7つの職場環境と、従業員にとって強固な環境を構築する方法

仕事とは何をするかだけではなく、どこで行うかということも重要です。従業員の職場環境は、彼らの満足度、仕事への取り組み姿勢、そして総合的な生産性に大きな影響を与えます。そしてそれは、ひいてはビジネスの成果や顧客体験にも影響を及ぼすのです。

だからこそ、チームにとって強固な職場環境を構築することが大切なのです。実際、リーダーの71%が、ハイブリッド勤務やリモート勤務環境を提供することによって、従業員の幸福感と満足度に良い影響を与えたと指摘しています。

職場環境の例としては、オフィス勤務、リモート勤務、ハイブリッド勤務などがあり、それぞれ異なる従業員のニーズやビジネスモデルに適しています。本ガイドでは、それらを分析し、あなたの会社にとってポジティブな職場環境を育む方法を共有しています。

職場環境とは、正確には何でしょうか？それは職場のあらゆる要素、たとえば文化、ツール、物理的な空間、構造などが組み合わさったものです。タイプに関わらず、職場環境は以下のような複数要素で構成されています。

• 物理的環境: 従業員が実際に働く場所を指し、空間とレイアウト、照明、人間工学、騒音レベルなどが該当します。快適な物理的環境は、従業員の生産性と士気にプラスの影響を与えます。
• プロフェッショナリズムと成長: 明確な期待、キャリア開発の機会、そして昇進へのサポートは、従業員のモチベーションと定着率を高めます。
• 職場の社会文化: チームワーク、敬意、そして包括性は、従業員のコラボレーションやイノベーションの仕方に影響を与え、それがひいては顧客体験に影響を及ぼします。
• 使用するツール: 作業環境によって使用するツールやソフトウェアの種類は異なります。リモート環境ではZoom Meetingsのようなツールに依存する一方、対面環境では物理的なスペースや大型スクリーンなどの視聴覚ツールが使用される傾向があります。

ほとんどの職場ではこれらの要素が何らかの形で取り入れられていますが、さまざまな職場環境が存在し、それぞれに特有の特性、利点、欠点があります。

こんな方に最適: 構造化された環境や対面での監督を必要とする企業；従来型の職場環境を好む従業員

多くの人が仕事を想像する際には、仕切りで区切られたスペースや個室からなる対面式のオフィス環境、決まった勤務時間、そしてトップダウンで指示が下りてくることが多いリーダーシップの階層構造の、典型的な職場環境を思い浮かべるでしょう。

こうした環境はパターン、ルーチン、明確な境界を提供します。言い換えれば、従業員は自分が経験できることをおおむね理解しているということです。しかし従来型環境は柔軟性に欠けることもあり、一部の従業員にとっては硬直的すぎたり息苦しく感じられる可能性があります。

例: 決まった勤務時間とビジネスフォーマルな服装規定を設けている企業法務専門の法律事務所

こんな方に最適: 技術系、クリエイティブ系、知識系のワーカーなど、一つの場所に縛られる必要のないロール

リモートワーク環境とは、従業員がビデオカンファレンスやインスタントメッセージなどのデジタルツールを介してコミュニケーションを取る、完全にバーチャル化されたオフサイトの設定です。リモートワーカーは通常、自宅オフィスやコワーキングスペースから作業を完了し、業務内容に応じてスケジュールは柔軟である場合もあれば、決まった時間を要求される場合もあります。

リモートワークは通勤時間を削減し、ワークライフバランス、自律性、従業員の信頼を向上させます。雇用主にとっては、リモートワークによってより幅広い（時にはグローバルな）人材プールへのアクセスが拡大し、優秀な人材の採用が可能になります。

一方、リモートワークでは、従業員が孤立感を抱く可能性や、チーム結束の機会の減少、そして「自宅」と「職場」の境界が曖昧になることで過剰労働が生じる恐れがあります。さらに、優れたコミュニケーションスキルとツールが強く求められます。

