Guida: come utilizzare in modo produttivo la chat di lavoro

Scopri come creare un ambiente di lavoro digitale adatto alla collaborazione grazie a Zoom Team Chat, la soluzione di messaggistica diretta di Zoom per comunicare tra tutte le app Zoom.

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Donna che scrive a una scrivania
In questa guida

Le app per la chat dell'area di lavoro sono applicativi essenziali per comunicare con le persone all'interno dell'organizzazione, sia quando ti siedono accanto sia quando si trovano in un altro Paese. Le piattaforme di messaggistica istantanee creano un'atmosfera collaborativa in cui i dipendenti possono interagire individualmente o in gruppo e scambiarsi liberamente informazioni al di fuori delle riunioni e delle chiamate pianificate. 

 

Zoom Team Chat, la nostra soluzione di chat di lavoro per la piattaforma Zoom, combina funzionalità basate sull'IA* con un'esperienza utente familiare e intuitiva e funzionalità di collaborazione avanzate per semplificare le comunicazioni quotidiane e facilitare il lavoro di team.

 

In questa guida, scopriremo la configurazione corretta per avere uno spazio per la chat di lavoro organizzato, le funzionalità da ricercare in un'app di chat, le best practice per comunicare in modo produttivo utilizzando la chat aziendale, e la modalità grazie alla quale Zoom Team Chat supporta la messaggistica diretta e la comunicazione nell'app Zoom Workplace.

Progetta uno spazio organizzato per le chat dell'area di lavoro

Medico al telefono

Sono sempre di più le organizzazioni che si stanno spostando verso un modello di lavoro ibrido in cui i dipendenti lavorano sia in ufficio che fuori sede. Di conseguenza, la possibilità di connettersi istantaneamente e facilmente con uno o più membri del team è più importante che mai. Per favorire un'efficace collaborazione tra i team, è essenziale progettare uno spazio dedicato alla chat dell'area di lavoro. Ecco come creare un ambiente organizzato e produttivo nell'app di chat per il team.

 

Iniziamo con l'organizzazione e la configurazione adeguate, rappresentano la base di uno spazio di una chat di lavoro realmente efficace. Ciò significa definire convenzioni chiare per nominare per i canali in modo che siano semplici da identificare e ricercare. Ad esempio, è possibile utilizzare prefissi come "prog." per i canali di progetto o "team" per discussioni specifiche del team. Le strategie per organizzare i canali dovrebbero seguire una gerarchia logica, con canali principali per i reparti di rilevo e canali secondari per progetti o iniziative specifici. Un approccio così strutturato aiuta a mantenere le informazioni nei canali appropriati e consente a tutti di trovare rapidamente le conversazioni rilevanti.

 

La creazione di canali specifici per diversi gruppi e team nell'organizzazione aiuta a promuovere il senso di comunità. Il canale di annunci a livello aziendale serve come fonte primaria per gli aggiornamenti importanti e, a seconda delle dimensioni dell'organizzazione, puoi valutare di limitare le autorizzazioni alla pubblicazione in modo che non si perda la chiarezza. Nei canali specifici dei team si svolgono le discussioni mirate all'interno dei reparti, mentre i canali di progetto semplificano la collaborazione nel caso di iniziative specifiche. Il coordinamento tra team interfunzionali è migliore quando ci sono canali dedicati che riuniscono i membri di diversi reparti. Inoltre, i canali social o più informali offrono uno spazio per le conversazioni meno ufficiali e il team building, utili a mantenere la cultura aziendale negli spazi digitali.

 

Nel momento in cui si usa la messaggistica diretta, è importante valutare quando è opportuno utilizzare conversazioni private piuttosto che scrivere in un canale pubblico. La messaggistica diretta è ideale per le questioni che riguardano solo due persone. Tuttavia, se le informazioni possono essere utili ad altri o riguardano le decisioni del team, la conversazione nel canale specifico del team è la scelta migliore.

Le migliori chat di lavoro si basano su queste funzionalità essenziali dell'app

Gruppo seduto nella hall

Quando si usa la chat aziendale, la priorità principale è trovare una soluzione che sia facile. La facilità d'utilizzo contribuisce a garantire un'adozione diffusa e a ottimizzare la produttività nell'organizzazione. Di seguito trovi altre caratteristiche e funzionalità da prendere in considerazione quando sei alla ricerca di una soluzione di messaggistica istantanea.

  • Come mantenere in ordine i messaggi

    La possibilità di organizzare le conversazioni con thread, messaggi ancorati e risorse da aggiungere ai preferiti, consente ai team di mantenere i flussi di comunicazione chiari e di avere facilmente accesso alle informazioni importanti.

  • Consente l'uso della chat di lavoro ovunque

    Grazie a un'app ottimizzata per le esperienze desktop e per i dispositivi mobili godi di una flessibilità senza pari. La possibilità di gestire facilmente le notifiche consente una comunicazione senza interruzioni, indipendentemente dal luogo in cui lavorano i membri del team.

