Hệ thống điện thoại doanh nghiệp dựa trên đám mây cho phép các tổ chức doanh nghiệp lớn linh hoạt hơn trong cách các nhóm của họ giao tiếp và hỗ trợ khách hàng. Hãy cùng khám phá những lợi ích mà số điện thoại ảo và điện thoại dựa trên đám mây mang đến cho doanh nghiệp của bạn.
Trong hướng dẫn này
- 01 Số điện thoại ảo là gì? - Jumplink to Số điện thoại ảo là gì?
- 02 Số điện thoại ảo và số điện thoại truyền thống khác nhau ở điểm nào? - Jumplink to Số điện thoại ảo và số điện thoại truyền thống khác nhau ở điểm nào?
- 03 Tại sao nên chuyển sang sử dụng số điện thoại ảo? - Jumplink to Tại sao nên chuyển sang sử dụng số điện thoại ảo?
- 04 Lợi ích kinh doanh của việc sử dụng số điện thoại ảo - Jumplink to Lợi ích kinh doanh của việc sử dụng số điện thoại ảo
- 05 Bắt đầu sử dụng số điện thoại ảo thật dễ dàng - Jumplink to Bắt đầu sử dụng số điện thoại ảo thật dễ dàng
- 06 Những câu hỏi thường gặp về số điện thoại ảo - Jumplink to Những câu hỏi thường gặp về số điện thoại ảo
Chia sẻ bài đăng này
Số điện thoại ảo là số điện thoại hoạt động không gắn với một vị trí hoặc thiết bị vật lý nào. Có thể thiết lập các cuộc gọi đến số điện thoại ảo để định tuyến chúng đến các thiết bị di động, điện thoại văn phòng, phần mềm điện thoại (softphone) trên máy tính, và thậm chí cả các số điện thoại khác.
Công nghệ được sử dụng để thực hiện các cuộc gọi đến số ảo là Truyền giọng nói qua giao thức Internet hay VoIP. VoIP là công nghệ dịch vụ điện thoại ảo định tuyến các cuộc gọi điện thoại qua internet, đồng thời cho phép người dùng dịch vụ này tương tác với người dùng điện thoại thông thường. Cuộc gọi VoIP có thể được thực hiện trên máy tính, điện thoại thông minh có kết nối internet, và một số loại điện thoại để bàn vật lý.
Cách tốt nhất để sở hữu số điện thoại ảo là đăng ký một dịch vụ điện thoại VoIP đáng tin cậy như Zoom Phone. Zoom Phone cung cấp cho doanh nghiệp một giải pháp đơn giản và có chi phí hợp lý để hiện đại hóa hệ thống truyền thông, đồng thời kết hợp nhiều khía cạnh của giao tiếp trong doanh nghiệp vào một nền tảng mạnh mẽ. Khách hàng của Zoom Phone có thể sử dụng tất cả các tính năng giao tiếp qua cuộc gọi thoại, video và tin nhắn trong cùng một ứng dụng dễ hiểu, gần như từ mọi thiết bị.
Số điện thoại ảo và số điện thoại truyền thống có nhiều điểm tương đồng. Thực tế, số điện thoại ảo và số điện thoại truyền thống giống nhau về hình thức và có thể tương tác qua lại với nhau, nghĩa là người dùng số điện thoại ảo có thể gọi cho người dùng điện thoại truyền thống, và ngược lại. Nhưng, giữa hai loại hình này có một vài điểm khác biệt chính.
| Số điện thoại ảo | Số điện thoại truyền thống |
|
Số điện thoại ảo không chỉ cung cấp tất cả những ưu điểm của số điện thoại truyền thống mà còn có thêm các tính năng bổ sung, chẳng hạn như:
|
Số điện thoại truyền thống cung cấp những tính năng tiêu chuẩn mà có thể bạn đã quen thuộc nhưng lại thiếu sót ở một số khía cạnh so với số điện thoại ảo. Số điện thoại truyền thống:
|
| Sử dụng số điện thoại doanh nghiệp trên các thiết bị cá nhân, không cần phải cấp phát số điện thoại cá nhân | Khó khăn trong việc tách biệt giữa cuộc gọi công việc và cá nhân khi sử dụng |
| Không yêu cầu phần cứng – linh hoạt và chi phí thấp | Yêu cầu phần cứng đắt tiền cho mỗi một số điện thoại mới |
| Có thể định tuyến toàn cầu để kết nối với nhân viên đang trực, 24/7 | Hạn chế về các tùy chọn định tuyến toàn cầu |
| Có thể tận dụng các tính năng nâng cao như cuộc gọi video, nhắn tin trực tuyến và nhiều tính năng khác | Khó mở rộng quy mô |
| Đa năng, linh hoạt và chi phí thấp | Có thể tốn kém hơn |
| Hầu hết các quốc gia không hỗ trợ chuyển mạng giữ số điện thoại | Việc chuyển mạng được phổ biến rộng rãi |
| Một số quốc gia cung cấp số điện thoại ảo với ít yêu cầu hơn | Hầu hết các quốc gia yêu cầu thông tin chi tiết của khách hàng trước khi cung cấp dịch vụ |
| Một số quốc gia không yêu cầu địa chỉ thực | Hầu hết các quốc gia đều yêu cầu địa chỉ thực |
Hãy truy cập trang yêu cầu số điện thoại của chúng tôi để biết thông tin cụ thể cho quốc gia của bạn.