例: リモートで運営し、Zoom Team ChatとZoom Meetingsを通じてコミュニケーションを取るSaaS企業

こんな方に最適: 対面でのコラボレーションを維持しながら柔軟性を求めるチーム

ハイブリッド環境は、従来の環境とリモート環境の要素を組み合わせたものです。ハイブリッド勤務形態では、週を分割してオフィス勤務とリモート勤務を組み合わせることが多く、例えば2日間リモート勤務、3日間オフィス勤務といった形になります。一部の企業では、月に1週間は対面勤務とするなど、異なる仕組みを導入しています。

ハイブリッドワークの利点は、構造と柔軟性が組み合わさって、従業員の士気と定着率を高めることができることです。また、チームが直接共同作業を行うことが可能になり、企業側はより直接的な監視が可能になります。

しかし、ハイブリッドワークにもリモートワークと同様に、強力なコミュニケーションツールが必要です。そして、従業員が異なるスケジュールや対面勤務日で働く可能性があるため、経営陣へのアクセスや可視性が不平等になるリスクがあります。

例: 週3日リモート勤務、週2日出社勤務のマーケティング企業

こんな方に最適: 柔軟性を求めつつ高い不動産コストを避けたい中小企業やスタートアップ；対面でのつながりを求めるフリーランスやリモートワーカー

コワーキングとは、複数の企業の従業員が集まって働く共有オフィススペースを指します。企業は継続的にスペースを借りることもあれば、個々の従業員が数日間単位で利用契約を結ぶこともあります。

コワーキングスペースでの作業は、ネットワーク構築やコラボレーションの機会を提供し、オフィス全体を借りるよりも費用対効果が高い場合があります。ただし、こうしたスペースはプライバシーが確保されにくく、騒がしく気が散る可能性があります。また、様々な企業に開放されているため、自社の企業文化に合わせた空間にはなりません。

例: WeWorkのスペースを借りている技術系スタートアップ企業

こんな方に最適: イノベーション、ブレインストーミング、アイデア創出が必要なチーム

コラボレーション環境は通常対面で行われますが、従来の職場環境の他の特徴とは必ずしも一致しません。閉鎖的なオフィスや階層構造ではなく、コラボレーション環境にはオープンオフィスレイアウト、チームコラボレーション、ブレインストーミングセッションのためのスペースなどが含まれる場合があります。

こうした環境は創造的な問題解決やアイデアの共有を促し、チームの結束力を高めます。ただし、騒音や気が散る要因、プライバシーの欠如など、課題もあります。

例: オープンスペースおよび短い定例会議があるクリエイティブスタジオ

こんな方に最適: スキルがあり、自発的な従業員

自律的な環境では、仕事の成功に対する責任が直接従業員に委ねられ、いつ、どこで、どのように最善の仕事を行うかは、従業員が自分自身で決定します。従業員は通常、自身のプロジェクトに対する所有権を持ち、柔軟な勤務時間と最小限の監督のもとで働きます。

自律的な環境は、イノベーションと高いエンゲージメントを育むだけでなく、各分野の専門家であり、それに応じた働き方を望むトップ人材を引き付けることができます。一方、こうした職場環境には高い自己規律が求められ、他の職場環境ほどチームの結束力が強くならない可能性があります。

例: 科学者が自身の実験を設計し管理できる研究ラボ

こんな方に最適: 営業チーム、ニュースルーム、スタートアップ

ペースの速い環境は特定の企業タイプに限定されるものではなく、速やかな対応と緊急性の高い即時判断が求められる企業に広く見られます。こうした環境では、多くの変化や不透明さが生じる可能性があります。

これは、適応力と自発性を促す刺激的でダイナミックな環境で活躍する人にとっては最適な環境です。しかし、ペースの速い環境が適切に管理されない場合、燃え尽き症候群、混乱、ミスを招いてしまう可能性があります。

例: 1日に複数のクライアントとの打ち合わせを行う営業チーム

環境の種類にかかわらず、ポジティブな職場文化の構築に努めることが極めて重要です。その責任は管理者と個人貢献者の両方にあり、それぞれが果たすべき役割を担っています。

マネージャーは健全な職場環境に資する方針を設計し、実施すべきです。また、チームに必要なサポートとガイダンスを提供し、包括的で協力的な文化を育む必要があります。従業員は常にチーム意識を持ち続け、前向きで意欲的な姿勢で業務に臨むことが求められます。

