従業員数50～999人
リモートワークに関して、BPAY Group社は運がよかったと言えるでしょう。新型コロナウイルスのパンデミックがオーストラリアに到達したとき、安全な電子請求書の支払いを提供している同社は、リモートワークのための調整を驚異的なスピードで実現しました。
BPAY Groupのプラットフォームサービスリードを務めるSean Ollerton氏によると、同社の従業員は、すでに柔軟な職場環境を享受しており、恵まれていたと言います。今回、Zoomの統合コミュニケーション プラットフォームは、ハイブリッドワークの世界に向けて組織を完全に変革するのに役立てられました。
ロックダウン中の移行は比較的簡単であり、Ollerton氏によると、「これまでチームは、毎日進捗会議を行い、タスクの最新情報を共有していました。オンラインに移行した際には、進捗会議を15分間延長することで、交流を深めました。こうすることで、プロジェクトだけでなく、お互いの現状について知ることができます」ということです。
Ollerton氏は、「弊社のVPNとZoomを含むすべてのアプリケーションは、すでにすべてのユーザーに提供されていました」と付け加えます。「多くの企業が、突然全員がリモートワークに移行し、その100%を支えるインフラを備えていなかったことで、苦労したと思います。幸い、弊社にはリモートワークのための備えがあったのです。」
BPAY Groupは、2019年9月、独自の判断で社内コミュニケーションをZoomに統一していたため、パンデミックによってオフィスが閉鎖になった際にもきわめて迅速に対応しました。当時、同社は平均してひと月におよそ500回のZoom Meetingsを実施していました。
「リモートに移行すると、Zoomでの通話回数はすぐに約2,500回に跳ね上がりました。ミーティングだけではなく、Zoomはすぐ全職員対象のセッションのために採用され、私たちは交流やつながりを実現するために、投票やチャット機能を活用しました」とOllerton氏は述べました。「これは『どこでも働ける』というコンセプトを改善することにほかならず、ユーザーがオフィスにいるかオフィス外かにかわらず、直接つながりを持ち、同様の生産性を実現できるようにと考えていました」
「また、すでにいくつかのツールを使用していましたが、使いやすさや信頼性の面で十分とは言えませんでした。こうした課題をすべて解決するうえで、従業員がすぐに使いこなせるZoomは最適な選択肢でした。たとえば、採用直前まで行った他の一部のツールでは、ミーティングに参加できない従業員が出てきました。」しかし、Zoomでは、ミーティングへの参加と退室がスムーズでした。
「使いやすさと言う課題を解決し、『どこでも働ける』というコンセプトを改善することにほかなりません」
Ollerton氏によると、BPAY Groupは「協力が功を奏する」という価値観に誇りを持っており、このコンセプトの実現にあたりZoomが役に立ったそうです。
「これは基本的には、私たちが協力することで、よりよい仕事を実現できることを意味します。BPAY Group社が企業として掲げるもう一つの目的は『生活をシンプルにする』ことです。特にお客様とお話しする際にはこの目的を強調しています。弊社の商品によってお客様のために実現しようとしていることを、社内でも生かせるようにしています。このようにして、弊社のユーザーに物事を提示しているのです。弊社のユーザーの生活をシンプルにするものでなければ、行う意味はありません。そしてこれはまさにZoomが得意とすることです」とOllerton氏は述べました。
2019年、BPAY Groupはビデオ コミュニケーションのためにZoom Meetingsを導入し、1年後には電話システム全体をZoom Phoneに移行することを決定しました。これにより、リモートチームのための機能に関する別の問題が解決されました。
「弊社ではすでにデジタルの電話システムを使用していました。しかし、使用していたのは古いもので、リモートワークに切り替えた際には課題に直面しました。さらに、維持費と時間がかかるものだったんです」とOllerton氏。「そのため、これをZoomに移行することに目を向けました。Zoomの電話システムで得られる機能は、連携というリモートスタッフの課題を解決するだけでなく、誰でもより簡単に使用することができました。
「ソリューションは、ミーティング、ビデオ、チャットがすべて連携されたものでしたが、このさらなる機能を利用するためにZoom Phoneを追加しました。」
Sean 氏によると、インフラストラクチャの観点から見ると、すべてを1つのシステムに統合することで、機能全体が合理化され、全体的により簡単になると言います。実装と維持にかかるコストが大幅に低いことは言うまでもありません。
「Zoomは、弊社のユニファイドコミュニケーションプラットフォームです。1対1のミーティングや、チームのビデオカンファレンスのため、さらには電話システムとして使用しています。これにより、組織全体のコミュニケーションをリソース化する方法が激変しました」とSean氏。
「また、ユーザーのために別のツールを導入する必要がなかったため、古いソリューションを廃止することができました。従業員に、毎回『これからはこのソフトウェアも確認してください』と指示する必要がなく、すべてがただシンプルになりました。」
BPAY GroupにとってZoomを使用することは、従業員が選んだ働く場所にかかわらず、組織全体のコミュニケーションを完全にコントロールできるとともに、バックエンドのインフラストラクチャの管理が容易になることを意味します。
「既存のリソースを活用して、これらすべてを社内で構築しました。その結果、あらゆる業務にシンプルかつ効率的に取り組めるようになりました」とOllerton氏は説明します。
