Xin chào các quản trị viên! Đơn giản hóa việc quản lý phòng hội nghị với các tính năng này của Zoom Rooms

Với tư cách là quản trị viên hệ thống, bạn có nhiều thứ phải quản lý, từ việc triển khai phần cứng và phần mềm mới đến việc xử lý các vấn đề nảy sinh. Nhưng với Zoom Rooms, chúng tôi muốn mang đến cho bạn các công cụ để việc quản lý không tốn nhiều công sức.

Sau đây là một vài cải tiến và tính năng mà chúng tôi đã đưa vào Zoom Rooms để giúp bạn đơn giản hóa việc quản lý và triển khai phần cứng cho Zoom Rooms. 

Với những tính năng này, sẽ không còn cần thêm từng Zoom Rooms hoặc chờ cho đến khi phần cứng được cài đặt để chỉ định nữa. Sau đây là một vài tính năng để hỗ trợ tinh giản việc triển khai Zoom Rooms và phần cứng liên quan: 

Việc tạo một Zoom Room rất dễ, nhưng việc nhập một trăm hoặc thậm chí một nghìn Zoom Rooms có thể tốn nhiều thời gian. Đó là lý do chúng tôi đã tạo ra một tính năng cho phép bạn tạo Zoom Rooms hàng loạt.

Bạn có thể dùng tệp .CSV để nhập Zoom Rooms và tạo tối đa 1.000 Zoom Rooms cùng lúc đồng thời thêm các thành phần tích hợp lịch, loại Room (chẳng hạn như Quầy, Zoom Rooms cá nhân hoặc Chỉ bảng điện tử) và vị trí Phòng trong phân cấp vị trí Zoom Rooms của bạn. Điều này cho phép bạn hoàn tất nhiều bước liên quan đến việc triển khai Zoom Room chỉ với một thao tác duy nhất! 

Với khả năng nhập tối đa 1.000 thiết bị làm Thiết bị Zoom Room cùng lúc, bạn không còn cần phải chờ có sẵn phần cứng để chỉ định cho Zoom Rooms của bạn. Chỉ cần điều hướng đến phần Device Management [Quản lý thiết bị] ở Bảng điều khiển Zoom Rooms và chọn tùy chọn Import [Nhập] để nhập các Thiết bị Zoom Rooms và chỉ định chúng cho một Room chỉ trong một bước duy nhất. 

Chúng tôi đã thiết lập tính năng này để gửi cho bạn một báo cáo cho thấy có bất kỳ lỗi nào trong quá trình nhập và bất kỳ mã lỗi liên quan nào để giúp bạn xác định ngay bạn đang gặp vấn đề ở đâu. Zoom đã tính đến khía cạnh bảo mật, ví dụ như nếu ai đó cố gắng nhập một thiết bị đã liên kết với một tài khoản Zoom khác, Zoom sẽ không cho phép họ nhập thiết bị đó. 

Tại Zoom, chúng tôi hiểu rằng Zoom Rooms của bạn thay đổi theo nhu cầu kinh doanh và các tính năng của chúng tôi luôn cải tiến để đưa ra trải nghiệm tốt nhất có thể. Luôn tâm niệm điều này, chúng tôi có một số tính năng để giúp bạn quản lý liên tục Zoom Rooms của mình.

Cách bạn cập nhật Zoom Rooms phụ thuộc vào nhu cầu của bạn và nhu cầu của tổ chức, vì vậy chúng tôi đã cung cấp một số cách khác nhau để bạn đưa các bản cập nhật vào Zoom Rooms, bao gồm khả năng đẩy bản cập nhật một lần tới một Room hoặc một tập hợp các Rooms, lên lịch cập nhật hoặc sử dụng quy trình cập nhật tự động. Nếu bạn đang chạy Zoom Rooms trên máy tính Windows hoặc Mac, bạn cũng có khả năng hạ cấp xuống bất kỳ phiên bản nào của ứng dụng Zoom Rooms mà chúng tôi hỗ trợ.

Cập nhật một lần

Để mang lại sự linh hoạt cho bạn, Zoom Rooms cung cấp khả năng trực tiếp đẩy các bản cập nhật vào một thiết bị riêng lẻ hoặc nhiều thiết bị từ web portal. Đồng thời, để giúp bạn hiểu hơn về điều xảy ra trong quá trình cập nhật, Zoom Rooms của bạn sẽ hiển thị các phản hồi nâng cao về quy trình cập nhật trạng thái, chẳng hạn như ‘Updating’ [Đang cập nhật], ‘Downloading’ [Đang tải xuống] hoặc ‘Installing’ [Đang cài đặt]. Phản hồi nâng cao này cũng có sẵn cho các thiết bị được cập nhật bằng bản cập nhật theo lịch và cập nhật tự động. 

