미팅을 최대한 활용할 수 있는 12가지 방법

미팅 참가자는 주의를 산만하게 하는 다양한 요소를 쉽게 접할 수 있으므로 아무리 경험이 많은 발표자라도 참가자의 집중력을 유지하는 것이 어려울 수 있습니다. 

Bowden은 이렇게 말했습니다. "15~20분이 지나면 집중력이 떨어집니다. 이는 내용이 지루하거나 청중이 당신을 좋아하지 않기 때문이 아니라, 그들의 두뇌가 항상 새로운 것을 찾고 있기 때문입니다. 그리고 당신이 미팅, 프레젠테이션 또는 대화에 있어서 차이나 질감을 주지 않으면 그들은 다른 곳에서 이를 찾을 것입니다."

짧은 시간 단위로 청중의 흥미를 사로잡을 작은 단위의 콘텐츠를 만들어야 합니다. 이것이 바로 Bowden이 전략적으로 자신의 콘텐츠를 작은 단위로 쪼개는 이유입니다. 

미팅에 사람들이 참석하도록 하는 것과 사람들이 집중을 유지하고 참여하도록 하는 것은 전혀 다른 문제입니다. 청중을 환대하는 환경을 만들고 매력적인 시각 효과와 지속적인 참여 기회를 통해 콘텐츠를 풍부하게 만드세요. 그렇게 하면 사람들이 수동성을 버리고 적극적인 미팅 참가자가 되도록 동기를 부여할 수 있습니다. Bowden이 말했듯이 지속적인 경험에 참여하고 싶어지려면 "뇌에 상당한 변화가 필요합니다." 

"새로운 목소리, 새로운 태도, 새로운 얼굴과 배경은 잠시뿐이라도 무언가 새롭고 색다른 일이 일어나게 할 수 있습니다." 

하이브리드 미팅은 전통적인 대면 상호 작용에 따르는 사회적 요소를 저해할 수 있습니다. 프레젠테이션을 보다 대화형으로 바꾸면 하이브리드 환경의 편리함을 잃지 않으면서도 이 사회적 요소를 되찾을 수 있습니다. 미팅 중에 상호 작용할 수 있는 파트너를 찾고 경험을 캐주얼하고 편안하게 만드는 데 도움이 되는 대화를 시작하세요. 

Bowden은 대화할 상대를 찾을 수 없다면 대화에서 신선한 느낌을 주거나 새로운 이야기를 더하기 위해 "톤을 조금 바꾸고, 음조를 약간 바꾸고, 주변 환경에서 강조할 수 있는 물리적인 요소를 언급하세요."라고 말합니다.

아이 컨택은 실제이든 가상이든 관계없이 모든 연결에 있어서 필수적입니다.

"제가 여러분과 강한 아이 컨택을 하고, 여러분과 가까워지고, 여러분이 집과 같은 안전한 장소에 있다면, 여러분의 뇌는 도파민이라는 신경 화학 물질을 생성합니다. 이는 긍정적인 기대와 낙관주의의 신경 화학 물질입니다."라고 Bowden은 말했습니다. 그런 느낌을 주기 위해 카메라를 눈높이로 올리고, 몸을 앞으로 숙이고, 제스처를 프레임 안에서 하는 것이 좋습니다.

질문과 답변 세션에서 청중 한 분이 Bowden에게 "메모를 하거나 읽을 때 어떻게 아이 컨택을 유지하나요?"라는 중요한 질문을 했습니다. Bowden은 데스크톱에서 두 개의 개별 화면을 열어 나란히 놓아 시선을 대략적으로 한 방향으로 유지하라고 조언합니다.

우리 중 대부분이 팬데믹 이후에도 어느 정도 재택근무를 계속할 것입니다. 이를 비슷한 관심사를 기반으로 유대감을 쌓을 수 있는 기회로 삼으세요. 가상에서라도 말이죠. Bowden은 이렇게 말했습니다. "요점은 여러분이 가치있게 여기고 중요하다고 생각하는 것을 청중이 이해하는 데 도움이 되는 신호, 아이콘, 요소를 더 많이 보도록 하는 것입니다."

가상 백그라운드를 사용하든 실제 배경을 사용하든, 개인적인 사진이나 좋아하는 물건을 보이며 여러분의 열정과 관심을 반영하도록 환경을 맞춤화하세요. 예를 들어, Bowden은 청중에게 자신의 개인적인 삶을 조금 보여주기 위해 비디오의 전경에 자녀 사진을 배치했습니다.

이러한 시각적 요소를 사용하면 구두로 커뮤니케이션할 필요 없이 참가자에게 여러분에 대해 조금 더 알릴 수 있습니다. 

미팅을 흥미롭게 만들기 위해 전문적인 조명이나 카메라가 필요한 것은 아니지만 고품질 오디오는 필요합니다. 오디오가 좋지 못하면 청중은 빠르게 미팅에 흥미를 잃습니다. "소리가 안 좋으면 사람들은 즉시 알아챕니다."

