Bagaimana pencatat AI membantu Anda menghemat waktu dan tetap fokus

Jika pernah ditugaskan untuk membuat catatan dalam rapat, Anda tentu tahu tantangannya. Anda mencoba menuliskan apa yang dikatakan setiap orang secara akurat, tetapi jika kurang perhatian, Anda mungkin melewatkan detail penting. Berpartisipasi sepenuhnya dalam diskusi akan lebih sulit jika Anda sibuk mendengarkan dan mengetik. Setelah rapat, Anda juga perlu merapikan catatan, mencatat langkah-langkah penting selanjutnya, dan mengirim ringkasan ke seluruh tim. Semua tugas ini menurunkan kemampuan Anda untuk menjadi produktif dan dapat menghentikan kelancaran kolaborasi. Namun, kini sudah ada bantuan: cukup pencatat AI yang Anda butuhkan.

Banyak orang beralih ke aplikasi dan alat rapat AI untuk mengotomatiskan pencatatan dan meringkas informasi rapat. Hal ini seperti memiliki asisten AI di sisi Anda selama rapat, membuat catatan, dan memantau poin-poin diskusi sehingga Anda dapat fokus pada percakapan. Belum lagi, memiliki ringkasan rapat dengan poin-poin penting untuk dirujuk kembali membuat penulisan email tindak lanjut menjadi jauh lebih mudah.

Lihat bagaimana Anda bisa mendapatkan manfaat dari alat bantu pencatatan AI - dan mengapa alat bantu ini bisa menjadi sahabat baru Anda dalam rapat.

Model AI generatif mungkin paling dikenal karena menghasilkan pesan berdasarkan permintaan, tetapi mereka juga hebat dalam meringkas informasi. Mereka menggunakan pemrosesan bahasa alami (NLP) untuk mensintesis pesan yang lebih panjang menjadi ringkasan singkat yang mencakup poin-poin penting tentang teks.

Pencatat AI menyalin percakapan rapat dan menggunakan transkrip sebagai input teks untuk membuat ringkasan rapat dari apa yang dibahas. Banyak aplikasi pencatat juga mengidentifikasi poin-poin penting dan item tindakan berdasarkan konteks panggilan. 

Banyak aplikasi pencatatan AI memerlukan rekaman rapat lengkap untuk membuat ringkasan rapat. Jika Anda tidak ingin rapat Anda direkam, cari alat yang tidak memerlukannya — misalnya, Zoom AI Companion dapat membuat ringkasan rapat tanpa merekam rapat.

Membuat catatan selama rapat, dan berbagi catatan serta item tindakan dengan rekan kerja setelahnya, dapat menghabiskan cukup banyak waktu di tempat kerja. Menurut survei yang dilakukan oleh Morning Consult,* hampir 75% pemimpin tim mengatakan bahwa mereka melakukan tugas-tugas ini setidaknya beberapa kali seminggu, dan 48% pemimpin yang disurvei mengatakan bahwa mereka menghabiskan lebih banyak waktu dari yang mereka inginkan untuk mencatat.

Pencatat AI dapat membantu Anda menghemat waktu, tetapi kemampuannya tidak hanya itu. Berikut adalah beberapa keuntungan menggunakan aplikasi pencatatan AI:

Anda tidak perlu lagi melakukan banyak tugas dalam rapat

Ketika membuat catatan, Anda fokus pada tugas yang ada, bukan pada hal yang dapat Anda kontribusikan dalam diskusi. Biarkan pencatat AI melakukan pekerjaannya dan Anda dapat menjadi peserta penuh dalam rapat.

Tidak ada lagi detail yang terlewatkan 

Pernahkah Anda harus menjauh sejenak dari rapat, kemudian melewatkan detail penting? Pencatat AI tidak perlu istirahat, jadi Anda dapat yakin bahwa ringkasan rapat Anda akan lengkap. Selain itu, beberapa alat memungkinkan Anda untuk mengajukan pertanyaan kepada aplikasi pencatatan Anda tentang rapat secara real time, sehingga Anda tidak perlu mengganggu diskusi untuk bertanya, “Bisakah Anda mengulanginya?”

Penggunaan waktu yang lebih efisien

Butuh waktu untuk merapikan catatan dan mengaturnya setelah setiap panggilan sebelum Anda dapat membagikannya dengan orang lain. Ringkasan rapat yang didukung AI siap untuk ditinjau dan dibagikan segera setelah dihasilkan, sehingga Anda dapat menyampaikan wawasan tersebut kepada tim Anda lebih cepat. Beberapa alat dapat mengotomatiskan proses tersebut dengan mengirimkan ringkasan langsung kepada peserta melalui email tindak lanjut atau obrolan segera setelah rapat selesai.

Mengejar pertemuan yang terlewat

Jika memiliki jadwal yang padat dan bersamaan, Anda tidak perlu khawatir. Daripada meminta informasi terbaru kepada rekan kerja (dan mengandalkan catatan mereka, yang mungkin tidak lengkap), ringkasan rapat buatan AI dapat membantu Anda mengejar ketinggalan tentang informasi yang Anda lewatkan.

Meningkatkan ROI

Menghadiri rapat dan membuat catatan dapat mengurangi waktu produktivitas hingga berjam-jam per minggu. Pencatat AI dapat membantu Anda menghemat waktu, membebaskan jadwal Anda untuk berkonsentrasi pada tugas-tugas yang lebih penting dengan dampak lebih besar. Kalkulator ROI dapat membantu Anda mengukur potensi penghematan biaya dari penerapan aplikasi pencatat AI berdasarkan jumlah karyawan dan jam kerja yang dihemat dalam seminggu.

Kabar baiknya adalah Anda mungkin sudah memiliki kemampuan pencatatan yang didukung AI Yang Anda butuhkan untuk mendapatkan catatan otomatis yang dikirimkan ke kotak masuk Anda setelah setiap rapat Zoom. Jika Anda memiliki paket Zoom berbayar yang memenuhi syarat, Anda sudah dapat mengakses AI Companion (jika belum, Anda dapat meng-upgrade paket sekarang juga). Anda mungkin perlu meminta administrator Zoom untuk mengaktifkan beberapa fitur. Dengan add-on Custom AI Companion, Anda akan dapat menghadirkan AI Companion ke rapat pihak ketiga, seperti Microsoft Teams dan Google Meet, dengan dukungan Cisco Webex yang akan segera hadir.

AI Companion menggunakan transkrip rapat untuk menghasilkan ringkasan rapat terperinci, jadi Anda tidak perlu merekam rapat jika tidak menginginkannya. Layanan ini mengatur ringkasan rapat Anda berdasarkan topik sehingga Anda dapat mengikuti hal apa saja yang dibahas dan siapa yang membahasnya. Yang terpenting, layanan ini juga mengidentifikasi langkah selanjutnya atau item tindakan berdasarkan isi rapat.Selain itu, jika hanya menginginkan paragraf pendek tentang rapat tersebut, Anda dapat melihat rekap cepat di bagian atas untuk versi ringkasan. 

Ketika Anda menggunakan AI Companion, Anda akan mendapatkan templat yang sudah ditentukan sebelumnya untuk ringkasan rapat Anda. Dengan add-on Custom AI Companion, Anda dapat menyesuaikan ringkasan rapat dengan templat khusus yang dirancang untuk mencerminkan nada, struktur, dan fokus rapat Anda secara dapat ditindaklanjuti.