12 cách giúp bạn tận dụng tối đa các cuộc họp

Những người tham gia cuộc họp đối mặt với rất nhiều yếu tố gây phiền nhiễu, vì vậy duy trì được sự tập trung của họ có thể khó khăn ngay với cả những diễn giả dày dạn kinh nghiệm nhất.

Bowden đã nói, “Sau 15 đến 20 phút, mức độ tương tác sẽ giảm xuống. Không phải vì họ chán hay không thích bạn, mà vì não bộ của họ luôn tìm kiếm điều gì đó mới mẻ. Và nếu bạn không mang lại cho họ sự khác biệt, bố cục đó cho cuộc họp, bài thuyết trình hay buổi nói chuyện mà bạn đang truyền tải, họ sẽ tìm nó ở nơi khác.”

Bạn cần tạo ra những khoảnh khắc ngắn, những mảng nội dung thu hút sự quan tâm của khán giả. Đó chính là lý do vì sao Bowden chia nhỏ nội dung của mình thành các nguyên tắc súc tích một cách chiến lược.

Thu hút mọi người tham dự cuộc họp của bạn là một chuyện - duy trì sự tương tác và hiện diện của họ lại là chuyện khác. Tạo môi trường thân thiện và làm phong phú nội dung của bạn bằng hình ảnh hấp dẫn và những cơ hội tương tác liên tục. Như vậy sẽ giúp mọi người thoát khỏi thế thụ động và tạo cảm hứng cho họ trở thành những người tham gia cuộc họp chủ động. Như Bowden đã chia sẻ, “bộ não chỉ cần một thay đổi đáng kể” để tiếp tục muốn tham gia vào một trải nghiệm đang diễn ra.

“Một giọng nói mới, một thái độ mới, một khuôn mặt và nền tảng mới - dù chỉ trong một thời gian ngắn - sẽ giúp tạo nên một điều gì đó mới mẻ và khác biệt.”

Các cuộc họp kết hợp có thể phức tạp hóa yếu tố xã hội đi kèm với tương tác trực tiếp truyền thống. Bằng cách chuyển đổi một bài thuyết trình thành một buổi nói chuyện, bạn giành lại được yếu tố xã hội đó mà không làm mất đi sự tiện lợi của môi trường kết hợp. Cố gắng tìm một đối tác mà bạn có thể tương tác trong cuộc họp, mở ra một cuộc đối thoại giúp trải nghiệm trở nên thân mật và thoải mái.

Nếu bạn không thể tìm thấy ai khác để tương tác, Bowden cho biết, "hãy thay đổi âm sắc, âm độ một chút, đề cập đến một thực thể nào đó mà bạn có thể nêu bật trong môi trường của mình" để tạo cảm giác đối thoại hoặc làm mới một thông tin mới trong buổi nói chuyện.

Giao tiếp bằng mắt là điều cần thiết cho bất kỳ sự kết nối nào, dù là trực tiếp hay trực tuyến.

“Nếu tôi giao tiếp mạnh bằng mắt và ở gần bạn, và bạn đang ở một nơi an toàn, chẳng hạn như ở nhà, não của bạn sẽ sản sinh ra một hóa chất dẫn truyền thần kinh gọi là dopamine. Đây là hóa chất dẫn truyền thần kinh của sự mong đợi tích cực và lạc quan,” Bowden chia sẻ. Để tạo xúc tác cho cảm giác đó, ông khuyên bạn nên chỉnh camera lên ngang tầm mắt, nghiêng người về trước, và để cử chỉ của bạn lọt vào khung hình.

Trong phiên Hỏi & Đáp, một vị khán giả đã đặt cho Bowden một câu hỏi quan trọng - làm thế nào để duy trì giao tiếp bằng mắt nếu bạn đang ghi chép hay đọc dở các ghi chú? Lời khuyên của ông là: hãy mở hai màn hình riêng biệt trên máy tính để bàn của bạn, để chúng cạnh nhau, như vậy thì mắt bạn sẽ cùng nhìn về một hướng.

Nhiều người trong chúng ta sẽ tiếp tục làm việc tại nhà sau đại dịch - hãy xem đó như một cơ hội xây dựng sự gắn kết với những lợi ích tương tự, ngay cả khi theo chiều hướng ảo. Bowden cũng cho biết, “Nguyên tắc là để họ thấy nhiều hơn: Tín hiệu, biểu tượng, yếu tố giúp họ hiểu những gì bạn coi trọng và cho là quan trọng.”

Dù bạn đang sử dụng nền ảo hay nền thực, hãy điều chỉnh môi trường để phản ánh đam mê và sở thích của bạn, hiển thị ảnh cá nhân hoặc đồ vật yêu thích. Ví dụ, Bowden đã đặt một bức hình các con ông ở mặt trước video để cho khán giả hiểu một chút về cuộc sống riêng tư của mình.

Với những hình ảnh trực quan này, bạn cho phép những người tham gia thấy rõ hơn một chút về con người bạn mà không cần phải truyền đạt bằng lời nói.

Bạn không cần ánh sáng hay camera chuyên nghiệp để khiến cuộc họp trở nên hấp dẫn, nhưng bạn cần âm thanh tốt. Với âm thanh không ổn định, cuộc họp ngay lập tức không còn thú vị với khán giả. "Mọi người sẽ nhanh chóng rời khỏi cuộc họp nếu chất lượng âm thanh tệ."

Không phải lúc nào micrô của máy tính xách tay cũng phù hợp và đáng tin cậy, vì vậy hãy kiểm tra xem bạn có thể nghe rõ không và nếu âm thanh của bạn bị thiếu, hãy trang bị cho mình micrô ngoài và tai nghe, cũng như kết nối internet ổn định để đảm bảo chất lượng âm thanh. Ngoài ra, bạn nên kiểm tra micrô của mình trước khi bắt đầu cuộc gọi.