以下は、ポジティブな職場環境を効果的に作り出すための6つのヒントです。

快適な物理的環境の構築

まず、物理的なスペースがすべての従業員にとって居心地が良く、アクセスしやすく、快適であることを確認してください。

検討すべき共通要素には、照明（暗すぎず、かつ気が散るほど明るくもないこと）、騒音レベル（または静かなスペースの有無）、人間工学に基づいた設備へのアクセスなどがあります。必須ではありませんが、個々のワークスペースをカスタマイズできるようにすることも、気の利いた配慮となるでしょう。

障害のある方々のバリアフリーに配慮することも忘れないでください。たとえば、車椅子利用者のためにエレベーターやスロープへのアクセスを提供する必要があるかもしれません。

リモート勤務の従業員が会社の物理的なスペースをあまり利用しない場合でも、快適な環境を提供する方法は残されています。たとえば、在宅勤務用の設備や家具に対して手当や費用を支給したり、人間工学に関するトレーニングや教育を提供したりすることなどです。

ヒント: まず、作業環境における身体的リスクを評価する人間工学評価から始めます。従業員を観察し、ツール、ルーチン、ワークステーションを分析して、反復的な動きや不自然な姿勢の原因となるものを確認してみましょう。

認識と感謝の文化を育むこと

従業員の功績を認め、感謝の意を示すことで、士気とエンゲージメントを高めます。具体的には、報酬プログラムを構築したり、優れた仕事に対する称賛を促したり、節目を達成した人や大きな目標を達成した人をミーティングで称えることなどが挙げられます。

同僚の業績についてフィードバックや称賛を提出してもらうように依頼し、従業員に参加を促しましょう。

ヒント: 従業員の努力と貢献を称える、月間表彰制度を実施してみましょう。

模範を示してチームを率いる

リーダーとして、あなたはチームに求める行動を自ら示すという特別な立場にあります。これは、強い労働倫理、積極的なコミュニケーション、そして企業価値の実践の模範となることを意味します。

また、包摂性、公平さ、尊重の模範を示すことも重要です。チームと関わり、管理する際には、これらの原則を心に留めておいてください。

ヒント: チームに透明性のある進捗状況を共有し、自身の成果と課題を明確に示しましょう。

オープンで敬意あるコミュニケーションを優先する

コミュニケーションを透明かつ親切に保つため、一貫したフィードバックループを促進し、誰もが安心して肯定的なフィードバックと建設的なフィードバックの両方を共有できるようにしましょう。

フィードバックを受け取ったり、ミーティングに参加したりするときは、積極的に耳を傾け、前向きな対話に努めましょう。ミーティングでは静かになりがちな人に直接フィードバックを求めるなど、包括的な姿勢を心がけてください。

ヒント: チーム全体でのセッションに加え、直属の部下とは定期的に1対1の面談を設定しましょう。これにより従業員のプライバシーが守られ、フィードバックを共有しやすくなる可能性があります。

ワークライフバランスの推進

従業員が休憩をとり、心の余裕を持てる機会を設ける方法を模索しましょう。特にリモートワークやハイブリッドチームでは、仕事と家庭の境界線が曖昧になりがちです。こうしたワークライフバランスにより、従業員はリラックスしたり、家族や自己ケアに集中したり、リセットする時間を得られます。

以下にワークライフバランスを向上させる方法を、いくつかご紹介します。

• 柔軟なスケジュール設定を許可する: 従業員に自身のスケジュールを自律的に管理させることは、信頼を示すと同時に、彼らが私生活を管理する力を与えます。
• 有給休暇を惜しみなく提供: 単に有給休暇を提供するだけでなく、誰かが不在の時はその時間を尊重すべきだという模範を示しましょう。メンタルヘルス支援など、その他のウェルネス福利厚生の提供も検討するとよいでしょう。
• 模範を示す: リーダーは、休暇の取り方、長時間労働、自己管理などに関わらず、健全な習慣を率先して示し、明確な線引きを徹底的に行いましょう。

