Guide : Meilleures pratiques pour une utilisation efficace du chat professionnel

Découvrez comment créer un environnement de travail numérique collaboratif, organiser vos discussions professionnelles et appliquer les bonnes pratiques en matière de chat pour une communication efficace au sein de votre équipe.

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Comment utiliser efficacement le chat professionnel
Dans ce guide :

Les applications de chat professionnel sont indispensables pour communiquer avec les personnes de votre entreprise, qu’elles se trouvent dans le bureau voisin ou dans un autre fuseau horaire. Les plateformes de messagerie instantanée créent un environnement collaboratif où les membres de l’équipe peuvent échanger librement, en tête-à-tête ou en groupe, en dehors des réunions et des appels programmés. 

La plupart des applications de chat professionnel sont simples à utiliser, ce qui permet d’envoyer facilement un message à un collègue ou de créer un canal de discussion de groupe sans avoir besoin d’une grande expérience ou d’une formation particulière. Mais lorsque vous exploitez des fonctionnalités supplémentaires telles que les capacités d’IA et les outils d’organisation, le chat professionnel peut transformer votre façon de communiquer. Il offre un espace centralisé et organisé pour une collaboration efficace, où vous pouvez facilement rechercher des conversations et des fichiers pour trouver les informations dont vous avez besoin, et tenir les membres de votre équipe informés de l’avancement des projets, petits ou grands.

Si vous êtes novice en la matière, voici un guide qui vous aidera à comprendre les tenants et les aboutissants de l’organisation et de la conduite d’un chat professionnel. Nous aborderons les points suivants :

  • Comment organiser votre espace de chat professionnel
  • Conseils pour communiquer efficacement à l’aide du chat professionnel
  • Fonctionnalités essentielles à rechercher dans une application de chat
  • Comment une solution de chat professionnel telle que Zoom Team Chat peut aider vos équipes à mieux collaborer

Créer un espace organisé pour le chat professionnel

Médecin au téléphone

Que votre équipe travaille entièrement à distance, en mode hybride ou en présentiel, les employés d’aujourd’hui se retrouvent souvent à collaborer avec des collègues qui ne se trouvent pas au même endroit. Un espace de chat professionnel organisé permet de combler cette distance et favorise une collaboration efficace au sein de l’équipe. Voici comment créer un environnement productif dans votre application de chat de groupe.

Établir des conventions de dénomination pour les canaux

Un canal de discussion désigne généralement un espace de discussion de groupe dans une application de messagerie telle que Zoom Team Chat, Slack ou Microsoft Teams. Les canaux peuvent être créés pour rassembler des personnes autour d’un sujet de discussion spécifique. Nous vous recommandons donc de créer des conventions de dénomination claires pour les canaux afin de les rendre facilement identifiables et exploitables. Par exemple, l’utilisation de préfixes tels que « proj- » pour les canaux de projet ou « équipe- » pour les discussions spécifiques à un groupe aide tout le monde à trouver plus facilement ce dont il a besoin.

La création de canaux spécifiques pour différents groupes et équipes au sein de l’organisation contribue à renforcer le sentiment d’appartenance à une communauté tout en garantissant la pertinence et la cohérence des conversations.

  • Un canal d’annonces à l’échelle de l’entreprise sert de source principale pour les mises à jour importantes et, en fonction de la taille de votre organisation, vous pouvez envisager de restreindre les autorisations de publication pour maintenir la clarté.
  • Les canaux spécifiques aux équipes favorisent les discussions ciblées au sein des départements, tandis que les canaux de projets facilitent la collaboration sur des initiatives spécifiques.
  • La coordination des équipes interfonctionnelles bénéficie de canaux dédiés qui réunissent des membres de différents services.
  • En outre, les canaux sociaux ou « watercooler » offrent un espace de conversation décontractée et de renforcement de l’esprit d’équipe, ce qui contribue à maintenir la culture d’entreprise dans les espaces numériques.

Vous pouvez distinguer ces différents types de canaux à l’aide d’émojis et d’icônes afin de les retrouver plus facilement dans votre liste de discussions.

Garder tout le monde informé grâce aux espaces partagés

Les espaces partagés sont une fonctionnalité de chat qui permet aux équipes de rester plus facilement coordonnées. Dans Zoom Team Chat, par exemple, vous pouvez créer un espace partagé qui regroupe plusieurs canaux de groupe auxquels tous les membres doivent avoir accès. Lorsque vous invitez une personne à rejoindre cet espace partagé, elle est automatiquement ajoutée à tous ces canaux de groupe. Cette fonctionnalité est utile si vous gérez une équipe et souhaitez intégrer un nouvel employé en l’ajoutant simultanément au canal d’annonces de l’entreprise, au canal de votre service et au canal de votre équipe. Les applications de chat ne disposent pas toutes de cette fonctionnalité, mais celle-ci est très pratique pour conserver une liste des canaux essentiels pour les équipes.

