ハミルトン郡の発達障がい者サービスが、Zoomを活用して構成員のサポートと従業員体験を向上

Zoomプラットフォームが、ハミルトン郡発達障がい者サービスのケース管理とサービス提供の向上にどのように貢献したかについて説明します。

設立:

1968年

企業規模:

従業員数50～999人

場所:

米国、オハイオ州、ハミルトン郡

業界:

州政府・地方自治体

課題：

レガシーシステムのため従業員と構成員の双方に対するユーザー体験が低品質

ビジネス上のメリット:

アクセシビリティと出席率の向上、管理の簡素化、ユーザーエクスペリエンスの向上

使用製品

Meetings
Rooms
Phone
Zoom Chat
Webinars

私の部下も問題解決に余計な時間を費やすことがなくなりました。これは非常に重要なことです。

Brian Knight ITディレクター

1968年の設立以来、ハミルトン郡発達障がい者サービス（HCDDS）では、発達障がいを抱える人々が働き、学び、コミュニティにも可能な限り参加できる機会を提供することで、毎年8,000人以上の人々をサポートしています。HCDDSは、人生の段階に応じて発達障がい者とその家族を支援することを重要視し、新型コロナウイルスのパンデミック中も事業を継続できるだけでなく、組織がケース管理とサービス提供を向上させるのにも役立つソリューションプロバイダーを求めていました。

Zoomプラットフォームが同機関のミッションの達成とサービス提供の永続的な向上にどのように役立ったかについて、情報技術担当ディレクターの Brian Knight 氏に話を聞きました。

使いやすさの重視

「2020年3月以前、私がビデオミーティングに参加した回数は、片手で数えられる程度でした」とKnight氏は言います。HCDDSは、多くの地方機関と同様に、公共部門の伝統的な対面でのやり取りを重視しており、既存のSkypeソリューションをほとんど利用していませんでした。しかし、パンデミックが始まり、すべてが変わりました。

「2020年3月時点で、Skypeでは私たちのニーズに対応できないことを認識しました」とKnight氏は述べています。Knight氏のチームはWebexの90日間の無料ライセンスを利用しましたが、その機能にも満足できませんでした。「[Webex] の使用を中止したのは、[ユーザーから] 苦情が寄せられるようになったころです。Webexが落ちたり、接続が頻繁に切断されたりし、その音声とビデオも途切れ途切れだということでした。こうした問題にはこれまでも長年遭遇していました。」

そこでKnight氏はZoomを導入することを決断し、当初は少人数のグループでテストするために10件のミーティングライセンスを購入しました。「Zoomは、特に私たちが一緒に働いている多くの構成員にとって、とても使いやすいものでした」とKnight氏が述べているように、すぐに大きな反響がありました。

HCDDSの経営幹部たちも同様の反応を示しました。Knight氏は、このソリューションを組織全体に採用することを希望し、リーダーとして躊躇なく、そのデモを決断しました。「私たちは、リーダーグループ向けにZoomと [Microsoft] Teamsの両方のデモを準備しました。Teamsのデモの評価はよくありませんでした。各メンバーが異なる問題に直面し、私の上司はサインインさえできませんでした。Zoomのデモは非の打ちどころがなく、[Zoomチーム] は多くの特徴や機能を提示してくれました。それを見た経営幹部がZoomを本当に気に入ったのです。」

HCDDSチームは、Zoom Phoneの採用に同様のプロセスを適用し、少人数のグループでライセンスをテストしてから、ライセンス数を増やしました。

Knight 氏にとって、実装は費用対効果が高く、シームレスな体験でした。「私たちの初期費用はゼロでした。最初の Zoom Phone ライセンス以外に費用はかかりませんでした。設置も簡単でした」と Knight 氏は述べています。「すべての機能を 1 か所に集約できるので、非常にシンプルに運用できます。」

新しい成果の発見

Knight氏がZoom MeetingsとZoom Chat、Zoom Rooms、およびZoom Phoneを機関全体に導入するとすぐに、従業員と構成員の両者に同じような効果が見られました。機関がZoom Team Chatのファイル転送機能を頻繁に活用し、Zoom Appsを探索する中で、Knight氏とチームは以下のように、プラットフォームのいくつかの機能と特徴が重要な成果の一部を生み出していることに気付きました。

アクセシビリティの向上

「[ライブ文字起こし] が標準搭載され、業務がスムーズに進むようになりました。私たちの組織には聴覚に障がいのある従業員もおり、字幕（クローズドキャプション）機能がとても役立っています。」

ワークライフバランスの向上

「[Zoom Phoneでは] 業務時間を設定するのと同じくらい簡単に、休憩時間を設定できます。私は、就業時間以降は、もう電話で呼び出されたくはありません。私と連絡を取る必要がある人には連絡方法を周知してあります。」

出席率の向上

「私たちは、プロバイダー、親、個人などさまざまな関係者を招待するミーティングを開催していますが、多くの場合、全員をそのミーティングに出席させることは難しいのが実情でした。Zoomを導入したことで、特に裁判所指定の後見人の参加者数が飛躍的に増加しました。」

管理の合理化と使いやすさ

「私たちは、使いやすいツール、つまり、この場所以外で活動している人も簡単にアクセスできるツールを探していました。それが、Zoomがスタッフの人気を集めた理由です。管理が楽なところが気に入っています。私の部下も問題解決に余計な時間を費やすことがなくなりました。これは非常に重要なことです。」

ほかのサービス組織にとっての利点

Knight 氏は、Zoomプラットフォームで上記の成功を確認した後、同僚や仲間にその価値を広め始めました。

「オハイオ州にはITに関する郡のすべての役員で構成されるグループがあり、隔月でミーティングが開かれるのですが、私はもっぱら [Zoom] を熱心にすすめました。これまでは、従来のPBXシステムが多く利用されてきましたが、Zoomは価格が手頃で、機能も素晴らしいと感じたので、Zoomの導入をすすめました」とKnight氏は述べています。

彼はまた、HCDDSが協力しているいくつかの学校でZoom Roomsが役立つことに気づき、このプロダクトを直接紹介することを決めました。「学校で、Zoom Roomsの機能のデモを実施しました。これを見た学校関係者は興奮しています。学校では新型コロナウイルス関連の助成金を使って、Zoom Roomsのハードウェアの一部を購入する予定です」とKnight氏は言います。

現在、HCDDSがZoomを活用して達成した進歩は、社会全体に重要なサービスを提供するほかの組織にも拡大し、オハイオ州周辺の州および地方の機関の重要な仕事の質を高めるのに貢献しています。

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