Yapay zekalı bir not tutucu zamandan tasarruf etmenize ve odaklanmanıza nasıl yardımcı olur?

Daha önce bir toplantıda not tutmakla görevlendirildiyseniz bunun ne kadar zor bir görev olduğunu bilirsiniz. Herkesin söylediklerini doğru şekilde yazmaya çalışırsınız ancak dikkatiniz bir anlığına bile dağılırsa önemli ayrıntıları kaçırabilirsiniz. Dinlediklerinizi yazmakla meşgulken tartışmaya tam olarak katılmak daha da zordur. Katıldığınız toplantıdan sonra notlarınızı temize çekmeniz, önemli sonraki adımları belirlemeniz ve özetinizi ekibin geri kalanına göndermeniz gerekir. Tüm bu görevler üretken olma imkânınızı tüketir ve iş birliğini sekteye uğratabilir. Ancak yardım parmaklarınızın ucunda: Yapay zekâ destekli not tutma aracı tam ihtiyacınız olan şeydir.

Birçok kişi, not almayı otomatikleştirmek ve toplantı bilgilerini özetlemek için yapay zeka destekli toplantı uygulamalarına ve araçlarına yöneliyor. Toplantılar sırasında yanınızda not alan ve konuşulanları takip eden bir yapay zeka asistanınız varmış gibi olur, böylece siz de tamamen sohbete odaklanabilirsiniz. Üstelik, önemli noktaları içeren bir toplantı özetinin elinizin altında olması, takip e-postası yazmayı çok daha kolay hale getirir.

Bir yapay zeka not alma aracından nasıl yararlanabileceğinizi ve neden toplantılardaki yeni en iyi arkadaşınız olabileceğini öğrenin.

Üretken yapay zeka modelleri belki de en çok bir komut istemine dayalı mesajlar üretmeleriyle bilinir, ancak bilgileri özetlemede de harikadırlar. Daha uzun mesajları metinle ilgili kilit noktaları içeren kısa özetler halinde sentezlemek için doğal dil işleme (NLP) kullanırlar.

Yapay zeka destekli not tutucu, toplantı konuşmalarını yazıya döker ve bu dökümü kullanarak toplantıda konuşulanların özetini oluşturur. Birçok not alma uygulaması, çağrının bağlamına göre önemli noktaları ve eylem maddeleri de belirler. 

Birçok yapay zeka destekli not alma uygulaması, toplantı özetini oluşturabilmek için toplantının tamamının kaydedilmesini gerektirir. Toplantınızın kaydedilmesini istemiyorsanız, bunu gerektirmeyen bir araç kullanmayı tercih edebilirsiniz. Örneğin, Zoom AI Companion, toplantıyı kaydetmeden de toplantı özeti oluşturabilir.

Toplantılar sırasında not almak ve sonrasında bu notları ve eylem maddelerini iş arkadaşlarınızla paylaşmak, iş ortamında önemli miktarda zaman alabilir. Morning Consult tarafından yapılan bir ankete göre,* ekip liderlerinin yaklaşık %75'i bu görevleri haftada en az birkaç kez yerine getiriyor ve ankete katılan liderlerin %48'i, not almak için istediklerinden daha fazla zaman harcadıklarını belirtti.

Yapay zekâ destekli bir not tutma aracı zamandan tasarruf etmenize yardımcı olabilir ancak bundan fazlası da mümkündür. Yapay zekâ destekli not tutma uygulaması kullanmanın birkaç avantajı aşağıda listelenmiştir:

Toplantınızda aynı anda birden fazla görev yapmanıza gerek kalmaz

Not alırken tartışmaya ne şekilde katkıda bulunabileceğinize değil, tamamlamanız gereken göreve odaklanırsınız. Bırakın bu işi yapay zekâ destekli not tutma aracınız yapsın, siz de tüm dikkatinizi toplantıya verin.

