Dicas de tecnologia para pequenas empresas: um guia para aumentar a produtividade com o Zoom Workplace

Como proprietário de uma pequena empresa, você precisa ser esperto. É preciso encontrar maneiras de se destacar no mercado concorrido da atualidade, alcançar novos públicos, automatizar processos, aumentar a eficiência e fazer mais com menos, mas sem sobrecarregar a equipe. A tecnologia certa pode proporcionar tudo isso e mais. 

Um estudo de 2024 da Câmara de Comércio dos EUA relatou que 99% dos proprietários de pequenas empresas usam pelo menos uma plataforma ou ferramenta tecnológica para administrar seus negócios, sendo que 47% deles usam quatro ou mais plataformas. Dois em cada cinco proprietários de pequenas empresas (40%) disseram que estavam usando a IA generativa, quase o dobro da porcentagem de usuários de IA generativa em 2023 (23%).

Mas alguns podem não perceber que precisam de apenas uma plataforma para suas necessidades de comunicação e colaboração, com IA generativa e agentic integrada. O Zoom Workplace com o AI Companion reúne telefone, chat em equipe, quadro de compartilhamento, reuniões, documentos inteligentes e integrações de terceiros compatíveis em uma única experiência de usuário. 

Tanto para fazer mais pela sua base de clientes atual quanto para expandir ativamente seus negócios, confira as dicas abaixo e descubra como o Zoom Workplace pode ajudar você a economizar mais tempo e conseguir o melhor retorno possível.

A pesquisa sobre pequenas empresas da Câmara de Comércio dos EUA mostra que 91% das empresas disseram estar otimistas de que a IA ajudaria seus negócios a crescer no futuro. No entanto, 22% das empresas que não usam IA citam a preocupação com o custo como uma barreira para a adoção.

Enquanto algumas empresas cobram uma taxa extra por usuário pelos recursos de IA, o Zoom AI Companion está incluído sem custo extra no seu plano Zoom pago qualificado.* 

Basta clicar no ícone brilhante do AI Companion quando estiver organizando uma reunião Zoom. Isso permitirá que você ative os resumos da reunião ou faça uma pergunta como "atualize-me" para obter os detalhes do que foi discutido até o momento. 

Além de resumir as reuniões, o AI Companion também pode ajudar você a redigir e-mails e mensagens de chat, fazer brainstorming e organizar o conteúdo em um quadro de compartilhamento, priorizar as mensagens de voz e resumir as chamadas telefônicas no Zoom Phone. Você pode pedir para o AI Companion extrair informações das transcrições das suas reuniões para fazer um resumo do projeto, uma postagem em blog ou outro conteúdo no Zoom Docs com mais rapidez. E chega de perder tempo analisando os calendários dos colegas para agendar sua próxima reunião: o AI Companion confere a disponibilidade e agenda a reunião para você.

Esses recursos aumentam a sua eficiência, o que significa que você pode dedicar seu tempo valioso a trabalhos mais significativos. Acesse a nossa página do AI Companion para conhecer maneiras específicas como a sua pequena empresa pode usar a IA para melhorar o trabalho no dia a dia.

Você deve estar familiarizado com o Zoom Workplace, o aplicativo usado para entrar no Zoom Meetings. Mas há muito mais que você pode fazer no aplicativo para desktop do Zoom Workplace:

• Converse com colegas de equipe no Zoom Team Chat, que está incluído em todas as contas Zoom. Você pode criar canais com grupos de pessoas ou enviar mensagens diretas individuais. Você pode até mesmo adicionar contatos externos e conversar com eles, para uma comunicação mais fácil, rápida e organizada do que por e‑mail.
• Conecte seu calendário do Google ou da Microsoft à sua conta Zoom para ver todas as suas reuniões na aba Calendário. Você pode entrar no Zoom Meetings com apenas alguns cliques (não será preciso mais procurar o link da reunião!), agendar reuniões diretamente no aplicativo Zoom Workplace usando o AI Companion e muito mais.
• Conecte sua conta de e‑mail do Google ou da Microsoft à sua conta Zoom (ou configure um endereço de e‑mail gratuito com o Zoom Mail) para acessar facilmente as mensagens de e‑mail sem precisar usar um aplicativo diferente. Você pode até usar o AI Companion para ajudá‑lo a escrever e‑mails.
• Se você tiver o Zoom Phone, use a interface do softphone no aplicativo Zoom Workplace para fazer chamadas, visualizar e ouvir correios de voz, enviar mensagens de texto e muito mais. O AI Companion também pode ajudar aqui com resumos pós‑chamadas e a capacidade de priorizar e extrair tarefas de suas mensagens de correio de voz.
• Acesse um conjunto de ferramentas de produtividade integradas para criar anotações, clipes de vídeo e quadros brancos, que podem ser facilmente compartilhados com seus colegas.
• Se você tiver o Workvivo, poderá acessá-lo diretamente no aplicativo para ver as publicações dos colegas, elogiar um colega de equipe, ler notícias da empresa e explorar diferentes espaços de departamentos.

