Guida: come utilizzare in modo produttivo la chat di lavoro

Scopri come creare un ambiente di lavoro digitale collaborativo, organizzare la chat di lavoro e applicare le best practice per una comunicazione efficace del team.

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Come usare la chat di lavoro in modo efficace
In questa guida

Le app per la chat dell'area di lavoro sono essenziali per comunicare con le persone all'interno della tua organizzazione, sia quando ti siedono accanto che quando si trovano in un Paese con un altro fuso orario. Le piattaforme di messaggistica in tempo reale creano un'atmosfera collaborativa in cui i dipendenti possono chattare individualmente o in gruppo e scambiarsi liberamente informazioni al di fuori delle riunioni e delle chiamate pianificate. 

La maggior parte delle app di chat è facile da usare e semplifica l'invio di un messaggio a un collega o l'avvio di un canale di gruppo senza la necessità di molta esperienza o formazione. Ma quando aggiungi altre funzionalità, come quelle dell'IA e gli strumenti di organizzazione, la chat di lavoro può davvero cambiare il modo in cui comunichi. Offre uno spazio centrale e organizzato per una collaborazione efficace, in cui puoi facilmente effettuare ricerche tra conversazioni e file per trovare le informazioni necessarie e tenere i membri del team aggiornati in merito a progetti di qualsiasi dimensione.

Se non hai mai usato le chat aziendali, ecco una guida con tutti i dettagli dell'organizzazione di base e del Galateo delle chat. Analizzeremo: 

  • I modi in cui puoi organizzare lo spazio della chat di lavoro
  • Alcuni trucchi per comunicare efficacemente usando la chat aziendale
  • Le funzionalità essenziali da cercare in un'app di chat
  • I modi in cui una soluzione di chat di lavoro come Zoom Team Chat può aiutare i tuoi team a collaborare meglio

Progetta uno spazio organizzato per le chat dell'area di lavoro

Medico al telefono

Indipendentemente dal fatto che il tuo team lavori completamente da remoto, in modo ibrido o di persona, oggi i dipendenti devono spesso collaborare con colleghi che non si trovano nella stessa sede. Uno spazio di chat di lavoro organizzato aiuta a colmare questa distanza e promuove una collaborazione efficace tra i membri del team. Ecco come creare un ambiente produttivo nella tua app di chat per il team.

Definisci delle regole per la denominazione dei canali

In genere, con il termine canale di chat si fa riferimento a uno spazio di chat di gruppo in un'app di messaggistica come Zoom Team Chat, Slack o Microsoft Teams. È possibile creare canali per riunire le persone che devono discutere di un argomento specifico. Per questo, ti consigliamo di stabilire delle regole per una denominazione chiara dei canali, in modo che siano facili da cercare e trovare. Ad esempio, l'uso di prefissi come “prog-” per i canali di progetto o “team-” per le discussioni specifiche dei team aiuta tutti a trovare più facilmente ciò di cui hanno bisogno. 

La creazione di canali specifici per gruppi e team diversi all'interno dell'organizzazione aiuta a sviluppare un senso di comunità, mantenendo al contempo le conversazioni mirate e pertinenti. 

  • Un canale di annunci a livello aziendale può fungere da fonte primaria per gli aggiornamenti importanti. A seconda delle dimensioni della tua organizzazione, puoi valutare se limitare le autorizzazioni di pubblicazione in modo che non si perda la chiarezza. 
  • Nei canali specifici dei team hanno luogo le discussioni mirate interne dei reparti, mentre i canali di progetto semplificano la collaborazione nel caso di iniziative specifiche. 
  • Il coordinamento tra team interfunzionali è migliore quando ci sono canali dedicati che riuniscono i membri di diversi reparti. 
  • Inoltre, i canali social o più informali offrono uno spazio per le conversazioni meno ufficiali e il team building, quindi sono utili per promuovere la cultura aziendale all'interno di spazi digitali. 

Puoi differenziare questi diversi tipi di canali usando emoji e icone, in modo che siano più facili da trovare nell'elenco delle chat.

