瞭解如何使用 Zoom Team Chat 創造協作式數位工作環境，Zoom 的直接傳訊解決方案可無縫銜接所有 Zoom 應用程式，實現高效率的順暢溝通。
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工作場所的聊天應用程式是與組織成員溝通的必要工具，無論他們位於辦公室的鄰座，或遠在另一個國家都不可或缺。即時傳訊平台可營造協同合作氛圍，讓員工以一對一或群組方式溝通，在已排程的會議和通話以外的場合自由交流資訊。
Zoom Team Chat 是我們針對 Zoom 平台推出的工作聊天解決方案，結合 AI 優先* 功能、熟悉直覺的使用者體驗以及先進的協作功能，能簡化日常溝通，促進團隊合作。
在本指南中，我們將探討如何妥善設定井然有序的工作聊天空間、選擇聊天應用程式時應注意的功能、運用商務聊天工具高效溝通的最佳做法，以及 Zoom Team Chat 如何支援 Zoom Workplace 應用程式內的直接傳訊和溝通。
設計井然有序的工作聊天空間
隨著越來越多組織邁向混合工作模式，員工既可在辦公室內工作，也可以異地上班，因此能夠即時、輕鬆與一或多位團隊成員聯繫比以往更加重要。為了促進有效的團隊協作，設計專用的工作場所聊天空間是關鍵所在 。以下為您介紹如何在團體聊天應用程式中創造有條理且高效率的環境。
首先要妥善地進行規劃和設定 — 這是建立有效工作聊天空間的基礎。其中包括建立明確的頻道命名慣例，以便容易識別和搜尋。例如使用「proj-」這類前綴表示專案頻道，或使用「team-」表示特定團隊的討論。頻道規劃策略應遵循邏輯性的階層架構，為主要部門建立母頻道，並為特定專案或計畫建立子頻道。這種結構化的方法有助於將資訊保持在適當的頻道中，讓所有人都能迅速找到相關的對話。
為組織內不同的群組和團隊建立特定頻道，有助於凝聚社群意識。全公司的公告頻道是重大更新資訊的主要來源，根據組織規模，視組織規模大小而定，可考慮限制發言權限，維持資訊清晰明確。特定團隊專屬頻道可支援各部門內部集中討論，而專案頻道則可促進特定計畫的協同合作。設立專屬頻道聚集不同部門的成員，有利於跨部門團隊進行協調。此外，社交或「茶水間閒聊區」頻道，則可提供休閒對話和團隊建立活動空間，有助於在數位空間維繫公司文化。
在直接傳訊方面，則必須考慮何時適合使用私人對話而非公開頻道。直接訊息適用於只涉及兩人之間的事務。但若此資訊對他人有利或涉及團隊決策，亦可考慮在特定的團隊頻道展開對話。
提升工作聊天效率，就從這些基本應用程式功能開始
使用商務聊天工具時，首要之務是選擇簡便易用的解決方案。易用性可確保廣泛採用，全面提升組織生產力。以下是選擇即時傳訊解決方案時應考慮的其他功能與特點：
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保持訊息井然有序的方法使用對話串、釘選功能和資源書籤等功能來整理對話，可讓團隊保持清晰溝通流程，且能隨時存取重要資訊。
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能夠隨處使用工作聊天功能
使用可兼顧桌機和行動裝置體驗的最佳化應用程式，實現更出色的靈活性。無論團隊成員在何處工作，都能輕鬆管理通知，實現無縫溝通。
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可輕易擴充的能力
工作場所的聊天應用程式需要易於存取的使用者管理功能，以便隨著組織規模成長新增團隊成員。選擇具有外部協作功能的產品，讓內部團隊成員能與組織外部的聯絡人合作，同時維持適當的存取控制。
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確保資料安全
使用商務聊天工具，意味著會經常透過訊息分享敏感資訊。全方位的安全性設定和法規遵循功能，包括資料加密、存取控制和保留政策，有助於確保敏感通訊受到保護，並符合特定的產業法規。
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支援文件協作
訊息中的預覽選項功能，可輕鬆分享各種檔案類型，加上充裕的儲存空間限制，有助於簡化文件協同合作。
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有效使用工作聊天的最佳做法
即使工作場所聊天應用程式具備各種特色和功能，但若要充分發揮作用，每個人都需要遵循一致的使用準則和最佳做法，保持頻道明確命名且井然有序。這有助於確保全組織的應用程式運作順暢，可供所有團隊成員有效使用。
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給予頻道清楚的名稱和說明
設定工作聊天頻道時，請給予清晰明確的描述性名稱，以協助團隊成員輕鬆找到對話並尋獲特定資訊，例如社交群組、專案更新或支援頻道。請務必清楚定義並傳達每個頻道的目的和預定的參與者，確保討論聚焦且緊扣主題。
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使用狀態訊息來傳達上線狀態
除了可透過狀態指標自動顯示聯絡人是否在線上、在會議中、正在行事曆事件中或是離線，設定狀態訊息還能讓團隊成員知道您一天中的上線和工作狀態，例如您是否請病假、休假或出差。這有助於管理預期回應時間，並在您進入專注模式時減少干擾。
