Doce maneras de sacar el máximo provecho a sus reuniones

Los participantes de las reuniones tienen un mundo de distracciones al alcance de la mano, por lo que mantener su atención puede ser difícil incluso para el presentador más experimentado.

Como afirma Bowden, «después de 15 o 20 minutos, el compromiso disminuye. No es porque se aburran o no les guste, sino porque su cerebro siempre está buscando algo nuevo. Y si no les ofrece esa diferencia, esa textura a la reunión, la presentación o la conversación que se está manteniendo, irán a buscarla a otra parte».

Hay que crear momentos cortos, pequeños contenidos que mantengan el interés de la audiencia. Precisamente por eso, Bowden divide estratégicamente su contenido en principios concisos.

Una cosa es conseguir que la gente asista a su reunión, pero conseguir su compromiso y que se mantengan presentes es un reto totalmente diferente. Cree un entorno acogedor y enriquezca su contenido con elementos visuales estimulantes y oportunidades de participación persistentes. Esto sacará a los asistentes de su pasividad y les animará a participar activamente en la reunión. Como dice Bowden, «el cerebro solo necesita un cambio significativo» para querer participar en una experiencia continua.

«Una nueva voz, una nueva actitud, una nueva cara y un nuevo fondo —aunque solo sea por unos momentos— ayuda a que ocurra algo nuevo y diferente».

Las reuniones híbridas pueden complicar el elemento social que conlleva la interacción tradicional cara a cara. Al convertir una presentación en una conversación, se recupera el elemento social sin perder la comodidad de un entorno híbrido. Intente encontrar un compañero con el que pueda interactuar durante la reunión, abriendo un diálogo que ayude a que la experiencia sea informal y agradable.

Si no puede encontrar a otra persona con quien interactuar, Bowden dice que «cambie ligeramente la tonalidad, cambie ligeramente el tono, haga referencia a algo físico que pueda destacar en su entorno» para crear una sensación de diálogo o una sección nueva y estimulante en la conversación.

El contacto visual es fundamental para cualquier conexión, ya sea física o virtual.

«Si consigo un contacto visual fuerte y me acerco a usted, y está en un lugar seguro como su casa, su cerebro produce un neuroquímico llamado dopamina. Es el neuroquímico de la expectativa positiva y el optimismo», expresó Bowden. Para provocar esa sensación, recomienda poner la cámara a la altura de los ojos, inclinarse hacia delante y hacer que los gestos entren en el encuadre.

Durante la sesión de preguntas y respuestas, un miembro del público le hizo una pregunta importante a Bowden: ¿cómo mantener el contacto visual si se están tomando o leyendo notas? Su consejo: abrir dos pantallas separadas en su desktop, colocándolas una al lado de la otra para que los ojos permanezcan en una dirección general.

Muchos de nosotros seguiremos trabajando desde casa de alguna manera después de la pandemia. Tómelo como una oportunidad para establecer vínculos sobre intereses similares, incluso en un sentido virtual. «El principio es dejarles ver más: señales, iconos, elementos que les ayuden a entender lo que valora y considera importante», comentó Bowden.

Tanto si utiliza un fondo virtual como un fondo real, adapte su entorno para mostrar sus pasiones e intereses, con fotos personales u objetos favoritos. Por ejemplo, Bowden puso una foto de sus hijos en el primer plano de su vídeo para mostrar a su público un poco de su vida personal.

Con estos elementos visuales, permite a los participantes ver un poco más de quién es usted sin tener que comunicarlo verbalmente. 

No es necesario contar con iluminación ni cámaras profesionales para que una reunión resulte atractiva, pero sí con un audio de calidad. Con un sonido entrecortado, una reunión pierde de inmediato el interés de la audiencia. «La gente se irá enseguida si el sonido es malo».