ヒント: 従業員にカレンダーに「ミーティングなし」の時間を確保するよう促しましょう。さらに良いのは、チーム全体または会社全体で毎週または毎月の「ミーティングなし」の日を設けることです。これにより従業員は必要な業務に集中する時間が得られ、残業で遅れを取り戻す必要がなくなります。

従業員の成長と発展をサポートする

従業員が成長し、能力を伸ばし、スキルを構築できるよう、十分な学習機会を提供しましょう。これは社内研修、ウェビナーやオンライン研修へのアクセス、または教育手当の形で提供される場合があります。

その他の成長の機会としては、社員を社内のメンターとペアリングするメンター制度、詳細なキャリアパスや昇進ルートへのアクセス、ジョブシャドウイングなどがあります。

ヒント: 講座や資格取得、会議やイベント、あるいは補助的な教材のための教育・専門能力開発手当を提供しましょう。

特定の職場環境の詳細を十分に理解するには、実際にその環境に入るまで難しい場合もありますが、組織を評価する際には注意すべき危険信号がいくつか存在します。

面接プロセスや企業とのその他のやり取りにおいて、コミュニケーションが不十分であること、離職率が高いこと、長時間労働、士気やモラルが低い場合は注意を払ってください。いくつかのヒントをご紹介します。

• ワークライフバランスの悪さを特定する: 長時間労働、非現実的な期待、境界線の欠如は居心地の悪い環境を作り出します。例えば、会社の担当者が夜遅くや週末にメールを送ってくる場合、それはワークライフバランスの悪さの兆候です。
• 噂に耳を傾ける: 他の従業員に関する噂や一般的なネガティブな感情は、有害なコミュニケーション、不十分な仲間意識、または広範な不満の証拠となる可能性があります。
• 非難する文化に注意: 従業員が非難されることを恐れると、ミスを犯すことを心配し、新しいことに挑戦したりアイデアを共有したりする意欲に影響が出やすくなります。従業員が仕事に対して責任感を持って取り組んでいるか、またフィードバックを共有したり受け取ったりすることにどれほど快適さを感じているかを観察しましょう。
• リーダーシップスキルを観察する: チームのリーダーや管理職に注目しましょう。彼らが不在だったり、効果的に見えない、あるいは細かすぎる管理をしているように見える場合は、悪い兆候である可能性があります。
• 従業員の離職率の高さに注意: 特定の企業で求人広告が数多く掲載されているのを見かけませんか？成長の好兆候である可能性もありますが、同時に離職率が高いことを意味し、従業員が満足していない、あるいは仕事に熱心に取り組んでいないことを示唆してしている場合も考えられます。

職場環境は様々な形や形態があり、ある組織や従業員にとって最適な環境が、別の組織や従業員にとって最適とは限りません。最高の環境は、従業員のエンゲージメント、チームの生産性、そして最終的には顧客満足度を高めます。

Zoom Workplaceで職場環境を強化しましょう。Zoomなら、リモートやハイブリッドコミュニケーションを効率化できるだけでなく、現場勤務者にも対応可能です。さらに、バーチャルミーティングのスケジュール設定や計画を容易に行え、組織全体のコラボレーションを一元管理できます。

職場環境において、従業員の生産性に最も影響を与える具体的な要素は何ですか？

物理的空間、職場文化、成長と発展の機会、そして評価制度は、生産性に直接影響を与える一般的な職場環境の要素です。

身体的および行動的要因はどのようにパフォーマンスに影響するのでしょうか？

職場の物理的要因（適度な照明、静かな環境、人間工学に基づいた設備など）は、快適性を高め、疲労やストレスを軽減します。これにより従業員のエンゲージメントと士気が高まり、最終的には生産性の向上と満足度の向上をもたらします。

現在の職場環境をどのように評価し、改善すればよいでしょうか？

現在の職場環境を評価し、改善するためには、まずアンケート調査やフィードバックセッションを実施し、離職率や定着率の指標を分析することから始めましょう。また、人間工学的な評価を実施して、従業員に身体的・筋骨格系の問題を引き起こしている職務や設備を特定し、それらに対処する方法を見つけることもできます。測定したい指標をベンチマークし、目標を設定し、戦略的な変更を段階的に実施していきます。