Se ainda não fez isso, baixe a versão mais recente do aplicativo Zoom Workplace e explore as abas na barra de navegação superior para ver como você pode aproveitar ao máximo o Zoom enquanto trabalha. 

Os aplicativos de agendamento de compromissos podem ajudar sua equipe a reduzir o tempo gasto para marcar reuniões com possíveis clientes, clientes e consumidores. Em vez de ficar trocando e-mails para agendar um compromisso, tudo o que o cliente precisa fazer é clicar em um link de agendamento e selecionar uma data e um horário que sejam convenientes para reservar um horário em seu calendário. 

Se você tem uma conta Zoom Workplace Corporativo ou Corporativo Plus, poderá acessar o Zoom Scheduler diretamente no seu aplicativo para computador ou para dispositivo móvel, sem custo adicional. O Zoom Scheduler sincroniza com o Google, Microsoft ou como o Zoom Calendar para facilitar o agendamento, e você não precisa se preocupar em enviar um e-mail com um link da reunião Zoom, já que tudo é feito automaticamente. 

Se o seu plano do Zoom Workplace não vem com o Scheduler, é possível adicioná-lo por um valor menor do que outros aplicativos de agendamento, como o Calendly. Saiba mais sobre as diferenças entre o Zoom Scheduler e o Calendly.

As conversas importantes não terminam ao fim de uma reunião do Zoom. Na verdade, muitos itens de ação, discussões e tomada de decisões importantes acontecem após o término da chamada no Zoom. Aprender a usar o Zoom Workplace durante todo o ciclo de vida da reunião (o tempo que você gasta antes, durante e após as reuniões) é fundamental para usar seu tempo de forma mais eficiente.

Quando você agendar uma reunião no aplicativo Zoom Workplace, clique na opção para ativar o chat contínuo da reunião. Isso permite que você inicie um chat em grupo com os participantes da reunião com antecedência para alinhar os itens da programação ou compartilhar materiais antes da reunião para revisão. Quando a reunião começar, você poderá consultar essas mensagens e continuar o chat durante a reunião. Após o término da reunião, continue a conversa no Team Chat. Você pode compartilhar o resumo da reunião feito pelo AI Companion e revisitar os assuntos da conversa para fechar o ciclo dos itens pendentes.

De acordo com uma pesquisa de 2024 da Morning Consult encomendada pelo Zoom, 82% dos proprietários de pequenas empresas entrevistados disseram que usam telefones para se manter conectados, em comparação com 70% dos entrevistados em empresas com mais de 1.000 funcionários.** Mesmo na era digital, a comunicação por telefone ainda é essencial, mas precisa se adequar ao estilo de trabalho móvel ou híbrido da sua empresa.

O Zoom Phone leva suas comunicações telefônicas para a nuvem, permitindo que você e seus funcionários acessem seu telefone comercial a partir do aplicativo Zoom Workplace para computador ou dispositivo móvel. Isso significa que você pode fazer e receber chamadas de qualquer dispositivo compatível, seja no escritório, em casa ou em trânsito. Você pode manter seus telefones de mesa compatíveis existentes, se quiser, ou escolher telefones de mesa e para conferência compatíveis de nossos principais parceiros de hardware.

Aqui estão algumas das maneiras que o Zoom Phone pode ajudar a melhorar as comunicações entre os funcionários e os clientes:

• Os funcionários podem economizar tempo aproveitando o AI Companion para Zoom Phone para resumir chamadas e mensagens de texto, priorizar correios de voz e muito mais.
• Você pode usar suas ferramentas corporativas favoritas em conjunto com o Zoom Phone. Nossa solução telefônica se integra a aplicativos essenciais, como Salesforce, Google G-Suite, ServiceNow e HubSpot.
• É fácil adicionar e gerenciar usuários no Zoom Phone. Isso torna o Zoom Phone uma ferramenta excelente para proprietários de pequenas empresas que podem ter muitas responsabilidades, não tendo pessoas suficientes na TI para gerenciar uma solução mais complexa.
• Você pode definir filas de chamada para ajudar a diminuir os tempos de atendimento. Divida e controle as consultas ao fazer o roteamento de chamadas para um determinado grupo de usuários, como a equipe de vendas ou de suporte para que a primeira pessoa possa atender o telefone.
• Os funcionários podem estar em uma chamada telefônica e precisar fazer um desenho rápido ou compartilhar um documento para ser revisado com as outras pessoas na chamada. Com o Zoom Workplace, é fácil passar de uma chamada telefônica para uma reunião por vídeo quando necessário, oferecendo mais maneiras de ter uma conversa produtiva.

Se você quer mais dicas para gerenciar sua pequena empresa com o Zoom, confira nosso webinar sob demanda. Ele detalha os 10 principais recursos do Zoom Workplace que economizam tempo para ajudar líderes de pequenas empresas como você a melhorar a forma como trabalham.