  • Semplifica la scalabilità

    L'app per la chat dell'area di lavoro deve avere funzionalità per la gestione degli utenti che siano accessibili, in modo da aggiungere nuovi membri del team via via che l'organizzazione cresce. Ricerca funzionalità di collaborazione esterna che consentano ai membri del team interno di lavorare con contatti esterni all'organizzazione, mantenendo controlli degli accessi appropriati.

  • Mantiene i dati al sicuro

    Quando si usa la chat per lavoro spesso insieme ai messaggi si condividono informazioni sensibili. Impostazioni di sicurezza complete e funzionalità di conformità, tra cui crittografia dei dati, controllo degli accessi e criteri di conservazione, contribuiscono a garantire che le comunicazioni sensibili restino protette e conformi alle normative specifiche del settore.

  • Supporta la collaborazione sui documenti

    La possibilità di condividere facilmente diversi tipi di file con opzioni di anteprima nei messaggi, insieme a limiti di archiviazione adeguati, semplifica la collaborazione sui documenti.

  • Offre capacità di integrazione

    L'accesso a tutte le app di comunicazione di gruppo in un'unica piattaforma migliora l'efficienza. Le funzionalità di integrazione con gli applicativi più diffusi e le opzioni personalizzate, insieme alle funzionalità per le comunicazioni unificate, creano un flusso di lavoro ininterrotto, collegando la chat dell'area di lavoro ad altre applicazioni aziendali.

Best practice per utilizzare la chat di lavoro in modo produttivo

Uomo che digita nella chat per il team

Anche se la tua app per la chat dell'area di lavoro offre numerose funzionalità e possibilità, per sfruttarla al meglio è importante che tutti seguano le linee guida per un utilizzo coerente e le best practice per mantenere i canali chiaramente denominati e organizzati. Ciò contribuisce a garantire il corretto funzionamento dell'app all'interno di tutta l'organizzazione e un utilizzo efficace da parte di tutti i membri del team.

  • Nomina e descrivi chiaramente i canali

    Quando configuri i canali della chat di lavoro, assegna loro nomi chiari e descrittivi: aiuterai i membri del team a individuare facilmente le conversazioni e a trovare informazioni specifiche come gruppi social, aggiornamenti di progetti o canali di assistenza. È importante anche definire e comunicare con chiarezza lo scopo di ogni canale e i partecipanti previsti, in modo da non far perdere la concentrazione e mantenere le discussioni focalizzate.

  • Utilizza i messaggi di stato per comunicare la disponibilità

    Oltre agli indicatori di stato che mostrano automaticamente se un contatto è disponibile, in riunione, occupato con un evento del calendario oppure offline, puoi impostare un messaggio di stato. In questo modo i membri del team conosceranno la tua disponibilità e il tuo stato lavorativo nel corso della giornata, ad esempio se sei in malattia, in vacanza o in viaggio per lavoro. Questo aiuta a gestire le aspettative sui tempi di risposta e a ridurre le interruzioni quando sei in modalità attenzione

  • Mostra gentilezza e sii breve

    Le chat dell'area di lavoro servono a rendere la comunicazione efficiente e istantanea, quindi invia messaggi chiari e concisi che risultino efficaci. Mantieni le conversazioni organizzate utilizzando i thread per le discussioni, utilizzando la @menzione per avvisare contatti specifici all'interno di un canale e, per ridurre al minimo le notifiche, evita le menzioni @tutti sul canale quando non sono necessarie.

  • Mantieni i messaggi in ordine

    L'uso della formattazione del testo ad esempio grassetto, elenchi puntati e intestazioni, semplifica la scansione, la lettura e la comprensione dei messaggi. Questo migliora la leggibilità e contribuisce a evidenziare le informazioni importanti. Quando invii una risorsa, ad esempio, un link, un file, un'immagine o un video, assicurati di dargli un titolo e di spiegare cosa si trova al suo interno: in questo sarà più facile per le persone ritrovarla in seguito utilizzando la funzione di ricerca.

  • Decidi quando pianificare una riunione

    I canali della chat di lavoro contribuiscono a evitare riunioni inutili e a far avanzare i progetti più velocemente. Sono perfetti per tenere informati i membri del team, porre domande rapide, fare brainstorming di idee e condividere informazioni o risorse pertinenti. Tuttavia, è altrettanto importante sapere quando spostare le conversazioni offline trasformando le discussioni più complesse in telefonate o in riunioni virtuali. 

  • Stabilisci dei limiti

    Mantieni i confini tra lavoro e vita privata stabilendo orari di lavoro online chiari e utilizzando le funzionalità "non disturbare" quando è necessario. In questo modo aiuti a prevenire il burnout e promuovi un sano equilibrio tra lavoro e vita privata.

