AI 記事本如何幫助您節省時間和保持專注力

如果您曾經被指派在會議中做筆記，您想必知道箇中困難。您會試著準確寫下每個人所說的話，但只要注意力轉移片刻，便可能會錯過重要細節。如果您忙於聆聽和打字，就很難充分參與討論。會議結束後，您需要整理筆記，記錄關鍵的下一個步驟，並將摘要傳送給團隊的其他成員。這些工作全部都會削弱您的工作效率，並可能導致協作停止。解方其實就在眼前：AI 會議記錄員正是您需要的工具。

許多人正在改用 AI 會議應用程式和工具來自動製作筆記並總結會議資訊。這就如同會議期間有一位 AI 助理隨侍在側，做筆記並持續追蹤討論項目，讓您可以專注於對話。更不用說，擁有一份包含要點的會議摘要可以讓撰寫後續電子郵件變得更輕鬆。

看看您如何從 AI 記事工具中獲益，以及為什麼它可能會成為您在會議中的新好朋友。

生成式 AI 模型最著名的功能可能是根據提示產生訊息，但它們也很擅長總結資訊。他們使用自然語言處理 (NLP) 將較長的訊息合成為包含文字重點的簡短摘要。

AI 會議記錄工具會轉錄會議中的對話內容，並以轉錄文字作為文字輸入項目來生成會議摘要。市面上有許許多多的筆記應用程式還會根據該次呼叫通話的情境來識別其中的關鍵要點和行動項目。

市面上有許許多多的 AI 會議記錄應用程式會需要先有完整的會議記錄才能為各位產生會議摘要。如果您並不想要將會議錄製下來的話，建議您可以改找不需要錄製會議即可產生會議摘要的工具——舉凡 Zoom AI Companion！無需錄製會議，Zoom AI Companion 即可為您產生會議摘要。

在會議期間做筆記，並在會議結束後與同事分享筆記和執行項目，可能會占用相當多的工作時間。根據 Morning Consult 進行的調查*，將近 75% 的團隊領導者表示，他們每週至少執行這些任務數次，而 48% 的受訪領導者則表示，他們花在做筆記上的時間遠超出了預期。

AI 會議記錄員可以幫助您節省時間，但它的功能不止於此。以下是使用 AI 會議記錄員應用程式的一些優勢：

會議中不再需要處理多項任務

在您做筆記時，您會專注於手邊的任務，而不是自己能為討論做出什麼貢獻。讓 AI 會議記錄員來完成工作，您就可以積極參與會議。

再也不錯過任何細節

您是否曾因不得不暫離會議一下子，而錯過了重要細節？AI 會議記錄員無需休息，因此您可以放心，您的會議摘要將完整詳實記錄。此外，有些工具可讓您即時向筆記應用程式詢問有關會議的問題，這樣您就不必打斷討論並詢問：「你可以再重複一遍嗎？」

更有效率地運用時間

在每次通話結束後，您都需要花一些時間整理筆記並加以組織，才能與其他人分享。AI 驅動的會議摘要在生成後即可立即查看與分享，讓您能更快速地將這些見解傳達給您的團隊。一些工具可以自動化該過程，在會議結束後立即透過後續電子郵件或聊天訊息將會議摘要直接發送給觀眾。

彌補錯過的會議

如果您的行程安排很滿並且有所重疊，請不要擔心。AI 生成的會議摘要可幫助您補上錯過的內容，且不用向同事詢問最新情況 (並依賴他們可能不完整的筆記)。

提高 ROI

參加會議和做筆記每週可能會讓您損失數小時的生產力。AI 筆記記錄員可以協助您節省時間，進而騰出時間專注於影響力更大的重要任務。投資報酬率（ROI）計算器可以幫助您根據員工人數和每週節省的工作時數，量化實施 AI 筆記應用程式可能節省的成本。

好消息是：您可能早已能夠使用由 AI Companion 所驅動的筆記功能囉，這個筆記功能可以在每次 Zoom 會議結束之後，自動將筆記內容傳送至您的電子郵件收件匣中。如果您已經有取得符合相應資格的 Zoom 付費方案，那麼您就可以使用 AI Companion 了（如果您並沒有取得符合相應資格的方案，您可以考慮立即升級方案）。您可能會需要請您的 Zoom 管理員開啟特定的功能。有了自訂 AI Companion 的附加元件，您就可以將 AI Companion 帶到第三方產品的會議中了，例如：Microsoft Teams 或是 Google Meet；Cisco Webex 的支援再過不久也就要推出了，敬請期待。

AI Companion 會透過會議的轉錄文字來生成詳細的 AI Companion 會議摘要，因此，如果您不並想要錄製會議的話，那就別錄製會議了吧。AI Companion 會依據會議主題來整理會議摘要，讓您能夠輕鬆掌握會議中的討論內容和發言者是誰。最重要的是：AI Companion 還能根據會議內容來識別任何的後續作業步驟或是行動項目。如果您不想要或是沒時間查看繁瑣的會議內容，敬請查看位於頁面頂部的「快速回顧」以取得精簡過後的會議摘要。

在您使用 AI Companion 的時候，您可以取用預先定義好的會議摘要範本。有了自訂 AI Companion 的附加元件，您甚至可以透過專門設計過的可操作範本來打造您專屬的會議摘要，好確實反映會議的基調、結構以及重點。