Het hoofd IT bij The Motley Fool vertelt hoe je succes bereikt in een hybride wereld

Hoe kun je een hybride personeelsbestand het beste ondersteunen en belemmeringen wegnemen zoals de vele verschillende communicatiekanalen, diverse zakelijke behoeften en fysieke afstand?

In ons webinar Hear from a Peer spraken we met Lawrence Morrisson, hoofd IT bij The Motley Fool, een organisatie die zich inzet om de wereld slimmer, gelukkiger en rijker te maken door middel van gedegen beleggingsadviezen. Hij vertelde hoe hun teams een robuuste en bloeiende hybride werkcultuur hebben weten te creëren. Hier volgen een aantal belangrijke inzichten uit dat gesprek.

Hoe zijn de behoeften aan samenwerking en communicatie binnen jouw organisatie de afgelopen 10 jaar veranderd?

In het begin was het net het wilde westen. We hadden toen vooral een kantoorcultuur met een open plattegrond, dat wil zeggen geen afzonderlijke kantoren, zelfs niet voor de CEO, en veel vergaderruimten.

Medewerkers gebruikten de technologie waar ze al bekend mee waren of wat het team waar ze mee spraken gebruikte. Daarom hadden we allerlei verschillende verbindingsmogelijkheden. We probeerden dan ook onze schermen te delen via vier of vijf verschillende technologieën met dongles die je daarvoor moest aansluiten. Dat bezorgde iedereen een hoop hoofdpijn. En omdat we over de hele wereld zijn verspreid, werd het al snel duidelijk dat we dit op die manier niet zouden kunnen opschalen.

We moesten op zoek naar iets eenvoudigs en consistents. Toen hoorden we van Zoom. We probeerden het uit en we waren er gelijk enthousiast over.

Hoe kijken je medewerkers tegenwoordig tegen deze cultuur van werken op afstand aan?

We hebben onze medewerkers gezegd dat ze ervoor kunnen kiezen om volledig op afstand te werken en niet meer naar kantoor hoeven te komen. De meesten hebben daarvoor gekozen. Het was voor ons wel een verrassing dat we geen dip in de productiviteit zagen. Maar het was voor ons wel een uitdaging om onze eigen bijzondere cultuur te behouden. Die zorgt er immers voor dat The Motley Fool zo’n leuke werkplek is.

Ons People Experience Team zorgt ervoor dat onze Fools, onze medewerkers, ook buiten werktijd contact hebben met anderen. Daar horen bijvoorbeeld sociale mogelijkheden om te leren bij, zowel op professioneel als persoonlijk vlak. We hebben tientallen cursussen aangeboden, bijvoorbeeld op het gebied van tuinieren, beatboxen, cocktails maken, actief luisteren en sushi maken.We hebben ook evenementen gehouden, zoals het virtueel de deuren afgaan tijdens Halloween, pubquizzen, escape rooms, meditatie en meer.

Dit werkte, want meer dan 70% van onze medewerkers nam het afgelopen jaar deel aan ten minste één “buitenschools” evenement. We merkten dat wanneer je een band met iemand opbouwt, zelfs als dit tijdens een cursus water proeven (ja, echt) gebeurt, je elkaar sneller vertrouwt en beter met elkaar samenwerkt.

Hoe zet je Zoom in om diversiteit, gelijkheid en inclusie te ondersteunen?
Een van onze leidende principes is testen, leren en herhalen. Ons People Experience Team is continu op zoek naar creatieve manieren om voor afwisseling te zorgen bij het werken op afstand, wat uiteraard mogelijk bleek met Zoom. We weten dat niet elke Fool dezelfde interesses heeft, dus is het belangrijk om altijd nieuwe dingen uit te proberen.

We weten ook dat een diverse samenstelling uiteindelijk sterkere teams oplevert die betere beslissingen nemen. We hebben groepen met gelijkgestemde Fools (ERG) opgezet die samen culturele activiteiten ondernemen en professionele vaardigheden aanleren. Al onze werknemers kunnen dit doen via Zoom.

Welke best practices of tips zou je met je collega’s willen delen?

Het belangrijkste is om flexibel te blijven. De manier waarop we vandaag denken is morgen vrijwel zeker weer anders. Dat gaat gewoon veranderen. Blijf niet vastzitten in een bepaalde strategie. Wij hadden bijvoorbeeld alle technische voorbereidingen genomen voor wanneer iedereen na corona weer naar kantoor zou komen. Toen zagen we dat de opkomst niet zo hoog was als we hadden verwacht. [So we gave] Dus gaven we onze medewerkers keuzes, flexibiliteit en vertrouwen.

Er bestaat een wijdverbreide misvatting dat mensen minder productief zijn als ze niet op kantoor werken. Ik denk juist dat het tegendeel waar is. Vertrouw er dus gewoon op dat je medewerkers hun werk gedaan krijgen.

Als een collega of branchegenoot met vergelijkbare behoeften aan het kijken is of ze Zoom kunnen inzetten, wat zou je hem of haar dan vertellen?

Ik werk heel graag met Zoom, omdat het zo intuïtief is. Daarnaast is het heel flexibel. Als je voor Zoom kiest, dan raad ik zeker aan om het organisatiebreed in te zetten, zoals wij dat hebben gedaan.

Ik zou ook veel communiceren in aanloop naar de overstap. We hadden allerlei materiaal voorbereid, zoals veelgestelde vragen en best practices, waarmee we onze medewerkers ondersteunden. We hadden een kleine afbeelding in de achtergrond van de schermen in de vergaderruimte waarin we deelnemers vroegen of ze hun scherm wilden delen. We hadden onderaan ook een link geplaatst naar onze interne opslagplaats met documentatie die we speciaal hadden opgezet om iedereen te ondersteunen met de onboarding van het product.

Bekijk het klantverhaal voor meer informatie over hoe The Motley Fool Zoom inzet voor zijn hybride personeelsbestand en om de bedrijfscultuur te versterken.