Reihe zu KI-Produktivität: 5 Möglichkeiten, mit KI-Schreibtools produktiver zu arbeiten

Wer kennt sie nicht: Diese eine Aufgabe bei der Arbeit, die wir den ganzen Tag (und den nächsten und übernächsten) vor uns herschieben. Für manche sind das geschäftliche Texte – E-Mails an Kunden oder potenzielle Geschäftspartner, Projekt-Updates oder auch einfach nur eine Tagesordnung fürs Teammeeting. Wenn Sie schon beim Anblick eines leeren E-Mail-Entwurfs oder Chatfensters die Aufschieberitis befällt oder wenn Sie einfach zu viel Zeit mit Korrespondenz verbringen, könnte ein KI-gestütztes Schreibprogramm genau das Richtige für Sie und Ihre To-do-Liste sein.

Mit einer KI, die für Sie effizient Mitteilungen formuliert, sparen Sie im Arbeitsalltag wertvolle Zeit. Doch bevor Sie mit der erstbesten App auf dem Markt loslegen, ist es sinnvoll, sich über ihre Funktionsweise und Einsatzmöglichkeiten zu informieren. Hier finden Sie einige Grundlagen und Argumente, die für KI-gestütztes Schreiben sprechen. 

Um zu verstehen, wie KI-Schreibtools funktionieren und was sie können, hilft es, Begriffe wie „generative KI“ und „großes Sprachmodell“ (Large Language Model, LLM) zu kennen. Hier werden sie kurz erklärt:

• Generative KI ist eine Form der künstlichen Intelligenz. Sie bezeichnet Modelle, die neue Inhalte wie Textnachrichten, Bilder, Musik und mehr generieren können. Diese Modelle werden darauf trainiert, Muster aus vorhandenen Daten zu erlernen und auf der Grundlage dieser Muster verschiedene Arten von Inhalten zu erstellen.
• Ein großes Sprachmodell (Large Language Model; LLM) ist ein Modell für generative KI, das in erster Linie Texte generiert. LLMs werden mithilfe riesiger Mengen von Textdaten trainiert und generieren nach diesem Training Texte, die wie von Menschen verfasst klingen, indem sie das nächste Wort in einer Sequenz kontextbasiert vorhersagen. ChatGPT ist eines der bekanntesten Beispiele für ein LLM, doch es gibt viele weitere LLMs auf dem Markt.

KI-Schreibprogramme nutzen LLMs, um anhand der Anweisungen eines Menschen, sogenannter Prompts, Texte zu verfassen. Einfacher ausgedrückt: Sie können dem KI-Modell beschreiben, welche Art von Mitteilung Sie gerne hätten (Eingabe). Es reiht dann Worte zu einer Nachricht aneinander (Ausgabe), die Ihrem Prompt entsprechen sollte.

Es gibt eine ganze Reihe generativer KI-Tools, die Ihnen beim Verfassen nahezu jeder Art von Text helfen. Sie können KI für kurze Inhalte wie Anzeigentexte, Social-Media-Posts oder E-Mails verwenden. Doch auch bei längeren Texten, wie einem Schreiben an Ihre Versicherung oder Geschäftskorrespondenz, kann Ihnen KI behilflich sein. Dies sind nur einige Vorteile, die KI beim Erstellen qualitativ hochwertiger Inhalte bietet:

1. Weniger Zeitaufwand beim ersten Entwurf

Manchmal ist der erste Schritt der schwierigste – besonders wenn Sie vor einer leeren Seite sitzen. Ein KI-Schreibtool liefert Ihnen in wenigen Sekunden einen ersten Entwurf. Selbst wenn dieser nicht genau Ihren Vorstellungen entspricht, erleichtert diese Grundlage Ihnen vielleicht den Einstieg in die Arbeit. Ein paar Änderungen an einem Entwurf vorzunehmen, wirkt als Aufgabe deutlich überschaubarer, als bei null anzufangen. Alternativ können Sie Ihren Prompt weiter ausführen und sich noch einen Entwurf vom KI-Modell erstellen lassen.

2. Sich wiederholende oder eintönige Schreibarbeit

Wie am Fließband E-Mails für die Kaltakquise oder Chat-Antworten zu produzieren, kann Stunden dauern. Nutzen Sie Ihren treuen KI-Assistenten, um diese immer wieder gleichen Nachrichten in einem Bruchteil der Zeit zu entwerfen – und zwar auf den jeweiligen Empfänger zugeschnitten.

3. Den richtigen Ton treffen

Sie würden mit dem CEO eines Unternehmens, mit dem Sie ins Geschäft kommen wollen, nicht sprechen wie mit einem Kollegen. Selbst wenn die Botschaft gleich ist, würden Sie sie anders formulieren. Deshalb ist die Ausdrucksweise im Schriftverkehr so wichtig. KI-Schreibprogramme erzeugen nicht einfach nur Texte. Sie können auch die Worte so wählen, dass sie den richtigen Ton treffen. Passen Sie Ihren Prompt je nach Empfänger oder Situation so an, dass der KI-Autor „bestimmter“, „freundlicher“ oder „seriöser“ klingt.

