学校運営を変える！学内をつなぐ新しい Zoom Team Chat の使い方

コロナパンデミックの影響により、学生や教員、職員は以前のように大学内を基本として活動するのではなく、緊急事態宣言の発令などの諸条件によって、学内と学外で離れてコミュニケーションをとる必要に迫られてきました。一箇所に集まることができなくとも、生産性を保ちながら、状況に応じたコミュニケーション体制を確立するため、その基盤として Zoom を利用しているケースも増加しています。中でも、コミュニケーションを円滑にするツールとして、Zoom のチャット機能である「Zoom Team Chat」が注目されつつあります。本ブログでは、学内のコミュニケーションの基盤として、Zoom Team Chat が選ばれる理由とその機能をご紹介します。

追加費用なしですぐに利用可能

オンライン授業やハイブリッド授業の普及により、既に多くの大学で Zoom は日常的に使われるツールとなっています。Zoom Team Chat は、アドオンの機能ではなく、Zoom のアカウントさえあれば有償、無償ライセンス問わず利用可能です。マルチデバイスでの利用が可能なので、場所や時間を選ばずチャットの利用ができるため、生産性の向上だけでなくテレワーク推進にも繋がるツールの一つとして注目されています。

【チャットのはじめ方（PCの場合）】

1. ホーム画面から、「チャット」を選択

2.「新しいチャット」を選択後、チャットを行いたい相手の名前またはメールアドレスを入力し、すぐにチャットをスタート。複数人でのチャットグループも作成できます。

一元管理で様々なリスクを軽減へ

コロナ禍での一時的な在宅勤務の導入により、メールや電話よりも簡易かつ気軽に利用できる個人 SNS やチャットツールなどの利用が IT 管理者の管理外で進んでいるケースが見受けられます。このようなケースにより外部とのコミュニケーションが進み、セキュリティ面はもちろん、様々なリスクが想定され、管理者の悩みの種になっています。

こうした問題も Zoom Team Chat の導入により、解決できると我々は考えています。IT 管理者で管理している Zoom のライセンスと同様に１つのポータルページで Zoom Team Chat のログ管理、機能制限を行うことが可能です。利用者制限も簡単に設定できる為、教職員だけの利用に制限するといったスモールスタートも実現できます。学生への利用を進める場合もログ管理を取れることを前提に案内を行うことで、予期せぬトラブルの抑止にも繋がります。Zoom Team Chat の活用により学内アナウンスなども効率的にかつ視認性を高めることもできる為、IT 管理者の負担軽減にも寄与すると考えています。

シンプルなやりとりで生産性がアップ

①会話をしているように進むコミュニケーション

メールでのやりとりと大きく異なる点は『定例文』が不要な点です。メールでのやり取りには不要な情報が多く、複数のメンバーが会話に入っている場合、大切な情報を見落としてしまったり、過去の情報にアクセスするのに時間がかかったりしてしまったということがあります。チャットでは必要な情報だけでのコミュニケーションが取れるため、普段の会話のようにスムーズに話が進んでいきます。また、チャットを活用すれば会議の欠席者へのフォローや録画ファイルの共有などもチャット上で一元的にできるので、補足事項があった場合でも全メンバーが見える形で行えます。

②部署異動者への引き継ぎ簡略化

学校運営を日々サポートする教職員の皆様は、部署内はもちろん他部署と横断的に進めるプロジェクトもあるため、緊密な連携が必要となります。しかし、人事異動などによる引き継ぎ時には時間を要してしまうこともあるかと思います。チャットをコミュニケーション基盤に据えることで、新任者・異動者をチャットグループへ招待するだけで必要最低限の引き継ぎは可能となります。招待後は重要なスレッドで該当者をメンションすることで確認を促すことができ、招待された新任・異動者も過去のやりとりを自身で遡れる為、効率的かつスピーディーに引き継ぎを完了させることができます。

