了解如何打造协作型数字工作环境，整理工作聊天内容并运用聊天最佳实践，以实现有效的团队沟通。
工作区聊天应用是与整个组织中的员工进行沟通的重要工具，无论他们是在您隔壁的隔间中，还是在另一个时区。实时消息平台营造了一种协作氛围，让员工可以一对一聊天或以群组方式聊天，在已安排的会议和电话之外自由交换信息。
大多数工作聊天应用操作都很简便，即便缺乏经验或未接受过培训，也可轻松向同事发送消息或启动群组频道。但是，当您深入探索 AI 功能和组织工具等附加功能时，工作聊天将彻底改变您的沟通方式。它提供了一个集中有序的空间，可助力高效协作。您在其中可以轻松搜索对话记录和文件以获取所需信息，还能让团队成员了解大小项目的最新进展。
如果您之前未用过业务聊天，可查阅以下指南，全面了解基本聊天组织和礼仪规范。具体内容如下：
- 整理工作聊天空间的方法
- 使用业务聊天进行有效沟通的技巧
- 聊天应用中不可忽略的基本功能
- 像 Zoom Chat 这样的工作聊天解决方案如何提升团队协作效果
设计井然有序的工作聊天空间
无论您的团队是完全远程办公、混合办公还是现场办公，如今，员工常常需要与身处不同地点的同事协作。井然有序的工作聊天空间有助于弥合地理距离，并促进有效的团队协作。以下是在团队聊天应用中打造高效协作环境的方法。
制定频道命名规范
聊天频道通常指的是像 Zoom Chat、Slack 或 Microsoft Teams 此类消息应用中的群组聊天空间。可以创建频道，将人们聚集在一起讨论特定的主题。因此，我们建议为频道制定明确的命名规范，使其易于识别和搜索。例如，使用“proj-”作为项目频道的前缀，或使用“team-”作为特定团队讨论的前缀，这样能帮助每个人更轻松地找到所需内容。
为整个组织的不同群组和团队创建特定频道，既有助于营造社区归属感，又能确保沟通内容紧扣主题且切题相关。
- 全公司范围的公告频道是重要更新的主要来源。您可以根据组织规模来考虑限制发布权限，以保持清晰度。
- 针对特定团队的频道支持部门内的集中讨论，而项目频道则促进关于特定激励计划的协作。
- 跨职能团队协调得益于将不同部门的成员聚集在一起的专用频道。
- 此外，社交或“冷水器”频道还提供了用于休闲对话和团队建设的空间，有助于在数字空间中维护公司文化。
您可以使用表情符号和图标来区分这些不同类型的频道，以便在聊天列表中更容易找到它们。
通过共享空间让每个人保持信息同步
共享空间是一项聊天功能，能让团队成员更轻松地保持同步。例如，在 Zoom Chat 中，您可以创建一个共享空间，其中包含所有成员都应能够访问的多个群组频道。邀请某人加入该共享空间，系统即可自动将他们添加到所有这些群组频道中。如果您正在管理团队，并希望一次性将新员工同时添加到公司全员公告频道、部门全员频道以及您所在团队频道，以帮助他们快速融入，此功能会非常实用。并非所有聊天应用都具备此功能，但它却是维护团队重要频道列表的一种实用方式。
使用文件夹和星标，打造自己的专属有序空间。
虽然频道名称和共享空间等功能有助于让整个群组的井然有序，但您还可以使用文件夹和星标项目等功能，构建自己的组织结构。“星标”通常用于标记最重要的频道，即那些您每天都会查看或希望快速打开的频道。您可以根据需要创建任意数量的文件夹，将聊天内容按部门、项目或社交频道等不同类别进行整理。在 Zoom Chat 中，您可以展开或折叠这些文件夹的视图，让界面更整洁，并专注于您所需的频道。
有效使用工作聊天的技巧
在业务中使用聊天功能时，找到易于使用的解决方案是第一要务。易于使用有助于确保在整个组织中广泛采用并实现最高生产力。以下是在寻找即时消息解决方案时要考虑的其他特性和功能。
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使消息井然有序的方法利用会话、图钉和资源书签整理对话的功能，可以帮助团队保持清晰的沟通流程并随时获取重要信息。
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能在任何地方使用工作聊天
借助针对桌面和移动体验优化的应用，获得更高的灵活性。无论团队成员在哪里工作，都能轻松管理通知，实现无缝沟通。
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易于扩展
工作区聊天应用需要具备可访问的用户管理功能，以便随着组织的成长添加新的团队成员。寻找外部协作功能，支持内部团队成员与组织外部的联系人合作，同时保持适当的访问控制。
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确保数据安全
使用聊天工具开展业务意味着通过消息频繁共享敏感信息。全面的安全设置与合规功能（包括数据加密、访问控制和保留策略）有助于确保敏感信息通信始终受到保护，并遵循特定的行业法规。
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支持文档协作
通过消息中的预览选项轻松共享各类文件以及充足的存储限额，简化文档协作。
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使聊天更轻松的基本应用功能
虽然工作区聊天应用提供了各种功能和能力，但要充分发挥它的作用，每个人都需要遵循相关的指南来实施一致的使用方法和最佳实践，以保持频道名称清晰且组织有序。这有助于确保该应用能在整个组织中正常运行，并且所有团队成员都能有效地使用它。
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为频道提供清晰的名称和描述
设置工作聊天频道时，为它们提供清晰的描述性名称（这可以帮助队友轻松定位对话并找到特定的信息），例如社交群组、项目更新或支持频道。确保清晰定义并传达每个频道的目的和预期参会者，以保持重点突出并使讨论步入正轨。
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使用状态消息传达空闲情况