Cập nhật theo lịch

Từ các yêu cầu hệ thống đa dạng đến lịch trình bận rộn của bạn và nhóm, đôi khi bạn cần lên kế hoạch trước cho một bản cập nhật. Cập nhật theo lịch cho phép bạn chọn một thiết bị riêng lẻ hoặc nhiều thiết bị và chọn ngày giờ để xử lý cập nhật. Và để bạn hình dung được bạn đã lên lịch cho cập nhật nào, bạn cũng có thể xem các bản cập nhật theo lịch, chỉnh sửa, xóa thiết bị và theo dõi tiến độ mỗi bản cập nhật trong khi chúng được xử lý.

Điều này có nghĩa là bạn có thể lên lịch cập nhật và nhận xác nhận rằng bản cập nhật này đã được áp dụng cho các thiết bị. Bất kỳ lỗi cập nhật nào đều sẽ được ghi lại và hiển thị trên web portal.

Cập nhật tự động

Nếu bạn muốn cập nhật tự động một tập hợp các Zoom Rooms thì chúng tôi cũng có tính năng hỗ trợ bạn. Tính năng này không chỉ tự động đưa các bản cập nhật vào các Zoom Rooms mà còn cho phép bạn chọn ngày bạn muốn kiểm tra và áp dụng các bản cập nhật. Nếu không muốn làm điều này hàng ngày, bạn có thể chọn ngày giờ cụ thể mà bạn muốn kiểm tra các bản cập nhật và ngày giờ áp dụng các bản cập nhật đó, nếu có. Bạn có thể cài đặt tính năng này ở cấp độ tài khoản, cấp độ nhóm và cấp độ Phòng, mang đến cho bạn nhiều sự linh hoạt và kiểm soát Zoom Rooms tốt hơn. 

Mỗi không gian họp đều mang tính riêng biệt với những điểm khác nhau về kích cỡ, phần cứng, phần mềm, chiếu sáng, cách sắp xếp chỗ ngồi, v.v. Chúng tôi muốn mang đến cho bạn nhiều cách hơn để tổ chức, quản lý và mô tả Phòng Zoom của mình, từ đó bạn và nhóm của mình có thể nhanh chóng và dễ dàng đưa ra các thay đổi và cập nhật sáng suốt cần thiết.  

Nhật ký dịch vụ

Khi bạn cài đặt hoặc thay đổi Zoom Rooms, bạn có thể muốn ghi chú về các Phòng hoặc vị trí nhất định để cung cấp thêm bối cảnh cho các quản trị viên khác. Bằng cách dùng Nhật ký dịch vụ trong tài khoản, bạn có thể thêm ghi chú cho một Phòng hoặc vị trí. 

Bạn có thể dùng Nhật ký dịch vụ để thêm các chi tiết về kích cỡ phòng, phòng nên được sử dụng thế nào, các thay đổi cho một phòng hoặc các cân nhắc đặc biệt. Cũng có tùy chọn thêm tối đa 4 hình ảnh cho mỗi ghi chú để cung cấp thêm bối cảnh cho người khác khi xem nhật ký dịch vụ, cho phép quản trị viên từ xa thực hiện thay đổi, nắm được những điều đã xảy ra trước đây và Phòng trông như thế nào.

Hệ thống gắn thẻ Zoom Rooms

Để giúp quy trình tổ chức Zoom Rooms trở nên dễ dàng hơn, chúng tôi đã cho phép tạo và áp dụng các thẻ tùy chỉnh cho Zoom Rooms. Do đó, bạn có thể tạo và quản lý tổng cộng 500 thẻ duy nhất và áp dụng cho các Rooms. 

Bạn có thể chọn một hoặc nhiều Rooms và áp dụng tối đa 10 thẻ cho một phòng. Bạn cũng có thể chọn cấp độ vị trí và áp dụng thẻ này cho các Rooms thuộc vị trí đó. Thẻ cũng có thể được dùng để lọc Rooms khi sử dụng Room Management [Quản lý phòng] trong Zoom web portal. Điều này cho phép bạn tổ chức Rooms theo nhu cầu!