Comment une IA qui prend des notes vous aide à gagner du temps et à rester concentré

Si vous avez déjà dû assurer la prise de notes au cours d’une réunion, vous savez de quoi il retourne. Vous tentez de noter fidèlement tout ce que disent les participants, mais le moindre instant d’inattention risque de vous faire manquer un détail important. Vous ne participez pas pleinement aux discussions, car vous êtes occupé à écouter et à écrire. À la fin de la réunion, vous devez encore épurer vos notes, identifier les futures étapes essentielles, puis envoyer votre synthèse aux autres membres de l’équipe. Toutes ces tâches nuisent à votre productivité et peuvent interrompre le cours de la collaboration. Fort heureusement, une solution existe : la prise de notes par l’IA.

De nombreuses personnes se tournent vers les applications et les outils de réunion basés sur l’IA pour automatiser la prise de notes et la synthèse des réunions. C’est comme si vous aviez un assistant IA à côté de vous pendant la réunion, qui prend des notes et liste les sujets abordés pour vous permettre de vous concentrer sur la conversation. En plus, cette synthèse avec des points clés vous sera très utile au moment d’écrire votre e-mail de suivi.

Découvrez comment vous pouvez bénéficier d’un outil de prise de notes par IA - et pourquoi il pourrait bien devenir votre nouveau meilleur ami en réunion.

Les modèles d’IA générative sont peut-être mieux connus pour générer des messages à partir d’une invite, mais ils sont également excellents pour résumer des informations. Ils utilisent le traitement du langage naturel (NLP) pour synthétiser des messages plus longs en de courts résumés reprenant les points clés du texte.

Un outil de prise de notes basé sur l’IA transcrit les échanges d’une réunion et utilise cette transcription comme entrée pour produire une synthèse de la conversation qui s’est tenue. De nombreuses applications de prise de notes identifient aussi les points clés et les mesures à prendre en fonction du contexte de l’appel. 

De nombreuses applications de prise de notes basées sur l’IA requièrent un enregistrement complet de la réunion pour produire une synthèse. Si vous ne souhaitez pas que votre réunion soit enregistrée, recherchez un outil qui ne l’impose pas. Par exemple, Zoom AI Companion peut générer une synthèse de réunion sans enregistrer la réunion.

La prise de notes pendant les réunions, puis la transmission des notes et des actions à effectuer aux collègues, peuvent représenter une part importante de notre temps de travail. Lors d’une enquête menée par Morning Consult*, près de 75 % des responsables d’équipe ont indiqué que ces tâches les occupent plusieurs fois par semaine, et 48 % des dirigeants ont déclaré qu’ils souhaiteraient y consacrer moins de temps.

Les applications de prise de notes basées sur l’IA peuvent vous aider à gagner du temps, mais pas seulement. Voici une liste non exhaustive de leurs avantages :

Plus de réunions en mode multitâche

Quand vous prenez des notes, vous êtes concentré sur ce que vous faites, pas sur ce que vous pourriez apporter à la discussion. Confiez la prise de notes à l’IA pour pouvoir participer pleinement à vos réunions.

Plus de détails qui vous échappent 

Ne vous est-il jamais arrivé de quitter une réunion quelques secondes, et de rater ainsi une information cruciale ? Avec l’IA, la prise de notes est continue et vos synthèses de réunion sont toujours complètes. En plus, certains outils vous permettent de poser des questions à votre application de prise de notes en temps réel. Plus besoin d’interrompre la discussion pour demander : « Pouvez-vous répéter ? »

Plus de temps gaspillé

Cela prend du temps de remettre ses notes en ordre après chaque appel pour pouvoir les transmettre à des collaborateurs. Les notes de réunion générées par l’IA, quant à elles, sont prêtes à l’envoi pour que vous puissiez partager toutes les informations avec votre équipe en un clin d’œil. Certains outils peuvent même automatiser ce processus en envoyant la synthèse directement aux participants dans un e-mail de suivi ou un chat dès la fin de la réunion.

Rattraper les réunions manquées

Si votre planning est chargé, avec des rendez-vous en doublon, pas de panique. Plutôt que de demander un topo à un collègue (et de vous fier à ses notes potentiellement incomplètes), vous pouvez consulter la synthèse de la réunion générée par l’IA, qui contient toutes les informations que vous avez manquées.

Améliorer le retour sur investissement

Assister à des réunions et prendre des notes peut demander des heures de travail chaque semaine. Un outil de prise de notes basé sur l’IA peut vous aider à gagner du temps et libérer votre emploi du temps pour vous permettre de vous concentrer sur des tâches plus importantes. Un calculateur de ROI peut quantifier les économies potentielles liées à la mise en œuvre d’une application d’IA pour la prise de notes, en fonction de la taille de votre équipe et du nombre d’heures gagnées par semaine.

La bonne nouvelle, c’est que vous disposez peut-être déjà des capacités de prise de notes assistée par l’IA dont vous avez besoin pour recevoir des notes automatiquement dans votre boîte de réception après chaque réunion Zoom. Si vous avez souscrit un forfait Zoom payant éligible, vous avez déjà accès à AI Companion (dans le cas contraire, vous pouvez procéder à une mise à niveau dès aujourd’hui). Votre admin Zoom devra peut-être activer certaines fonctionnalités. Avec le module d’extension AI Companion personnalisé, vous pourrez même intégrer AI Companion à vos applications de réunion tierces, comme Microsoft Teams ou Google Meet (Cisco Webex sera bientôt pris en charge).

AI Companion s’appuie sur une transcription de votre réunion pour en générer une synthèse détaillée, et vous évite ainsi de l’enregistrer si vous ne le souhaitez pas. Il organise cette synthèse par thème pour vous indiquer quels sujets ont été abordés et par qui. Et il est même capable d’identifier les étapes à suivre ou actions à effectuer en fonction du contenu de la réunion. Enfin, si vous souhaitez simplement savoir sur quoi portait la réunion, la synthèse rapide située tout en haut vous en donne une version abrégée. 

AI Companion vous donne accès à des modèles prédéfinis pour vos synthèses de réunion. Grâce au module d’extension AI Companion personnalisé, vous pouvez aussi personnaliser vos synthèses à l’aide de modèles pratiques, spécialement conçus pour refléter le ton, la structure et l’objectif de votre réunion.