  • Mantieni l'area di lavoro ordinata

    Mantieni il tuo spazio di chat ordinato ed efficiente facendo pulizia con regolarità. L'archiviazione dei vecchi canali e la creazione di cartelle per organizzare la messaggistica diretta e i canali facilita la ricerca delle informazioni e riduce il disordine digitale.

Ricevi altri suggerimenti su come utilizzare Zoom Team Chat, tra cui il galateo della chat per principianti, altre modalità di organizzazione dei messaggi, suggerimenti professionali per la produttività personale e strategie per risparmiare tempo durante la giornata.

Semplifica la chat di lavoro grazie a Zoom Team Chat

uomo sul divano con rialzo per laptop

Con Zoom Team Chat, hai a disposizione uno spazio dedicato per la messaggistica istantanea all'interno della piattaforma di lavoro basata sull'IA di Zoom. Team Chat si integra perfettamente con gli altri applicativi di comunicazione e produttività di Zoom Workplace, come Zoom Meetings, Zoom Phone, Zoom Docs e Zoom Whiteboard. È pensato per facilitare una migliore collaborazione attraverso chat di gruppo organizzate, semplificando al contempo il passaggio tra diversi canali di comunicazione in un'unica app. Le funzionalità includono:

  • Sistema di gestione delle schede estremamente personalizzabile e flessibile

    La navigazione nella barra laterale della chat per il team ti consente un maggiore controllo sui badge e sulle notifiche a livello di scheda, in modo da non ricevere continue notifiche, né dover scorrere all'infinito per trovare un canale. Inoltre grazie a Team Chat hai a disposizione funzionalità più avanzate per filtrare e ordinare con la possibilità unica di trascinare, rilasciare e ancorare le schede.

  • Trasformazione semplice da messaggio in riunione

    Team Chat ti consente di pianificare una riunione Zoom direttamente da un canale, semplificando la partecipazioni di tutte le persone a una discussione video.

  • Team Chat e le riunioni: collaborazione perfetta

    Le "chat per riunioni ininterrotte" di Zoom sono chat di gruppo dedicate ai partecipanti alle riunioni (sia quelle pianificate sia quelle ad hoc). Ti consentono di condividere risorse e ordini del giorno delle riunioni con tutti prima di una riunione, di chattare in tempo reale durante una riunione e di continuare le conversazioni al termine della riunione. I riepiloghi delle riunioni generati da AI Companion* vengono inviati direttamente alla chat della riunione continua in modo che tutti possano restare allineati. Se un partecipante invitato non partecipa alla riunione, può consultare la chat della riunione continua per leggere il riepilogo e mettersi in pari.

  • Accesso immediato a tutti i canali giusti

    Gli spazi condivisi eliminano il problema di dover aggiungere manualmente ciascun membro del team a ogni canale. È sufficiente aggiungere tutti i canali relativi al tuo progetto in uno spazio condiviso, e i membri del team nello spazio condiviso potranno accedere automaticamente a tali canali.

  • Chiarezza con conversazioni più organizzate

    Team Chat supporta pienamente le conversazioni nei thread sui canali, le chat individuali e quelle in riunione, aiutando te e gli altri a organizzare le conversazioni in modo da poterle seguire più facilmente.

  • Integrazioni per una maggiore efficienza

    Team Chat ti consente di adattare le comunicazioni in base alle esigenze della tua organizzazione attraverso integrazioni grazie alle quali le app aziendali che usi di più vengono integrate nella tua chat di lavoro. Ad esempio, oltre a Zoom Docs, puoi utilizzare Microsoft Office o Google Workspace con Team Chat, creando e condividendo documenti senza dover uscire dall'app Zoom.

  • Funzionalità di IA integrate

    Zoom AI Companion* ti aiuta a semplificare i flussi di lavoro, in modo da aumentare la produttività. Condividi i riepiloghi delle riunioni generati dall'IA e i passaggi successivi in un canale di chat, recupera i messaggi di gruppo con i riepiloghi di AI Companion e chiedi ad AI Companion di redigere le bozze dei messaggi al posto tuo.

Sempre connessi con Zoom Workplace

uomo che usa un telefono fisso

Il punto di forza di Team Chat è la perfetta integrazione con gli applicativi di collaborazione di Zoom: dalle videoconferenze alle telefonate tramite cloud, puoi avviare o pianificare il tempo con il resto del team direttamente dalla tua app per la chat dell'area di lavoro. Inoltre, Team Chat ti consente di comunicare in modo asincrono grazie a funzionalità come messaggi vocali, registrazione schermo, messaggi pianificati, promemoria e altro ancora.

 

Team Chat è inclusa in tutte le licenze Zoom, senza costi aggiuntivi né contratti, compreso il piano gratuito Zoom Workplace Basic. Iscriviti gratuitamente.