③絵文字を使ったコミュニケーション改革

テキスト以外でも簡単にコミュニケーションを取れるのが、チャットの醍醐味です。例えば、録画の視聴有無や会議の出席確認なども、テキストではなく絵文字を使って確認可能です。マネジメント観点からも視覚的にメンバーの進捗確認ができるので、スピーディーに業務を進め、フォローアップもチャット上で簡単に実施可能です。

従来の電話やメールでのやりとりでは、相手が捕まらない、既読確認ができないなどの問題点がありましたが、チャットではこうした問題をシンプルに解決することができます。

コストをかけずに継続的に利用されるコミュニケーション基盤を

①シンプルで軽い　ユーザーフレンドリーなChat

新しいツール導入で最も大切な視点は、ユーザーが日々使いたいと思えるツールかどうかです。事前準備を入念に行い導入したツールであっても、ユーザーに定着せず、運用費だけかかってしまうということはIT管理者視点では絶対に避けたいことではないでしょうか。Zoom Meetings を始めとする全ての Zoom のソリューションはシンプルかつユーザーフレンドリーであることに重点を置いて設計しており、コロナ禍で多くの大学に採用いただくことができたと考えています。この思想は Zoom Team Chat でも同様で、ユーザーは直感的にすぐに使い始めることができます。Zoom Team Chat 上の会話からシームレスに Zoom Meetings へ移行することも簡単にできるので、Zoom Meetings と同様にユーザーから選ばれ、定着化するツールの一つになると考えています。

②日々の業務環境を大きく変える Zoom Team Chat

チャット導入によりコミュニケーションが円滑化されるだけでなく、日々の業務に様々な変化を与えます。これまで会議のために用意していた紙の資料などもチャット上で簡単に共有可能です。また、共有された資料の編集・再送も場所を選ばずでき、メンバーへの資料チェック依頼も全てチャット上で完結します。Zoom Team Chat は有償・無償ライセンス問わず、Zoom アカウントを所持しているユーザー全てが利用できるので、派遣社員の方や非常勤講師の方もチャット利用が可能です。これにより職場環境に縛られない業務が増加しこれまで以上にフレキシブルな職場環境を構築することに繋がります。

③アイデア次第で変わるチャットの拡張性

チャットを活用した ２ つの事例をご紹介させていただきます。1 つ目は学生へのアナウンスをチャットで行っている事例です。学校からのアナウンスをメールなどを利用して実施されているところもありますが、学生がなかなか自身のメールボックスを確認しておらず、重要な情報を見逃してしまうことがあります。このメール配信と併せて Zoom Team Chat を活用して学内アナウンスを発信することで、視認性を高めることができます。学生視点では Zoom を使って普段の授業を受講している点、SNS やチャットツールを普段使いしていることからも効果的なアナウンス方法になると考えています。

２つ目の事例はゼミでの利用です。ゼミ内では学生と教員はもちろん、学生同士のコミュニケーションが必須となります。現在は、各ゼミ毎に利用しやすいツールが各々で利用されているケースが多く、学生間のトラブルなどが発生しても対処できないことが多くあるのではないでしょうか。そういった運用を改善すべく、チャットを学内の統一ツールとして、運用している学校もあるようです。また、『Zoom アカウント』を所持している方なら誰でもチャット機能を利用できるという強みを活かし、ゼミ卒業生と在学生を簡単に繋げることも可能です。

このように、Zoom をオンライン・ハイブリッド授業のツールとしての利用ではなく、学内の統合コミュニケーションプラットフォームとして据えることで新たな職場環境を構築することができます。追加コストをかけずに学内外のユーザー同士を繋ぎ、コミュニケーションを活発化させ、IT 管理者で他 Zoom ツールと同様に一元管理することが可能です。使い慣れた Zoom のインターフェース上で、全学横断的かつ効率的なコミュニケーションを実現し、学校運営を大きく変えるスタートを切ってみてはどうでしょうか。
ご不明点があれば学内 Zoom 管理者経由で弊社へお問い合わせください。