노트북 마이크가 항상 충분히 좋고 안정적인 것은 아니므로 목소리가 얼마나 잘 들리는지 테스트하고, 소리가 부족한 경우 외부 마이크와 이어피스, 안정적인 인터넷 연결을 통해 음질을 보호하세요. 또한 통화를 시작하기 전에 마이크를 테스트하는 것이 좋습니다.

적절한 손 제스처로 오디오를 지원하는 것도 고려하세요. Bowden은 이렇게 설명했습니다. "저는 소리에 더하여 일명 배턴 제스처라고 하는 것, 즉 제가 하는 말의 느낌을 제 연설의 리듬에 따라 전달하는 제스처를 취합니다."

하이브리드 미팅에서 우리는 대면 상호 작용에 존재하는 많은 미묘한 신호를 놓치기 때문에 언제 말해야 할지 알기 어려울 수 있습니다. 즉, 우리는 침묵을 불편해하지 않아야 합니다. 침묵을 수용함으로써 다른 사람들이 의견이나 질문을 제공할 수 있는 안전한 공간을 만들고 전반적으로 더 매력적인 대화를 촉진합니다. 

"침묵을 두려워하지 마세요. 사람들이 생각을 하고 답을 찾는 데는 시간이 걸립니다."라고 Bowden은 청중에게 상기시킵니다. 시간을 내어 청중이 응답하도록 함으로써 "전 세계 사람들에게 실제로 무슨 일이 일어나고 있는지 실시간으로 알 수 있습니다. 이것은 현대의 기적입니다."

Bowden은 하이브리드 작업에서 "리스크 대비 리소스를 관리하는 것"이 ​​중요하다고 말했습니다. 우리의 가장 큰 리소스 중 하나는 바디 랭귀지인데, 이는 본능적으로 누군가에게 편향될 수 있습니다. 대면하는 경우 원격 참가자가 소외되지 않도록 사무실 내 참가자에 대해 리소스를 과도하게 치중시키는 것에 주의하세요. 카메라를 더 많이 응시하도록 표지판과 물리적 알림을 설치하는 것부터 시작해 가상 환경을 더 존중하고 참여시키는 환경을 설정합니다. 

소외되는 참가자가 없도록 매너리즘 및 톤을 조정합니다. 원격 참가자를 더 잘 참여시키기 위해 행동을 크게 취하면서 대면하여 말할 때는 목소리 톤을 차분하게 할 수도 있습니다. 원격 참가자든 내부 참가자든 참여도를 높일 간단한 방법이 있습니다. Bowden의 말처럼, "가능한 경우 이름을 사용합니다. 이름을 부르면 그 사람을 인정하는 것이 되고 말 그대로 그들의 두뇌를 사로잡기 때문입니다." 

감정을 나타내는 제스처는 참가자가 자신의 필요 사항을 표현하고 참여할 수 있는 공간을 확보하는 데 도움이 되므로 이러한 제스처를 주시함으로써 미팅을 제어할 수 있습니다. 또한 기술을 활용하여 참석자를 계속 확인할 수 있습니다. Bowden의 팁: 사람들에게 의견과 질문을 채팅에 올려 달라고 요청하세요. 

적절한 시각 자료는 하이브리드 미팅을 성공적으로 만드는 핵심 요소입니다. Bowden은 미팅이 고품질 비디오를 통해 시각 자료를 제공하면 "훨씬 더 빨리 진행되고 모두가 서로를 훨씬 더 잘 이해할 수 있을 것"이라고 말했습니다. 누군가에게 카메라를 켜라고 강요할 수는 없지만 추가 시각 자료를 통해 환경을 더욱 매력적이고 포용적으로 만들 수 있다는 것을 상기시킬 수 있습니다. Bowden의 또 다른 팁: "가능한 한 가장 큰 화면을 사용하세요."

대면 미팅 참가자는 하이브리드 환경에서 옹호자라는 새로운 역할을 갖습니다. 원격 참가자에게 더 많은 장벽이 있으므로 대면 참가자는 룸에서 그들의 옹호자 역할을 해야 합니다. Bowden은 "의도적으로 그런 사람들을 챙겨주세요."라고 말합니다. 지정된 중재자를 설정하든 모든 참석자를 대상으로 선례를 보이든, 원격 참석자를 의도적으로 참여시키고 통화 중에 그들을 옹호해 발언할 수 있도록 지지해 주세요.

하이브리드 미팅은 제한이 아니라 기회입니다. Bowden의 간단한 요령을 다음 통화에 적용하면 열린 커뮤니케이션과 협업을 촉진하는 환경을 조성할 수 있습니다. 이 매력적인 접근 방식을 사용하면 미팅의 잠재력을 최대화하여 장소에 상관없이 진정한 관계를 구축하며 궁극적으로 더 많은 작업을 수행할 수 있습니다. 

하이브리드 인력에 대한 최신 사고 리더십을 확인하세요. Zoom의 Building Forward 웹 세미나 시리즈에서 예정된 이벤트를 확인하세요.