Việc sử dụng số điện thoại doanh nghiệp ảo sẽ giúp bạn tránh những hạn chế về địa lý và thiết bị, mang lại tính linh hoạt và di động để giao tiếp theo nhu cầu của bạn.
Nhiều công ty đang chuyển sang dùng hệ thống điện thoại VoIP bởi công nghệ này mang đến hàng chục tính năng hữu ích mà các gói điện thoại truyền thống không có, chẳng hạn:
- Định tuyến cuộc gọi toàn cầu thông minh
- Hội nghị video và thoại
- Chuyển cuộc gọi mượt mà giữa các thiết bị.
Thêm vào đó, với một bộ tính năng bao quát hơn, mức giá thấp hơn, cước gọi quốc tế cạnh tranh và chi phí hàng tháng dễ dự trù hơn, thật dễ hiểu vì sao hàng triệu doanh nghiệp đã ứng dụng dịch vụ điện thoại ảo để hiện đại hóa hoạt động liên lạc điện đàm.
Để sử dụng số điện thoại ảo, trước tiên bạn sẽ cần đăng ký một hệ thống VoIP đám mây, ví dụ như Zoom Phone. Nhờ đó, bạn sẽ không cần thiết lập cơ sở hạ tầng vật lý tại doanh nghiệp của mình do dịch vụ này hoạt động hoàn toàn dựa trên đám mây. Zoom Phone khiến cho quá trình chuyển đổi sang VoIP đơn giản và dễ hiểu trong khi vẫn cung cấp các tính năng, độ tin cậy và bảo mật cấp doanh nghiệp lớn.
-
Kiểm tra dịch vụ internet của bạnCác cuộc gọi truyền giọng nói qua giao thức Internet (VoIP) được định tuyến thông qua internet thay vì mạng điện thoại, vì vậy bạn phải có một kết nối internet tốc độ cao ổn định để sử dụng hết tiềm năng của VoIP. Tuy VoIP chiếm dụng băng thông tương đối ít, nhưng mỗi người dùng được thêm vào dịch vụ sẽ cần thêm tài nguyên băng thông. Bạn có thể chạy chương trình kiểm tra tốc độ internet trực tuyến và so sánh kết quả với các yêu cầu về băng thông khuyến nghị của Zoom Phone.
-
Đăng ký và lựa chọn số mới hoặc giữ số riêng của bạn
Nếu bạn đã có sẵn số điện thoại mà bạn muốn chuyển qua, bạn có thể tự bắt đầu quá trình chuyển mạng giữ số (để làm việc này, bạn phải liên hệ với nhà cung cấp hiện tại của mình). Với những số mới, Zoom Phone cho phép bạn chọn từ danh sách những số điện thoại có sẵn.
-
Đảm bảo rằng điện thoại của bạn tương thích với VoIP hoặc không dùng chúng nữa
Bạn có thể sử dụng số điện thoại ảo trên điện thoại vật lý tại văn phòng có tương thích, hỗ trợ công nghệ VoIP. Bạn có thể xem danh sách các điện thoại tương thích trên trang hỗ trợ của chúng tôi. Ngoài ra, hãy nhớ rằng bạn không thực sự cần bất kỳ phần cứng điện thoại vật lý nào để sử dụng số điện thoại ảo. Bạn có thể sử dụng VoIP trên máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay, điện thoại thông minh, máy tính bảng, v.v.
-
Thêm người dùng và chỉ định số
Zoom Phone khiến việc quản lý truyền thông của doanh nghiệp dễ dàng hơn, bất kể quy mô doanh nghiệp của bạn là 5 hay 5.000 nhân viên. Quản trị viên có thể dễ dàng thêm hoặc xóa người dùng, chỉ định số điện thoại doanh nghiệp mới và sử dụng bộ tính năng quản trị mạnh mẽ. Những nhà quản lý cũng có thể theo dõi chất lượng và âm lượng cuộc gọi theo thời gian thực, và thậm chí giám sát và can thiệp vào cuộc gọi khi cần thiết.