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保持禮貌和簡明扼要
在工作場所使用聊天工具，是為了提高效率和即時溝通，因此訊息必須清晰扼要，以保持有效溝通。透過使用對話串進行討論，在頻道中使用 @提及功能來提醒特定聯絡人，並避免在不必要時使用 @all 提及功能，有助於保持對話井然有條，並將通知次數減到最少。
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保持訊息整齊
使用粗體、列點和標頭等文字格式，讓訊息更容易瀏覽和理解，如此有助於提高可讀性，使重要資訊一目瞭然。傳送資源 (如連結、檔案、圖片或視訊) 時，請務必加上標題，並註明資源內容 - 使成員更容易使用搜尋功能找到資源。
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知道何時排程會議
工作聊天頻道有助於避免不必要的會議，並加快專案進度，非常有助於團隊成員隨時掌握資訊、迅速提問、集思廣益，以及分享相關資訊或資源。然而，同樣重要的是知道何時適合在線下對話，將更複雜的討論轉移到電話或虛擬會議進行。
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設定界線
設定明確的上線時間，並在必要時使用「請勿打擾」功能，在工作與生活之間維持明確界限，這有助於預防工作倦怠，並促進健康的工作與生活平衡狀態。
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保持工作區整齊有序
定期進行清理，讓聊天空間保持整潔且有效率。將舊頻道封存，並建立資料夾整理直接訊息和頻道，讓資訊更容易查找，並降低數位雜亂的程度。
獲取更多 Zoom Team Chat 的使用技巧，包括新手聊天禮儀、更多整理訊息的方法、提升個人生產力的專業建議，以及節省日常時間的方法。
使用 Zoom Team Chat 讓工作聊天更輕鬆
透過 Zoom Team Chat，您可在 Zoom 的 AI 優先工作平台建立專屬的即時傳訊空間。Team Chat 可搭配使用所有 Zoom Workplace 的溝通與生產力工具 (如 Zoom Meetings、Zoom Phone、Zoom Docs 和 Zoom Whiteboard)，可透過井然有序的群組聊天促進更順暢的協作，同時也能在單一應用程式中輕鬆切換不同的通訊頻道。功能包括：
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高度可自訂的靈活標籤管理系統
Team Chat 的側邊欄導覽功能可更有效控制標籤層級的徽章和通知，避免被通知淹沒，也不必無休止地捲動尋找頻道。Team Chat 還提供更先進的篩選和排序，以及獨特的拖曳、下拉和釘選標籤的功能。
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從訊息到會議的無縫轉移
Team Chat 可讓您直接在頻道排程 Zoom 會議，輕鬆召集所有頻道成員進行視訊討論。
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Team Chat 與會議並行運作
Zoom 的「持續會議聊天室」是專門為會議與會者 (包括排程會議和臨時會議) 設計的群組聊天功能，可在會議前向每個人分享資源和會議議程、在會議中即時聊天，並在會議結束後繼續對話。由 AI Companion 生成*的會議摘要直接傳送到持續會議聊天室，讓每個成員保持進度一致。如果受邀的與會者錯過會議，他們可以造訪連續會議聊天室閱讀摘要並跟上會議進度。
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即時存取所有正確的頻道
共用空間可省去手動將每位團隊成員加入各個頻道的麻煩。只要將與專案相關的所有頻道新增到共用空間，該空間內的團隊成員就能自動存取這些頻道。
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更有條理的對話，清晰順暢的溝通
Team Chat 完全支援透過頻道、1 對 1 以及會議中聊天的對話串進行交談，有助於您和其他人整理對話，更輕鬆跟上討論進度。
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利用整合功能提升效率
Team Chat 可讓您使用整合功能，將最常用的商務應用程式融入工作聊天體驗，根據組織需求客製化您的溝通方式。例如，除了 Zoom Docs 之外，Team Chat 也可以搭配使用 Microsoft Office 或 Google Workspace，無須退出 Zoom 應用程式即可建立和共享文件。
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內建 AI 功能
Zoom AI Companion* 可協助您簡化工作流程，讓您完成更多工作。在聊天頻道中分享 AI 生成的會議摘要和後續步驟，透過 AI Companion 摘要追蹤群組訊息，並要求 AI Companion 為您代筆草擬訊息。
透過 Zoom Workplace 保持連線