Để hỗ trợ âm thanh, bạn cũng nên cân nhắc thêm các cử chỉ tay có liên quan. Như Bowden đã minh họa, “Tôi đang thêm vào âm thanh cái mà chúng ta gọi là động tác chỉ huy - những cử chỉ dẫn dắt cảm nhận về những gì tôi đang nói hòa cùng nhịp điệu của bài phát biểu.”

Trong một cuộc họp kết hợp, chúng ta bỏ lỡ nhiều dấu hiệu tinh tế có thể bắt gặp khi tương tác trực tiếp, do đó đôi khi thật khó để biết khi nào nên nói chuyện. Điều đó có nghĩa là chúng ta cần cảm thấy thoải mái với sự im lặng. Bằng cách đón nhận sự im lặng, bạn tạo ra một không gian an toàn để những người khác đưa ra nhận xét hoặc câu hỏi, thúc đẩy một cuộc đối thoại hấp dẫn hơn về tổng thể.

"Đừng sợ sự im lặng. Mọi người cần có thời gian suy xét và đưa ra câu trả lời.” Bowden nhắc nhở khán giả. Khi dành thời gian cho khán giả phản hồi, “Bạn có thể tìm hiểu điều gì đang thực sự xảy ra với mọi người trên khắp hành tinh trong thời gian thực - đó là một phép màu mang hơi thở hiện đại.”

Với mô hình công việc kết hợp, điều quan trọng là phải “quản lý rủi ro với các nguồn �lực,” Bowden chia sẻ. Một trong những nguồn tài nguyên lớn nhất của chúng ta chính là ngôn ngữ cơ thể, ngôn ngữ này vốn dĩ có thể thiên vị một người nào đó theo bản năng. Nếu bạn tham gia họp ở văn phòng, hãy lưu tâm đừng chú trọng quá mức vào các tài nguyên cho những người tham gia tại văn phòng để tránh rủi ro cô lập những người ở xa. Chỉ cần đơn giản thiết lập một môi trường tôn trọng và phù hợp hơn với môi trường ảo - bắt đầu bằng cách đưa ra các dấu hiệu và lời nhắc vật lý để họ nhìn vào camera nhiều hơn.

Điều chỉnh văn phong và giọng điệu của bạn để đảm bảo không có người tham gia nào cảm thấy lạc lõng. Bạn có thể tạo hiệu ứng động cho các hành động của mình để thu hút người tham gia từ xa tốt hơn đồng thời làm dịu giọng khi nói chuyện trực tiếp. Cách đơn giản để làm cho các bên cảm thấy gắn kết nhiều hơn là gì? Đọc tên của họ, như Bowden nói, "Hãy sử dụng một cái tên nếu bạn có thể, bởi vì hành động này công nhận người đó và thực sự thu hút bộ não của họ."

Bạn có thể giúp điều chỉnh cuộc họp bằng cách lưu tâm đến những cử chỉ gợi ý việc đưa ý kiến, bởi những cử chỉ này giúp những người tham gia bày tỏ nhu cầu của họ và cho họ không gian để tham dự. Bạn cũng có thể tận dụng lợi thế công nghệ của mình để liên tục kiểm tra những người dự thính. Mẹo của Bowden: chỉ cần yêu cầu mọi người nhập suy nghĩ và câu hỏi vào khung trò chuyện.

Hình ảnh phù hợp là yếu tố quan trọng làm nên thành công của một cuộc họp kết hợp. Khi một cuộc họp có hình ảnh thông qua video chất lượng, “cuộc họp sẽ diễn ra nhanh hơn nhiều và tất cả chúng ta sẽ hiểu nhau rõ hơn,” Bowden nói. Dù bạn không thể ép buộc bất cứ ai mở camera của họ lên, bạn có thể nhắc nhở họ rằng môi trường sẽ hấp dẫn và bao quát hơn khi có thêm hình ảnh. Một mẹo khác của Bowden: “Hãy chuyển động trên màn hình lớn nhất mà bạn có thể có.”

Những người tham gia cuộc họp trực tiếp đóng vai trò mới trong môi trường kết hợp: người ủng hộ. Với nhiều rào cản hơn mà những người tham gia từ xa phải đối diện, những người tham gia trực tiếp sẽ phải đóng vai trò là người ủng hộ họ trong phòng. Bowden lưu ý, "Hãy để ý chăm sóc những người đó." Dù bạn thiết lập một người kiểm duyệt được chỉ định hay đặt tiền lệ cho tất cả những người dự thính, hãy thu hút những người dự thính từ xa một cách có chủ tâm và ủng hộ thay mặt họ trong cuộc gọi để họ cảm thấy có quyền lên tiếng.

Một cuộc họp kết hợp không phải là một sự giới hạn mà là một cơ hội. Áp dụng các chiến thuật đơn giản của Bowden vào cuộc gọi tiếp theo, bạn sẽ tạo ra một môi trường thúc đẩy giao tiếp và cộng tác cởi mở. Với cách tiếp cận hấp dẫn này, bạn có thể tối đa hóa tiềm năng các cuộc họp để sau cùng hoàn thành được nhiều việc hơn - xây dựng các kết nối chân thực, bất kể bạn ở đâu.

Cập nhật thông tin mới nhất về tư tưởng lãnh đạo trong lực lượng lao động kết hợp — tham khảo những sự kiện sắp tới trong chuỗi hội thảo trực tuyến Building Forward của chúng tôi.