Bagaimana pencatat AI membantu Anda menghemat waktu dan tetap fokus

Jika pernah ditugaskan untuk membuat catatan dalam rapat, Anda tentu tahu tantangannya. Anda mencoba menuliskan apa yang dikatakan setiap orang secara akurat, tetapi jika kurang perhatian, Anda mungkin melewatkan detail penting. Berpartisipasi sepenuhnya dalam diskusi akan lebih sulit jika Anda sibuk mendengarkan dan mengetik. Setelah rapat, Anda juga perlu merapikan catatan, mencatat langkah-langkah penting selanjutnya, dan mengirim ringkasan ke seluruh tim. Semua tugas ini menurunkan kemampuan Anda untuk menjadi produktif dan dapat menghentikan kelancaran kolaborasi. Namun, kini sudah ada bantuan: cukup pencatat AI yang Anda butuhkan.

Banyak orang beralih ke aplikasi dan alat bantu rapat AI untuk mengotomatiskan pencatatan dan meringkas informasi rapat. Ini seperti memiliki asisten AI di sisi Anda selama rapat, mencatat dan melacak item diskusi sehingga Anda dapat fokus pada percakapan. Selain itu, memiliki ringkasan rapat dengan poin-poin penting yang dapat dirujuk kembali membuat penulisan email tindak lanjut menjadi lebih mudah.

Lihat bagaimana Anda bisa mendapatkan manfaat dari alat bantu pencatatan AI - dan mengapa alat bantu ini bisa menjadi sahabat baru Anda dalam rapat.

Model AI generatif mungkin paling dikenal karena menghasilkan pesan berdasarkan permintaan, tetapi mereka juga hebat dalam meringkas informasi. Mereka menggunakan pemrosesan bahasa alami (NLP) untuk mensintesis pesan yang lebih panjang menjadi ringkasan singkat yang mencakup poin-poin penting tentang teks.

Pencatat AI mentranskrip percakapan rapat dan menggunakan transkrip tersebut sebagai input teks untuk menghasilkan ringkasan rapat tentang apa yang didiskusikan. Banyak aplikasi pencatatan juga mengidentifikasi poin-poin penting dan item tindakan berdasarkan konteks panggilan. 

Beberapa pencatat AI, seperti Fathom, Fellow, dan Otter.ai, merupakan aplikasi mandiri. Solusi pihak ketiga ini bergabung dengan rapat video Anda sebagai peserta AI yang terpisah untuk menghasilkan transkrip ringkasan rapat. Yang lainnya, seperti Zoom AI Companion, merupakan fitur bawaan dari platform rapat, sehingga mudah digunakan dan dibagikan.

Banyak aplikasi pencatatan AI yang membutuhkan rekaman rapat lengkap untuk menghasilkan ringkasan rapat. Jika Anda tidak ingin rapat Anda direkam, carilah alat bantu yang tidak memerlukannya - misalnya, Zoom AI Companion dapat menghasilkan ringkasan rapat tanpa merekam.

Mencatat selama rapat dan berbagi catatan serta butir-butir tindakan dengan kolega bisa menyita cukup banyak waktu di tempat kerja. Menurut survei yang dilakukan oleh Morning Consult,* hampir 75% pemimpin tim mengatakan bahwa mereka melakukan tugas-tugas ini setidaknya beberapa kali dalam seminggu, dan 48% pemimpin yang disurvei mengatakan bahwa mereka menghabiskan lebih banyak waktu untuk mencatat.

Pencatat AI dapat membantu Anda menghemat waktu, tetapi kemampuannya tidak hanya itu. Berikut adalah beberapa keuntungan menggunakan aplikasi pencatatan AI:

Anda tidak perlu lagi melakukan banyak tugas dalam rapat

Ketika membuat catatan, Anda fokus pada tugas yang ada, bukan pada hal yang dapat Anda kontribusikan dalam diskusi. Biarkan pencatat AI melakukan pekerjaannya dan Anda dapat menjadi peserta penuh dalam rapat.

Tidak ada lagi detail yang terlewatkan 

Pernahkah Anda harus menjauh sejenak dari rapat, hanya untuk melewatkan detail penting? Pencatat AI tidak perlu beristirahat, sehingga Anda dapat yakin bahwa catatan rapat Anda akan lengkap. Selain itu, beberapa alat memungkinkan Anda untuk mengajukan pertanyaan kepada aplikasi pencatatan Anda tentang rapat secara real time, sehingga Anda tidak perlu mengatakan, "Bisakah Anda mengulanginya?"

Penggunaan waktu yang lebih efisien

Perlu waktu untuk membersihkan catatan Anda dan mengaturnya setelah setiap panggilan sebelum Anda dapat membaginya dengan orang lain. Catatan rapat yang didukung AI siap dibagikan segera setelah dibuat, sehingga Anda dapat menyampaikan wawasan tersebut kepada tim Anda dengan lebih cepat. Beberapa alat bantu mengotomatiskan proses tersebut dengan mengirimkan ringkasan secara langsung kepada peserta dalam email tindak lanjut atau obrolan segera setelah rapat selesai.

Mengejar pertemuan yang terlewat

Jika memiliki jadwal yang padat dan bersamaan, Anda tidak perlu khawatir. Daripada meminta informasi terbaru kepada rekan kerja (dan mengandalkan catatan mereka, yang mungkin tidak lengkap), ringkasan rapat buatan AI dapat membantu Anda mengejar ketinggalan tentang informasi yang Anda lewatkan.

Meningkatkan ROI

Menghadiri rapat dan membuat catatan dapat menambah waktu produktivitas yang hilang hingga berjam-jam setiap minggunya. Pencatat AI dapat membantu Anda menghemat waktu, membebaskan jadwal Anda untuk berkonsentrasi pada tugas-tugas yang lebih penting dengan dampak yang lebih tinggi. Kalkulator ROI dapat membantu Anda mengukur potensi penghematan biaya dari penerapan aplikasi pencatat AI berdasarkan jumlah karyawan dan jam kerja yang dihemat dalam seminggu.

Kabar baiknya, Anda mungkin sudah memiliki kemampuanpencatatan bertenaga AI yang Anda perlukan untuk mendapatkan catatan otomatis yang dikirimkan ke kotak masuk Anda setelah setiap rapat Zoom. Jika Anda memiliki paket Zoom berbayar yang memenuhi syarat, Anda sudah memiliki akses ke AI Companion (Jika Anda tidak memiliki paket yang memenuhi syarat, tingkatkan sekarang juga).

AI Companion menggunakan transkrip rapat untuk membuat ringkasan rapat Anda secara terperinci, sehingga Anda tidak perlu merekam rapat jika tidak perlu. Aplikasi ini mengatur ringkasan rapat Anda berdasarkan topik sehingga Anda bisa membaca tentang apa yang dibahas dan siapa yang mengatakan apa. Yang terpenting, aplikasi ini juga mengidentifikasi langkah selanjutnya atau item tindakan berdasarkan isi rapat. Dan jika Anda hanya ingin paragraf singkat tentang isi rapat, lihat ringkasan singkat di bagian atas untuk versi ringkasnya.