que necesiten, en lugar de añadirlos manualmente a cada canal de manera individual.

Para comenzar, vaya a la pestaña de Chat en equipo y haga clic en el icono + y, luego, seleccione Espacio compartido. Puede poner un nombre al espacio, añadir miembros (incluso, puede añadir un canal existente) y personalizar sus preferencias. Una vez creado su espacio, continúe añadiendo miembros y canales en función de las necesidades de su equipo.

Las reuniones con vídeo son fundamentales para que los equipos se comuniquen y colaboren, especialmente cuando los empleados, clientes, socios y proveedores pudieran estar distribuidos en diferentes ubicaciones. Pero la misma experiencia de reunión anterior puede sonar un poco anticuada, lo que provocaría la falta de participación de los asistentes.

Con nuestra nueva experiencia de Zoom Meetings, la colaboración es más fácil y está disponible al alcance de la mano. Ahora puede compartir y coeditar pizarras y notas, así como colaborar en documentos de Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox, Box y Microsoft Sharepoint, directamente en reuniones. Ya no tendrá que alternar entre su ventana de reunión y su documento abierto. Intente hacerlo haciendo clic en Compartir y seleccionando la pestaña Documentos. 

Además de estas útiles capacidades de colaboración, la nueva experiencia de reunión incluye lo siguiente:

• Una barra simplificada para que pueda activar AI Companion, compartir su pantalla y encontrar herramientas de organización fácilmente.
• Una nueva vista de varios oradores, que le ofrecerá una visión más dinámica de las personas que estén hablando activamente.
• Opciones para añadir un aspecto renovado con los nuevos colores de temas personalizados e iluminación de retrato, que atenúa su fondo a medida que realza su imagen para ayudarlo a destacar. Los organizadores también pueden añadir fondos de pantalla a la reunión.
• Mejor calidad de audio en ambientes abiertos gracias al aislamiento de audio personalizado, que ayuda a que su voz suene más nítida durante las reuniones y a suprimir el ruido de fondo. 

En el caso de los empleados híbridos o los que acuden a la oficina, reservar un escritorio se está convirtiendo en una parte común de la experiencia en el lugar de trabajo. Si ha estado utilizando Reserva de espacio de trabajo en su teléfono o en el portal de su cuenta de Zoom en línea para reservar su escritorio, ahora puede hacerlo directamente desde la aplicación Zoom Workplace utilizando nuestra nueva pestaña Espacios de trabajo. 

Incluso, puede obtener una ayuda adicional en la selección de su espacio de trabajo con nuestras recomendaciones inteligentes. En la pestaña Espacios de trabajo, haga clic en el icono de robot a la izquierda para obtener una recomendación con IA de los mejores días para acudir (dependiendo de cuándo hayan reservado un escritorio las personas con las que más colabora) y del mejor lugar donde sentarse (en función de sus preferencias y de la cercanía respecto de sus colaboradores más habituales).

¿Está ansioso por comenzar a utilizar Zoom Workplace? Actualice su aplicación Zoom para escritorio a la versión 6.0 o superior para empezar a utilizar las nuevas capacidades y experiencias mencionadas anteriormente. 

Esté atento a las próximas características que implementaremos en los próximos meses, incluido Ask AI Companion, que reunirá aún más funciones de la plataforma al alcance de su mano.

Nota del editor: Este blog se publicó originalmente en julio de 2016 y se actualizó en abril de 2024 con las últimas características de colaboración y productos de Zoom.