Bagaimana pencatat AI membantu Anda menghemat waktu dan tetap fokus

Jika pernah ditugaskan untuk membuat catatan dalam rapat, Anda tentu tahu tantangannya. Anda mencoba menuliskan apa yang dikatakan setiap orang secara akurat, tetapi jika kurang perhatian, Anda mungkin melewatkan detail penting. Berpartisipasi sepenuhnya dalam diskusi akan lebih sulit jika Anda sibuk mendengarkan dan mengetik. Setelah rapat, Anda juga perlu merapikan catatan, mencatat langkah-langkah penting selanjutnya, dan mengirim ringkasan ke seluruh tim. Semua tugas ini menurunkan kemampuan Anda untuk menjadi produktif dan dapat menghentikan kelancaran kolaborasi. Namun, kini sudah ada bantuan: cukup pencatat AI yang Anda butuhkan.

Banyak orang beralih ke aplikasi dan alat rapat AI untuk mengotomatiskan pencatatan dan meringkas informasi rapat. Hal ini seperti memiliki asisten AI di sisi Anda selama rapat, membuat catatan, dan memantau poin-poin diskusi sehingga Anda dapat fokus pada percakapan. Belum lagi, memiliki ringkasan rapat dengan poin-poin penting untuk dirujuk kembali membuat penulisan email tindak lanjut menjadi jauh lebih mudah.

Lihat bagaimana Anda bisa mendapatkan manfaat dari alat bantu pencatatan AI - dan mengapa alat bantu ini bisa menjadi sahabat baru Anda dalam rapat.

Model AI generatif mungkin paling dikenal karena menghasilkan pesan berdasarkan permintaan, tetapi mereka juga hebat dalam meringkas informasi. Mereka menggunakan pemrosesan bahasa alami (NLP) untuk mensintesis pesan yang lebih panjang menjadi ringkasan singkat yang mencakup poin-poin penting tentang teks.

Pencatat AI menyalin percakapan rapat dan menggunakan transkrip sebagai input teks untuk membuat ringkasan rapat dari apa yang dibahas. Banyak aplikasi pencatat juga mengidentifikasi poin-poin penting dan item tindakan berdasarkan konteks panggilan.

Beberapa aplikasi pencatatan AI memerlukan rekaman rapat lengkap untuk membuat ringkasan rapat. Jika Anda tidak ingin rapat Anda direkam, cari alat yang tidak memerlukannya — misalnya, Zoom AI Companion dapat membuat ringkasan rapat tanpa merekam rapat.

Membuat catatan selama rapat, dan berbagi catatan serta item tindakan dengan rekan kerja sesudahnya, dapat menghabiskan cukup banyak waktu di tempat kerja. Menurut survei yang dilakukan oleh Morning Consult,* hampir 75% pemimpin tim mengatakan bahwa mereka melakukan tugas-tugas ini setidaknya beberapa kali seminggu, dan 48% pemimpin yang disurvei mengatakan bahwa mereka menghabiskan lebih banyak waktu untuk mencatat dibandingkan yang seharusnya.

Pencatat AI dapat membantu Anda menghemat waktu, tetapi kemampuannya tidak hanya itu. Berikut adalah beberapa keuntungan menggunakan aplikasi pencatatan AI:

Ketika membuat catatan, Anda fokus pada tugas yang ada, bukan pada hal yang dapat Anda kontribusikan dalam diskusi. Biarkan pencatat AI melakukan pekerjaannya dan Anda dapat menjadi peserta penuh dalam rapat.

Pernahkah Anda harus menjauh sejenak dari rapat, kemudian melewatkan detail penting? Pencatat AI tidak perlu istirahat, jadi Anda dapat yakin bahwa ringkasan rapat Anda akan lengkap. Selain itu, beberapa alat memungkinkan Anda untuk mengajukan pertanyaan kepada aplikasi pencatatan Anda tentang rapat secara real time, sehingga Anda tidak perlu mengganggu diskusi untuk bertanya, “Bisakah Anda mengulanginya?”

Butuh waktu untuk merapikan catatan dan mengaturnya setelah setiap panggilan sebelum Anda dapat membagikannya dengan orang lain. Ringkasan rapat yang didukung AI siap untuk ditinjau dan dibagikan segera setelah dihasilkan, sehingga Anda dapat menyampaikan wawasan tersebut kepada tim Anda lebih cepat. Beberapa alat dapat mengotomatiskan proses tersebut dengan mengirimkan ringkasan langsung kepada peserta melalui email tindak lanjut atau obrolan segera setelah rapat selesai.

Jika memiliki jadwal yang padat dan bersamaan, Anda tidak perlu khawatir. Daripada meminta informasi terbaru kepada rekan kerja (dan mengandalkan catatan mereka, yang mungkin tidak lengkap), ringkasan rapat buatan AI dapat membantu Anda mengejar ketinggalan tentang informasi yang Anda lewatkan.

Menghadiri rapat dan membuat catatan dapat mengakibatkan hilangnya produktivitas selama berjam-jam setiap minggu. Pencatat AI dapat membantu Anda menghemat waktu, membebaskan jadwal Anda untuk berkonsentrasi pada tugas-tugas yang lebih penting dengan dampak lebih besar. Kalkulator ROI dapat membantu Anda menghitung potensi penghematan biaya dari penerapan aplikasi pencatatan AI berdasarkan jumlah karyawan dan jam yang dihemat dalam seminggu.

Sementara AI Companion telah memberikan ringkasan rapat AI yang andal dan akurat bagi mereka yang menggunakan paket Zoom berbayar yang memenuhi syarat, pencatatan dengan AI Companion akan segera menjadi lebih baik dengan My Notes (diperkirakan Oktober 2025), kemampuan untuk membawa AI Companion ke rapat pihak ketiga (tersedia September 2025), dan masih banyak lagi. Dengan My Notes, Anda dapat membuat catatan Anda sendiri selama rapat, dan AI Companion akan menyempurnakannya dengan ringkasan rapat untuk memberikan konteks yang lebih lengkap.

Jika Anda memiliki paket Zoom berbayar yang memenuhi syarat, Anda sudah memiliki akses ke AI Companion (jika Anda tidak memiliki paket yang memenuhi syarat, Anda dapat tingkatkan sekarang juga). Anda mungkin perlu meminta administrator Zoom Anda untuk mengaktifkan beberapa fitur.

Pikirkan bagaimana Anda dapat menerapkan pencatatan dengan AI Companion sebelum, selama, dan setelah rapat Anda:

Sebelum memulai rapat

Selama rapat

Setelah rapat