Tieni tutti sul pezzo con gli spazi condivisi

Gli spazi condivisi sono una funzionalità di chat che consente ai team di rimanere sincronizzati più facilmente. In Zoom Team Chat, ad esempio, puoi creare uno spazio condiviso contenente diversi canali di gruppo a cui tutti i membri dovrebbero avere accesso. Quando inviti una persona a questo spazio condiviso, viene automaticamente aggiunta a tutti i canali di gruppo. Questo aspetto è utile se gestisci un team e desideri effettuare l'onboarding di un nuovo assunto aggiungendolo contemporaneamente al canale degli annunci di livello aziendale, al canale del reparto specifico e al canale del tuo team. Non tutte le app di chat offrono questa funzionalità, ma è un modo utile per gestire una serie di canali essenziali per i team.

Crea il tuo spazio organizzato con cartelle e stelle

Sebbene gli elementi come i nomi dei canali e gli spazi condivisi ti aiutino a organizzare il gruppo più ampio, puoi anche creare la tua struttura organizzativa utilizzando funzionalità come cartelle ed elementi speciali. Le stelle sono spesso destinate ai canali più importanti, quelli che usi tutti i giorni o che vuoi aprire in un batter d'occhio. Puoi anche creare tutte le cartelle che desideri per organizzare le tue chat in diverse categorie: per reparto, per progetto o per canali social. In Zoom Team Chat, puoi espandere o comprimere la visualizzazione di queste cartelle per mantenere lo spazio più ordinato e concentrarti solo sui canali che ti servono.

Suggerimenti per utilizzare la chat di lavoro in modo produttivo

Suggerimenti per utilizzare la chat di lavoro in modo produttivo

Quando si usa la chat aziendale, la priorità principale è trovare una soluzione che sia facile. La facilità d'utilizzo contribuisce a garantire un'adozione diffusa e a ottimizzare la produttività nell'organizzazione. Di seguito trovi altre caratteristiche e funzionalità da prendere in considerazione quando sei alla ricerca di una soluzione di messaggistica istantanea.

  • Come mantenere in ordine i messaggi

    La possibilità di organizzare le conversazioni con thread, pin e risorse aggiunte ai preferiti consente ai team di mantenere flussi di comunicazione chiari e di rendere le informazioni importanti facilmente accessibili.

  • Consente l'uso della chat di lavoro ovunque

    Grazie a un’app ottimizzata per le esperienze desktop e per i dispositivi mobili puoi godere di una flessibilità senza pari. La possibilità di gestire facilmente le notifiche consente una comunicazione senza interruzioni, indipendentemente dal luogo in cui lavorano i membri del team.

  • Semplifica la scalabilità

    Un’app di chat aziendale deve offrire funzionalità di gestione utenti accessibili per aggiungere nuovi membri del team man mano che l’organizzazione cresce. Ricerca funzionalità di collaborazione esterna che consentano ai membri del team interno di lavorare con contatti esterni all’organizzazione, garantendo controlli degli accessi appropriati.

  • Mantiene i dati al sicuro

    Quando si usa una chat per lavoro, spesso insieme ai messaggi si condividono informazioni sensibili. Configurazioni di sicurezza complete e funzionalità di conformità, tra cui crittografia dei dati, controllo degli accessi e criteri di conservazione, contribuiscono a garantire che le comunicazioni sensibili restino protette e conformi alle normative specifiche del settore.

  • Supporta la collaborazione sui documenti

    La possibilità di condividere facilmente diversi tipi di file con opzioni di anteprima nei messaggi, insieme a limiti di archiviazione adeguati, semplifica la collaborazione sui documenti.

  • Offre capacità di integrazione

    L’accesso a tutte le app di comunicazione di gruppo in un’unica piattaforma migliora l’efficienza. Le funzionalità di integrazione con gli applicativi più diffusi e le opzioni personalizzate, insieme alle funzionalità per le comunicazioni unificate, creano un flusso di lavoro ininterrotto collegando la chat di lavoro ad altre applicazioni aziendali.