-
Tận dụng các tính năng VoIP với Zoom Phone
Sau khi cài đặt xong, bạn có thể bắt đầu tận hưởng tất cả các tính năng nâng cao của Zoom Phone. Có thể thiết lập tính năng định tuyến cuộc gọi thông minh để đảm bảo rằng các cuộc gọi quan trọng luôn đến đúng người, thường trực 24/24. Ngoài ra, khả năng tích hợp mạnh mẽ với các công cụ như Google G-Suite, Microsoft Office 365, Salesforce và nhiều ứng dụng khác còn cho phép nâng cao năng suất trong toàn doanh nghiệp. Zoom Phone được xây dựng trên nền tảng Zoom, cho phép tối đa tính linh hoạt. Người dùng có thể nâng cấp cuộc gọi 1:1 thành cuộc họp video chỉ với một cú nhấp chuột. Bạn có thể khám phá toàn bộ tính năng của Zoom Phone tại đây.
Có. Từ góc độ người dùng, số điện thoại ảo về bản chất hoạt động tương tự một số điện thoại thông thường. Công nghệ VoIP hỗ trợ các số điện thoại ảo có thể kết nối với các mạng khác, nhờ đó bạn có thể gọi đến bất kỳ số nào – dù đó là một số điện thoại liên hệ của doanh nghiệp quốc tế đang sử dụng nhà cung cấp truyền thống, một đồng nghiệp sử dụng dịch vụ VoIP hay một đường dây điện thoại cố định địa phương.
Có. Khi mua số điện thoại ảo mới, bạn có thể chọn từ danh sách các số có sẵn. Tất nhiên, bạn chỉ có thể chọn những số hiện chưa được sử dụng hoặc không bị hạn chế.
Có. Zoom Phone cho phép bạn chọn từ các mã vùng nội địa của Hoa Kỳ. Bạn cũng có thể chọn các số quốc tế từ hàng chục quốc gia. Zoom Phone giúp bạn dễ dàng hiện diện mạnh mẽ tại địa phương ở mọi thị trường mà doanh nghiệp của bạn hoạt động.
Có. Những đầu số 1-800 miễn cước được hỗ trợ. Có thể sử dụng công cụ trực tuyến của Zoom để chuyển mạng giữ số cho những số hiện có và cung cấp số mới.
Có. Zoom Phone hỗ trợ chuyển mạng giữ số điện thoại. Nghĩa là bạn có thể chuyển sang Zoom Phone từ bất kỳ số điện thoại nào mà bạn đang có từ nhà cung cấp hiện tại. Thông thường, bạn phải liên hệ với nhà cung cấp hiện tại để bắt đầu việc chuyển đổi.
Có, bạn có thể có số lượng số điện thoại doanh nghiệp ảo tùy ý theo nhu cầu của tổ chức. Có thể thêm các số mới chỉ bằng một cú nhấn chuột với mức phí chỉ 5 USD mỗi tháng.
Để sử dụng số điện thoại ảo, bạn cần đăng ký dịch vụ VoIP giá cả phải chăng và dễ tiếp cận, chẳng hạn như Zoom Phone. Các gói dành cho doanh nghiệp có giá chỉ từ 8 USD mỗi tháng cho mỗi người dùng, còn các số điện thoại ảo bổ sung, bao gồm cả số quốc tế và số miễn cước, chỉ từ 5 USD mỗi tháng.
Không. Số điện thoại ảo có thể được sử dụng trên hầu hết mọi loại điện thoại thông minh, máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn. Nếu bạn muốn sử dụng số điện thoại doanh nghiệp ảo mới trên điện thoại văn phòng thực thì điện thoại đó phải tương thích với công nghệ VoIP. Xem danh sách các thiết bị tương thích tại đây. Doanh nghiệp có thể chọn đăng ký Dịch vụ phần cứng Zoom Phone, dịch vụ này cung cấp phần cứng điện thoại mới nhất mà không cần phí trả trước.
Người dùng chỉ cần đăng ký Zoom Phone, chọn gói dịch vụ và bắt đầu sử dụng theo các hướng dẫn bắt đầu đơn giản. Bạn có thể nhận số điện thoại mới để sử dụng ngay và bắt đầu quá trình chuyển mạng giữ số đối với các số điện thoại hiện có, tất cả trên nền tảng trực quan của Zoom.