Créer votre propre espace organisé avec des dossiers et des favoris

Si les noms de canaux et les espaces partagés permettent d’organiser l’ensemble du groupe, vous pouvez également créer votre propre structure à l’aide de fonctionnalités telles que les dossiers et les éléments favoris. Ces derniers sont souvent réservés à vos canaux les plus importants, ceux que vous consultez tous les jours ou que vous souhaitez ouvrir instantanément. Vous pouvez créer autant de dossiers que vous le souhaitez pour organiser vos discussions en différentes catégories, par service, par projet ou par canaux sociaux. Dans Zoom Team Chat, vous pouvez développer ou réduire l’affichage de ces dossiers afin de gagner en clarté et de vous concentrer uniquement sur les canaux dont vous avez besoin.

Conseils pour une utilisation efficace du chat professionnel

Conseils pour une utilisation efficace du chat professionnel

Lorsqu’il s’agit d’adopter un outil de chat en entreprise, la facilité d’utilisation est primordiale. Une interface intuitive favorise l’adoption par l’ensemble des équipes et contribue à améliorer la productivité.Voici d’autres fonctionnalités et critères à prendre en compte lors du choix d’une solution de messagerie instantanée.

  • Conseil pour organiser les messages

    La possibilité de structurer les conversations, grâce aux fils de discussion, à l’épinglage de messages ou à l’ajout de signets, permet aux équipes de conserver des flux de communication clairs et de garder les informations importantes facilement accessibles.

  • Chat professionnel utilisable partout

    Optez pour une application conçue à la fois pour les ordinateurs et les appareils mobiles, afin de bénéficier d’une flexibilité optimale. La gestion simplifiée des notifications garantit une communication fluide, quel que soit le lieu de travail de vos équipes.

  • Évolutivité

    Une application de chat professionnelle doit proposer des fonctionnalités de gestion simples à utiliser pour intégrer facilement de nouveaux membres à mesure que votre entreprise évolue. Recherchez des fonctions de collaboration externe qui permettent aux membres de l’équipe interne de travailler avec des contacts extérieurs tout en maintenant des contrôles d’accès appropriés.

  • Sécurisation des données

    L’utilisation du chat en entreprise implique souvent l’échange d’informations sensibles. Des paramètres de sécurité complets et des fonctionnalités de conformité, y compris le chiffrement des données, les contrôles d’accès et les politiques de conservation, permettent de garantir la confidentialité des échanges et le respect des réglementations spécifiques à votre secteur d’activité.

  • Soutien à la collaboration documentaire

    La possibilité de partager facilement différents types de fichiers avec des options de prévisualisation dans les messages, ainsi que des limites de stockage adéquates, rationalise la collaboration sur les documents.

  • Fonctionnalités d’intégration

    Centraliser les applications de communication de groupe sur une seule plateforme améliore l’efficacité. Une solution de chat efficace propose des intégrations avec les outils les plus utilisés, tout en offrant des options personnalisables. Combinée à des fonctionnalités de communications unifiées, cette interconnexion crée un environnement de travail cohérent avec les autres applications métiers.

Fonctionnalités essentielles de l’application pour faciliter les discussions

Fonctionnalités essentielles de l’application pour faciliter les discussions

Même si votre application de chat professionnelle propose de nombreuses fonctionnalités, il est essentiel que le personnel suive des lignes directrices claires et adopte les meilleures pratiques afin de garantir une utilisation cohérente, notamment en ce qui concerne la clarté et l’organisation des canaux. Cela permet d’assurer une expérience optimale pour l’ensemble de l’entreprise et de garantir que tous les membres de l’équipe puissent l’utiliser efficacement.

  • Des noms et descriptions explicites pour les canaux

    Lorsque vous créez des canaux de discussion au travail, optez pour des noms clairs et explicites afin que vos collègues puissent facilement repérer les conversations et les informations recherchées comme des groupes sociaux, des mises à jour de projets ou des canaux d’assistance. Veillez à définir et à indiquer clairement l’objectif de chaque canal et les personnes concernées pour favoriser la concentration et garder le cap lors des échanges.

  • Disponibilité clairement indiquée avec les messages d’état

    En plus des indicateurs d’état automatiques qui signalent si vous êtes disponible, en réunion, à un événement du calendrier ou hors ligne, vous pouvez définir un message d’état personnalisé pour informer votre équipe de votre disponibilité et de votre contexte de travail tout au long de la journée, par exemple si vous êtes malade, en vacances ou en déplacement professionnel. Cela clarifie les attentes en matière de réactivité et limite les interruptions lorsque vous avez besoin de vous concentrer.

  • Politesse et concision

    Les chats en milieu professionnel doivent permettre une communication rapide et efficace. Par conséquent, privilégiez la clarté et la concision. Structurez les conversations en fils de discussion, interpelez directement vos collègues avec les @mentions et limitez l’usage de @tous pour éviter les notifications inutiles. 

  • Lisibilité des messages

    La mise en forme du texte (gras, puces, titres) rend vos messages plus faciles à lire et à comprendre. Cela améliore la lisibilité et met en avant les informations importantes. Lorsque vous envoyez une ressource, telle qu’un lien, un fichier, une image ou une vidéo, veillez à lui donner un titre explicite et à préciser son contenu. Cela facilite son repérage ultérieur via la fonction de recherche.

