Pekerjaan tim yang terdistribusi tidaklah mudah — dapatkan tip kami untuk kolaborasi tim global

Tim yang terdistribusi seringkali harus bekerja lebih keras untuk berkolaborasi secara efektif. Banyak tugas yang membantu anggota tim untuk tetap mendapat informasi terbaru justru dapat menghambat kolaborasi yang sebenarnya. Tugas seperti mengirim catatan rapat, item tindakan, atau memberi kabar rekan kerja tentang status proyek dapat menghambat kemampuan seseorang untuk terhubung dengan orang lain dan fokus pada pekerjaan yang berarti. Faktanya, berdasarkan laporan AI di Tempat Kerja, 73% pemimpin dan 55% karyawan menghabiskan setidaknya beberapa kali dalam seminggu untuk berbagi catatan dan item tindakan dengan rekan kerja, dan 71% pemimpin dan 51% karyawan memberikan pembaruan status tentang proyek beberapa kali selama seminggu. Ini adalah rutinitas padat yang dapat menghalangi kolaborasi tim.

Di Zoom, kami tidak kebal terhadap tantangan ini. Sebagai perusahaan global, kami harus bersikap strategis dalam hal pendekatan kami terhadap kolaborasi tim. Kami mengandalkan alat bantu kami sendiri untuk membantu, dan pengalaman kami bahkan telah memungkinkan kami untuk memikirkan dan merancang fitur dan solusi baru untuk membantu tim bekerja bersama dengan lebih efisien. Inilah cara kami melakukannya.

Dengan anggota tim yang berada di benua berbeda, kolaborasi menjadi tantangan logistik. Seringkali tidak mungkin bagi semua orang untuk melakukan panggilan langsung tanpa ada yang harus bergabung di tengah malam. 

Platform Zoom adalah perekat yang menyatukan tim, memungkinkan kolaborasi berkelanjutan lintas zona waktu dan bahasa. Inti dari platform ini adalah Zoom Team Chat, yang menyediakan cara bagi karyawan untuk berkomunikasi secara asinkron atau secara real time, baik secara individu maupun dalam grup. 

"Saya berada di zona waktu Pantai Timur [AS], sementara sebagian besar rekan kerja saya berada di Pantai Barat. Tapi saya juga bekerja dengan orang-orang di Eropa dan Asia," kata Darin, kepala aplikasi produktivitas. "Kami memiliki kolaborasi global yang sesungguhnya."

Sebagai seorang manajer, Darin berusaha untuk berhati-hati dalam mengirim pesan kepada rekan kerjanya di luar jam kerja. "Beberapa orang tidak keberatan dikirimi pesan setelah jam kerja, tetapi yang lainnya lebih memilih batasan itu. Team Chat memungkinkan kami untuk bekerja dengan dua cara. Saya dapat menjadwalkan obrolan sehingga penerima akan mendapatkannya di pagi hari, waktu mereka," katanya. 

Team Chat membantu Darin untuk selalu mengetahui berbagai macam alur kerja, baik dia terlibat aktif maupun hanya perlu memahami gambaran umumnya. Bahkan ketika percakapan tersebut terjadi dalam bahasa lain, Darin menggunakan fitur terjemahan Zoom Team Chat bawaan untuk menerjemahkan pesan. Dan ketika kolaborasi melibatkan beberapa produk — misalnya dari rapat hingga obrolan — obrolan rapat berkelanjutan membantu agar diskusi tetap terpusat di satu tempat sehingga dia dapat melanjutkan percakapan bahkan setelah rapat berakhir.

Untuk menghemat waktu, Darin menggunakan Zoom AI Companion, asisten AI generatif kami dengan kemampuan lintas platform, untuk meringkas utas obrolan yang panjang. Hal ini membantunya untuk tetap mengikuti perkembangan aktivitas tim tanpa terjebak dalam detail.

"Ada banyak sekali komunikasi yang kami lakukan melalui obrolan. Beberapa di antaranya perlu saya ikuti secara detail, tetapi sebagian lainnya bersifat informatif. Ketika saya membuka saluran obrolan dengan 30 atau 40 pesan yang belum dibaca, saya bisa mendapatkan ringkasan, memahami inti pembicaraan, dan melanjutkan pekerjaan,” kata Darin. “Ini sangat berharga dan menghemat waktu saya.”

