AI 記事本如何幫助您節省時間和保持專注力

若您曾經在會議中被指派做筆記，那麼您一定深有同感。您試著準確記錄每個人所說的話，但是只要稍微分心，便可能錯過重要的細節。若您忙於聆聽和打字，便很難充分參與討論。會議結束後，您還需要整理筆記，記錄重要的後續步驟，並將摘要傳送給團隊其他成員。所有任務都會削弱您的生產力，並讓團隊協作停滯不前。解決方案近在眼前：AI 會議記錄員正是您所需的工具。

許多人正在改用 AI 會議應用程式和工具來自動製作筆記並總結會議資訊。這就如同會議期間有一位 AI 助理隨侍在側，做筆記並持續追蹤討論項目，讓您可以專注於對話。更不用說，擁有一份包含要點的會議摘要可以讓撰寫後續電子郵件變得更輕鬆。

看看您如何從 AI 記事工具中獲益，以及為什麼它可能會成為您在會議中的新好朋友。

生成式 AI 模型最著名的功能可能是根據提示產生訊息，但它們也很擅長總結資訊。他們使用自然語言處理 (NLP) 將較長的訊息合成為包含文字重點的簡短摘要。

AI 會議記錄工具會轉錄會議中的對話內容，並以轉錄文字作為文字輸入項目來生成會議摘要，說明討論的內容。市面上有許許多多的筆記應用程式還會根據該次呼叫通話的情境來識別其中的關鍵要點和行動要項。

有些 AI 會議記錄應用程式需要完整的會議記錄才能生成會議摘要。若您不想讓錄製會議內容，不妨尋找不需要錄製的工具，例如，Zoom AI Companion 便能在不錄製會議的情況下生成會議摘要。

在會議期間做筆記，並在會議結束後與同事分享筆記和行動要項，可能會占用相當多的工作時間。根據 Morning Consult 進行的調查*，將近 75% 的團隊主管表示，他們每週至少執行這些任務數次，而 48% 的受訪主管則表示，他們花在做筆記上的時間遠超出了預期。

AI 會議記錄員可以幫助您節省時間，但它的功能不止於此。以下是使用 AI 會議記錄員應用程式的一些優勢：

在您做筆記時，您會專注於手邊的任務，而不是自己能為討論做出什麼貢獻。讓 AI 會議記錄員來完成工作，您就可以積極參與會議。

您是否曾因不得不暫離會議一下子，而錯過了重要細節？AI 會議記錄員無需休息，因此您可以放心，您的會議摘要將完整詳實記錄。此外，有些工具可讓您即時向筆記應用程式詢問有關會議的問題，這樣您就不必打斷討論並詢問：「你可以再重複一遍嗎？」

在每次通話結束後，您都需要花一些時間整理筆記並加以組織，才能與其他人分享。AI 驅動的會議摘要在生成後即可立即查看與分享，讓您能更快速地將這些見解傳達給您的團隊。一些工具可以自動化該過程，在會議結束後立即透過後續電子郵件或聊天訊息將會議摘要直接發送給觀眾。

如果您的行程安排很滿並且有所重疊，請不要擔心。AI 生成的會議摘要可幫助您補上錯過的內容，且不用向同事詢問最新情況 (並依賴他們可能不完整的筆記)。

參加會議和做筆記每週可能會讓您損失數小時的生產力。AI 筆記助手可以協助您節省時間，進而騰出時間專注於影響力更大的重要工作。投資報酬率 (ROI) 計算器可以幫助您根據員工人數和每週節省的工作時數，量化實施 AI 筆記應用程式可能節省的成本。

雖然 AI Companion 已經為符合資格的付費 Zoom 方案使用者提供可靠、準確的 AI 會議摘要，但隨著 My Notes（預計 2025 年 10 月推出），以及 AI Companion 擴展至第三方會議（預計 2025 年 9 月推出）等功能，筆記體驗將迎來更強大的升級。有了 My Notes，就可以在會議時記下自己的筆記，AI Companion 會利用會議摘要補充，讓您的會議摘要更加完整。

如果您擁有符合資格的付費 Zoom 方案，即可使用 AI Companion（若沒有符合資格的方案，也可以立即升級）。您可能需要請 Zoom 管理員開啟相關功能。

想想看，您可以如何在會議前、會議中與會議後，透過 AI Companion 進行筆記：

會議開始前

會議進行中

會議結束後