4. Inspiration und Um-die-Ecke-Denken

Wenn Sie bei E-Mail-Texten und -Betreffen nicht so recht weiterkommen, kann Ihnen ein KI-Assistent neue Formulierungen für die gleichen Aussagen vorschlagen. Werden Sie bei Ihrem Prompt kreativ mit Aufforderungen wie: „Schreib E-Mail-Betreffe, die Wortspiele mit ABC Widgets enthalten“ oder „entwirf eine Antwort-E-Mail, in der die Begeisterung meines Kunden fürs Snowboarden erwähnt wird“. Die Ergebnisse liefern vielleicht Ideen für andere Prompts oder inspirieren Sie, ausgetretene Kommunikationspfade zu verlassen.

5. Mehr Energie für kreative Kopfarbeit

Wir alle wissen, wie geistig erschöpfend es sein kann, den Großteil des Arbeitstages mit langweiligen Aufgaben zu verbringen. Wenn Sie das Schreiben Ihrem KI-Textgenerator überlassen, bleibt Ihnen mehr Zeit für Aufgaben, die kritisches Denken und Kreativität erfordern – Fähigkeiten, die nur Menschen besitzen.

Das beste KI-Schreibtool für Sie ist eines, das sich nahtlos in Ihre Arbeitsabläufe einfügt und Ihnen gleichzeitig ermöglicht, produktiver zu arbeiten. Je nachdem, was Sie vorhaben, möchten Sie vielleicht ein spezielles Tool oder eine App verwenden, die für diese Art der Textgenerierung entwickelt wurde. Es gibt KI-Schreibtools, die Ihnen bei Blogeinträgen, Anzeigentexten, Produktbeschreibungen, Marketingkampagnen und sogar Event-Inhalten helfen. 

Wenn Sie hingegen Hilfe bei Ihrer alltäglichen Geschäftskorrespondenz per E-Mail und Chat brauchen, sind Sie vielleicht mit einem KI-Assistenten am besten beraten. Pluspunkte gibt es, wenn er auch noch in die Tools integriert ist, die Sie ohnehin tagtäglich nutzen. 

Viele KI-gestützte Schreibprogramme funktionieren ähnlich. Oft gibt es ein Textfeld, in das Sie Ihre Aufforderungen schreiben, und ein Fenster, in dem der erstellte Text erscheint. Um die gewünschte Mitteilung zu erhalten, genügen meist schon diese einfachen Schritte:

1. Geben Sie zunächst einige Anweisungen in das Textfeld ein, also den Prompt. Darin geben Sie das Thema und den Stil der Nachricht vor. Zum Beispiel könnten Sie schreiben: „Verfasse eine E-Mail an einen potenziellen Kunden. Bitte ihn um ein Meeting, in dem wir unser neuestes Produkt ABC Widgets besprechen können. Sie soll freundlich und professionell klingen.“ 
2. Das Tool liefert Ihnen daraufhin KI-generierte Inhalte. Lesen Sie sich die Nachricht durch und beurteilen Sie, ob sie Ihren Anforderungen genügt. Enthält sie die Frage nach einem Termin für das Meeting? Trifft sie den richtigen Ton? 
3. Prüfen Sie die Mitteilung und passen Sie sie nach Bedarf an Ihren Schreibstil an. Vielleicht müssen Sie einige Formulierungen ändern, damit es mehr nach Ihnen klingt, oder ein paar Details korrigieren. Wenn Sie die Nachricht ändern wollen, geben Sie weitere Anweisungen in das Textfeld ein. Zum Beispiel könnten Sie um einen längeren Text oder einen etwas weniger förmlichen Ausdruck bitten.
4. Wenn Sie mit der E-Mail zufrieden sind, klicken Sie auf Senden (oder kopieren Sie den Text und fügen Sie ihn in Ihre Anwendung ein).

Wenn Sie Ihre Kommunikation verbessern und produktiver arbeiten möchten, kann Zoom AI Companion Nachrichten für Sie in Zoom Mail und Zoom Team Chat generieren. So können Sie die vielen Nachrichten in Ihrem E-Mail-Posteingang und Ihrer Chat-App mühelos beantworten.

Da AI Companion Teil der Zoom-Plattform für verfügbare Abos ist und kein separates Tool, müssen Sie nur in Team Chat oder in Zoom Mail nach dem AI Companion-Symbol suchen, um loszulegen. Klicken Sie auf das AI Companion-Symbol mit dem Sternchen, um Hilfe beim Verfassen von Nachrichten basierend auf Ihrer Eingabeaufforderung zu erhalten, wobei der Kontext aus vorherigen Chats oder E-Mails verwendet wird. Unser ganzheitlicher KI-Ansatz beinhaltet je nach Aufgabe verschiedene LLMs, die hochwertige Ergebnisse liefern.

Sie können den Entwurf überprüfen und eine kürzere oder längere Version anfordern, den Stil ändern oder den Text bearbeiten, um ihm eine persönliche Note zu verleihen.

Mit den KI-Textfunktionen von Zoom können Sie einige Punkte auf Ihrer To-do-Liste schneller abhaken. Das verschafft Ihnen Zeit und Raum, um sich auf anspruchsvollere Aufgaben zu konzentrieren. 

Wenn Sie AI Companion noch nicht kennen, lesen Sie unsere Anleitung zu den ersten Schritten mit Ihrem KI-Assistenten. Sie haben AI Companion noch nicht ausprobiert? In berechtigten kostenpflichtigen Konten ist es ohne zusätzliche Kosten enthalten. Zoom Workplace Basic-Benutzer können sich hier für ein berechtigtes kostenpflichtiges Abo anmelden.*

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