Moet je bezuinigen op IT-kosten? Zo krijg je dat voor elkaar zonder dat de productiviteit omlaag gaat

Budgetten en middelen krimpen, maar dat is voor jou allang geen nieuws meer. Tegenwoordig krijg je misschien wel de vraag om je IT-uitgaven te verantwoorden of om deze op de een of andere manier omlaag te brengen. Het probleem is dat je weet dat je medewerkers verschillende apps en kanalen gebruiken om met elkaar te communiceren.

Hoe zorg je er dan voor dat je meer kunt doen met hetzelfde budget, zonder dat dit voor complexere workflows gaat zorgen? Begin door je communicatie-oplossingen samen te voegen.

Bezuinigen betekent niet per se dat je minder hoeft te communiceren. Je kunt hierbij slimme keuzes maken die je helpen geld te besparen, zonder dat je de mogelijkheid om op en af te schalen, hoeft op te geven. Ben je bang dat je straks te veel toepassingen krijgt? Dat betekent alleen maar dat je een app moet zoeken die verschillende functies biedt, een die het beste van beide werelden biedt.

Een goede plek om te beginnen: chattoepassingen. Met de juiste soort chat-app kun je al je workflows samenbrengen op één centrale plek en alle andere manieren waarop je tijdens een werkdag communiceert, verbinden. Een paar dingen waar je op moet letten bij het kiezen van de juiste chat-app: 

De juiste integraties: wil je een belangrijk document snel doorsturen naar een teamlid? Wil je een krachtige app van derden openen zonder daarvoor je huidige toepassing te verlaten? Zoek een oplossing die integreert met populaire veelgebruikte toepassingen. Integraties waarmee je documenten kunt delen, zijn tegenwoordig bijvoorbeeld een must-have, omdat veel mensen samen aan projecten werken. Met relevante chat-app-integraties vereenvoudig je workflows en bespaar je tijd.

De mogelijkheid om notities te maken, documenten op te slaan en het overzicht te bewaren: waarom zou je afzonderlijke toepassingen voor het maken van notities en het opslaan van documenten hebben, wanneer je alles op één centrale plek kunt opslaan? Met geavanceerde chat-apps kun je notities maken, belangrijke documenten delen en opslaan, en belangrijke berichten opslaan, vastpinnen en beantwoorden – en dat allemaal binnen dezelfde interface. Kijk ook of je herinneringen kunt instellen en het versturen van berichten kunt inplannen. Die functies zijn handig wanneer je het overzicht wilt behouden terwijl je onderweg bent of in verschillende tijdzones met elkaar communiceert. 

Snelle toegang tot andere vormen van samenwerking: soms wil je van de chat overschakelen naar een telefoongesprek of een videovergadering om dieper op iets in te gaan of iets te demonstreren. Zoek een chat-app waarmee je snel kunt werken en productief blijft door te kunnen schakelen tussen communicatieoplossingen, allemaal binnen dezelfde toepassing. Extra voordelen: de mogelijkheid om rechtstreeks vanuit een groepskanaal een vergadering te starten, een digitaal whiteboard met een bepaalde groep te delen en vergaderchats rechtstreeks binnen je permanente chat-app op te slaan.

De telefoon vormt al tientallen jaren de hoeksteen van de werkomgeving. Dat betekent echter niet dat hij overbodig wordt, integendeel. VoIP-communicatie is essentieel in de huidige flexibele arbeidsmarkt. Hiermee kun je onderweg vanaf een apparaat naar keuze met collega's en klanten communiceren. De juiste VoIP-provider helpt je daarbij en biedt zelfs nog meer mogelijkheden. 

Met sommige telefoonoplossingen kun je zelfs het aantal apparaten en toepassingen dat je gebruikt, verminderen. Je hoeft alleen maar de juiste oplossing te vinden. Hier moet je op letten: 

Consistente communicatie zonder overtollige apparaten: VoIP-communicatieoplossingen van wereldklasse werken op desktops, mobiele telefoons en tablets. Dat wil niet zeggen dat vaste telefoons overbodig worden, maar je krijgt hierbij de mogelijkheid om zelf te kiezen vanaf welk apparaat je communiceert, zonder daarbij je eigen nummer te onthullen. Op die manier zit je niet vast aan een bepaalde locatie en hoef je geen aparte apparaten voor zakelijke en privégesprekken te hebben. Je hoeft hiervoor alleen maar een cloudgebaseerde telefoonapp te hebben. 

De mogelijkheid om te sms'en of over te gaan op een videogesprek: moderne telefoonoplossingen moeten worden ontworpen voor een wereld waarin samenwerking centraal staat. Dat betekent dat je eenvoudig verbinding moet kunnen maken met video-oplossingen. Zoek een VoIP-oplossing waarmee je je gesprek gelijk kunt doorzetten naar een videogesprek, zodat je tussen die twee kunt schakelen, waar je ook bent. Je zou ook sms'jes moeten kunnen verzenden vanaf je telefoonoplossing, zodat geschreven en mondelinge berichten allemaal vanaf dezelfde bron afkomstig zijn. 

Dashboards met analyses en kwaliteitsstatistieken: als je iets tot op de bodem probeert uit te zoeken, wekken gefragmenteerde analysedashboards alleen maar ergernis op. Bespaar op extra analyseoplossingen door voor een telefoonoplossing met een intuïtief dashboard te kiezen. Je moet problemen met de gesprekskwaliteit en het netwerk proactief kunnen bijhouden en oplossen, zodat je deze snel en effectief kunt verhelpen. 

Onze laatste tip: breng je chat-app en telefonieoplossing samen door gebruik te maken van één platform voor beide. 

Onze geavanceerde chat-app Zoom Team Chat zorgt voor directe, overzichtelijke communicatie, terwijl je met Zoom Phone profiteert van spraakcommunicatie voor samenwerking in de wereld van nu. Door beide oplossingen te gebruiken, kun je in een handomdraai samenwerken binnen alle modaliteiten en krijgt je productiviteit een enorme boost. 

Beide oplossingen maken deel uit van ons Zoom Workplace-aanbod, waarin chat, telefoon, vergaderingen, whiteboards en meer zijn samengebracht in één naadloos platform. Wanneer je de communicatie op de werkvloer op één centrale plek samenbrengt met Zoom Workplace, bespaar je tijd en geld die je beter kunt besteden om je bedrijf voor te bereiden op de toekomst. Schaal op en af zonder concessies, geef je werkdag opnieuw vorm en krijg meer gedaan met minder. 

Wil je meer weten over hoe je jouw communicatiebehoeften kunt samenbrengen met Zoom? Bekijk dan onze nieuwste Hear from a Peer-webinar.