學習如何建立協作的數位工作環境，組織您的工作聊天，並應用聊天最佳做法以促進有效的團隊溝通。
工作場所的聊天應用程式對於與組織內部成員溝通至關重要，不論對方是坐在隔壁，還是身處另一個時區。即時傳訊平台可營造協同合作氛圍，讓員工以一對一或群組方式溝通，在已排程的會議和通話以外的場合自由交流資訊。
大多數工作聊天應用程式都很簡單易用，即使沒有太多經驗或訓練，也能輕鬆傳送訊息給同事，或開啟群組頻道。不過，只要進一步探索附加的 AI 和高效組織功能，工作聊天就能徹底改變您的溝通方式。它能提供一個集中且有組織的協作空間，讓您能輕鬆搜尋對話紀錄與檔案，找到所需資訊，並隨時讓團隊成員掌握大小專案的最新進度。
如果您是初次接觸商業版聊天，這份指南將協助您掌握如何組織聊天的基礎要點與禮儀。帶您逐步認識：
- 組織您的工作聊天空間的方法
- 使用商業版聊天進行有效溝通的技巧
- 挑選聊天應用程式時不可或缺的功能
- 瞭解 Zoom Team Chat 等工作聊天解決方案如何協助您的團隊更好地完成協作
設計井然有序的工作聊天空間
無論您的團隊是全遠端、混合辦公，還是全面實體辦公，如今的員工會經常需要與其他位置的同事協作。一個有組織的工作聊天空間能幫助縮短距離、促進有效的團隊協作。以下方法可幫助您在團體聊天應用程式中創造高效環境。
為頻道建立命名規則
聊天頻道通常是指 Zoom Team Chat、Slack 或 Microsoft Teams 等聊天應用程式中的群組聊天空間。建立頻道可以讓人們圍繞特定的討論主題聚集在一起。因此，我們建議您為頻道建立清晰的命名規則，方便識別與搜尋。例如，為專案頻道加上「proj-」前綴，或為團隊討論頻道加上「team-」前綴，可協助每個人更輕鬆找到所需內容。
為組織內不同的群組和團隊建立特定的頻道，有助於建立社群感，同時保持對話的專注和相關性。
- 全公司的公告頻道可作為重要資訊更新的主要來源。根據組織的規模，您可以考慮限制發佈權限，以維持訊息清晰。
- 專屬團隊頻道能支援部門內部的集中討論，而專案頻道則能促進針對特定計畫的協作。
- 設立專屬頻道聚集不同部門的成員，有利於跨部門團隊進行協作。
- 此外，社交頻道或「茶水間頻道」則提供閒聊與培養團隊默契的空間，有助於在數位環境中維繫公司文化。
您可以使用表情符號和圖示來區分這些不同類型的頻道，讓它們在聊天清單中更容易被找到。
透過共用空間讓所有人掌握最新資訊
共用空間是一項聊天功能，可讓團隊更輕鬆地保持同步。例如，在 Zoom Team Chat 中，您可以建立一個包含所有成員都有權存取的多個群組頻道的共用空間。邀請某人加入該共用空間，就會自動將其新增至所有群組頻道。這對於您需要管理團隊並一次性將新進員工加入公司公告頻道、部門頻道及團隊頻道時特別有幫助。並非所有聊天應用程式都有此功能，但它是維護團隊重要頻道清單的實用方法。
使用資料夾和星號標記創立您專屬的有序空間
除了頻道命名與共用空間能協助組織中的整體群組保持井然有序，您也可以透過資料夾和標記星號等功能，建立個人化的組織結構。星號通常會保留給您最重要的頻道，例如每天都會參考或需要即時開啟的頻道。您可以依據部門、專案或社交用途建立任意數量的資料夾，將聊天頻道分類管理。在 Zoom Team Chat 中，您可以展開或收起這些資料夾的檢視，維持整潔的介面，聚焦於您真正需要的頻道。
有效使用工作聊天功能的提示
工作場所聊天應用程式是與組織成員溝通的必要工具，無論他們就在您身旁的辦公隔間或在另一個時區都不可或缺。即時傳訊平台可營造協同合作氛圍，讓員工以一對一或群組方式聊天，在排程會議和通話以外的場合自由交流資訊。
大多數工作聊天應用程式都很容易使用，因此即使沒有太多經驗或訓練，也能輕鬆向同事發送訊息或建立群組頻道。然而，當您深入探索AI功能和組織工具等附加功能時，工作聊天可以徹底改變您的溝通方式。它提供一個既集中又有組織性的空間，便於有效協作，您可以輕鬆地在其中搜尋對話和檔案以利找出所需資訊，並讓團隊成員隨時掌握大小項目的進展。
如果您是商務聊天的新手，這裡有一份指南幫助您了解基本聊天組織和禮儀的來龍去脈。我們將探討：
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保持訊息井然有序的方法
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使用商務聊天進行有效溝通的技巧
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要在聊天應用程式中尋找的必要功能
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Zoom Team Chat等工作聊天解決方案如何幫助您的團隊更妥善協作
讓聊天更輕鬆的基本應用程式功能
即使工作場所聊天應用程式具備各種特色和功能，但若要充分發揮作用，每個人都需要遵循一致的使用準則和最佳做法，保持頻道明確命名且井然有序。這有助於確保全組織的應用程式運作順暢，可供所有團隊成員有效使用。
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給予頻道清楚的名稱和說明
設定工作聊天頻道時，請給予清晰明確的描述性名稱，以協助團隊成員輕鬆找到對話並尋獲特定資訊，例如社交群組、專案更新或支援頻道。請務必清楚定義並傳達每個頻道的目的和預定的參與者，確保討論聚焦且緊扣主題。
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使用狀態訊息來傳達上線狀態