除了可以自动显示联系人是否有空、是否在会议中、是否参加日历活动或是否离线的状态指示器之外，设置状态消息还可以让团队成员知道您全天的空闲情况和工作状态，例如，您是否生病、度假或出差。这有助于管理对响应时间的预期，并在您处于专注模式时减少干扰。
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礼貌而简洁
工作区聊天是为了进行高效的即时沟通，所以要简明扼要地传达信息，以保持有效性。使用线程进行讨论，使用 @mentions 提醒频道内的特定联系人，避免使用不必要的 @all 频道提及功能来将通知减少到最低限度，通过这些方式使对话井然有序。
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保持消息整洁
使用粗体、圆点和标题等文本格式，使您的消息易于扫描和理解。这样可以提高可读性，有助于突出显示重要信息。发送链接、文件、图像或视频等资源时，确保为它提供标题并说明资源包含的内容 — 这样更便于人们使用搜索功能找到它。
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知道何时安排会议
工作聊天频道有助于避免不必要的会议，更快地推进项目。它们是让队友了解情况、快速提问、集思广益以及共享相关信息或资源的好帮手。但是，知道什么时候要将对话转移到线下，通过电话或虚拟会议进行更复杂的讨论，也同样重要。
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设置界限
通过设置明确的在线时间并在需要时使用“请勿打扰”功能来保持工作与生活的界限。这有助于防止职业倦怠，促进工作与生活的健康平衡。
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保持工作区整洁
通过定期清理活动保持聊天空间整洁高效。归档旧频道并创建文件夹来组织直接消息和频道，可使信息更容易查找，并减少数字杂乱。
获取关于使用 Zoom Chat 的更多技巧，包括新手聊天礼仪，使消息井然有序的更多方法，提高个人工作效率的专业技巧，以及在日常工作中节省时间的方法。
使用 Zoom Chat 让工作聊天更轻松
Zoom Chat 是我们为 Zoom 平台提供的工作聊天解决方案，它将 AI 优先功能与熟悉而直观的用户体验和高级协作功能相结合，以简化日常沟通并促进团队合作。
Zoom Chat 可与 AI Companion 以及您 Zoom Workplace 的通信和生产力工具（例如 Zoom Meetings、Zoom Phone、Zoom Docs 和 Zoom Whiteboard）协同工作。它旨在通过井然有序的群组聊天来促进更好的协作，同时还可以在单个应用中的不同沟通频道之间简单方便地移动。功能包括：
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高度可定制的灵活选项卡管理系统
Zoom Chat 的侧边栏导航提供了对选项卡级别徽章和通知的更多控制，这样您就不会被通知淹没，也不会因无休止地滚动查找频道而不知所措。Zoom Chat 还提供更高级的过滤和排序功能，以及拖放和固定选项卡的独特功能。
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从消息到会议的无缝过渡
Zoom Chat 可让您直接从频道安排或开始 Zoom 会议，轻松召集所有频道参会者进行视频讨论。
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Zoom Chat 和会议并行工作
Zoom 的“连续会议聊天”是为参会者（预定会议和临时会议）提供的专用群组聊天。您可以使用它们在会议之前与大家共享资源和会议议程，在会议期间进行实时聊天，并在会议结束后继续对话。AI Companion 生成的会议摘要会直接发送到连续会议聊天中，以便每个人都能保持信息一致。如果受邀参会者错过了会议，他们可以访问连续会议聊天来阅读会议摘要，了解最新情况。
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即时访问所有正确的频道
共享空间消除了必须将每个团队成员手动添加到每个频道的问题。只需将与项目相关的所有频道添加到共享空间，该共享空间中的团队成员就能自动访问这些频道。
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通过更有条理的对话来提高清晰度
Zoom Chat 完全支持频道上的线程对话、1 对 1 聊天和会议中聊天，可帮助您和其他人组织对话，让您可以更轻松地跟踪对话。
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内置 AI 功能
Zoom AI Companion 可帮助您简化工作流程，让您可以完成更多工作。在聊天频道中共享 AI 生成的会议摘要和后续步骤，借助 AI Companion 摘要了解群组消息，并让 AI Companion 为您起草消息。
通过 Zoom Workplace 保持联系
Zoom Chat 是 Zoom Workplace 的一部分。有了它，您就可以在一个应用程序中访问所有的通信、协作和生产力工具。从视频会议到云电话，您可以直接从工作区聊天应用中与团队成员开始会议或安排时间开会。此外，Zoom Chat 还能让您使用语音消息、屏幕录制、预先安排的消息、提醒等功能进行异步沟通。
Zoom Chat 包含在所有 Zoom Workplace 套餐中，无需支付额外费用或另签合同。想从现有聊天应用改为使用 Zoom Chat 吗？了解 Zoom Chat 与 Slack 和 Microsoft Teams 相比有何优势。