Guide : Meilleures pratiques pour une utilisation efficace du chat professionnel

Les applications de chat professionnel sont indispensables pour communiquer avec les personnes de votre entreprise, qu’elles se trouvent dans le bureau voisin ou dans un autre fuseau horaire. Les plateformes de messagerie instantanée créent un environnement collaboratif où les membres de l’équipe peuvent échanger librement, en tête-à-tête ou en groupe, en dehors des réunions et des appels programmés. 

La plupart des applications de chat professionnel sont simples à utiliser, ce qui permet d’envoyer facilement un message à un collègue ou de créer un canal de discussion de groupe sans avoir besoin d’une grande expérience ou d’une formation particulière. Mais lorsque vous exploitez des fonctionnalités supplémentaires telles que les capacités d’IA et les outils d’organisation, le chat professionnel peut transformer votre façon de communiquer. Il offre un espace centralisé et organisé pour une collaboration efficace, où vous pouvez facilement rechercher des conversations et des fichiers pour trouver les informations dont vous avez besoin, et tenir les membres de votre équipe informés de l’avancement des projets, petits ou grands.

Si vous êtes novice en la matière, voici un guide qui vous aidera à comprendre les tenants et les aboutissants de l’organisation et de la conduite d’un chat professionnel. Nous aborderons les points suivants :

• Comment organiser votre espace de chat professionnel
• Conseils pour communiquer efficacement à l’aide du chat professionnel
• Fonctionnalités essentielles à rechercher dans une application de chat
• Comment une solution de chat professionnel telle que Zoom Team Chat peut aider vos équipes à mieux collaborer

Que votre équipe travaille entièrement à distance, en mode hybride ou en présentiel, les employés d’aujourd’hui se retrouvent souvent à collaborer avec des collègues qui ne se trouvent pas au même endroit. Un espace de chat professionnel organisé permet de combler cette distance et favorise une collaboration efficace au sein de l’équipe. Voici comment créer un environnement productif dans votre application de chat de groupe.

Établir des conventions de dénomination pour les canaux

Un canal de discussion désigne généralement un espace de discussion de groupe dans une application de messagerie telle que Zoom Team Chat, Slack ou Microsoft Teams. Les canaux peuvent être créés pour rassembler des personnes autour d’un sujet de discussion spécifique. Nous vous recommandons donc de créer des conventions de dénomination claires pour les canaux afin de les rendre facilement identifiables et exploitables. Par exemple, l’utilisation de préfixes tels que « proj- » pour les canaux de projet ou « équipe- » pour les discussions spécifiques à un groupe aide tout le monde à trouver plus facilement ce dont il a besoin.

La création de canaux spécifiques pour différents groupes et équipes au sein de l’organisation contribue à renforcer le sentiment d’appartenance à une communauté tout en garantissant la pertinence et la cohérence des conversations.

• Un canal d’annonces à l’échelle de l’entreprise sert de source principale pour les mises à jour importantes et, en fonction de la taille de votre organisation, vous pouvez envisager de restreindre les autorisations de publication pour maintenir la clarté.
• Les canaux spécifiques aux équipes favorisent les discussions ciblées au sein des départements, tandis que les canaux de projets facilitent la collaboration sur des initiatives spécifiques.
• La coordination des équipes interfonctionnelles bénéficie de canaux dédiés qui réunissent des membres de différents services.
• En outre, les canaux sociaux ou « watercooler » offrent un espace de conversation décontractée et de renforcement de l’esprit d’équipe, ce qui contribue à maintenir la culture d’entreprise dans les espaces numériques.

Vous pouvez distinguer ces différents types de canaux à l’aide d’émojis et d’icônes afin de les retrouver plus facilement dans votre liste de discussions.

Garder tout le monde informé grâce aux espaces partagés

Les espaces partagés sont une fonctionnalité de chat qui permet aux équipes de rester plus facilement coordonnées. Dans Zoom Team Chat, par exemple, vous pouvez créer un espace partagé qui regroupe plusieurs canaux de groupe auxquels tous les membres doivent avoir accès. Lorsque vous invitez une personne à rejoindre cet espace partagé, elle est automatiquement ajoutée à tous ces canaux de groupe. Cette fonctionnalité est utile si vous gérez une équipe et souhaitez intégrer un nouvel employé en l’ajoutant simultanément au canal d’annonces de l’entreprise, au canal de votre service et au canal de votre équipe. Les applications de chat ne disposent pas toutes de cette fonctionnalité, mais celle-ci est très pratique pour conserver une liste des canaux essentiels pour les équipes.

Créer votre propre espace organisé avec des dossiers et des favoris

Si les noms de canaux et les espaces partagés permettent d’organiser l’ensemble du groupe, vous pouvez également créer votre propre structure à l’aide de fonctionnalités telles que les dossiers et les éléments favoris. Ces derniers sont souvent réservés à vos canaux les plus importants, ceux que vous consultez tous les jours ou que vous souhaitez ouvrir instantanément. Vous pouvez créer autant de dossiers que vous le souhaitez pour organiser vos discussions en différentes catégories, par service, par projet ou par canaux sociaux. Dans Zoom Team Chat, vous pouvez développer ou réduire l’affichage de ces dossiers afin de gagner en clarté et de vous concentrer uniquement sur les canaux dont vous avez besoin.

Team Chat fait partie de Zoom Workplace, ce qui signifie que vous avez accès à tous vos outils de communication, de collaboration et de productivité dans une seule application. Que ce soit pour une visioconférence, un appel téléphonique dans le cloud ou la planification d’une réunion, vous pouvez tout lancer directement depuis l’application de chat professionnelle. Team Chat facilite également la communication asynchrone grâce à des fonctionnalités pratiques comme les messages vocaux, l’enregistrement d’écran, les messages programmés, les rappels, et bien plus encore.

Team Chat est inclus dans tous les forfaits Zoom Workplace sans frais supplémentaires ni contrat requis. Vous souhaitez changer d’application de chat ? Découvrez comment Team Chat se compare à Slack et Microsoft Teams.

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