Zoomies mengandalkan Zoom Team Chat sebagai pusat komunikasi, diskusi, dan pengambilan keputusan. Namun, ketika anggota tim perlu berbagi maket produk atau menunjukkan bug, kata-kata dan gambar statis seringkali tidak bisa menyampaikan keseluruhan cerita. 

"Dulu, kami harus mengambil tangkapan layar, menulis deskripsi, dan menempelkannya di obrolan atau dokumen. Anda bisa memahami inti pembicaraan, tetapi itu jauh lebih memakan waktu," kata Darin. 

Proses itu berubah dengan diperkenalkannya Zoom Clips, sebuah alat video asinkron yang terintegrasi ke dalam platform Zoom. 

"Dengan Zoom Clips, kita bisa berkolaborasi secara asinkron melalui video. Menurut saya, ini adalah alat terbaik untuk demonstrasi," kata Matthieu, manajer produk. Dari Prancis, ia dapat bekerja dengan tim teknik di seluruh dunia untuk menyempurnakan fitur produk tertentu.

"Tim teknik akan mengerjakan fitur tersebut dan merekam demo singkat. Saat saya online, saya dapat memeriksanya untuk memastikannya sesuai dengan kebutuhan dan desain," jelas Matthieu. "Saya dapat memberikan komentar pada titik tertentu dalam klip jika saya melihat sesuatu yang tidak sesuai dengan kebutuhan, dan memulai diskusi dari sana."

Di sisi lain dari siklus umpan balik tersebut, ada Kendall, manajer desain produk, dan timnya. "Sebagai desainer, terkadang saya menerima persyaratan melalui tautan Zoom Clips. Hal ini memberi saya konteks, seperti baru saja melakukan pertemuan tatap muka dengan manajer produk," kata Kendall. "Jika saya sudah menyiapkan draf desain di sore hari, saya dapat meluangkan waktu beberapa menit guna menyiapkan klip untuk mempresentasikan ide saya, dan keesokan paginya, saya akan menerima komentar pada klip saya atau di Team Chat. Jika semuanya berjalan lancar, mereka memberikan acungan jempol pada klip tersebut."

Reaksi emoji bukan satu-satunya fitur canggih yang tersedia di Zoom Clips. Untuk membantu meningkatkan kualitas video, Kendall dan Matthieu dapat mempercantik penampilan mereka, memanfaatkan peredam bising, atau bahkan menggunakan avatar. Setelah klip dibagikan, mereka dapat melihat berapa banyak orang yang telah menontonnya dan menanggapi pertanyaan serta komentar yang ditinggalkan di titik tertentu dalam klip.

Darin melihat solusi ini untuk mengatasi bolak-balik pesan obrolan sebagai faktor yang menghasilkan imbal hasil investasi yang besar untuk timnya. Dia berkata, "Kami memiliki komunikasi yang jelas dalam waktu yang sangat singkat."

Meskipun perbedaan waktu tidak menjadi masalah, Matthieu menemukan situasi di mana rekaman klip lebih disukai daripada rapat aktual. "Demo dalam rapat bisa jadi kurang efektif — orang perlu persiapan, dan mereka mungkin merasa tertekan untuk menjawab pertanyaan secara langsung," katanya. "Dengan Zoom Clips, Anda bisa langsung mulai merekam. Waktu yang dihabiskan untuk demo berkurang drastis."

Sebagai penonton, Matthieu lebih suka memiliki kontrol untuk menonton demo di waktu yang paling nyaman baginya, bukan secara langsung selama rapat. "Menurut saya, perhatian saya lebih terfokus. Saya dapat memutar kembali ke awal atau ke titik tertentu jika diperlukan."

Komunikasi asinkron memberi Laura, seorang desainer konten di Inggris, waktu untuk mencerna informasi yang disampaikan dan mengatur idenya. "Secara pribadi, ketika saya menerima klip, senang rasanya memiliki sedikit waktu untuk memikirkan tanggapan saya," katanya. "Zoom Clips membuat komunikasi sedikit lebih mudah bagi saya."