  • Savoir quand organiser une réunion

    Les canaux de chat professionnel permettent d’éviter les réunions inutiles et de faire avancer les projets plus rapidement. Ils sont parfaits pour faire circuler rapidement l’information au sein de l’équipe, poser des questions simples, lancer des idées ou partager des ressources utiles. Cependant, pour certaines discussions, il est parfois préférable de passer à un appel téléphonique ou à une réunion virtuelle, afin de clarifier les points complexes. 

  • Fixer des limites

    Préservez l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée en définissant clairement vos horaires de disponibilité, et en activant le mode « Ne pas déranger » lorsque c’est nécessaire. Ces meilleures pratiques contribuent à prévenir l’épuisement professionnel et à favoriser un équilibre de vie sain.

  • Organiser l’espace de travail

    Maintenez un espace de discussion clair et efficace en effectuant régulièrement un tri. Archivez les canaux obsolètes et créez des dossiers pour organiser vos messages directs et vos canaux afin de faciliter la recherche d’informations et de limiter l’encombrement numérique.

Découvrez plus de conseils pour utiliser Zoom Team Chat, y compris les règles de courtoisie pour les débutants, des astuces pour organiser vos messages et gagner du temps au quotidien ainsi que des conseils de pro pour doper votre productivité.

Faciliter les discussions professionnelles avec Zoom Team Chat

Faciliter les discussions professionnelles avec Zoom Team Chat

Zoom Team Chat, notre solution de chat professionnel intégrée à la plateforme Zoom, combine des fonctionnalités optimisées par l’IA à une interface utilisateur intuitive et familière, tout en proposant des outils de collaboration avancés pour simplifier la communication au quotidien et renforcer le travail d’équipe.

Zoom Team Chat fonctionne avec AI Companion en complément de vos outils de communication et de productivité Zoom Workplace, tels que Zoom Meetings, Phone, Docs et Whiteboard. Il est conçu pour favoriser la collaboration grâce à des chats de groupe organisés, tout en facilitant le passage d’un canal de communication à l’autre dans une seule application. Les fonctionnalités sont les suivantes :

  • Système de gestion des onglets flexible et hautement personnalisable

    La barre de navigation latérale de Team Chat offre un meilleur contrôle sur les badges et les notifications par onglet, pour mieux gérer les notifications et retrouver rapidement vos canaux. Team Chat propose aussi des options avancées de filtrage et de tri, ainsi qu’une fonctionnalité unique de glisser-déposer et d’épinglage des onglets.

  • Transitions transparentes entre les messages et les réunions

    Team Chat permet de planifier ou de lancer une réunion Zoom directement à partir d’un canal, ce qui simplifie la mise en relation de tous les membres pour une discussion en visioconférence. 

  • Chat de groupe et réunions en parallèle

    Les « chats de réunion continus » de Zoom sont des discussions de groupe dédiées aux participants et participantes d’une réunion, qu’elle soit planifiée ou improvisée. Ils permettent de partager des ressources et un ordre du jour en amont, d’échanger en temps réel pendant la réunion, et de poursuivre les conversations quand elle est terminée. Les synthèses de réunion générées par AI Companion sont envoyées directement à la conversation de réunion continue afin que chacun puisse rester aligné. Toute personne ayant manqué la réunion peut ainsi consulter la synthèse dans le chat pour s’informer.

  • Accès instantané aux bons canaux

    Les espaces partagés éliminent la nécessité d’ajouter manuellement chaque membre de l’équipe à chaque canal. Il suffit de regrouper tous les canaux liés à un projet dans un espace partagé afin que tous les membres de cet espace puissent automatiquement y accéder.

  • Des conversations plus claires et mieux organisées

    Team Chat propose des fils de discussions dans les canaux, les discussions privées et les chats de réunion, permettant de structurer les échanges pour un meilleur suivi.

  • Fonctionnalités d’IA intégrées

    Avec Zoom AI Companion*, simplifiez vos flux de travail pour gagner en efficacité. Cet outil génère des synthèses de réunion et identifie les prochaines étapes que vous pouvez ensuite partager dans un canal de discussion, il résume les messages de groupe que vous avez manqués et peut rédiger des brouillons de messages pour vous.

Favoriser les échanges avec Zoom Workplace

Homme utilisant un téléphone de bureau

Team Chat fait partie de Zoom Workplace, ce qui signifie que vous avez accès à tous vos outils de communication, de collaboration et de productivité dans une seule application. Que ce soit pour une visioconférence, un appel téléphonique dans le cloud ou la planification d’une réunion, vous pouvez tout lancer directement depuis l’application de chat professionnelle. Team Chat facilite également la communication asynchrone grâce à des fonctionnalités pratiques comme les messages vocaux, l’enregistrement d’écran, les messages programmés, les rappels, et bien plus encore.

Team Chat est inclus dans tous les forfaits Zoom Workplace sans frais supplémentaires ni contrat requis. Vous souhaitez changer d’application de chat ? Découvrez comment Team Chat se compare à Slack et Microsoft Teams.

Comparer les applications de chat