了解如何使用 Zoom 用于在所有 Zoom 应用之间进行通信的直接消息解决方案 Zoom Team Chat 来创建协作式数字工作环境。
工作区聊天应用是与整个组织中的员工进行沟通的重要工具，无论他们是在您隔壁的隔间中，还是在另一个国家/地区。实时消息平台营造了一种协作氛围，其中，员工可以一对一互动或以群组方式互动，在已安排的会议和电话之外自由交换信息。
Zoom Team Chat 是我们为 Zoom 平台提供的工作聊天解决方案，它将 AI 优先* 功能与熟悉而直观的用户体验和高级协作功能相结合，以简化日常沟通并促进团队合作。
在本指南中，我们将探讨如何正确设置井然有序的工作聊天空间，聊天应用中提供的功能，使用聊天进行有效商务沟通的最佳实践，以及 Zoom Team Chat 如何在 Zoom Workplace 应用中支持直接消息传递和沟通。
设计井然有序的工作聊天空间
随着越来越多的组织开始采用混合工作模式，员工既可以在办公室工作，也可以在异地工作，因此，能与一个或多个团队成员轻松地即时联系比以往任何时候都更加重要。为了促进有效的团队协作，设计专用的工作区聊天空间至关重要。以下说明如何在团队聊天应用中创建井然有序、高效工作的环境。
让我们从适当的组织和设置开始 — 这是有效工作聊天空间的基础。这包括为频道建立清晰的命名约定，使其易于识别和搜索。例如，项目频道使用像“proj-”这样的前缀，针对特定团队的讨论使用像“team-”这样的前缀。频道组织策略应遵循逻辑层次结构，主要部门为母频道，具体项目或激励计划为子渠道。这种结构化方法有助于将信息保留在适当的频道中，每个人都能快速找到相关对话。
为整个组织的不同群组和团队创建特定频道有助于培养社区意识。全公司范围的公告频道是重要更新的主要来源，您可以根据组织规模来考虑限制发布权限，以保持清晰度。针对特定团队的频道支持部门内的集中讨论，而项目频道则促进关于特定激励计划的协作。跨职能团队协调得益于将不同部门的成员聚集在一起的专用频道。此外，社交或“冷水器”频道还提供了用于休闲对话和团队建设的空间，有助于在数字空间中维护公司文化。
对于直接消息，重要的是考虑什么时候适合使用私人对话而不是公共频道。直接消息最适合只涉及两个人的事务。但是，如果信息对他人有利或涉及团队决策，您可能希望在特定的团队频道中进行对话。
更好的工作聊天从这些基本应用功能开始
在业务中使用聊天功能时，找到易于使用的解决方案是第一要务。易于使用有助于确保在整个组织中广泛采用并实现最高生产力。以下是在寻找即时消息解决方案时要考虑的其他特性和功能。
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使消息井然有序的方法能使用线程、图钉和资源书签来组织对话可以让团队保持清晰的沟通流程并随时获取重要信息。
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能在任何地方使用工作聊天
通过针对桌面和移动体验进行优化的应用获得更大的灵活性。无论团队成员在哪里工作，都能轻松管理通知，实现无缝沟通。
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易于扩展
工作区聊天应用需要有可访问的用户管理功能，以便随着组织的成长增加新的团队成员。寻找外部协作功能，让内部团队成员能与组织外部的联系人合作，同时保持适当的访问控制。
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确保数据安全
使用聊天工具开展业务意味着经常会通过消息共享敏感信息。全面的安全设置与合规功能（包括数据加密、访问控制和保留策略）有助于确保敏感信息沟通始终受到保护，并符合特定的行业法规。
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支持文档协作
能通过消息中的预览选项轻松共享各类文件以及足够的存储限制，简化了文档协作。
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关于有效使用工作聊天的最佳实践
虽然工作区聊天应用提供了各种功能和能力，但要充分发挥它的作用，每个人都需要遵循相关的指南来实施一致的使用方法和最佳实践，以保持频道名称清晰且组织有序。这有助于确保该应用能在整个组织中正常运行，并且所有团队成员都能有效地使用它。
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为频道提供清晰的名称和描述
设置工作聊天频道时，为它们提供清晰的描述性名称（这可以帮助队友轻松定位对话并找到特定的信息），例如社交群组、项目更新或支持频道。确保清晰定义并传达每个频道的目的和预期参会者，以保持重点突出并使讨论步入正轨。
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使用状态消息传达空闲情况
除了可以自动显示联系人是否有空、是否在会议中、是否参加日历活动或是否离线的状态指示器之外，设置状态消息还可以让团队成员知道您全天的空闲情况和工作状态，例如，您是否生病、度假或出差。这有助于管理对响应时间的预期，并在您处于专注模式时减少干扰。
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礼貌而简洁
工作区聊天是为了进行高效的即时沟通，所以要简明扼要地传达信息，以保持有效性。使用线程进行讨论，使用 @mentions 提醒频道内的特定联系人，避免使用不必要的 @all 频道提及功能来将通知减少到最低限度，通过这些方式使对话井然有序。