Zona waktu bukanlah satu-satunya tantangan yang perlu dihadapi tim global kami. Hambatan bahasa juga dapat membuat tim kesulitan berkomunikasi dengan jelas. Oleh karena itu, alat kolaborasi tim harus mampu mendukung komunikasi lintas bahasa. 

Membagikan agenda sebelum memulai rapat merupakan praktik yang baik secara umum, dan hal ini juga membantu mereka yang tidak berbicara bahasa utama rapat untuk mempersiapkan diri sebelumnya. Darin mengatakan dia melacak item agenda di Zoom Notes, yang dapat dibagikan dalam obrolan dan ditarik di tab rapat.

Rekan kerja Laura dari tim teknik dan desain produk, yang sebagian besar berbicara bahasa lain, membagikan agenda rapat mereka di Team Chat. Di sana, Laura dapat dengan mudah menerjemahkan pesan tersebut ke dalam bahasa Inggris. Selama rapat, dia mengaktifkan takarir yang diterjemahkan secara real-time untuk mengikuti percakapan. "Saya bisa berpartisipasi dan mendengarkan dengan nyaman tanpa khawatir perbedaan bahasa menjadi hambatan besar," katanya.

Kami baru saja memperkenalkan kemampuan yang lebih luas lagi untuk Zoom AI Companion, termasuk dukungan untuk hingga 36 bahasa (dalam tahap pratinjau) untuk fitur rapat, guna membantu tim global berkomunikasi dengan lebih baik. Saat diaktifkan, AI Companion dapat secara otomatis mendeteksi bahasa yang didukung saat digunakan dalam rapat, dan kemudian membuat ringkasan rapat dalam bahasa tersebut. AI Companion juga dapat memberikan jawaban atas pertanyaan dalam bahasa yang didukung, bahkan ketika bahasa tersebut tidak digunakan dalam rapat. Ini berarti peserta rapat seperti Laura dapat mengajukan pertanyaan ke AI Companion dalam bahasa Inggris dan mendapatkan jawaban dalam bahasa Inggris, meskipun percakapan berlangsung dalam bahasa yang berbeda.

Jika ingin membantu tim terdistribusi Anda berkomunikasi lebih baik di seluruh zona waktu dan hambatan bahasa, berikut tiga hal yang perlu dipertimbangkan: 

1. Hub pusat membantu tim tetap terhubung. Ketika tim tahu ke mana harus pergi untuk mendapatkan informasi, mereka dapat berkolaborasi dengan lebih baik. Dengan satu platform untuk komunikasi dan kolaborasi tim yang mencakup Meetings, Team Chat, Clips, dan Workvivo untuk komunikasi perusahaan yang lebih luas, karyawan bisa tetap mengetahui proyek lintas fungsi mereka dan mendapatkan pembaruan organisasi tanpa harus keluar dari Zoom. "Workvivo kini menjadi tempat terbaik bagi kami untuk mendapatkan berita terkini mengenai perusahaan," kata Matthieu.
2. Tidak semuanya harus "langsung". Komunikasi asinkron melalui Team Chat dan Clips bisa sama efektifnya dengan rapat langsung dalam situasi tertentu, atau cara yang bagus untuk memulai percakapan. Seperti yang dikatakan Laura, "Clips bukan pengganti rapat, tetapi lebih sebagai pendamping untuk menjaga momentum tetap berjalan." Dan, bahkan jika Anda tidak bisa menghadiri rapat, ringkasan rapat yang dibuat dengan AI dapat membantu Anda mengejar ketinggalan.
3. Solusi terintegrasi menghemat waktu. Ketika tim Anda tidak perlu bolak-balik di antara alat terjemahan pihak ketiga, mereka dapat berkomunikasi dengan rekan kerja lebih cepat dan efisien. "Fitur terjemahan Team Chat membantu tim saya. Cukup mudah untuk memeriksa ulang arti pesan ketika kami ragu," kata Kendall.

Jika Anda memiliki Zoom Workplace, Anda dapat mulai menggunakan Zoom Clips dan Team Chat Check out sekarang juga! Lihat panduan pengguna Zoom Clips dan panduan Zoom Team Chat kami. 

Ingin tahu cara lain untuk meningkatkan produktivitas tim global Anda? Lihat webinar sesuai permintaan kami, "Meningkatkan produktivitas: 10 tip untuk meningkatkan pengalaman Zoom Anda".