Funzionalità essenziali dell’app per rendere più facile chattare

Funzionalità essenziali dell’app per rendere più facile chattare

Anche se la tua app per la chat dell'area di lavoro offre numerose funzionalità e possibilità, per sfruttarla al meglio è importante che tutti seguano le linee guida per un utilizzo coerente e le best practice per mantenere i canali chiaramente denominati e organizzati. Ciò contribuisce a garantire il corretto funzionamento dell'app all'interno di tutta l'organizzazione e un utilizzo efficace da parte di tutti i membri del team.

  • Nomina e descrivi chiaramente i canali

    Quando configuri i canali della chat di lavoro, assegna loro nomi chiari e descrittivi: aiuterai i membri del team a individuare facilmente le conversazioni e a trovare informazioni specifiche come gruppi social, aggiornamenti di progetti o canali di assistenza. È importante anche definire e comunicare con chiarezza lo scopo di ogni canale e i partecipanti previsti, in modo da non far perdere la concentrazione e mantenere le discussioni focalizzate.

  • Utilizza i messaggi di stato per comunicare la disponibilità

    Oltre agli indicatori di stato che mostrano automaticamente se un contatto è disponibile, in riunione, occupato con un evento del calendario oppure offline, puoi impostare un messaggio di stato. In questo modo i membri del team conosceranno la tua disponibilità e il tuo stato lavorativo nel corso della giornata, ad esempio se sei in malattia, in vacanza o in viaggio per lavoro. Questo aiuta a gestire le aspettative sui tempi di risposta e a ridurre le interruzioni quando sei in modalità attenzione

  • Mostra gentilezza e sii breve

    Le chat dell'area di lavoro servono a rendere la comunicazione efficiente e istantanea, quindi invia messaggi chiari e concisi che risultino efficaci. Mantieni le conversazioni organizzate utilizzando i thread per le discussioni, utilizzando la @menzione per avvisare contatti specifici all'interno di un canale e, per ridurre al minimo le notifiche, evita le menzioni @tutti sul canale quando non sono necessarie.

  • Mantieni i messaggi in ordine

    L'uso della formattazione del testo ad esempio grassetto, elenchi puntati e intestazioni, semplifica la scansione, la lettura e la comprensione dei messaggi. Questo migliora la leggibilità e contribuisce a evidenziare le informazioni importanti. Quando invii una risorsa, ad esempio, un link, un file, un'immagine o un video, assicurati di dargli un titolo e di spiegare cosa si trova al suo interno: in questo sarà più facile per le persone ritrovarla in seguito utilizzando la funzione di ricerca.

  • Decidi quando pianificare una riunione

    I canali della chat di lavoro contribuiscono a evitare riunioni inutili e a far avanzare i progetti più velocemente. Sono perfetti per tenere informati i membri del team, porre domande rapide, fare brainstorming di idee e condividere informazioni o risorse pertinenti. Tuttavia, è altrettanto importante sapere quando spostare le conversazioni offline trasformando le discussioni più complesse in telefonate o in riunioni virtuali. 

  • Stabilisci dei limiti

    Mantieni i confini tra lavoro e vita privata stabilendo orari di lavoro online chiari e utilizzando le funzionalità "non disturbare" quando è necessario. In questo modo aiuti a prevenire il burnout e promuovi un sano equilibrio tra lavoro e vita privata.

  • Mantieni l'area di lavoro ordinata

    Mantieni il tuo spazio di chat ordinato ed efficiente facendo pulizia con regolarità. L'archiviazione dei vecchi canali e la creazione di cartelle per organizzare la messaggistica diretta e i canali facilita la ricerca delle informazioni e riduce il disordine digitale.

Ricevi altri suggerimenti su come utilizzare Zoom Team Chat, tra cui il galateo della chat per principianti, altre modalità di organizzazione dei messaggi, suggerimenti professionali per la produttività personale e strategie per risparmiare tempo durante la giornata.

