Serien om AI-produktivitet: Fem sätt att ta hjälp av AI-skrivverktyg för att bli mer produktiv på jobbet

Vi har alla den där jobbiga uppgiften som vi helst vill skjuta upp till i morgon (och i övermorgon, och i överövermorgon). För en del kan det handla om affärskorrespondens – att skriva e-post till (potentiella) kunder, skicka projektuppdateringar eller kanske bara få ihop en dagordning för det egna gruppmötet. Oavsett om du känner prokrastineringen komma smygande vid åsynen av ett tomt e-post- eller chattfönster eller om det känns som att alltför stor del av dagen går åt till att skriva meddelanden, så kan AI-skrivverktyg vara något för dig, så att du kan beta av din att göra-lista.

Du kan spara värdefull tid under din arbetsdag genom att använda AI som skrivhjälp för att skriva meddelanden på ett effektivt sätt. Men innan du gör ett djupdyk ner i de appar som finns kan det vara bra att veta hur de fungerar och vad de kan hjälpa dig med. Ta en titt på grunderna för att se hur du kan dra nytta av AI när du skriver. 

För att få grepp om hur AI-skrivverktyg fungerar och vad de gör är det bra att känna till begrepp som ”generativ AI” och ”stora språkmodeller” (LLM:er). Här är en kort genomgång:

• Generativ AI är en typ av artificiell intelligens som använder modeller för att generera nytt innehåll som textmeddelanden, bilder, musik och annat. Dessa modeller är tränade för att lära in mönster från befintliga data, för att sedan generera olika typer av innehåll enligt dessa mönster.
• En stor språkmodell är en typ av generativ AI-modell specialiserad på att generera text. LLM:er är tränade på enorma mängder textdata och kan sedan använda denna träning för att generera text som låter mänsklig genom att förutse nästkommande ord i en ordföljd baserat på sammanhanget. ChatGPT är ett av de mest kända exemplen på en LLM, men det finns många andra LLM:er tillgängliga.

AI-skrivverktyg använder LLM:er för att generera textutdata baserade på mänskliga indata eller uppmaningar. Förenklat kan man säga att du beskriver vilket slags meddelande du vill ha för AI-modellen (indata), och så sätter den ihop orden till ett meddelande (utdata) som passar till din uppmaning.

Det finns väldigt många verktyg tillgängliga som använder generativ AI för att hjälpa dig att skriva nästan alla slags texter. Du kan använda AI för att generera kortfattat innehåll som annonstexter, inlägg i sociala media eller e-post. Du kan också dra nytta av AI för att skriva längre texter, som till exempel brev till ditt försäkringsbolag eller för att skissera din affärskommunikation. Här är bara några av fördelarna med att använda AI som hjälp för att skapa innehåll av hög kvalitet.

1. Spara tid på första utkastet

Ibland är det svåraste med en uppgift att komma i gång. Speciellt när du sitter och stirrar på ett oskrivet blad, så att säga. Ett AI-skrivverktyg kan skapa ett första utkast på bara några sekunder och även om det kanske inte är helt det du var ute efter, så känns det nog lättare att komma i gång när du har något att arbeta med. Att behöva göra några finjusteringar i ett befintligt utkast kan kännas mycket enklare att hantera än att börja från noll. Du kan även lägga till flera detaljer till din uppmaning och be AI-verktyget att generera ett nytt utkast.

2. Skrivuppgifter som är enahanda eller tråkiga

Att producera dussintals e-postmeddelanden med spekulativt säljinnehåll eller att följa upp med chattmeddelanden kan ta många timmar. Den tillförlitliga AI-skrivassistenten kan hjälpa dig att skriva de enahanda texterna och skräddarsy dem till varje mottagare på en bråkdel av tiden.

3. Hitta den rätta tonen

Du skulle inte tilltala vd:n för ett företag som du försöker sluta avtal med på samma sätt som en kollega. Även om det du säger är detsamma, så skiljer sig sättet på vilket du säger det. Därför kan det vara helt avgörande att hitta rätt tonläge för det som ska skrivas. AI-skrivverktygen genererar inte bara text, de har också förmågan att variera sitt ordval för att hitta det rätta tonläget. Finjustera din uppmaning till att be din AI-skribent att låta ”mer övertygande”, ”vänligare” eller ”allvarligare”, beroende på situation och mottagare.