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保持消息整洁
使用粗体、圆点和标题等文本格式，使您的消息易于扫描和理解。这样可以提高可读性，有助于突出显示重要信息。发送链接、文件、图像或视频等资源时，确保为它提供标题并说明资源包含的内容 — 这样更便于人们使用搜索功能找到它。
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知道何时安排会议
工作聊天频道有助于避免不必要的会议，更快地推进项目。它们是让队友了解情况、快速提问、集思广益以及共享相关信息或资源的好帮手。但是，知道什么时候要将对话转移到线下，通过电话或虚拟会议进行更复杂的讨论，也同样重要。
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设置界限
通过设置明确的在线时间并在需要时使用“请勿打扰”功能来保持工作与生活的界限。这有助于防止职业倦怠，促进工作与生活的健康平衡。
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保持工作区整洁
通过定期清理活动保持聊天空间整洁高效。归档旧频道并创建文件夹来组织直接消息和频道，可使信息更容易查找，并减少数字杂乱。
获取关于使用 Zoom Team Chat 的更多技巧，包括新手聊天礼仪，使消息井然有序的更多方法，提高个人工作效率的专业技巧，以及在日常工作中节省时间的方法。
使用 Zoom Team Chat 让工作聊天更轻松
有了 Zoom Team Chat，您就在 Zoom 的 AI 优先工作平台中获得了专用的即时消息空间。Team Chat 可与 Zoom Workplace 的所有沟通和生产力工具（例如 Zoom Meetings、Zoom Phone、Zoom Docs 和 Zoom Whiteboard）协同工作。它旨在通过井然有序的群组聊天来促进更好的协作，同时还可以在单个应用中的不同沟通频道之间简单方便地移动。功能包括：
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高度可定制的灵活选项卡管理系统
Team Chat 的侧边栏导航提供了对选项卡级别徽章和通知的更多控制，这样您就不会被通知淹没，也不会因无休止地滚动查找频道而不知所措。Team Chat 还提供更高级的过滤和排序功能，以及拖放和固定选项卡的独特功能。
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从消息到会议的无缝过渡
Team Chat 可让您直接从频道安排 Zoom 会议，轻松召集所有频道参会者进行视频讨论。
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Team Chat 和会议并行工作
Zoom 的“连续会议聊天”是为参会者（预定会议和临时会议）提供的专用群组聊天。您可以使用它们在会议之前与大家共享资源和会议议程，在会议期间进行实时聊天，并在会议结束后继续对话。AI Companion 生成的* 会议摘要会直接发送到连续会议聊天中，以便每个人都能保持信息一致。如果受邀参会者错过了会议，他们可以访问连续会议聊天来阅读会议摘要，了解最新情况。
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即时访问所有正确的频道
共享空间消除了必须将每个团队成员手动添加到每个频道的问题。只需将与项目相关的所有频道添加到共享空间，该共享空间中的团队成员就能自动访问这些频道。
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通过更有条理的对话来提高清晰度
Team Chat 完全支持频道上的线程对话、1 对 1 聊天和会议中聊天，可帮助您和其他人组织对话，让您可以更轻松地跟踪对话。
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通过整合提高效率
Team Chat 可让您将最常用的业务应用整合到工作聊天体验中，通过这种集成，让您可以根据组织的需求定制沟通。例如，除了 Zoom Docs 外，您还可以将 Microsoft Office 或 Google Workspace 与 Team Chat 结合使用，无需离开 Zoom 应用即可创建和共享文档。
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内置 AI 功能
Zoom AI Companion* 可帮助您简化工作流程，让您可以完成更多工作。在聊天频道中共享 AI 生成的会议摘要和后续步骤，借助 AI Companion 摘要了解群组消息，并让 AI Companion 为您起草消息。
通过 Zoom Workplace 保持联系
Team Chat 的最大优势在于它能与 Zoom 的所有协作工具无缝合作 — 从视频会议到云电话，您可以直接从工作区聊天应用中与团队成员开始会议或安排时间开会。此外，Team Chat 还能让您使用语音消息、屏幕录制、预先安排的消息、提醒等功能进行异步沟通。
Team Chat 包含在每个 Zoom 许可证中 — 无需额外付费或签订合同，包括免费的 Zoom Workplace 基础版套餐。免费注册。