除了可透過狀態指標自動顯示聯絡人是否在線上、在會議中、正在行事曆事件中或是離線，設定狀態訊息還能讓團隊成員知道您一天中的上線和工作狀態，例如您是否請病假、休假或出差。這有助於管理預期回應時間，並在您進入專注模式時減少干擾。
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保持禮貌和簡明扼要
在工作場所使用聊天工具，是為了提高效率和即時溝通，因此訊息必須清晰扼要，以保持有效溝通。透過使用對話串進行討論，在頻道中使用 @提及功能來提醒特定聯絡人，並避免在不必要時使用 @all 提及功能，有助於保持對話井然有條，並將通知次數減到最少。
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保持訊息整齊
使用粗體、列點和標頭等文字格式，讓訊息更容易瀏覽和理解，如此有助於提高可讀性，使重要資訊一目瞭然。傳送資源 (如連結、檔案、圖片或視訊) 時，請務必加上標題，並註明資源內容 - 使成員更容易使用搜尋功能找到資源。
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知道何時排程會議
工作聊天頻道有助於避免不必要的會議，並加快專案進度，非常有助於團隊成員隨時掌握資訊、迅速提問、集思廣益，以及分享相關資訊或資源。然而，同樣重要的是知道何時適合在線下對話，將更複雜的討論轉移到電話或虛擬會議進行。
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設定界線
設定明確的上線時間，並在必要時使用「請勿打擾」功能，在工作與生活之間維持明確界限，這有助於預防工作倦怠，並促進健康的工作與生活平衡狀態。
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保持工作區整齊有序
定期進行清理，讓聊天空間保持整潔且有效率。將舊頻道封存，並建立資料夾整理直接訊息和頻道，讓資訊更容易查找，並降低數位雜亂的程度。
獲取更多 Zoom Team Chat 的使用技巧，包括新手聊天禮儀、更多整理訊息的方法、提升個人生產力的專業建議，以及節省日常時間的方法。
使用 Zoom Team Chat 讓工作聊天更輕鬆
Zoom Team Chat是我們針對Zoom平台的工作聊天解決方案，結合AI優先功能、熟悉直覺的使用者體驗以及先進的協作功能，能簡化日常溝通並促進團隊合作。
Zoom Team Chat可與AI Companion以及您的Zoom Workplace通訊和生產力工具（如Zoom Meetings、Phone、Docs和Whiteboard）搭配使用。它的設計目的是透過有組織的群組聊天促進更妥善的協作，同時也讓您可以在單一應用程式中輕鬆切換不同的頻道。功能包括：
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高度可自訂的靈活標籤管理系統
Team Chat 的側邊欄導覽功能可更有效控制標籤層級的徽章和通知，避免被通知淹沒，也不必無休止地捲動尋找頻道。Team Chat 還提供更先進的篩選和排序，以及獨特的拖曳、下拉和釘選標籤的功能。
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從訊息到會議的無縫轉移
Team Chat可讓您直接從頻道排程或開始Zoom會議，輕鬆召集所有頻道與會者進行視訊討論。
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Team Chat 與會議並行運作
Zoom的「持續會議聊天室」是專門為與會者（包括排程會議和臨時會議）設計的群組聊天功能。可在會議前向每個人分享資源和議程、在會議中即時聊天，並在會議結束後繼續對話。由AI Companion生成的會議摘要會直接傳送到持續會議聊天室，讓每個人都能獲得一致的資料。如果受邀的與會者錯過會議，他們可以造訪持續會議聊天室以閱讀摘要並跟上會議進度。
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即時存取所有正確的頻道
共用空間可省去手動將每位團隊成員加入各個頻道的麻煩。只要將與專案相關的所有頻道新增到共用空間，該空間內的團隊成員就能自動存取這些頻道。
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更有條理的對話，清晰順暢的溝通
Team Chat 完全支援透過頻道、1 對 1 以及會議中聊天的對話串進行交談，有助於您和其他人整理對話，更輕鬆跟上討論進度。
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內建 AI 功能
Zoom AI Companion可協助您簡化工作流程，讓您完成更多工作。在聊天頻道中分享AI生成的會議摘要和後續步驟，透過AI Companion摘要追蹤群組訊息，並要求AI Companion為您代筆草擬訊息。
透過 Zoom Workplace 保持連線
Team Chat 是 Zoom Workplace 的一部分，這意味著您可以在一個應用程式中存取所有的通訊、協作和生產力工具。從視訊會議到雲端電話，您都可以直接在工作聊天應用程式中與團隊成員發起或進行排程。此外，Team Chat 還支援使用語音訊息、螢幕畫面錄影、排程傳訊、提醒事項等功能進行非同步溝通。
Team Chat 已包含於所有 Zoom Workplace 方案中，無需額外費用或簽約。想要從您現有的聊天應用程式切換嗎？看看 Team Chat 與 Slack 和 Microsoft Teams 的比較。