4. Inspiration och nytänkande

Om det har blivit en slentrianuppgift att skriva e-postmeddelanden och ämnesrader kan din AI-skrivassistent hjälpa dig att hitta nya uttryckssätt för att säga samma sak. Låt kreativiteten flöda när du skriver din uppmaning och ber assistenten att ”skriva ämnesrader med ordlekar om ABC-widgetar” eller att ”skriva ett utkast till ett e-postmeddelande som nämner kundens kärlek till snowboardåkning”. Resultatet kan inspirera till en ny idé för en annan uppmaning eller få dig att expandera din kommunikationsstil.

5. Spara på din kreativa hjärnkapacitet

Vi vet alla hur psykiskt påfrestande det kan vara när man tillbringar hela arbetsdagen med enahanda uppgifter. Men när du låter AI sköta skrivandet och generera innehåll får du tid över för arbetsuppgifter som kräver kritiskt tänkande och kreativitet – färdigheter som är unika för människan.

Den bästa AI-skribenten för dig är den som passar smidigast in i dina arbetsflöden och gör dig mer produktiv. Beroende på vad för slags arbete du utför kanske du vill använda ett specifikt verktyg eller app som har byggts för just den typen av skrivande. Det finns AI-skrivverktyg som hjälper dig med blogginlägg, annonstexter, produktbeskrivningar, marknadsföringskampanjer och till och med evenemangsinnehåll. 

Men om du är ute efter hjälp med den dagliga affärskommunikationen, som e-post och chattar, så är nog en AI-assistent det du behöver. Att den är inbyggd i verktygen som du redan använder varje dag är en klar bonus. 

Många skrivverktyg som drivs med AI fungerar på liknande sätt. Du får en textruta där du skriver in dina uppmaningar och ett fönster där den genererade texten visas. Oftast behöver du bara följa några enkla steg för att få fram den text du behöver:

1. Skriv in några instruktioner, även kallade för en uppmaning, i textrutan till att börja med. Ange textens ämne och ton. Till exempel kan du säga ”Skriv ett e-postmeddelande till en potentiell kund för att schemalägga ett möte där vi ska diskutera vår senaste produkt, ABC-widgets. Gör det vänligt och professionellt.” 
2. Verktyget svarar med AI-genererat innehåll. Nu kan du läsa meddelandet och avgöra om det uppfyller dina behov. Frågas det efter en tid för mötet? Har texten rätt ton? 
3. Granska meddelandet och ändra det tills det matchar ditt sätt att skriva. Du kanske vill ändra några ord för att det ska låta mer som du eller fixa några detaljer. Om du vill ändra meddelandet kan du skriva fler instruktioner eller riktlinjer i textrutan. Du kan till exempel be assistenten om att göra meddelandet längre eller ändra till en mer informell ton.
4. När du är nöjd med meddelandet klickar du skicka (eller så kopierar du och klistrar in i den applikation du behöver).

Zoom AI Companion kan generera meddelanden åt dig i Zoom Mail och Zoom Team Chat. På så sätt kan du förbättra din kommunikation, stärka din produktivitet på jobbet och minska pressen att behöva svara på de många meddelandena i din inkorg och chatt.

Eftersom AI Companion är en del av Zoom-plattformen för de tillgängliga planerna och inte ett separat verktyg, behöver du bara leta reda på AI Companion-ikonen i Zoom Team Chat eller i Zoom Mail för att komma i gång. Klicka på den gnistrande AI Companion-ikonen för att få hjälp med att skriva meddelanden baserat på din uppmaning genom att använda sammanhanget från tidigare chattar eller e-postmeddelanden. Vår enhetliga AI-strategi innefattar olika LLM:er, beroende på uppgiften för att ge högkvalitativa resultat.

Du kan granska utkastet och göra det kortare eller längre, byta ton eller anpassa det för att ge det en mer personlig prägel.

Låt Zooms AI-skrivfunktioner hjälpa dig att beta av några av uppgifterna på din att göra-lista och ge dig möjlighet och tid att koncentrera dig på mer meningsfullt arbete. 

Som ny användare av AI Companion kan du titta på vår guide för att komma igång med din AI-assistent. Inte testat AI Companion än? Den ingår i berättigande betalda konton utan extra kostnad. Zoom Workplace Basic-användare kan registrera sig för en berättigande betald plan här.*

* Obs! AI Companion är kanske inte tillgängligt i alla regioner eller för alla branschgrenar.