El micrófono de un portátil no siempre es adecuado y confiable. Por eso, hay que probar la comodidad con la que se puede escuchar y, si el sonido es deficiente, equiparse con un micrófono y un auricular externos, así como con una conexión a Internet estable para proteger la calidad del sonido. Además, es una buena idea probar el micrófono antes de unirse a una llamada.

Para reforzar el audio, también hay que considerar la posibilidad de añadir gestos pertinentes con las manos. Como explicó Bowden, «agrego al sonido lo que llamamos gestos de la batuta: los gestos que conducen el sentido de lo que estoy diciendo junto con el ritmo de mi discurso».

Puede ser difícil saber cuándo hay que hablar en una reunión híbrida, ya que nos perdemos muchas pistas sutiles que existen en las interacciones cara a cara. Eso significa que debemos sentirnos cómodos con el silencio. Al adoptar el silencio, se crea un espacio seguro para que los demás hagan comentarios o preguntas, lo que fomenta un diálogo más participativo en general.

«No hay que tenerle miedo al silencio. La gente necesita tiempo para procesar y regresar con una respuesta», recuerda Bowden al público. Si uno se toma el tiempo de dejar que su audiencia responda, «se puede saber lo que realmente está pasando con la gente de todo el planeta en tiempo real. Es un milagro moderno».

Con el trabajo híbrido, es importante «gestionar el riesgo frente a los recursos», dice Bowden. Uno de nuestros principales recursos es el lenguaje corporal, que puede tener un sesgo instintivo hacia alguien. Si está presente, tenga cuidado de no concentrar demasiado sus recursos en los participantes de la oficina para no correr el riesgo de aislar a los que están de manera remota. Simplemente establezca un entorno que respete e incluya más al entorno virtual. Empiece por poner carteles y recordatorios físicos para que miren más a la cámara.

Adapte sus gestos y su tono para asegurarse de que ningún participante quede rezagado. Puede animar sus acciones para captar mejor a los participantes remotos, a la vez que suaviza su tono para cuando hable en persona. Una forma sencilla de hacer que cualquiera de las partes se sienta más incluida es la siguiente: Diga su nombre, como afirma Bowden: «Use un nombre si puede, porque reconoce a esa persona y, literalmente, hace que su cerebro participe».

Puede ayudar a controlar las reuniones estando atento a los gestos que sugieren sentimientos, ya que estos ayudan a los participantes a expresar sus necesidades y les dan espacio para intervenir. También puede utilizar la tecnología a su favor para seguir controlando a los asistentes. El consejo de Bowden: simplemente pida a los asistentes que pongan sus opiniones y preguntas en el chat.

El aspecto visual adecuado es un componente clave para que una reunión híbrida tenga éxito. Cuando una reunión cuenta con elementos visuales a través de un vídeo de calidad, «será mucho más rápida y todos nos entenderemos mucho mejor», explicó Bowden. Si bien no se puede obligar a nadie a encender la cámara, sí se le puede recordar que el entorno es más interesante e inclusivo con el elemento visual adicional. Otro consejo de Bowden: «Ponga la pantalla más grande que pueda».

Los participantes en reuniones presenciales tienen un nuevo rol en un entorno híbrido: ser intercesores. Con más obstáculos frente a los participantes remotos, los participantes presenciales deberán actuar como sus intercesores en la sala. «Cuide a esas personas a conciencia», señala Bowden. Tanto si establece un moderador designado como si sienta un precedente para todos los asistentes, procure hacer participar a los asistentes remotos e interceda por ellos durante la llamada para que se sientan facultados para expresar sus ideas.

Una reunión híbrida no es una limitación, es una oportunidad. Si aplica las sencillas tácticas de Bowden a su próxima llamada, creará un entorno que fomente la comunicación abierta y la colaboración. Con este atractivo enfoque, podrá aprovechar al máximo el potencial de sus reuniones para, en última instancia, conseguir más cosas, estableciendo conexiones reales, independientemente de dónde se encuentre.

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