Hiçbir ayrıntıyı kaçırmayın 

Hiç daha önce bir toplantıdan kısa bir süreliğine uzaklaşmak zorunda kalıp önemli bir ayrıntıyı kaçırdığınız oldu mu? Yapay zeka destekli bir not tutucu ara vermeye ihtiyaç duymaz; bu sayede toplantı özetlerinizin eksiksiz olacağından emin olabilirsiniz. Ayrıca bazı araçlar, toplantı sırasında not tutma uygulamasına gerçek zamanlı sorular sormanıza imkan tanır; böylece konuşmayı bölüp “Bunu tekrar edebilir misiniz?” diye sormak zorunda kalmazsınız.

Zamanınızı daha verimli şekilde kullanın

Her çağrıdan sonra notlarınızı temize çekmek ve başkalarıyla paylaşmadan önce düzenlemek zaman alır. Yapay zeka destekli toplantı özetleri oluşturulur oluşturulmaz incelemeye ve paylaşmaya hazırdır. Böylece bu bilgileri ekibinize daha hızlı ulaştırabilirsiniz. Bazı araçlar bu süreci otomatikleştirerek toplantı sona erer ermez özeti doğrudan rolsüz katılımcılara bir takip e-postası veya sohbet aracılığıyla gönderebilir.

Kaçırdığınız toplantıları telafi edin

Yoğun bir programınız varsa ve aynı zaman diliminde iki toplantıya katılmanız gerekiyorsa endişelenmeyin. İş arkadaşlarınızdan bir güncelleme istemek (ve onların eksik olabilecek notlarına güvenmek) yerine, yapay zekâ tarafından oluşturulan bir toplantı özeti sayesinde kaçırdıklarınızı yakalayabilirsiniz.

Yatırım Getirisini İyileştirin

Toplantılara katılmak ve not almak, haftalık bazda saatlerce üretkenlik kaybına neden olabilir. Yapay zeka destekli bir not tutucu, size zaman kazandırarak planlamanızı daha önemli ve etkisi yüksek görevlere odaklanacak şekilde düzenlemenize yardımcı olabilir. Bir ROI hesaplayıcısı, çalışan sayısına ve haftada tasarruf edilen saatlere göre, yapay zeka destekli bir not alma uygulamasının sağlayabileceği potansiyel maliyet avantajlarını sayısal olarak ölçmenize yardımcı olabilir.

İyi haber şu ki, her Zoom toplantısından sonra notların otomatik olarak e-posta kutunuza gönderilmesini sağlayan yapay zeka destekli not tutma özelliklerine zaten sahip olabilirsiniz. Uygun bir ücretli Zoom planınız varsa, AI Companion hizmetine zaten erişiminiz vardır (uygun bir planınız yoksa, bugün yükseltebilirsiniz). Bazı özelliklerin etkinleştirilmesi için Zoom yöneticinizden yardım istemeniz gerekebilir. Kişiselleştirilmiş AI Companion eklentisiyle, AI Companion’ı Microsoft Teams ve Google Meet gibi üçüncü taraf toplantılarda da kullanabilirsiniz. Cisco Webex desteği de yakında geliyor.

Toplantıyı kaydetmek istemiyorsanız, endişelenmeyin. AI Companion, toplantı kaydı olmadan da toplantı dökümünü kullanarak detaylı bir özet oluşturabilir. Toplantı özetini konu başlıklarına göre düzenleyerek, kim ne dedi, ne konuşuldu gibi bilgileri kolayca takip etmenizi sağlar. En önemlisi, toplantı içeriğine göre atılacak sonraki adımları veya eylem gerektiren maddeleri de belirler. Toplantının neyle ilgili olduğunu kısaca özetleyen birkaç cümlelik bir bilgi arıyorsanız, sayfanın üst kısmındaki kısa özet bölümüne göz atabilirsiniz. 

AI Companion’ı kullandığınızda, toplantı özetleriniz için önceden tanımlanmış şablonlara erişirsiniz. Kişiselleştirilmiş AI Companion eklentisi sayesinde, toplantınızın tonu, yapısı ve içeriğine uygun şekilde hazırlanmış, eyleme geçirilebilir özel şablonlarla toplantı özetlerinizi dilediğiniz gibi uyarlayabilirsiniz.