Semplifica la chat di lavoro grazie a Zoom Team Chat

Semplifica la chat di lavoro grazie a Zoom Team Chat

Zoom Team Chat, la nostra soluzione di chat di lavoro per la piattaforma Zoom, combina funzionalità basate sull'IA con un'esperienza utente familiare e intuitiva e funzionalità di collaborazione avanzate per semplificare le comunicazioni quotidiane e facilitare il lavoro in team.

Zoom Team Chat funziona con AI Companion insieme ai tuoi strumenti di comunicazione e produttività di Zoom Workplace, come Zoom Meetings, Phone, Docs e Zoom Whiteboard. È progettato per facilitare una migliore collaborazione attraverso chat di gruppo organizzate, semplificando al contempo il passaggio tra diversi canali di comunicazione in un'unica app. Le funzionalità includono:

  • Sistema di gestione delle schede estremamente personalizzabile e flessibile

    La navigazione nella barra laterale della chat per il team ti consente un maggiore controllo sui badge e sulle notifiche a livello di scheda, in modo da non ricevere continue notifiche, né dover scorrere all'infinito per trovare un canale. Inoltre grazie a Team Chat hai a disposizione funzionalità più avanzate per filtrare e ordinare con la possibilità unica di trascinare, rilasciare e ancorare le schede.

  • Trasformazione semplice da messaggio in riunione

    Team Chat permette di pianificare o avviare una riunione Zoom direttamente da un canale, facilitando la riunione di tutti i partecipanti al canale per una discussione video.

  • Team Chat e le riunioni: collaborazione perfetta

    Le "chat per riunioni ininterrotte" di Zoom sono chat di gruppo dedicate ai partecipanti alle riunioni (sia quelle pianificate sia quelle ad hoc). Ti consentono di condividere risorse e ordini del giorno delle riunioni con tutti prima di una riunione, di chattare in tempo reale durante una riunione e di continuare le conversazioni al termine della riunione. I riepiloghi delle riunioni generati da AI Companion vengono inviati direttamente alla chat della riunione continua in modo che tutti possano restare allineati. Se un partecipante invitato non partecipa alla riunione, consulterà la chat della riunione continua per leggere il riepilogo e mettersi in pari.

  • Accesso immediato a tutti i canali giusti

    Gli spazi condivisi eliminano il problema di dover aggiungere manualmente ciascun membro del team a ogni canale. È sufficiente aggiungere tutti i canali relativi al tuo progetto in uno spazio condiviso, e i membri del team nello spazio condiviso potranno accedere automaticamente a tali canali.

  • Chiarezza con conversazioni più organizzate

    Team Chat supporta pienamente le conversazioni nei thread sui canali, le chat individuali e quelle in riunione, aiutando te e gli altri a organizzare le conversazioni in modo da poterle seguire più facilmente.

  • Funzionalità di IA integrate

    Zoom AI Companion aiuta a semplificare i flussi di lavoro, in modo da aumentare la produttività. Condividi i riepiloghi delle riunioni generati dall'IA e i passaggi successivi in un canale di chat, recupera i messaggi di gruppo con i riepiloghi di AI Companion e chiedi ad AI Companion di redigere le bozze dei messaggi.

Sempre connessi con Zoom Workplace

uomo che usa un telefono fisso

Team Chat è parte di Zoom Workplace, il che significa che hai accesso a tutti i tuoi strumenti di comunicazione, collaborazione e produttività in un'unica app. Dalle videoconferenze alle chiamate tramite cloud, puoi avviare o pianificare incontri con i membri del team direttamente dall'app per la chat dell'area di lavoro. Inoltre, Team Chat ti consente di comunicare in modo asincrono grazie a funzionalità come messaggi vocali, registrazione schermo, messaggi pianificati, promemoria e altro ancora.

Team Chat è incluso in tutti i piani Zoom Workplace senza costi o contratti aggiuntivi. Vuoi cambiare la tua app di chat attuale? Scopri cosa distingue Team Chat da Slack e Microsoft Teams. 

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